车辆管理制度

车辆管理制度第16页共16页车辆管理制度文件号：DLGBS-04D阅读范围：全体员工行文单位：集团办公室编制：审核：批准：第1页共16页日期：日期：日期：生效日期：1.目的1.1方便工作，提高效率，降低成本，激励员工。1.2合理安排和使用公司车辆，保障公司领导用车、各部门重要和紧急公务用车需要，使车辆的保养、维护、修理、费用处理规范化。2.适用范围公司车辆、私车公用车辆和租用车辆。3.职责3.1集团办公室（以下简称办公室）负责公司车辆、专兼职驾驶员进行统一管理。管理范围包括车辆调度、加油卡管理、维修保养、事故处理、违章处理安排、保险办理、养路费办理、年检、建档，有关费用、补贴、处罚的登记统计，车辆台帐的建立。3．2项目部代理负责正在使用途中工程车和货车的日常调度、安全、车辆卫生和突发情况处理。3.3财务部负责车辆维修、洗车指定地点费用的复核和支付，负责加油卡及ETC卡充值。3.4车辆主管负责日常派车和常规费用的审批。3.5总裁负责车辆使用的监督和车辆维修等非常规费用的审批，负责车辆购买的审批、私车公用、长期租车、车辆外借的审批。4.用车申请与审批4.1集团设各种公共用车，由办公室统一调度。4.2因公外出的用车部门，须提前填写《派车申请单》（详见附表一），在当天早会后10分钟内（突发情况除外）由办公室统一调度；抢救用车，或晚上突需用车，可先电话报车辆主管同意，事后补办《派车申请单》。4.3用车人员办完事后应及时返回公司；短途因洽谈公事需要很长时间的，应与公司联系，由公司根据当日车辆需求情况决定车辆的去留。4.4公司所有车辆原则上不外借，确因工作原因需外借车辆，须由总裁批准，办公室办理外借交接手续，填写《借用车申请表》（详见附表二）。借车不借驾驶员的，交车时，必须教会借车人如何填写《车辆行驶记录》（详见附表三）。4.5集团领导私事、员工结婚、直系亲属抢救等有偿借用，可在保证公务用车的前提下借用公司车辆，借车需填写《借用车申请表》，经总裁批准后方可借用。4.6派车的审批流程a.公务派车审批流程：集团领导用车——填写派车申请单——车辆主管派车；乘用车——部门申请——车辆主管审批调度；工程车或货车——班组（队）申请——部门审核——车辆主管审批调度——到工地后日常派车由项目负责人负责——启程返回公司时项目经理须报告车辆主管车辆启程时间和驾驶员情况，以便车辆主管进行后续用车安排和行车安全管理；b.私车公用审批流程：部门或个人申请——总裁审批；c.公车私用、公车外借审批流程：部门申请——总裁审批。4.7所有派借车单据保存期限为三年。5.派车原则5.1为了节约成本、提高车辆运力及办事效率，车辆调度按先重后轻、先急后缓、用车人级别高低、申请顺序等原则予以安排，如当天多个部门需到同一方向，可采用一车办多事的原则，调配同一车辆前往。5.2下列情形可提出派车申请：a.上级领导视察工作接送；b.；c.采购较多物资；d.工程或服务所需近距离（单程在200公里以内）运送大量设备、工具、配件；e.财务部外出取款、兑换外币；f.中介外联等业务；g.公司集体活动；h.多人去同一目的地出差；k.其它必须用车的情形。6.车辆事务管理6.1车辆主管根据《派车申请单》每天及时在《车辆使用登记表》（详见附表四）中做好出车明细记录，以便核对车辆行驶记录和方便领导检查。车辆主管每次接收车辆钥匙时须检查车辆有无刮擦损伤，如有尚不需立即修理的小损伤，要记录在《车辆刮擦登记、责任分担表》（详见附件五）中，并请责任人确认，作为日后维修费用分摊的依据。6.2每辆车设立车辆行驶记录，存放在车辆上，由驾驶员记录车辆日常运行、维保、油卡余量、随车物品变化等信息，商务车由车队队长每周抽查核实，项目工地用车由项目经理或项目经理指定人员抽查核实，在表格右侧空白处签字，每月1号（节假日顺延）由驾驶员交到车辆主管处（项目用车可拍照或扫描发电子版），车辆主管进行核对统计，制作《驾驶员月度出车里程补贴表》（详见附表六）报批后交财务核发里程补贴。