某医药连锁有限公司业务流程概述

目的：责权利清晰人财物分明过程：人人有事做事事有规范博爱智谷医药连锁有限公司业务流程主讲人：刘思增企业整体体架构模模式总部管理理工作流流程门店管理理工作流流程提纲三级架构构二层管管理………银行存款款现金进销存数数据二级公司司的进销销存数据据总部发票票、对账账单请货单商品物流流总部二级管理理中心门店1门店2门店3银行三级架构构二层管管理的含含义企业整体体架构模模式总部管理理工作流流程门店管理理工作流流程提纲首营供应应商管理理首营商品品管理采购计划划的管理理采购订单单的管理理采购合同同的管理理采购收货货的管理理采购验收收的管理理采购入库库的管理理购进退出出的管理理配送开单单管理仓库配货货管理储运发货货管理销售退回回管理月末结账账消息通知知管理管理分析析报表………收货发票应付帐款款采购计划供应商采购订单核销总账采购管理理首营管理理验收入库库存核算算付款采购部人人员各领导审审批后，，生成““合格供供应商””与供应商商索要相关证照照，委托证明明等与供应商商业务洽洽谈：品品种、价价格、付付款等如果此供供应商是是商家，，采购部部人员可可以制作作采购计计划订单单了。首营供应应商管理理工作流流程部门经理理审查材料交给给质管部部，质管管部人员员，登录录微机的的“首营营供应商商”如果此供供应商是是生产厂厂家，采采购部人人员还需需要看品品种是否否做过““首营商商品”才才可以制制作采购购订单。。进入采购购计划流程程首营供应应商管理理需要注注意的问问题供应商证证照资料料审核：：营业执照照：经营营范围、、有效期期限，字字迹清楚楚，有供供应商企企业的原原印章；；药品品经营许许可证：：经营范范围、有有效期限限，字迹迹清楚，，有供应应商企业业的原印印章；GSP//GMP证书：有有效期限限，字迹迹清楚，，有供应应商企业业的原印印章；企业组织织机构代代码、税税务登记记证书：：有效期期限，字字迹清楚楚，有供供应商企企业的原原印章；；质量保证证协议：：原件。。业务员的的法人委委托书：：原件，，地区及及有效期期限符合合规定。。供应商的的编码原原则：电话区号号（4位）+厂商标示示（1位）+流水码（（3位）注意区分分“生产厂家家、商业业单位”注意：挂挂靠单位位的企业业，每个个业务员员需要一一个“授权委托托书”采购部人人员各领导审审批后，，生成““合格商商品”与供应商商索要相关证照照，委托证明明等与供应商商业务洽洽谈：品品种、价价格、付付款等如果先从从商家采采购过，，再从生生产厂家家采购时时，此商商品重新新做“首首营商品品管理””。首营商品品管理工工作流程程部门经理理审查材料交给给质管部部，质管管部人员员，登录录微机的的“首营营商品””可以下采采购订单单了首营商品品管理工工作注意意的问题题首营品种种证明性性资料审审核生产证明明性文件件：产品品的注册册批件或或换发批批准文号号后的文文件，字字迹清楚楚，有生生产企业业的原印印章；药品质量量标准：：药品的的质量标标准，包包括说明明书，要要求字迹迹清楚，，有生产产企业的的原印章章；GMP证书：适适合该品品种，有有效期符符合要求求，字迹迹清楚，，有生产产企业的的原印章章；产品小包包装实样样：小盒盒、说明明书、标标签的实实样；业务员的的法人委委托书：：原件，，地区及及有效期期限符合合规定。。需要选择择确认类类别、分分析属性性、剂型型等属性性特殊品种种的批准准文号：：按包装装全部填填写。如如：白加加黑采购员通知采购购计划员员，可以以制作采采购计划划了新品种增增加需求商品信息息新增工工作流程程采购部经经理审批批质量管理理部根据据业务提提供的信信息，编编码、归归类等登登录微机机，形成成标准商商品信息息不同意，，再讨论论采购部索索取的所所有原始资资料商品信息息增加需需要注意意的问题题所有商品品信息由由质量管管理部负负责录入入商品编码码根据““商品编编码规则则”定义义执行，，货号根根据大类类码，自自动生成成非首营的的新增商商品，业业务部人人员通知知质量管管理部人人员增加加，等商商品实物物到达配配送中心心后，质质管部人人员负责责补齐相相关管理理资料新增商品品信息时时，需要要把“生生产日期期要求、、效期要要求”填填写完整整，为验验收提供供标准管理信息息根据需需求选择择录入。。采购计划划员通知采购购员，计计划完成成，可采采购了审核生成成采购订单单月末根据据配送中中心出库库量的均均量，参参考库存存数量，，生成下下月采购购计划粗粗表根据门店店需求，，新品计计划等，，手工录录入采购购计划采购计划划生成工工作流程程（一）排查订单单在途情况，，判断是否该采采购判断确认认采购数数量，微微机自动动搜索最最佳采购购单位，，最后进进价、最最低进价价，为采采购员提提供参考考不用采购购，删除除月末大采采购计划划流程采购计划划员通知采购购员，计计划完成成，可采采购了审核生成成采购订单单月中根据据库存下下限，门门店请货货计划的的不满足足量,供应商订订单不满满足量，，参考库库存数量量，生成成月中采采购计划划粗表根据门店店需求，，新品计计划等，，手工录录入采购购计划采购计划划生成工工作流程程（二））排查订单单在途情况，，判断是否该采采购判断确认认采购数数量，微微机自动动搜索最最佳采购购单位，，最后进进价、最最低进价价，为采采购员提提供参考考不用采购购，删除除月中补丁丁采购计计划流程程采购计划划生成需需要注意意的问题题（一））采购计划划与订单单分离：：主计划划员月末末根据出出库量均均量生成成下月的的采购大大计划，，参考订订单在途途情况后后，确定定采购计计划后，，分发给给各采购购员，各各采购员员沟通供供应商，，生成采采购订单单。