公司考勤机说明书

第一章安装讲明.1系统需求硬件需求：需要配备奔腾Ⅱ233以上的计算机，最少64M内存。软件需求：Win95/98/ME/2000操作系统。1.2程序安装第一步：点击“光盘”中setup文件；第二步：按提示一步一步往下执行，直至安装完成。第三步：假如程序安装后无法运行，则请安装数据库引擎，打开安装盘分不运行“MDAC2.6与Jet4.0”1.3进入系统安装完成后，点击桌面上“厦门浩顺综合版考勤治理系统”图标，并输入用户名称及密码：注：55系列考勤（55A，55B，55E，55F，55K，55N）则选55系列，V系列考勤机（V5，V6，V7）则选择喜瑞系列，Z系列指纹机（Z1，Z2）则选择Z系列【注意事项】系统初始用户名称为“ZY”，密码为“zy”(小写)，用户可在进入系统后通过“用户治理”进行密码修改及用户新增工作。第二章基础设置【功能描述】本模块要紧用于设置考勤系统的基础信息，要紧包括公司设置、软件注册、考勤制度、节日设定、固定公休、班次设置与轮班设置，是整个系统的数据基础部分。2.1公司设置【功能描述】本模块要紧用于设置公司名称，是报表打印与软件注册的基础。【系统界面】【操作方法】第一步：在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“公司设置”。第二步：输入公司名称。第三步：保存。【注意事项】公司名称一定要设置，否则报表中将不能体现公司名称，同时不能注册和算注册码。2.3考勤制度【功能描述】本模块要紧用于设置公司的考勤制度，是用于计算职员迟到、早退、缺勤、旷工、延长加班的依据。【系统界面】【操作方法】第一步：在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“考勤制度”。第二步：点击“修改”。第三步：依照您公司的考勤制度进行相关设定。第四步：点击“保存”。2.4节日设定【功能描述】本模块要紧用于设定法定节日，是计算节日加班的依据。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“节日设定”。◆节日新增：第一步：点击“新增”；第二步：输入节日名称；第三步：选择开始日期与终止日期；第四步：点击“保存”；◆节日删除：第一步：选择日期；第二步：点击“删除”或者选中日期右键删除；2.5固定公休【功能描述】本模块要紧用于设定职员每周的固定休息日，是计算公休加班的依据之一。【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“固定公休”。◆固定公休新增：第一步：选择职员第二步：选择公休类型；第三步：保存；◆固定公休修改：具体操作同固定公休新增。◆固定公休删除：第一步：选择职员；第二步：公休类型不选择，即为空；第三步：保存；【注意事项】A、“选择职员”：先通过“职员查询”（通过输入查询条件，如：输入部门、或者工号、或者姓名，假如都不输入条件则查询全部），将可选职员保存至“可选职员列表中”，然后通过“添加/添加全部”来将可选职员添加至“已选职员列表中”；2.6班次设置【功能描述】本模块要紧用于设定公司的作息时刻，是考勤计算的基础。【系统界面】图1班次录入图2班段录入【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“班次设置”。◆班次新增第一步：点击“新增”（图1）；第二步：输入上下班时刻（图2），具体如下：输入班次名称，选择班段类不，输入开始刷卡、上班时刻、下班时刻、终止刷卡、休息时长，选择是否上班刷卡、是否下班刷卡、是否计迟到、是否计早退、是否计缺勤、是否计旷工等。◆班次修改第一步：在班次设置中选择所要修改的班次，然后点击“修改”（图1）；第二步：在班段录入中选择所要修改的班段，然后直接修改（图2）；第三步：保存；◆班次删除第一步：在班次设置中选择所要删除的班次（图1）；第二步：点击删除，立即删除整个班次（图1）。