对车辆行驶记录不全者，每次罚款20元。6.3维修保养厂家、配件供应单位、车辆加油单位、保险公司实行定点制。其中维修保养厂家、配件供应单位由车辆主管及车队队长负责推荐、衔接，车辆主管组织财务和总裁一起考察确定定点单位，签订合作协议，约定严惩价格欺诈和弄虚作假；车辆加油单位、保险公司采用现行单位，若需更换单位，由办公室和财务部共同考察，提供方案报总裁批准。6.4车辆主管应将每辆车设立一个档案。由车队队长在《车辆基本信息单》（详见附表七）上记录车辆原始基本信息、常规属性后入档，车辆较大维修记录、车辆台帐等信息资料均需入档。6.5公司设立《车辆台帐》（详见附表八），车辆主管每月据此信息安排到期车辆提前半月以上开始年检。公费车辆违章处理、年检、购买保险须事先填写《消除违章、年检及购买保险审批单》（详见附表九）经批准后方可进行，由车辆主管统筹安排办理，由车队队长及驾驶员协助配合。办理后的车辆证照、保险合同、验车证明等相关资料的复印件交于财务部报销，原件（除员工驾照及随车证件外）由车辆主管入档保管。6.6保险：新车和出车频率较高的好车一般应购买交强险、车损险、第三者责任险（50万元）及不计免赔特约险，一般价值低，且出车频率不高的较旧车辆不宜购买车损险。每辆车设置《保险理赔、当事人赔偿情况表》（详见附表十）进行登记，供报案时查阅。6.7新购车辆，须事先填写《公务用车购置审批单》（详见附表十一）经批准后方可购买，购车审批流程：部门申请——总裁审批；新车由车队队长及车辆主管共同办理上牌、保险等相关事宜。7.车辆费用管控7.1集团领导、各部门、各分子公司公务用车所发生正常费用由公司负担。7.2私车公用的，公司负责工作日的油费、路桥费、停车洗车费，个人负责保险、保养、维修等费用，公司给予适当的补贴，不再报销其它有关车辆的费用；公车私用时除车辆产生的过路费、停车费员工自付之外，不同类型的车辆以实际里程数参照私车公用的补贴标准缴纳油费及车辆损耗费。车辆借用员工以实际里程数自行向财务部缴纳，或申请从当月工资中扣除。私车公用和公车私用补贴标准见下表：私车公用公车私用车辆现时价值（万元）补贴（元/公里）排量平均油耗（元/公里）1～50.2～0.451.60.755～80.45～0.51.8T2.00.98～120.5～0.682.41.112～180.68～0.762.81.218～250.76～0.853.01.325～350.85～1.553.0T3.51.535～451.75～2.04.0-4.21.745～552.0～2.354.71.955～652.35～2.7565～752.75～3.375～853.3～3.8585～953.85～4.495～1054.4～5.0105-1155.0-5.65115-1255.65-6.357.3每月车辆主管负责统计各分子公司所用车辆行驶公里数、出车次数、油料消耗、保养费用、过路过桥费用等，其中费用经总裁审批后交财务部核算分摊入账。8.车辆用油管理8.1出纳负责车辆加油卡及ETC卡的开户和充值，车辆主管负责车辆加油卡的管理；加油卡应按车牌号与油卡号进行备案登记，每月进行统计、核对。8.2车辆有条件用加油卡的必须用卡加油，实行一车一卡制，且把油卡绑定车牌号码，定点中国石化作为加油点，加油卡统一跟随相应车辆放置。8.3驾驶员驾驶车辆，每次在加油时必须查询油卡余额，并当即记录在车辆行驶记录上，如果油卡余额不足200元，应立即通知财务部出纳充值，油卡充值后，驾驶员要到加油站服务台圈存刷新油卡后才能加油。8.4由车辆主管设立现金加油管理台帐，驾驶员如遇特殊情况需现金加油，必须提前报车辆主管登记，回公司时由车辆主管估核加油量是否属实，并在油票背面签字证明。8.5禁止车辆间相互交换加油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油，严禁挪用油卡用于公司车辆以外的其它车辆，一旦发现按加油金额处以十倍罚款，并开除。