工作分析培训-王永亮

工作分析培训1工作分析培训

—原理、方法和岗位说明书2主讲内容1、什么是工作分析2、为什么要做工作分析3、怎样做工作分析4、如何填写调查问卷5、如何编写岗位说明书6、格力博集团工作分析安排31.1什么是工作分析通过一系列系统的、有效的方法对特定岗位进行研究，明确其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的工作环境和任职资格等信息，是一个有系统地收集和分析岗位信息的过程。1.2工作分析的三条基本原则针对“岗位”，而非针对“人”。着重那些[应该]做的工作，而非[目前正在]做的。岗位职责的详细描述，而非岗位明细的罗列。41.3工作分析的成果工作分析职责描述任职资格52.1工作分析的内容是岗位，它是构成组织的基本单元公司使命部门职责岗位职责层层分解层层分解沟通与理解62.2工作分析有助于组织改进、职责优化系统的工作分析，可以理清组织中繁多的交叉职责，特别是这其中的重叠部分。系统的工作分析还是一次很好的上下沟通的机会，使管理者有机会倾听下属的改进意见。2.3工作分析促使管理者和任职者对岗位内涵的统一理解管理者的角度任职者的角度二者一致的认可7

2.3工作分析和人力管理其他模块之间的关系

83.1工作分析通过以下四个方面对岗位进行研究1.输入什么资源？2.经过什么过程？3.得到什么结果？4.体现什么关系？工作分析考虑的四个方面指为了获得上述结果，应当输入什么内容，包括人员、物资、信息、规范和条件等，是界定工作来源和工作条件的基础。指一项工作的输入是如何转化为输出的，其转化的程序、技术和方法是怎样的，在转化过程中，人的活动、行为和联系有哪些。即一项工作的最终结果表现形式，如产品、服务等，它界定工作任务和工作责任的基础，也是确定工作绩效标准的必要前提。指该工作在组织中的位置、工作的责任和权利是什么，对人的体力和智力有什么要求，是界定工作关系和任职资格的基础。9

3.2工作分析的方法有如下几类

①观察法②访谈法③问卷调查法④工作日志法⑤关键事件法

3.3工作分析的程序

组织结构图部门职能职责的分配高层的意见……收集岗位信息整理职责分配分析、沟通和编制书面文件……岗位说明书管理者与任职者的一致理解优化职责分配……资源过程成果通常会经历下面5个阶段计划阶段设计阶段信息收集信息分析结果表达根据格力博集团的特点，我们选择问卷调查法。103.4工作信息的收集方法—调查问卷优势快捷的回应时间经济方案灵活目的多样性支持其它工作分析方法劣势有时很难全部收回对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面，不准确的反应需要其他辅助措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述◎

岗位分析问卷由人力资源部事先拟定调查问卷，然后由任职者进行填写。◎问卷法一般适用于脑力工作者。113.5工作信息的分析信息分析阶段是将各种方法收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的过程。应重点分析以下内容：☆

基本岗位信息，如：名称、所属部门等。☆

工作范围和流程，如：职责范围、工作交流范围等。☆

工作环境，如：办公环境，危险性等。☆

任职资格要求，如：学历、年龄、工作经验等。☆

体现公司文化特色的素质要求，如：个人倾向、性格要求等。信息分析阶段的工作将有效帮助工作分析人员充分评估信息收集的充分性和准确性，从而最终帮助完成岗位说明书。对组织机构或岗位设置改进意见也将有所支持。123.6工作分析中需要引起注意的几点工作分析不是项立竿见影的工作，它很难为企业产生直接和立即的效应，这种特点可能会造成这项工作被一拖再拖，直至不了了之；工作分析不是人力资源部门单独可以完成的，需要其他部门和员工的协助，有时会不可避免地影响到正常的工作；岗位描述和任职资格要随着企业岗位的调整和职能和转变而相应地变化；人力资源部门的专业能力也是保障工作分析成功的重要部分，缺乏必要的常识、专业知识会导致该工作的多次反复。134.1工作分析调查问卷包含的主要项目大项小项涉及内容任职者本人及上司填写基本信息描述该任职者的基本情况和主要行政管理关系图岗位设置目的描述该岗位存在的理由、范围和目标工作职责描述该岗位的主要职责和主要内容等工作流程完成工作职责的具体流程和相应的工作关系对其他岗位的指导、监督与培训描述该岗位工作中对其它岗位的指导、监督与培训工作汇报关系描述该岗位向上级主管汇报的工作事宜以及工作权限工作时间和环境描述该岗位的具体工作条件和环境，包括时间、地点、环境职业发展描述该岗位进入集团之后所历任的岗位工作衡量指标描述本岗位的工作结果/成绩的主要指标岗位晋升描述该岗位目前的任职人数、晋升上级以及可轮换的岗位任职要求描述必须具备的各项基本条件和要求144.1.1第一部分：基本情况个人信息栏：任职者的基本情况和行政管理关系示例人力资源部经理的基本信息和行政管理关系总经理副总经理行政部经理人力资源部经理管理部经理人事主管人事专员行政管理关系姓名某某性别男年龄30学历大学本科专业人力资源管理担任本岗位时间6年154.1.2第二部分：岗位目的一般用到三句话表述说明该岗位存在的目的和意义简述该岗位的和弦职责及重要限制条件填写原则填写要领填写的模式为