◆班段删除第一步：在班次设置中选择所要修改的班次，然后点击“修改”（图1）；第二步：在班段录入中选择所要删除的班段（图2）；第三步：删除（图2）；【注意事项】A、开始刷卡、上班时刻、下班时刻与终止刷卡一定要输入；B、休息时长，可依照需要设置，通常不用设置；C、假如上班同意不打卡，则“是否上班刷卡”前面不打勾；假如上班要打卡，则“是否上班刷卡”前面要打勾；D、假如下班同意不打卡，则“是否下班刷卡”前面不打勾；假如下班要打卡，则“是否下班刷卡”前面要打勾；E、假如为加班段，则通常将班段类不选择为“平常加班”；F、通常班段类不为“出勤”，同时要计迟到、计早退、计缺勤、计旷工，现在在“是否计迟到”、“是否计早退”、“是否计缺勤”、“是否计旷工”前面均要打勾。G、假如班段类不为“平常加班”，则一般不用计迟到、计早退、计缺勤、计旷工，现在在“是否计迟到”、“是否计早退”、“是否计缺勤”、“是否计旷工”前面均不打勾。H、若一个班次超过一个班段，则只要点击“新增”（图2），即可进入新班段的录入（班段能够这么理解：若上午与下午属出勤，晚上要加班，一天刷6次卡，则上午为第一班段，下午为第二班段，晚上为第三班段）。I：若整个班段落在第二天，则开始时刻要设为前一天时刻，如：22:00。2.7轮班设置【功能描述】本模块要紧用于设定公司的固定轮班规律。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“轮班设置”。◆轮班规律新增：第一步：点击“新增”；第二步：输入轮班规律名称；第三步：选择轮班类型；第四步：输入轮班周期；第五步：选择“班次”及并输入连续上班“天数”，然后点击右下角“保存”，直至所选择的班次所对应的连续上班天数总和与轮班周期相同为止。第六步：保存。◆轮班规律修改：第一步：选择所要修改的轮班规律；第二步：点击“修改”；第三步：其他同轮班规律新增一样操作；第四步：保存。◆轮班规律删除：第一步：选择所要删除的轮班规律；第二步：点击“删除”。第三章人事治理【功能描述】本模块要紧用于治理部门信息及企业职员差不多档案，是整个系统的数据基础部分。3.1部门结构设置【功能描述】本模块要紧用于对部门的增加、删除与修改。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“人事治理”，然后选择“部门设置”。◆部门新增：第一步：选定一个上级部门；第二步：点击“新增”按钮；第三步：在弹出的部门录入框中输入部门名称；第四步：点击“保存”按钮。◆部门修改：第一步：选定要修改的部门；第二步：点击“修改”按钮；第三步：在弹出的部门录入框中输入新的部门名称；第四步：保存。◆部门删除：第一步：选定要修改的部门；第二步：点击“删除”按钮。【注意事项】A、部门设置最多只能设置两级；B、只要不同上级部门，其下级部门名称能够相同；C、删除部门必须先删除其下级部门及其所有职员档案。3.2职员差不多资料【功能描述】本模块能够实现对职员人事资料的治理。【操作方法】在主菜单中选择“人事治理”，然后选择“人事治理”。◆人事档案建立第一步：点击“新增”；出现如下界面：注：蓝色为差不多资料第二步：输入工号、卡号、姓名与部门，其他信息可依照需要录入;第三步：保存。◆人事档案修改第一步：选择要修改的职员，可通过快速查询或高级查询来查找所要修改的职员的人事档案，并在左边职员列表中选中它；第二步：输入修改内容;第三步：保存。◆人事档案删除第一步：选择要修改的职员，可通过快速查询或高级查询来查找所要修改的职员的人事档案，并在左边职员列表中选中它；第二步：点击“删除”。【注意事项】A、卡号要求输入8位数，假如没有输满8位，则自动在前面补0；B、人员新增之前要先新增部门，因为新增人员时一定要选择其所属部门。