8.6车辆不使用时，每台车的车钥匙、行驶证、油卡和《车辆行驶记录》本应打包统一放置车辆主管处。驾驶员接车时应向车辆主管索要车钥匙、行驶证、油卡和《车辆行驶记录》本并负责保管，出车前对车辆状况进行检查，若发现异常，应立即报告车辆主管处理，若有车辆外观（外伤、车胎、玻璃、灯光等）、制动、转向等能发现的问题没发现或没报告，则由自己承担责任。行驶证、油卡、车钥匙若遗失，驾驶员及车辆主管应第一时间采取相关措施避免损失；由于行驶证、油卡、车钥匙遗失造成的所有损失由责任人承担。8.7车辆主管应每月抽查车辆油耗是否正常——每月10号前，由车辆主管根据每车的里程数和实际油耗情况计算每台车辆的油耗是否在合理范围，对不合理的，应打印对应加油卡的加油明细清单进行核对，如有异常情况书面报告行总裁处理。9.车辆维修与保养9.1公司实行“定人定车定点”的保养原则，由车辆主管设立保养台帐，以便及时提醒每台车辆的保养工作。每个专职司机负责若干台车，专职司机不够时由公司指定人员负责。车辆维修保养要事先填写《车辆维修保养审批单》（详见附表十二）经批准后方可进行。9.2车辆的日常维护保养由驾驶员（含兼职驾驶员）全权负责，内容包括：做好车辆出、收车检查，保持车内外清洁，装货前做好必要防护工作，否则损害车辆由驾驶员赔偿。行驶中注意车辆是否有异常声响；经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换；每月由车队队长（在项目上使用的车辆由项目经理）统一安排对发动机舱检查清理，确保发动机系统清洁正常；在长沙洗车需在公司指定场所。每台车每月原则上洗车不超过四次。9.3车辆日常补胎、小零件更换、维修须到公司指定的维修点进行；在项目上使用的车辆可就地解决，但须事先报告车辆主管，并现场拍照发给车辆主管核实。9.4出车途中发生故障，驾驶员应及时向车辆主管(在项目上使用的车还须向项目负责人报告)或总裁报告，说明车辆故障原因以及车辆所在位置，由上级决定维修方案，行车驾驶员不可擅自主张私自维修，否则其费用由驾驶员本人承担，公司可不予报销。9.5出保车辆常规保养(如换“三格”、换机油、打黄油等)原则上由公司购件去定点维修点进行。9.6车辆每行驶到5000公里，驾驶员须报告队长，由队长申请保养。如：换机油、三格、四轮保养、更换轮胎，以保证车辆的使用寿命和行车安全。10.失窃、损坏损伤和违规处理规定10.1如当事人因不慎（如没有停在专业停车场或将车钥匙忘在车上等）导致车辆丢失，除保险公司赔偿部分外，如是执行公务时发生的，应由使用（驾驶）人填写资产报废单，经部门负责人证明并上报，经济损失的50%由使用（驾驶）责任人负担，可逐月从工资中扣还。遗失车辆找回后，责任人按照50%的比率负担实际支出费用。损失很大时由公司决定余额的赔偿办法。如是私用时发生，费用全部由使用（驾驶）人负担。10.2公务用车时，因驾车不慎、交通意外事故造成人身或车辆损害的，必须及时跟车辆主管备案登记，其损失在扣除保险赔偿金后，以维修车辆费用为准计算，经济损失1000元（含）以下部分，由事故责任人承担30%，1000元以上部分由事故责任人承担10%；只是造成刮擦不需及时修理的，先在《车辆刮擦登记、责任分担表》上登记确认，可以后一起维修，维修费分摊到各责任人；造成重大事故的，公司研究决定处理方案。10.3因驾驶员驾驶不当或保养保管不当，造成车辆损坏或机件故障的，必须及时报告车辆主管备案登记，其维修所产生的相应费用由责任人全部承担，损失很大时由公司研究决定处理方案。10.4本着最大程度降低损失与及时处理的原则，发生事故所产生的费用应先行由驾驶员垫支，不足部分经总裁批准由驾驶员在公司借支；事故处理完毕后由车辆主管做出事件记录整理并提出处理方案上报总裁审批；事故应由驾驶员承担损失的部分，扣除驾驶员垫支，多退少补，应补的部分，公司财务部应及时负责回收，如金额较大，当事驾驶员可提出分期还款计划，报总裁审批。