如果企业业存在多多个计划划员，月月末大计计划生成成时，每每个计划划员生成成各自负负责的大大类的品品种。月中“根根据低于于库存下下限的品品种生成成、根据据门店请请货不满满足量的的品种生生成、根根据供应应商订单单未到货货的品种种生成””生成时时，由专专门1个人负责责采购计划划生成需需要注意意的问题题（二））配送中心心的采购购计划主主要分大大计划和和补丁计计划。大大计划是是每月大大的采购购计划。。大计划划的主要要生成方方式：销销售出库库均量的的周期总总量。采采购部根根据每月月销售出出库均量量，按采采购周期期，生成成每月的的对外采采购计划划粗表。。进货计计划人员员审核此此表，参参考库存存情况，，确定实实际进货货计划。。补丁计计划的主主要生成成方式：：门店请请货单的的不满足足量；临临时低于于库存下下限的品品种。采购数量量确认好好后，需需要让微微机自动动搜索出出最佳采采购单位位、默认认参考价价格，为为方便采采购员采采购。注意：订订单在途途情况，，避免计计划做重重注意挂靠靠单位的的供应商商，发票票时哪个个单位的的，就要要按哪个个单位做做计划、、订单、、验收、、入库，，否则GSP不可能通通过，财财务付款款也无法法进行，，只能红红冲重做做，将给给企业带带来很大大的工作作量。采购员与与供应商沟沟通分析合同同协议的执行行情况签订全年年的大协协议，确确定写协协议条件件采购合同同的工作作流程执行采购购过程登录微机机，形成成协议合合同登记记首营供应应商首营商品品管理执行采购购过程采购合同同制作需需要注意意的问题题与供应商商的大合合同签订订，采购购部门经经理、分分管总经经理需要要逐个审审批，分分析利弊弊。每年的11月前后，，需要逐逐个供应应商审查查合同执执行结果果，分析析距离，，采取措措施。合同质量量条款责责任“方方章”方方式责任任界定。。界定将将来出现现问题的的责任原则上不不要现款款合同，，现款合合同必须须考虑资资金运营营成本至至少5%以上。部分合同同可以考考虑“厂厂家直送送门店””，总部部统一结结算的方方式，减减少物流流费用，，加快物物流成本本。计划员制制作采购计划划采购价格格合适，与供供应商确认采购购订单网络通知知采购人人员,计划制作作完成，，可以按按计划采采购了如果沟通通不到比比上次采采购价格格更低的的商品，，此品种种交给部部门经理理处理，，由部门门经理确确认高价价格的订订单采购订单单的工作作流程采购员根根据参考单位位沟通审核采购购订单，，表示订订单制作作完成，，作为仓仓库收货货依据价格等不不合适，，重新选选择供应应商可以以参考以以前进货货采购订单单制作需需要注意意的问题题每个采购购员根据据自己负负责的供供应商区区域，过过滤分配配给自己己的采购购计划，，沟通供供应商如果系统统提供的的供应商商采购不不到比参参考采购购价更低低的，可可以参考考以前的的采购入入库单，，选择其其他的供供应商如果都沟沟通完毕毕后，仍仍然不能能找到需需要的价价格、品品种，交交给部门门经理处处理采购业务务员不能能保存““本次进进货价格格比上次次入库价价格高””的品种种的订单单，只有有部门经经理才可可以。采购订单单制作时时，注意意特殊要要求，应应该及时时通知供供应商，，例如：：要近3个月内生生产的品品种，有有效期要要有365天以上效效期等。。避免供供应商送送过来的的商品不不符合公公司的规规定。订单的有有效期，，供货周周期一定定要通知知供应商商，避免免出现供供货周期期过长的的情况出出现。建议确定定每个合合格供应应商时，，给每个个供应商商一份企企业采购购管理要要求事项项名细表表：包含含订单供供货满足足率、供供货时间间、生产产日期及及效期要要求等。。供应商送来商品品有疑问，，不能留留下拒收收收货员（（验收员员）在微微机上的的验收单单处，引引入此供供应商的的采购订订单，打打印带空空项的““收货货通知单单”（一一式1联）验收员把把实际验验收信息息登录微微机，核核对供应应商的供供货价格格，如果果低于订订单价格格直接修修改，高高于不能能录入，，请示采采购人员员，如果果可以需需要重新新下订单单。生产产日期、、效期不不符规定定，请示示采购仓库验收收工作流流程核对供应应商送货货单据的笔笔数、金金额，核对无误误后，记记账在“收货货通知单单”上填填写“到到货数量量、批号号、效期期”，形形成原始始验收信信息登录微机机拒收记录，记记载拒收原因因有问题微机自动动生成验收记记录无误后，，记账进入入库库流程根据订单单打印：：验收通知知单不管供应应商送货货否仓库收货货验收需需要注意意的问题题（一））一式1联的“验验收通知知单”，，验收员员按日期期装订留留存。已经实行行文号管管理的品品种，按按成药方方式处理理，其他他中药饮饮片的““批号””位置填填写“生生产日期期”，默默认效期期按生产产日期后后推5年，但如如：薄荷荷等特殊殊品种按按3年处理一般药品品、保健健品等都都建议填填写“生生产日期期要求、、有效期期要求””，其他他可以不不填验收时，，如果默默认的““大包装装量、中中包装量量”没有有携带，，验收人人员需要要补齐。如果商品品上的““有效期期”是““到月””的，微微机系统统的“有有效期””填写到到每月的的1号，目的的提高提提醒效率率。如果是进进口药品品，需要要把“口口岸检疫疫所、口口岸检疫疫报告书书号”填填写。其它验收收细则请请参考《质量管理理中的验验收管理理细则》。