C、快速查询：先输入查询条件，如：输入工号、或者卡号、或者姓名、或者部门，然后点击“快速查询”，查询结果将显示在左边职员列表中；D、高级查询：先点击“高级查询”，接着设置“查询条件”，然后进行查询，查询结果将显示在左下角的职员列表中。第四章终端治理4.1人员注册【功能描述】将卡片信息（人职员号、卡号与姓名等）下传到考勤机上。【系统界面】【操作方法】增加注册第一步：点击“搜索卡钟”按钮，然后进行搜索考勤机；第二步：选择职员；第三步：选中“考勤机”；第四步：点击“增加注册”。删除注册第一步：点击“搜索卡钟”按钮，然后进行搜索考勤机；第二步：选择职员；第三步：选中“考勤机”；第四步：点击“删除注册”。4.2数据采集【功能描述】要紧功能是从卡钟读记录，清除卡钟数据、及将文本记录读入数据库等。【系统界面】【操作方法】数据采集在窗体右边的设备列表中选中一个要读记录的设备，点击读数据采集按钮，就会将卡钟中的刷卡记录读出来，并写入到数据库。同时会在当前目录下形成一个以当天日期为名字的文本文件，记录读出的全部刷卡记录。若读记录成功，则点读全部记录按钮右边的按钮能够看到所读到的记录。清除数据在窗体右边的设备列表中选中一个要清除数据的设备，点击清除数据按钮，就会清除卡钟中所有的刷卡记录。读文本记录为了操作方便，本系统同意从文本文件直接读数据到数据库，点击读文本记录按钮后，会出现文件选择对话框，选中要导入的文件，点确定，就会将文本中的记录写入数据库。请注意要导入的文本文件必须是[devid][year][month][day][hour][min][mark][card]格式的。【注意事项】◆导入数据到数据库有两种方式：A：直接点读全部记录按钮，就会将卡钟上的记录数据直接写入数据库。B：用硬件产商提供的程序（在\DLL目录下）先将卡钟上的记录数据写入到文本文件中，再点读文本记录按钮，将文本记录写入到数据库中。◆操作时就注意消息栏上的信息提示。◆读文本记录结束时，消息栏上会提示正确、错误记录数，产生错误记录的可能缘故有：时刻日期格式不正确、文本格式不是[devid][year][month][day][hour][min][mark][card]的、该卡号在人员表中不存在等。同时错误记录会记录在当前目录下的err.txt文件中，请进行确认、调试。4.3卡钟设置【功能描述】要紧功能是对卡钟进行一些相关设置。【操作方法】◆背光设置：设置卡钟的背光，可依照需要选择背光常闭、背光常亮、背光时段。然后点击设置，若卡钟联接正常，则会更改卡钟的背光设置。◆刷卡设置：依照需要设定重复刷卡间隔时刻、不同卡间隔及刷卡时卡钟显示卡号依旧工号后，点击设置，若卡钟联接正常，则会更改卡钟刷卡设置。下发系统时刻将电脑上时刻下传到考勤机上。考勤机初使化将卡钟会恢复出厂设置。此项设置请慎重使用。修改机号依照需要修改考勤机的机号。下发通知公布一些通知等信息。在没有刷卡时，卡钟上就显示该通告消息。公司名称亦是显示在卡钟上。第五章考勤治理【功能描述】本模块要紧用于排班、请假、加班、补卡与自动识不班登记。5.1排班登记【功能描述】本模块要紧用于设定职员每天所上的班次或调班，是计算出勤情况的依据之一。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤治理”，然后选择“排班登记”。◆新增：第一步：选择职员；第二步：选择起止时刻；第三步：选择与起止时刻所对应的班次。第四步：保存。◆调班：具体操作同排班新增。◆打印：第一步：点击“扫瞄排班表”；第二步：设置查询条件，并点击“查询”按钮；第三步：打印预览。【注意事项】A、“选择职员”方法同“2.5固定公休”；B、调班实际上确实是重新进行排班登记即可；C、清空排班登记，只要选择人员与日期范围，然后不选择班次，则就可以清除之前所登记的班次。