10.5各种车辆的违章罚款、扣分由车辆主管负责组织每周查询，在《车辆使用登记表》上登记，由当次驾驶员负责在次月处理完毕（驾驶员在途中擅自交由他人驾驶的亦由驾驶员负责），费用自理50%，否则，将由公司安排处理，所产生的有关费用自理部分按1.5倍由当次驾驶员负担，费用在工资中扣除；系公司客人借车自驾产生的违章，由车队队长负责处理，处理费用由公司负担。11.私车公用管理11.1申请、审批流程a.需私车公用的车辆所有人须填写《私车公用申请表》（详见附表十三）向公司申请，经车辆主管与车辆所有人协商同意车辆现时价值后报批。b.私车公用的审批流程：部门(或个人)申请——总裁审批。11.2对车辆的要求a.私车公用汽车必须是各种手续完备、已交纳车辆保险等相关费用，安全性能良好，能确保安全行车的车辆。b.纳入私车公用的车辆参照公司公车进行管理，如果不能服从公司安排，公司将终止私车公用。11.3补贴结算a.私车长期公用的，按周（周一到周五）结算，一月一兑现；单次公用的按次结算。b.出车前：私车公用的车辆，车辆主管或车队队长、用车人须对车辆进行安全状况和里程数查验，在《私车公用补贴审批单》（详见附表十四）做好记录，填好起始里程数、出车时间、目的地等。c.用完车后：单次公用的私车，用完后驾驶员应第一时间到车辆主管处报到，车辆主管应和用车人一起查看里程数，在《私车公用补贴审批单》记录里程数，用车人、车辆所有人签字认可；长期公用的私车，每周周末车辆停止公用后，必须照此方法确认里程数。因特殊情况办完公事后不能回公司的，必须将里程数报给车辆主管，车辆主管依据记录计算里程数，以便结算。如私车公用期间，车辆用于私用未事先申报以及停止公用后未及时上报车辆主管，一经发现，取消本次私车公用全部补贴，追缴费用，赔偿损失，并予以处罚。d.私车公用的车辆所有人凭《私车公用补贴审批单》按照补贴标准计算，以金额相同的油费发票或车辆通行费、泊车费等其它发票，在出车回来后及时报销车辆私车公用费用。12.租车12.1租车审批流程：部门申请——总裁审批。（详见附表十五）12.2为避免纠纷，租车必须签订租车协议（协议须使用公司模板），明确双方的责任和权利。租车协议需经总裁批准方可签字盖章。12.3租用车辆的日常管理参照公司车辆进行。12.4租用车辆使用完毕及时退车，以免浪费租金，若造成浪费，由责任人承担。13.费用报销注意事项及审批流程13.1路桥费用报销：用车申请人必须附派车申请单，路桥发票地点和到达目的地方向必须一致。13.2维修费用报销：a.特殊情况下的维修费用报销：报销时须书面报告原因以及维修情况，且需知情领导签字证明，并出据正式发票（在项目上使用的车须经项目经理签字证明）；b.所有在维修(保养)过程中更换的零部件，必须由经手驾驶员拿回公司办理报废手续（由车队队长或车辆主管验实证明），实在不便带回的，要当即拍照片发给车辆主管验证，否则可视为未更换零部件。13.3油料费用报销:车辆须到公司指定油站凭加油卡加油，由财务部出纳负责为加油卡缴费充值，由出纳申请报销。13.4车辆年审、保险以及交通费用报销：车辆保险由车辆主管负责办理购买和报销手续，驾驶员不可擅自为公司车辆购买保险。13.5车辆正常日常保养费用报销流程：分管人提出书面申请——车辆主管审批并登记——财务报销。13.6路桥、油料、年审、保险和交通费报销流程：经手人申请——车辆主管审批并登记——财务报销。13.7驾驶员自加油票报销流程：驾驶员申请——车辆主管签字证明——总裁审批——财务报销。13.8车辆故障、事故损伤维修费用报销审批流程：驾驶员申请——队长初审（在项目上使用的车还须先由项目经理签字证明）——车辆主管登记并审核——总裁审批——财务报销。13.9私车公用补贴审批流程车主申请——车辆主管核对签字——总裁审批——财务付款。14．驾驶员（含专驾、兼驾、自驾）管理14.1专职驾驶员和在公司已经备案的兼职驾驶员接到出车指令应立即出车，对于拒绝出车的，公司将给予辞退。