注意：接接货过程程中应该该注意的的问题。。如果来来货单位位的“随货通行行”联的单价价与合同同或者与与“验收通知知单”的价格不不符、数数量不符符等情况况，应该该制定相相应政策策，例如如：来货货价格比比合同价价格低，，可以接接货、对对方回执执联可以以签字，，来货价价格比合合同价格格高，不不可以接接货、拒拒收；来来货数量量比合同同数量少少，可以以接货、、对方回回执联可可以签字字，来货货数量比比合同数数量多，，不可以以接货、、拒收超超出部分分等。采购订单单制作时时，注意意特殊要要求，应应该及时时通知供供应商，，例如：：要近3个月内生生产的品品种，有有效期要要有365天以上效效期等。。避免供供应商送送过来的的商品不不符合公公司的规规定。如果来货货验收时时存在质质量问题题，不同同问题的的处理办办法分拆拆讲解：：例如：：邮寄航航空现款款的采购购，供应应商开单单、发票票数量为为100，发货数数量是100，到货后后，验收收时合格格品为98，2个为不合合格品（（如：破破碎等））一般处理理过程：：制作一一个数量量为98的合格品品验收单单，制作作一个数数量为2的不合格格品验收收单。录录入微机机时分开开录入，，合格品品进入正正常商品品库存，，不合格格品进入入待处理理商品库库存中（（因为有有可能厂厂家换货货，也可可能从货货款中扣扣除。）），两个个验收单单合计数数量与供供应商的的发票数数量、金金额细相相符。关于破损损的处理理流程：：责任人人、处理理时间非上述情情况才可可以直接接拒收仓库收货货验收需需要注意意的问题题（二））验收人员员制作完完验收单引入验收收单，生成入库库单仓库根据据“入库库单”，，把商品品放到仓仓库的相相应货位位上。如果是新新商品，，确定货货位信息息，录入入微机。。业务入库库工作流流程打印“入入库单””（一式3份）（供应商商、财务、仓仓库）财务部根根据入库库信息生生成往来来帐采购订单单未到货货的部分分，采购购部及时时重新制制作采购购订单业务入库库需要注注意的问问题（一一）一式3联的“入入库单””，一联联保管员员留存、、给财务务部一联联、给供供应商一一联入库单是是验收员员与保管管员之间间商品交交接的凭凭据。保保管员签签字后，，单据在在拆分，，分发。。制作入库库单时，，付款方方式全部部选择““赊购””，由业业务部的的内勤人人员管理理发票与与付款。。当天验收收商品，，当天打打印入库库单据，，不要拖拖到第2天远程仓库库的入库库单据，，第二天天把前一一天的单单据传到到总部财财务，原原始单据据传递建建立单据据传递簿簿。如果供应应商不要要回执的的单位，，单独分分开传到到总部业业务部，，以备结结算用供应商送送来的检检验报告告、口岸岸报告等等由仓库库验收人人员保管管，以便便查询。。保管员新新商品上上架时，，需要及及时更新新微机系系统上的的“货位位”信息息。制订一个个关于工工作时间间的界定定标准配送中心心退货工工作流程程滞销分析析、厂家家要求、、质量问问题等业务制作作入库退回单供应商取取货沟通供应应商，协协调退换换货内容容分析确定定退货品种数数量保管员商商品清货货、打包包，放到到退货区区。重新沟通通供应商商，确保保零风险险应付出负负审查供应应商应付帐帐款打印入库库退回单（一一式3份）业务部通通知供应应商来取取货财务部处处理应付付帐款配送中心心退货需需要注意意的问题题采购退回回入库单单，原则则上由业业务部人人制作，，单据在在总部制制作完毕毕后不打打印，审审核后，，通知仓仓库，。。仓库的验验收员打打印入库库退回单单，一式式3联，一联联仓库、、财务部部一联、、供应商商一联滞销分析析是每月月例会的的必须讨讨论内容容，原则则上在库库3个月以上上，月销销存比例例低于30%的品种都都是滞销销范畴入库退回回单制作作完毕后后，需要要核查应应付帐款款。避免免出现应应付帐款款的负数数。注意：对对挂靠单单位的供供应商，，要仔细细查清是是否还有有挂帐。。采购发票票与采购购付款管管理提纲采购发票票的管理理流程采购付款款的管理理应付帐款款的管理理………采购发票票的管理理流程供应商把把发票送到业业务部财务部人人员在微微机上把把发票记记账，生生成财务务凭证采购员微微机反审审核，重重新沟通通供应商商发票与入入库单完完全核对对准确后后，微机机保存，，审核但但不记账账。如果有差差额，查询后制制作差价价入库单发票+入库单传财务部部业务部的的内勤人人员接收收供应商商的发票票，核销销微机内内的入库库单财务部人人员在网上或或者到税税务局验证发发票没通过通过采购发票票管理需需要注意意的问题题如果供应应商送来来的发票票不是一一般纳税税人的发发票，需需要做差差价入库库单调整整税额注意差1分钱问题题：如果果价税合合计相差差，业务务需要做做差价入入库单，，因为可可能是小小数位数数造成的的问题；；如果价价税相同同，但金金额、税税额不同同的情况况，财务务调整。。如果供应应商送来来的发票票是6%、4%的增值税税票，需需要业务务制作差差价单调调整。差价入库库单由业业务部自自己打印印，不需需要传仓仓库厂家核销销发票时时，按单单个品种种挑选；；商家按按流水号号核销原则上要要求供应应上一次次到货，，不得分分多次来来发票，，但多次次来货可可以一次次来发票票，方便便对帐。。