D、在打印排班表时，请先选择起始日与终止日。5.2请假登记【功能描述】本模块要紧用于设定职员请假、加班与调休登记，是计算出勤情况的依据之一。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤治理”，然后选择“请假登记”。◆新增：第一步：选择职员；第二步：选择起止时刻；第三步：选择登记类不，假如是进行公休加班与节日加班登记，则可不用输入起始时刻与终止时刻，因为是属于全天的，但要选择加班所上班次。第四步：保存。◆删除：若为单条删除，则：第一步：在请假登记列表中选中要删除的请假记录；第二步：在请假登记列表中右键选择“单条删除”；若为条件删除，则：第一步：输入相关条件，如：部门、工号、姓名、起始日、终止日或请假类不。第二步：在请假登记列表中选中右键选择“条件删除”；◆修改请假类不名称：第一步：点击“登记类不”右侧的“设置”按钮；第二步：在弹出的“请假类不设置窗体”中，在列表中先选中所要修改的请假类不；第三步：输入新类不名称；第四步：点击“保存”按钮。【注意事项】A、“选择职员”方法同“2.5固定公休”；B、当起始时刻与终止时刻为跨夜时，则要加24:00，比如：整个夜班请假，则起始时刻为24:00，终止时刻为32:00。C、调休是指休息日转为正常出勤，通常法定节假日需要调休。5.3补卡登记【功能描述】本模块要紧用于给职员补打卡，是计算出勤情况的依据之一。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤治理”，然后选择“补卡登记”。◆补卡新增：第一步：选择职员；第二步：选择起止时刻；第三步：输入补卡时刻。第四步：保存。◆补卡删除：若为单条删除，则：第一步：在补卡登记列表中选中要删除的请假记录；第二步：在补卡登记列表中右键选择“单条删除”；若为条件删除，则：第一步：输入相关条件，如：部门、工号、姓名、起始日、终止日。第二步：在补卡登记列表中选中右键选择“条件删除”。5.4可上班次设置【功能描述】本模块要紧用于设定职员每天可上的班次，然后软件依照所设置的班次与原始刷卡时刻来自动识不其所上的班次，只是自动识不班次会存在一定误差，在实际应用中要慎重使用。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤治理”，然后选择“可上班次设置”。◆可上班次新增：第一步：选择职员；第二步：选择可上班次；第三步：保存；◆可上班次修改：具体操作同可上班次新增。◆可上班次删除：第一步：选择职员；第二步：可上班次不选择，即为空；第三步：保存；【注意事项】多个可上班次只要相应选择多次，每选择一次班次意味新增一个班次。第六章数据处理【功能描述】本模块要紧用于数据处理与数据统计，是考勤软件的核心部分。6.1数据处理【功能描述】本模块是考勤计算的核心，职员的出勤日报表确实是通过这一步计算出来。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“数据处理”，然后选择“数据处理”。第一步：选择起止时刻；第二步：点击“确定”，然后系统开始进行数据处理，这一步可能要花较长我时刻，请耐心等待，直至数据处理完成。【注意事项】A、数据处理之前必须完成以下工作：1）设置好班次；2）设置好考勤制度；3）设置好固定公休；4）排班或调班，排班与调班，只要进入“排班登记”中进行相关登记；5）假如要求自动识不所上班次，则要求在“可上班次设置”中设置好职员可上班次；6）采集考勤机上的数据；7）若有请假，则要先进行请假登记；8）若有公休加班与节日加班，则要先进入“请假登记”中进行加班登记；9）若平常加班需要审核，则要先进入“请假登记”中进行平常加班登记；10）若有调休，则要先进入“请假登记”中进行调休登记；11）若有职员需要补打卡，则要先进入“补卡登记”中进行人工补卡；B、通过“数据处理”将计算出职员每天的出勤时刻、迟到、早退、缺勤、旷工、请假、加班等；C、数据处理中班次选择的优先顺序是先是排班表所登记的班次，其次是可上班次中所登记的班次，最后是人员录入中的固定班次。