：为了……，在……的指导下（影响下），（做）……（工作）；完成该岗位的关键职责详述后再填写职责概述，会较容易。示例销售总监岗位目的为了完成销售额，实现利润及获得市场占有率，在公司的营业发展方向和影响下，制定营销策略和优化营销部门的组织机构，提高部门绩效，完善服务质量。164.1.3第三部分：工作职责◎主要是列举本岗位的主要职责，是一个输入，到加工，到输出的过程描述。◎工作职责应按照工作内容的重要性进行排序。示例职责模块具体职责和工作内容主要职责填写要对该岗位在没有一项主要职责所承担的具体责任进行限定即明确应承担的是领导（工作）、组织开展（工作）、具体执行（工作）、协调（工作）还是监督（工作）。目标达成填写要对该岗位完成每一项主要职责所应达到的工作要求进行具体时间要求、质量要求、数量要求和成本要求四个方面进行考虑，四个方面都具备。示例：“于每月25号前提交下个月的月度计划，尽可能满足销售新产品试生产的需要，试产品按期量交付。”工作职责填写要求及示例17需要说明的是工作任务不等同与工作职责模块，该岗位要完成的一系列工作，任务表示一项具体的工作职责。培训专员岗员工培训计划的编制培训计划的组织实施培训计划的实时调整员工效果培训员工外部培训管理根据各部门、各子、分公司的业务需求组织员工进行外部培训（各类专业培训、进修等）与外部培训单位建立联系为公司员工创造良好的学习机会与条件填写的工作职责模块实际的工作任务18不作严格区分和要求，在下面词库中选择最合适的内容即可工作依据法律，法规，原理，政策，战略，指导，指示，模型，方法，技术，体系，做法，程序，条件，标准工作内容管理类履行，评价，达成，确保，明确，提高，加强，扩大，设置，判断，控制，维持，监督，分工，指示，认可，批准，定义，决定，开发，指挥，确立，计划，编制，承办，核定，审核，经办，审批业务类提议，帮助，分析，评价，预测，解释，推荐，协调，支援，确认，核对，分发，收集，分行，获得，操作，提示，推进，制作，处理，供给，提出，支付制作内容市场，盈利，有效性，质量，产量，服务，期限，安全194.1.4第四部分：工作流程工作流程表现为:为了完成本岗位的各项职责，所要求的相关信息输入以及最后的成果输出。职责编码完成职责时需要哪些部门哪些岗位的协助以及需要输入的信息（按先后顺序）职责完成后的信息输出（履行本项职责后的主要工作成果，如报表、具体产品等，以及输出到哪些岗位）1（1）根据年报和战略规划（2）各部门的年度工作总结完成人力资源战略规划，年度工作计划后递交行政副总2（1）各部门的年度用人计划（2）招聘专员提出初步方案招聘方案经行政部总批准后交给专员的用人单位共同实施204.2其他相关部分描述本岗位在集团公司内部与相关岗位之间的晋升、替代和轮换关系；如果在集团公司实际的岗位设置中，无法判定可以对应的相应岗位，则可以不填。4.2.1岗位的晋升、替代和轮换示例人力资源部经理的晋升、替代和轮换本岗位目前的任职人数只有1本岗位可以由人力资源部主管岗位晋升而至，可以晋升到人力资源部高级经理岗位；本岗位可以与其他部门经理岗位轮换，可以由各主管岗位临时替代。214.2.2对任职者的基本要求是指员工担任本岗位工作所必须具备的资格，其包括学历、专业、工作经验、专业知识、专业能力等内容。基本任职要求选择具体描述学历与专业直接进行选择工作经验直接进行选择本岗位必备的能力基本工作技能主要指操作性实务方面的技术能力，重点关注外语、计算机、具体业务流程和设备操作方面专业知识指担任该岗位工作所必须具备的专业知识和相关技能专业能力是指担任该岗位工作所必须具备的专业管理能力和专业能力资格证书技术性职业（工种）的职业资格证书上岗培训是指担任该岗位工作过程中（包括担任前、担任中）所应该参与的培训224.2.2.1“本岗位必备的能力”中“基本工作技能”的描述方式根据本岗位工作的业务特点描述相关基本工作技能名称及内涵，技能注意操作性实务方面的技术能力，重点关注外语、计算机、具体业务流程和设备操作方面。内涵可以通过示例形式描述，要求句子精炼简洁。是指担任该岗位工作所必须具备的专业知识和相关技能。如果项目较多，请按照熟练程度一次填写。句子结构：程度词汇+专业知识程度词汇有高到低分别为：精通、掌握、熟悉、了解。23示例☆计算机基本操作技能☆办公软件操作技能☆具体管理技能（如看板管理、滚动计划等）☆网络应用技能☆专业软件开发技能☆勘查设备、工程测量器械的挫折与维护技能☆专业设备软件的操作技能某公司岗位的基本工作技能要求示例某公司人力资源薪酬专员岗位的专业知识要求☆

