邮件礼仪和写作方式市公开课金奖市赛课一等奖课件

电子邮件使用规范.4.20第1页一、电子邮件主要性二、电子邮件书写格式三、邮件正文撰写规则四、电子邮件使用注意事项纲领第2页一、电子邮件主要性（一）为何要使用电子邮件并规范电子邮件礼仪（二）什么样情形下需要发送邮件第3页为何电子邮件很主要？（一）电子邮件是一个正式、便捷沟通方式（二）电子邮件是最好工作统计（三）电子邮件是最好文件中转站（四）电子邮件是展示组织形象窗口第4页什么情况下需要发邮件？1、正式工作汇报2、工作相关各方需要留下书面资料往来信息3、公告、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件其它交流内容6、复杂事项，难以简单说明事项……第5页一、电子邮件主要性二、电子邮件书写格式三、邮件正文撰写规则四、电子邮件使用注意事项纲领第6页主题书写方法格式：邮件内容+（时间）主题要明确，主题中加入邮件紧急、主要程度。假如尤其着急，能够在邮件主题上加上英文：【URGENT】第7页称呼书写格式

称呼顶格写在第一行，加上冒号/逗号，表示有话要说。第8页问候书写格式

问候语写在称呼下面并空一行第9页正文书写格式

正文普通分为连接语、主体文、总括语三个部分。每个部分开头都应另起一行，空两格落笔。第10页祝福语和署名书写格式

写完邮件正文空一行，在正文左下角写下祝福语和发件人姓名第11页一、电子邮件主要性二、电子邮件书写格式三、邮件正文撰写规则四、电子邮件使用注意事项纲领第12页倒金字塔叙事方法多用点，少用面对于关键内容强调附件处理要科学邮件撰写次序正文撰写规则第13页倒金字塔叙事方法在邮件开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个W和一个H”。谁（WHO）什么（WHAT）何时（WHEN）为何（WHY）怎么样（HOW）唯一任务所属人需求或者要求需求时限事件主要性详细操作指示第14页请找出下文四个W和一个H四个W和一个H第15页多用点，少用面分点叙述，清楚明了。正文书写要求分点叙述，尽可能做到言简意赅。点与点之间没有重复，逻辑清楚。假如事情复杂，最好列几个段落进行清楚明确说明，而且保持每个段落简短不冗长。第16页规范提醒方法：合理提醒是必要，但过多提醒则会让人抓不住重点，影响阅度。突出重点：经过背景色，粗体，字体颜色改变突出重点对于关键内容强调第17页1）若邮件带有附件，应在正文内提醒收件人查看附件；2）正文应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时，附件数目不宜超出4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；附件处理要科学第18页附件处理要科学3）附件文件应按有意义名字命名；如：项目名称；文件是什么；今天日期；假如有之前版本，加上你缩写名字，如：卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。4）能够贴在正文里面附件，尽可能都贴出来。让收件人能够一目了然。第19页

写新邮件最正确次序应该是：附件、正文、标题、收件人。附件1轻易忘记，先把附件贴进邮件正文2依照要求，正确书写标题3检验邮件疏漏收件人4明确收件人邮件撰写次序第20页一、电子邮件主要性二、电子邮件书写格式三、邮件正文撰写规则四、电子邮件使用注意事项纲领第21页电子邮件使用注意事项1、正确使用发送，抄送与密送2、收件人排列应遵照一定规则3、回复邮件时注意事项4、关于Email五个习惯第22页正确使用发送、抄送与密送

将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成无须要困扰和“垃圾”。收件人(ToList)需要回复或采取行动人，不要把仅需了解此邮件事项人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此邮件事项相关人第23页人名排列应遵照规则

人名排序按职务级别从高到低第24页防止邮件标题过长3、假如RE过多，请删除重复，防止邮件标题过长