商业单位位采购付付款的管管理流程程微机核销销发票制制作付款款单（审审核、不不记账））,按汇总方方式打印印“付款申请请单”采购员根根据与供应商的的协议，，按帐期付付款供应商业业务员与与业务部部的采购购员沟通通没通过符合条件件重新返回回财务部办办理付款款手续采购员、、部门经理理、分管管总经理审审批“付款申请单单”通过业务内勤勤人员，，把已确确认可以以付款的的付款单单记账没通过重新返回回配送中心心人员审核付付款申请请单检查总应应付帐款款品种单位位采购付付款的管管理流程程财务部办办理付款款手续采购员根根据每个个品种的的最后供供应商，，在集团团查询中中，查询询每个品品种的销销售与库库存情况况供应商业业务员与与业务部部的采购购员沟通通没通过符合条件件采购员、、部门经理理、分管管总经理审审批“付款申请单单”重新返回回通过业务内勤勤人员，，把已确确认可以以付款的的付款单单记账微机核销销发票制制作付款款单（审审核、不不记账））,按单品方方式打印印“付款申请请单”配送中心心人员审核付付款申请请单检查每个个品种及及总应付帐帐款没通过重新返回回采购付款款管理需需要注意意的问题题(一)如果供应应商送来来的发票票不是一一般纳税税人的发发票，需需要做差差价入库库单调整整税额注意差1分钱问题题，需要要做差价价入库单单差价入库库单由业业务部自自己打印印，不需需要传仓仓库厂家核销销发票时时，按单单个品种种挑选；；商家按按流水号号核销原则上要要求供应应上一次次到货，，不得分分多次来来发票，，但多次次来货可可以一次次来发票票，方便便对帐。。采购付款款管理需需要注意意的问题题（二））每月的10号、25号付款，，在此日日期前让让供应商商到业务务部，业业务部内内勤核销销发票。。各环节批批复后，，财务3日内付出出款，汇汇票费用用可以由由采购员员先垫付付。供应应商1周内都可可以来取取钱。如如果是汇汇票，当当月如果果超期作作废，供供应商3月内不可可以付款款。如果供应应商送来来的发票票不是一一般纳税税人的发发票，需需要做差差价入库库单调整整税额上一个环环节没有有签字时时，下一一个环节节不可以以签字。。企业整体体架构模模式门店管理理工作流流程总部管理理工作流流程提纲配送中心心开单管管理仓库配货货管理储运发货货管理销售退回回管理月末结账账内部消息息通知管管理连锁集团团内消息息通知反反馈管理理总部基本本信息传传输管理理管理分析析报表………开单打印印配货处理请货货单发货门店发票缴款总账库存核算算运输请货计划划配送工作作节点流流程销售报价销售开单单销售订单单发货客户首营客户户管理发票应收帐款款核销付款总账库存核算算运输要货计划划批发销售售工作节节点流程程批发销售售开单工工作流程程按相应的的价格（（成本价价、参考考价）开开单客户或门门店的要货计计划审核后，，仓库人人员打印印单据采购员及及时采购购或者通通知客，，不能满满足进入保管管员配货货装箱流流程数量不满满足，但有货，，沟通客户是否否需要单据按大大类分开，按货货位顺序序排列（一一式4份）认可修改要货货计划不认可批发销售售开单需需要注意意的问题题批发销售售开单主主要针对对销售客客户，或或者没有有联网的的门店，，批发客客户开单单时的价价格按业业务员的的销售价价格为准准。没有有联网的的门店开开单价格格，按成成本价执执行配送销售售单一式式4联，一联联仓库留留存、运运输员拿拿着一式式3联同时到到门店送送货，门门店留存存一联，，一联拿拿回交给给财务，，一联给给地区管管理中心心（门店店具体验验收流程程参考《配送单据据流转过过程》）销售客户户，开单单时不能能满足的的品种，，跟客户户沟通后后决定是是否从供供应商处处采购自己门店店开单不不能满足足的品种种，根据据配货周周期状况况，决定定是否从从供应商商处采购购单据打印印时按““大类+税率”的的方式分分开单据据，按““货位””的顺序序排列单单据配送中心心请货单单处理工工作流程程客户或门门店的要货计计划生成后，，仓库人人员打印印单据采购员根根据请货货不满足足品种及及时采购购进入保管管员配货货装箱流流程数量不满满足，但有货，，按先后或比例例分摊单据按大大类分开，按货货位顺序序排列（一一式4份）按区域审审核，按按成本价价生成门门店配送送单配送中心心请货单单处理需需要注意意的问题题关于门店店请货时时间的界界定配送自动动开单主主要针对对联网门门店，开开单价格格，按成成本价执执行。生成配送送单时，，按区域域的顺序序生成，，而不是是请货顺顺序，这这样可以以方便车车辆安排排。自动执行行批次，，原则上上按近效效期先出出的原则则开单。。配送单一一式4联，一联联仓库留留存、运运输员拿拿着一式式3联同时到到门店送送货，门门店留存存一联，，一联拿拿回交给给财务，，一联月月底前由由门店给给地区管管理中心心。单据打印印时，同同时打印印出单个个门店的的“配送汇总总单”，用于总总核对门店请货货不能满满足的品品种，根根据配货货周期状状况，决决定是否否从供应应商处采采购，可可以自动动生成““补丁采采购计划划”单据打印印时按““大类+税率”的的方式分分开单据据，按““货位””的顺序序排列单单据新开门店店铺货处处理工作作流程区域经理理+门店经理根据大大中小门店，确确定参考铺货数数量调整品种种、数量量进入保管管员配货货装箱流流程审核生成成门店配送单根据规模模引入铺铺货品种种数量新开门店店铺货需需要注意意的问题题新开门店店铺货前前，需要要与区域域管理中中心的计计划员沟沟通，协协助把管管“初次次铺货数数量”。。门店经经理、区区域计划划员双方方签字后后,铺货表格格传至配配送中心心，整体体铺货开开单。