精通国家级地方劳动法规☆掌握薪酬管理知识☆熟悉人力资源管理其他相关知识☆了解财务知识244.2.2.2“本岗位必备的能力”中“专业能力”的描述方式是指担任该岗位工作所必须具备的专业能力，它可以包括管理能力和专业能力量大类型，每一类型又按照各管理层级、专业类别不同而需要具备不同的实际能力。如果所需求的能力项目较多，请按照重要程度依次填写。程度词汇有高到低分辨为：精通、掌握、熟悉、了解。专业能力能力描述管理能力决策能力：战略规划能力，计划和执行能力，组织能力，沟通协调能力；人际关系处理能力；经营意识；团队领导能力，人员培养能力；说服影响力；坚持力……业务能力专业技能；创新能力；团队协作能力；控制能力；发现问题能力；综合分析能力；技术应用能力；表达能力；动手能力；判断力；观察力；信息寻求能力；商务谈判能力；客户管理能力；市场开拓能力254.2.2.3“资格证书”的描述技术性职业（工种）的主要资格证书；人力资源、市场营销、财务会计等特殊岗位中也要资格证书。某公司财务总监基本任职资格证书要求☆

CPA(CertifirdPublicAccountant）

注册会计师☆

CFA（CharteredFinancialAnalyst）

注册金融分析师示例26是指担任该岗位工作过程中（包括担任前、担任中）所应该参与的培训要求视公司具体情况，此项在日常管理工作中只起到指导性作用。4.2.2.4“上岗培训要求”的描述方式示例

人力资源部经理的岗位培训要求人力资源管理理论方法培训和相关政策法规学习，公司业务知识培训,公司技术知识培训。275.1编制岗位说明书的目的使不理解盖岗位的人通过阅读岗位描述，便可很快了解该岗位的工作特征、工作范围、工作职责及胜任条件等信息，便于企业开展各项人力资源管理工作。5.2岗位说明书的定义经任职者与管理者讨论并同意关于岗位的目的，职责及衡量标准以及从工作职责中提炼出的表现标准等方面的书面描述。职务分析（jobanalysis）用系统的方法分析职务的组成部分任职资格及工作环境岗位描述（jobdescriptions）用书面形式确定一职务（job）的职责（duties）、任务（tasks）和步骤（steps）。岗位要求（jobspecification）胜任一职务应具备的知识，技术水平和能力（KSAs），还包括教育程度，工作经历，个性要求，体能状况，工作条件及危险程度。285.3规范的岗位说明书应包含如下内容岗位名称职责概述工作职责与内容工作职工作关系基本任职资格修订履历关键标题关键标题工作职权工作关系基本任职资格工作职责与内容岗位名称职责概述29