6.2数据统计【功能描述】本模块是将数据处理所得出的每天考勤结果的汇总。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“数据处理”，然后选择“数据统计”。第一步：选择起止时刻；第二步：点击“确定”，然后系统开始进行数据统计。【注意事项】假如软件未注册，则数据统计时最多只能统计前15天数据。第七章报表查询【功能描述】本模块要紧用于考勤相关报表的查询与打印，要紧包括原始数据、考勤日报、考勤月报及相关异常报表的查询与打印。7.1原始数据【功能描述】本模块要紧用于将从考勤机所采集上来的职员次刷卡的数据转化为天的刷卡数据，及对天刷卡数据的查询与打印，还包括报表显示/打印栏目的选择设置。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“报表治理”，然后选择“原始数据”。◆数据调整：将每天次刷卡转为天刷卡第一步：选择起止时刻；第二步：点击“数据调整”。◆报表栏目设置：第一步：点击“设置”第二步：选择报表显示/打印栏目；第三步：保存；◆快速查询：第一步：在查询条件中输入职员部门、或者工号、或者卡号、或者姓名，可输入其中一项、或多项、或者都不输入（代表查询全部）；第二步：点击“快速查询”，然后查询结果将体现在原始数据列表中。◆第一步：点击“高级查询”；第二步：设置查询条件；第三步：点击“查询”，然后查询结果将体现在原始数据列表中。【注意事项】A、在高级查询中应注意以下事项：a、先设置查询栏目，如选择“部门”，接着选择查询条件，如选择“等于”，然后输入或选择条件值，如部门为[02]；然后假如设置的条件必须同时满足，则要选择“同时”；假如所设置的条件只要满足其中的一个条件即可，则要选择“或者”；b、条件设置完成之后，点击“查询”，如此查询结果将在原始数据列表中体现出来。B、关于要查看刚采集上来的数据，则要先进行“数据调整”，其作用是将次刷卡转化为天刷卡时刻。7.2考勤日报【功能描述】本模块要紧用于查询与打印职员的考勤日报表及考勤日报表的人工修改。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“报表治理”，然后选择“考勤日报”。◆报表栏目设置：操作方法同“原始数据”；◆快速查询：操作方法同“原始数据”；◆高级查询：操作方法同“原始数据”；◆考勤日报表人工修改：第一步：先“快速查询”或“高级查询”；第二步：在列表中右键“修改”；第三步：选择用户名与密码；第四步：进行相关修改；第五步：点击“保存”。【注意事项】A、打印时报表栏目的数量有一定限限制，系统会自动给予提示；B、查看日报时要先通过快速查询或高级查询，然后才能在考勤日报列表中体现出来。C、报表中差不多术语解释如下：1）班次：假如班次为000，代表是休息日；假如班次为空，则代表是该职员没有排班、没有可上班次、也没有可上班次；2）、缺勤与旷工：当职员迟到、早退时刻超过某一界限时计为缺勤/旷工，二者区不是缺勤的界限比旷工的界限小，比如：当迟到/早退超过60分钟时计为缺勤，当迟到/早退超过120分钟时计为旷工，这种区分的目的是60分钟至120分钟以内的扣款与超过120分钟的扣款不同。3）、漏卡：指班次设置中要求上下班要刷卡，但实际没有刷卡，则将计为漏卡。比如：上午要求刷2次卡，下午要求刷2次卡，晚上要求刷2次卡，假如晚上没刷卡，则漏卡为2次。4）延长加班：下班次时刻到了，但没有下班，还在接着加班，当加班时刻超过考勤制度中所设定的加班界限时，则计为