临时补货货，可以以通过““请货单单”执行行如果3个月内商商品卖不不完，及及时与区区域中心心联系，，先内部部调整，，调整不不了，请请求退货货新商品铺铺货处理理工作流流程每个门店店分配铺铺货数量量进入保管管员配货货装箱流流程审核生成成门店配送单首营管理理工作完完毕，微微机内基基础信息息完善确认需要要统一铺铺货的商商品新商品铺铺货需要要注意的的问题业务部新新品铺货货前，需需要与供供应商沟沟通：如如果3个月内商商品卖不不完，需需要让供供应商把把商品从从门店自自己按成成本价买买走，门门店清理理完毕后后，可以以付款。。目的：：尽量减减少物流流费用保管员配配货工作作流程按大类把把单据分分拆，不不同保管管员配各各自的商商品仓库打印印的配送单单保管员把把商品取取到配货货车后，，把商品品送到““复核区区”用剩下的的3联合一的的单据复复核，边边复核边边装箱，，并在单单据上签签字如果库存存数量有有出入，及及时同时时配送冲补单单据单据跟随随（一式3份）封箱，箱箱上标记记门店，，把打包包商品送送到“发发货区””单据拆分分，留下下一联配配货用保管员配配货需要要注意的的问题配送中心心单据开开出后，，及时通通知仓库库，仓库库保管员员打印单单据，一一式4联，一联联仓库留留存、运运输员拿拿着一式式3联同时到到门店送送货，门门店留存存一联，，一联拿拿回交给给财务，，一联给给地区管管理中心心单据打印印时按““大类+税率”的的方式分分开单据据，按““货位””的顺序序排列单单据配货时按按送货路路线的优优先级确确定配货货顺序。。发货员与与复核员员必须是是2个人，复复核员负负责装箱箱装箱完毕毕后，把把商品送送到指定定的发货货区，等等待运输输车辆运运输。单据移交交时，需需要有交交接手续续（单据据传递交交接簿））装车运输输工作流流程从仓库配配车员手手中交接接单据与与商品通知门店店大约什什么时间间收货送达门店店，门店店验收，，确定行走走路线，，装车时时，按送送货到达达“倒序序”门店店装车无错误核对数量量、批号号制作差异异调整单单（一式式2联）有问题接受“门门店退货货捎回””等其他他指令信誉验收收门店，，回头收收取签字字回执，，非信誉誉验收门门店现场场签字根据退回回申请单单，把门门店退回回商品，，带回总总部问题商品品带回配配送中心心，及时时处理差异调整整单作为门店店核查问题依据据信誉验收收门店自自己验收收非信誉门门店现场场验收一联门店店留存、、一联拿回、一一联月末末前由门店传递递到区域域中心装车运输输需要注注意的问问题加盟店的的门店送送货验收收原则上上采用“现场验收收”方式“信誉验收收”的门店先先送，放放下单据据及货物物，直接接送下一一家，原原路返回回的方式式收回签签字后的的送货单单。送货员根根据“门店退回回申请单单”，捎回门门店退回回商品。。送货员捎捎回，可可以循环环使用的的“包装箱”门店复核核验收时时，如果果出现差差异，直直接在“配送汇总总单”的表格内内填写差差异，双双方签字字，门店店留存备备案，送送货员拿拿回总部部处理见单不见见货的单单据传递递流程注注意问题题配送调拨拨单负数数；供应应商直送送门店自自动生成成的调拨拨单；店店店调货货自动生生成的调调出门店店的调拨拨单负数数；店店店调货自自动生成成的调入入门店的的调拨单单；配送调拨拨单负数数—核对“总部部打印的的《门店退货货申请确确认单》”；供应商直直送门店店自动生生成的调调拨单—核对“供应应商的《随货通行行》”；店店调货货自动生生成的调调出门店店的调拨拨单负数数—核对“调出出门店打打印的《门店调货货单》”；店店调货货自动生生成的调调入门店店的调拨拨单—核对“调出出门店打打印的《门店调货货单》”；配送退回回工作流流程销售退回回单传递到到门店送货员商商品捎回回把商品交交给仓库库验收员员打印门店店退回验收单单根据实际际情况验验收，验验收结果果填写到到退回验验收单上上把验收结结果登录录到微机机的“退回验收收单”引入“退回验收收单”，生成“销售退回回单”门店核对对送货员员拿走的的商品。。确认微机机的销售售退回单单生成门店店入库退退回单门店根据据审批的的单据，，打包退退回商品品，准备备让送货货员捎回回配送人员员修改可可退数量量，注明明原因可退业务人员员审核退回申申请单，，确定可退数数量审核通过过不可退审核过的的退回申申请单传传到门店店门店退回回申请单总部要求求门店退退货流程程门店输入入退货申申请单，，摘要写写“总部部要求””总部审核核后的申请单单生成门店店入库退回回单中心送货货员把退退货商品带到到总部总部审核核退货申申请确定实际际退货数量量总部根据据退回申申请单，，进行退退回验收收门店根据据总部审审批的数数量打包包退货总部生成成销售退回回单门店确认认总部的的销售退退回单，，总部要求求退货明细细门店接收收总部通通知柜组检查查退回品品种店长决定定退回品品种数量量门店间调调货总部部工作流流程单据传到到总部调出门店店填写门店间间调货申请单单总部审核核店店调调货申请请单自动生成成调出门门店的销销售退回验验收单、、销售退退回单；调调入门店店的销售售单销售退回回单传递到调调出门店店门店核对对店店调调货单确认微机机的销售售退回单单生成门店店入库退退回单销售单传传递到调入门门店门店核对对店店调调货单确认微机机的销售售单生成门店店入库单单总部生成成供应商入库单单、应付帐款款、门店配货货单供应商把把商品送到门门店门店根据据收货情情况录入入微机形形成“直直调入库库单”可直送门门店下载载可直送送的品种种与供应应商门店直调调入库单单传输到到总部直送门店店供应商商、品种审批批表总部领导导审批首营供应应商资料料、商品品资料传传到总部部，总部部增加基基础资料料同意后具体实施施门店可以以销售供应厂商商直送门门店总部部结算流流程门店配货货单传递到门店店门店核对对供应商商直送单单确认微机机的配送送单不生成门门店入库库单进入总部部正常结结算流程程供应厂商商直送门门店需要要注意的的问题（（一）

