采购部工作流程

采购部工作流程采购部工作流程采购部工作流程xxx公司采购部工作流程文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度第一章货品采购采购进货流程1、对品种及供应商进行初步洽谈。2、确定进货品种及供应商。3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。5、采购合同签订。（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否；①带票月结②带票现款③带票实销实结（财务打款转账的及时性）6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。二、采购进货分类1、常规商品进货保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：低于库存下限品种的收集途径：采购部自查门店断货品种报采购配送中心断货报采购部采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。2、新品采购新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下：①格过高，货比三家，处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低，市场淘汰。（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。第二章到货入库跟进一、落实到货情况1、查当日到货入库记录（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。（1）查看到货新品，跟进新品到货情况。①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；（2）查看货品涨价情况①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致；（3）查看效期本情况配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理；二、追踪未到商品1、厂家不再生产或销售商品的追踪（1）拓宽渠道，从其他厂家进货；（2）考虑功效相似替代品的进货；2、厂家有货但未发商品追踪（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库；②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；（2）考虑一个品种多渠道进货。①货比三家，选取最低价进货；②充分保证货源。三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。第三章业务洽谈一、厂家合作协议的签订1、合作协议的分类：（1）年度协议：①双方约定进货量、返点；②指定供货渠道：保证货源及价格统一。（2）临时协议：短期的促销奖励2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。（1）精减供货商的数量，加大深度合作；（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。二、返点的管理1、协议好的返点严格做好登记。2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点；（1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品；（2）确定返点商品到货时间；3、返点商品到货入库（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。①退补后的价格是采购下次计划价格参考②退补后的价格是开单入库价格参考。（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。三、新业务到访：新品：有意向品种按进货流程进货。四、老业务到访：（1）流向查询；（2）查询进销存；（3）临时促销；要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。（4）配合厂家统一调整商品零售价；①厂家必须提供统一的调价函②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。（5）效期及不动销退换货跟进退货及维修一、公司统一要求效期、质量问题的退货1、退货通知内容。①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）；②退货商品明细；③商品有批号效期的限制④退货时间段；2、通知途径。①腾讯通；②手机短信的方式（腾讯通断网时）。3、退货要求：①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货；④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。三、配送中心验收时拒收商品退货1、破损，批号效期不明商品退货：2、资质不全，不合格商品退货；3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货