5.4岗位说明书编制可以参考的依据

工作分析调查问卷依据以前的岗位说明书公司组织结构、中心部门职能等资料30岗位说明书是企业发展中相对静止的岗位描述文件，但岗位说明书的编制工作是动态的管理过程。外部环境变化内部环境变化国家相关政策法规的调整社会文化与新型生产技术的出现行业发展趋势的影响市场竞争态势的影响战略发展规划的要求业务调整的要求组织规模扩大的要求企业内部组织结构、岗位设置的调整和工作职能的转变岗位说明书及时的动态的调整31规范的岗位说明书示例及应用（1）1.工作标识：职位名称面料业务总部营销销售部主管填写人姓名所在部门营销销售部职位定员直接上级（职位名称）营销销售部经理直接下级（职位名称）销售员所辖人数填写日期基本个人资料提供了岗位评估、薪酬设计、绩效考核的基本信息岗位评估应用：岗位名称、岗位在组织中的低位、下属岗位情况等提供了岗位的基本信息，将作为评价岗位价值依据的一部分。薪酬设计应用：基本资料影响到岗位评估，从而对岗位薪酬序列设计及其在序列中的位置产生影响，尤其是固定薪酬部分产生影响。绩效考核应用：基本资料体现了岗位性质及其考核关系。职业规划应用：基本资料反映了该岗位在组织结构中的地位，同时包含了未来可能发展的岗位方向。32岗位评估应用：结合企业战略，岗位目的反映了岗位存在的基本理由，也是岗位对企业可能产生的价值的集中体现。薪酬设计应用：岗位目的通过对岗位企业价值贡献的影响，从而影响到岗位在薪酬序列设计中的地位，影响到岗位薪酬水平的设计，尤其是固定薪酬的设计。绩效考核应用：岗位存在的目的反映了岗位的价值贡献，从而也体现了在绩效考核中该岗位的关键因素。职业规划应用：岗位目的类似的岗位系列提示了岗位在职业规划中的基本走向。2.职位总体目标在营销销售部经理领导下，协助部门经理对部门所属销售业务员进行管理，按照部门工作目标，做好销售和应收款控制工作。岗位目的反映了岗位存在的价值和意义，是确定岗位价值、薪酬的基础，同时也是确定考核内容的出发点33岗位评估应用：岗位只要职责和任务提供了该岗位工作方式、内容的主要信息，是评价岗位价值的主要依据。薪酬设计应用：岗位主要职责和任务通过对岗位评估的影响，从而影响到岗位在薪酬序列设计中的地位，影响到岗位薪酬序列水平的设计，尤其是固定薪酬的设计。绩效考核应用：岗位的主要职责和任务为绩效考核内容和形式提供了只要的确保依据。职业规划应用：通过对其主要职责与任务中主要关联部门和岗位的分析，有利于确定其未来的职业生涯规划方向。3.工作职责（按业务流程或重要性排序）：1）参与业务总部年度销售计划的制定工作，提出有价值的建议；2）根据部门的年度销售计划制定相关的实施办法，并监督其实施，确保达成销售目标；3）推广产品，寻求销售增长，解决销售团队在工作中遇到的重要问题，最终完成销售目标；4）对销售员进行相关的培训和监督，确保他们完成销售任务；5）依据公司整体销售政策，有效协调客户间的矛盾，严格监控产品价格，确保公司的销售利润的合理利润，并保证良好的销售回款；6）积极推进公司的市场推广及促销工作，并及时搜集批发渠道及竞品的信息，以保证销售一线有效沟通，为公司制订销售政策提供信息支持。岗位职责与工作任务反映了岗位实现岗位目的承担的主要责任及其实现方式，其信息反映了不同岗位的主要差异，提供了关于工作方式、内容的主要信息，是确定岗位价值、薪酬的重要依据，同时也是确定考核具体内容依据。344.工作权限：决策权限：按照公司制度规定，对客户的业务交涉、处理权监督权限：对下属人员销售情况的监督建议权限：对部门内部销售分工、工作流程提出改进建议目前的权限反映了岗位为实现其岗位目的、完成其职责与任务所应该具有的权限。只有其真正具有与其职责一致的权限，该岗位才真正具备承担相关责任的条件。对岗位权限的合理解定，是对岗位目的的实现情况、职责任务完成情况进行有效的绩效考核的前提之一，也将直接影响到任职者绩效薪资的水平。355.工作联系：汇报对象：营销销售部经理督导对象：销售员内部联系：业务总部其他部门、所属子公司生产、技术工艺部门外部联系：客户工作联系主要体现该岗位工作中涉及到的主要单位和部门。协调关系一方面是影响岗位工作的一项因素，另一方面，协调关系进一步反映了该岗位工作的具体形式、流程和内容，为岗位价值评定、考核以及薪酬设计提供进一步的依据。36岗位评估应用：与岗位目的、职责任务相结合，任职资格与岗位价值之间具有紧密的连续。薪酬设计应用：任职者的素质能力等资格要求是影响其薪酬设计水平的重要因素绩效考核应用：任职者资格审核与绩效考核相结合，从选人和用人两个方面保障企业占有优秀人才。职业