总纲为满足各各地区业业务发展展的需要要，提高高公司的的综合竞竞争力，，对各地地急需的的品种，，在确保保商品质质量、保保证不积积压、不不失效的的情况下下，由总总部协助助区域经经历考察察当地1-2家商业公公司直接接供货。。首营供应应商、首首营品种种、初次次经营品品种，由由总部质质量部统统一管理理结算由总总部业务务部统一一结算，，供应商商发票直直接开到到总部。。门店直接接入库，，可以直直接销售售，单据据传输到到总部总部“逆逆向流程程”生成成的直调调配送单单，门店店部在接接收；供供应商入入库单，，增加应应付帐款款门店只能能同意的的品种才才可以厂厂家直送送供应厂商商直送门门店需要要注意的的问题（（二）地区差异异化品种种可以供供应商直直送，主主要包括括：当地地媒体支支持的品品种，区区域销售售终端跟跟进的品品种，地地区临床床用的品品种，厂厂家上促促销的品品种。总部有，，但区域域价格低低的品种种，可以以上报总总部，实实行区域域采购，，每次采采购量以以1月量为限限。非药品（（包括日日化、妆妆、械、、食品、、食健等等），如如果总部部部存在在的商品品，或者者低于总总部的品品种，在在保证质质量的前前提下，，可以采采用供应应商直送送模式。。关于直送送品种的的“付款款方式””，由总总部业务务部确认认，付款款后的滞滞销责任任由门店店经理+计划员共共同承担担付款单执执行时，，需要由由区域计计划员、、区域经经理签字字后，传传递到总总部直送商品品不允许许退货到到总部。。质量责责任由门门店经理理+计划员共共同承担担注意：供供应商发发票的““户头””必须是是“河南南xx连锁股份份有限公公司”增加赠品品帐套库库存供应商赠赠品送达达仓库打印赠品品入库单单（一式2份）保管员一一份、供应商一一份根据供应应商单据据录入微微机，形形成微机机赠品入入库单采购员沟沟通供应应商，确确定赠品品品种、、数量赠品入库库管理流流程采购员通通知管理理人员在在商品信信息上增增加“有赠品标标志”，填写“赠品内容容摘要”为销售开开单时能能自动生生成“赠品配送送提醒单单”做准备减少赠品品帐套库库存仓库保管管员把实实际赠品品配货数数量登记记到“赠品帐套套”内商品信息息标记“有赠品标标志”，填写“赠品内容容摘要”赠品配送送提醒单单：配货数量量、赠品品数量（空））、赠品品摘要等（一一式3份）配送开单单时如果果遇到“有赠品”的品种，，自动生生成“赠品配送送提醒单单”仓库保管管员根据据“赠品配送送提醒单单”上的数量量，判断断赠品数数量，手手工填写写到单据据上赠品配送送管理流流程赠品与单单据送达达门店，，门店验验收核对数量量、批号号信誉验收收门店，，回头收收取签字字回执，，非信誉誉验收门门店现场场签字信誉验收收门店自自己验收收非信誉门门店现场场验收赠品管理理需要注注意的问问题赠品单独独一个帐帐套管理理“进销销存”在正常商商品物流流帐上，，只根据据“有赠品”标志的品品种，自自动生成成“赠品配送送提醒单单”建议供应应商送赠赠品也要要有单据据，可以以是“0”单价入库时，，赠品送送到仓库库，由仓仓库保管管员负责责入库。。赠品入库库单要传传一联单单据到业业务部，，业务部部人员审审核赠品品情况。。出库时，，保管员员根据“赠品配送送提醒单单”，人为确确定赠品品出库的的数量，，并手工工填写到到此单据据上。保管员根根据“赠品配送送提醒单单”上的赠品品出库数数量，在在“赠品帐套套”内录入出出库单，，减库存存。销售发票票与销售售回款管管理提纲销售发票票的管理理流程销售回款款的管理理应收帐款款的管理理………盘点与损损益处理理管理提纲盘点管理理工作损益处理理工作流流程………盘点工作作流程配送中心心人员打打印仓库库盘点表表按批次核核查每个个品种的的批次、、效期、、数量确定盘点点时间，，处理入入库、配配送、等等单据，，单据上上帐财务部审审核在微机上上制作损损益调整整单通过部门经理理按区域域分配给给保管员员差异标注注到盘点点表上打印损益益类单据（一式式2份）盘点表携携带批号号效期，总总分数量量盘点差异异处理流流程根据盘点点表计算算损益数数量财务部网网上审核核单据、、或者手手工在损损益单上上签字为保险起起见此类类品种需需要核查查单据、、其它原原因保管员录录入实际际损益录录入微机机，形成成损益类类单据单据记账账，调整整微机库库存数量量损益类单单据一联财务作作帐，一联仓库库留存打印损益益类单据据盘点工作作需要注注意的问问题每月最后后一天，，处理完完所有本本月业务务，本月月单据全全部上帐帐，否则则容易出出现“时间差”引起的“帐货不符符”盘点前半半天内，，不处理理任何微微机数据据盘点需认认真负责责，有数数量、批批号等差差错应在在盘点表表上清楚楚标明，，如有丢丢失立即即赔偿，，不可过过夜。当天向总总部财务务报盘点点损益表表，要求求财务当当天审核核完毕，，避免阻阻挡月末末结账进进程。损益类单单据必须须上传财财务。月末盘点点表一式式2份，一份份实物盘盘点用，，一份给给财会备备案。低值易耗耗品的盘盘点也要要在月末末进行，，视同““商品””管理，，单独帐帐套价格管理理与分析析提纲新品种销销价定价价管理价格体系系反馈流流程总部统一一调价管管理门店自主主调价管管理价签管理理………新品种销销价定价价工作流流程根据品种种性质，，确定适适用的“差价率”确定零售售价业务部引引进新品品种通知质管管的物价价员登录零零售价格、国家家牌价、、会员价等等信息连锁价格格管理基基本体系系整个连锁锁内部实实行的是是“进价核算算”门店价格格管理权权限原则则上交给给门店自自己，但但是价格格变动信信息需要要抄送“区域管理理中心”门店自己己调价时时，原则则上售价价不可以以低于成成本价，，不可以以高于国国家牌价价总部实行行统一售售价的品品种，不不可以随随意调价价价格反馈馈体系价格反馈馈体系是是保证连连锁公司司售价在在市场上上能否有有竞争力力的重要要手段价格反馈馈任务主主要由门门店执行行—因为门店有自行行调价权权价格反馈馈时，主主要参考考：同行行价格、、医院价价格、诊诊所价格格等总部采购购员如果果知道厂厂家的变变价信息息需要及及时通知知各个门门店，制制定价格格策略。。总部统一一调价工工作流程程通过网络络下发到到各门店店如果需要要，修改改、审核核、调价价总部物价价员根据据市场情情况、国国家政策策各门店参参考审核，根据据总部调调价信息息，决定是否否本店需需要调价微机调价价单记账账需要打印价签签，更换换原价签签微机调价价单传数数到区域管管理中心心微机制作作调价单单门店自主主调价管管理流程程门店参考考同行价价格、医医院价格格、诊所所价格等等，确定定新售价价门店自己己调价时时，原则则上售价价不可以以低于成成本价，，不可以以高于国国家牌价价总部实行行统一售售价的品品种，不不可以随随意调价价微机制作作调价单单，打印印“价签”,更换价签签门店调价价建议在在门店关关业后统统一进行行。调价单信信息传递递到区域域管理中中心价格管理理地区应统统一制定定批量价价、零售售价、拆拆零价。。店中如遇遇批发客客户买货货数量特特别大的的情况可可做价格格变动。。总部指令令性价格格、限定定价格不不允许门门店有任任何形式式改动。。价签管理理价签上需需要包含含：零售售价、会会员价价签上必必须加盖盖“物价员”印章。货品销售售断货后后，原价价签必须须从柜台台撤除。。价签由由门店微微机员统统一管理理。柜组组没货时时把价签签交回门门店微机机员处。。门店与总总部信息息沟通管管理提纲总部信息息分发门店信息息反馈流流程门店新品品种采购购需求管管理配送中心心中药饮饮片管理理提纲中药饮片片的分装装管理中药饮片片的其他他管理中药饮片片的分装装管理分装前的的商品与与分装后后的商品品必须是是2个商品编编码中药饮片片分装前前，需要要在微机机上制作作“仓库调拨拨单”，表示把把商品从从总仓拿拿到了分分装车间间中药饮片片分装完完毕后，，需要在在微机上上制作“商品组合合单”，考虑人人工、成成本、损损耗等问问题小包装内内需要添添加“标签”，标注分分装日期期管理部门门月末核核算“分装成本本”与采购成成本之间间的差异异，如果果不成正正比，以以后采购购杜绝此此品种的的大包装装采购中药饮片片的其他他管理中药饮片片的“基本单位位”按“门店划价价”的最小单单位执行行，价格格体系也也按此执执行。中药饮片片的采购购单位，，不要经经常更换换，否则则商品编编码工作作量加大大，同时时也增加加了门店店的请货货、划价价难度。。现金流管管理整体体流程提纲门店收款款后的存存款管理理区域中心心的对帐帐管理集团总部部的银行行对帐管管理现金流管管理的整整体框架架xx连锁连锁锁股份有有限公司司启用的的“3级架构、、2级管理”的模式，，所以门门店每天天的销售售收入直直接汇总总到“区域管理理中心”，再由“区域管理理中心”统一划转转到集团团总部。。每个区域域中心指指定一个个银行，，门店存存款后自自动划转转到统一一帐户。。门店收款款后的存存款工作作流程微机员核核对“帐款”存款时按按“半天”情况填写写“银行进帐帐单”收款员收收款、日日结等存款员按按“半天”分开录入入“存款金额额”收款员微微机制作收款清清单门店存款款需要注注意的问问题门店每天天下午2点收款员员交接班班收款员接接班后，，收款晚晚班结束束后，执执行日结结，表示示一天的的工作完完成，每每个收款款员微机机打印“收款清单单”，后台微微机员打打印“日结收款款清单”，核对各各收款员员的“清单、现现金”，准确无无误后，，锁进保保险柜。。收款员第第二天上上班收款款，下午午2点时，每每个收款款员微机机打印当当天上午午的“收款清单单”，后台微微机员核核对微机机，核对对各收款款员的“清单、现现金”，准确无无误后，，由专人人把“现金”存入指定定银行。。存款前前，在微微机上填填写“存款金额额明细”填写“银行存款款单”时，需要要分“2个日期”填写，每每个日期期的“数额”与每个半半天的“现金”一致。方方便“区域中心心”的“银行对帐帐、收款款对帐”。区域管理理中心银银行对帐帐的工作作流程微机自动动对帐”制作“余额调节节表”电子版银银行对帐单单物流系统统形成的各门店店存款金额明明细导入到财财务软件件系统区域管理理中心银银行对帐帐需要注注意的问问题月底从银银行拿到到“电子版银银行对帐帐单”，如果拿拿不到电电子版的的，手工工录入微微机。门店通过过“物流系统统”，把每天天的门店店“存款金额额明细”传到区域域管理中中心。形形成“银行与企企业对帐帐”的“我方明细细”。“我方明细细”导入到财财务软件件的“银行对帐帐系统”中，自动动对帐。。核查后后，有差差异查明明原因，，制作未未达帐项项的“余额调节节表”区域管理理中心核核对“每个门店店的现金金收入+医保收入入等”，与微机机上的每每个门店店的日结结数据是是否相符符。配送中心心业务财财务接口口管理提纲采购管理理财务接接口配送管理理财务接接口月末结账账财务接接口配送中心心月末结结账管理理提纲配送中心心月末业业务结账账前需要要做的准准备工作作配送中心心月末财财务结账账前需要要做的准准备工作作配送中心心月末业业务结账账前需要要做的准准备工作作业务结账账暂定于于每月的的月末最最后1天，由专专门人员员负责执执行业务结账账前，本本月的所所有业务务必须处处理完毕毕，单据据全部上上帐。月末盘点点建议在在每月的的25日左右进进行，损损益可以以进入本本月业务结账账前，需需要提前前通知各各操作人人员退出出操作，，或者由由信息中中心人员员强制断断开。会员管理理提纲会员的新新增流程程会员价格格的管理理会员分析析会员管理理的工作作流程顾客持卡卡消费，，微机单单据记录录会员信信息门店每天天从区域域中心下下载会员员信息门店根据据《细则》发放会员员卡给顾顾客区域中心心负责会会员的所有有分析下载时按按总部的的“总消费金金额”更新本地地消费金金额本地微机机可以看到区域域内所有有消费的汇汇总积分分每天会员员消费明细传传输到区域中中心会员的门门店消费费自动汇汇总到一一起，形形成总消消费、积积分会员管理理需要注注意的问问题会员由门门店增加加，会员员信息需需要登记记的内容容参考《会员管理理细则》会员只在在同城内内门店可可以“通用”，异城不不可以使使用门店会员员的消费费信息每每天随进进销存数数据传输输到“区域管理理中心”门店微机机员每天天下载“区域管理理中心”的会员信信息会员价格格及会员员分析由由区域管管理中心心人员负负责会员返赠赠支付由由总部统统一制定定政策，，各区域域中心分分区域进进行会员的返返赠支付付需要到到“会员申办办地”办理会员管理理分析一一般涉及及的方面面会员的时时间区间间内的消消费明细细每个会员员的时间间区间内内的按品品种汇总总的消费费明细每个会员员的时间间区间内内的消费费总金额额、积分分总额每个会员员的时间间区间内内的按商商品大类类汇总的的消费明明细每个会员员的时间间区间内内的按商商品的属属性（功功能主治治）汇总总的消费费明细每个会员员的时间间区间内内的返还还明细。。特殊会员员的信息息提醒表表：例如如差多少少可以领领什么。。。数据传输输管理提纲总部商品品信息的的下发门店数据据的上传传区域中心心的数据据上传总部基础础信息下下发需要要注意的的问题商品信息息上传—门店可以以整体下下载，更更新每个个门店的的相关信信息。商商品信息息中保存存“建档时间间、修改改时间”，既可以以满足商商品信息息的增量量传输，，也可以以输出每每月的新新增品种种个数。。总部库存存信息的的上传，，用于门门店可以以看到总总部的可可销库存存、批次次库存总部调价价信息的的上传，，各门店店下载，，用于统统一调价价总部的配配送信息息上传，，各门店店下载，，用于各各门店入入库核对对门店增加加会员信信息时别别忘记填填写“建档时间间”，以便将将来的增增量传输输。增量传输输时间以以30天为准门店数据据上传需需要注意意的问题题总部所在在区域门门店的“进销调存存及调价价”信息，直直接传输输到总部部其它地市市所在区区域门店店的“进销调存存及调价价”信息，传传输到各各区域管管理中心心门店每天天日结后后，由微微机员负负责把规规定数据据传输到到相应位位置，当当天工作作当天完完成，不不得过夜夜。区域中心心的数据据上传需需要注意意的问题题区域中心心的数据据包含其其管辖区区域的“入库、销销售、库库存、损损益”数据区域中心心数据上上传时，，需要检检查前一一天辖区区内所有有门店的的进销调调存及调调价等数数据是否否已经传传到本区区域中心心，如果果有一个个门店没没有传来来，就不不能向总总部传数数据，因因为传数数时，上上传的是是“汇总数据据”总部采购购考核分分析提纲计划的订订单采购购率---分析每个个采购员员负责的的商品的的采购计计划是否否完成采购订单单的供应应商供货货率--分析每个个供应商商的采购购订单是是否完成成月内采购购价格低低于上次次采购价价格的品品种个数数及金额额—分析采购员员业绩月内采购购价格高高于上次次采购价价格的品品种个数数及金额额—分析采购员员能力订单的供供应商供供货率--分析每个个供应商商的采购购订单是是否完成成供应商的的供货周周期分析析—每个供应商商上有““最长送送货时间间”，用用于考核核供应商商的送货货周期当月内新新增品种种的个数数月内门店店请货计计划的满满足率（（按个数数计算））—考核配送的的库存结结构………总部管理理分析提纲商品级进进、销、、调、存存、成本本、毛利利等汇总总分析商品类别别级进、、销、调调、存、、成本、、毛利等等汇总分分析商品属性性级进、、销、调调、存、、成本、、毛利等等汇总分分析滞销商品品分析与与管理—库龄、金额额、责任任人等近效期商商品分析析与管理理—库龄、金额额、责任任人等各种排序序分析、、贡献率率分析等等库存结构构分析与与管理按类分析析库存品品种个数数及金额额………滞销商品品分析与与管理流流程打印销存存比例小，3月以前进进的货品种种（滞销销）无疑问的的不处理理采购部及及配送部审核核微机员每月定期期数据分分析确定需要要退货的品种进入“购进退退出”流程滞销商品品处理流流程需要要注意的的问题滞销与否否主要考考虑“销销存比例例”，3个月没卖卖的必须须处理，，“销售售小、库库存大””的审查查处理微机员每每月打印印门店库库存大或或滞销品品种目录录，交与与业务部部，会同同其他部部门讨论论业务部确确定退货货计划低值易耗耗品的微微机化