14.2在没人陪护的情况下驾驶员可以拒绝疲劳驾车上高速公路和长途行车，即必要时，上高速公路和长途驾车须安排人陪同。14.3驾驶员出车回司，应立即把车辆钥匙、油卡、行驶证交到车辆主管处，不准驾驶员间私自换车钥匙、油卡、行驶证或擅自将车钥匙等交予他人。14.4驾驶员应注意保持良好的个人形象，衣装整洁得体，对乘车人员要热情、注重礼仪礼貌、说话文明，不得传播乘车人讲话的内容，上下车要主动给客人和领导开关车门、取行李等，行车途中，客人没问不可主动与客人攀谈，客人谈话时不可随意插话，如有客人将根据情节轻重给予50至200元处罚。14.5与领导同行时，如领导有违反相关交通行驶规定的要求，驾驶员先应做好相应的解释说明，若解释后领导仍坚持，驾驶员应保证安全的前提下服从领导的指挥，但由此导致的交通违章，由随车领导负责，到目的地时要求该领导在司机日志上签字认可。14.6严禁驾驶员疲劳驾驶。如果驾驶员已达到国家相关条例法规对疲劳驾驶的界定，其本人须休息好后方可继续开车，如同车领导要求必须持续开车的，要当即请该领导在司机日志上签字认可。若由此发生交通事故由随车领导负责。14.7严禁公车私用。凡未经批准，。14.8出车要填好日志，并请主要用车人签字确认(领导自驾的除外)；节约用油，如有发现虚报、燃油外加现象，处以十倍罚款，并开除。14.9驾驶员必须持有效证件及带齐行车所必备的有效证件后方可驾驶车辆。因无证驾驶所产生的一切后果,均由驾驶员本人承担。14.10驾驶员须配带好手机，保持与公司的正常联络。14.11出车前(特别是出长途)，驾驶员须对车辆的“三油”、制动系统、制动转向、灯光、轮胎、气压、冷却水、喇叭、随车工具等物件进行详细检查，否则驾驶员要对由此引发的不良后果负责。14.12驾驶员应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的胎压、灯光，及时补充雨刮器清洗液。每天适时清洁车辆，以保持车辆的卫生（包括车内、车外和引擎）。14.13去洗车场洗车时，严禁将车钥匙交给洗车人，也不可让其移车，以免车钥匙被复制，或移动车时发生事故。14.14非专职驾驶员必须是驾龄满一年且驾驶技术经车队长考试鉴定通过，在办公室备案后才允许开车，不符合要求的驾驶员擅自驾车发生的事故造成的一切后果全部由驾驶员（当事人）承担。驾龄未满一年，未经车队长考试通过，未在办公室备案的非专职驾驶员在征得项目负责人及以上领导同意后开车的，由领导负责，驾驶人可要求该领导在驾驶员日志上签字认可。14.15下班时驾驶员应将车辆停放在公司前坪，车头朝办公室，有序摆放，每日由车队队长及车辆主管共同监督落实。前坪没车位时，应停放在坪前公路的停车位内，坪前公路也没位置时应停放在安全、适当、合法位置。车辆不准在外过夜，特殊情况需报车辆主管批准，出差在外的，要停放在合法、安全的停车处。贵重物品不得存放在车上，否则，若发生失窃，所造成的损失由驾驶员或责任人完全负责。14.16驾驶员若因晚上加班或出长途回来时间可能超过晚上10点，应提前向车辆主管请示，经批准后方可不停放在公司指定位置，但驾驶员需妥善停放。14.17驾驶员应妥善保管好随车工具和各种证件，对所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，如有丢失由驾驶员照价赔偿和补办。14.18当发生交通事故时，在事故现场，驾驶员应做到：a.第一时间与公司车队队长及车辆主管联系，接受公司的相关指示；b.如发生人身伤害，应迅速拨打120或将伤者送至最近的医院进行治疗；c.必须记录对方车辆的车牌号；d.尽量记录对方驾驶员的详细情况（姓名、电话、工作单位、住址、身份证号等）及车主姓名、电话，同时最好能给对方驾驶员照相或摄像；e.牢记对方车辆损坏的部位与程度，用手机或照相机拍摄现场的前后远近事故场地的照片；f.尽量记录事故现场目击者的姓名和联系电话等资料；g.对模糊不清或把握不大的问题，不得随意回答交通警察的询问。14.19专职驾驶员在上班时间内必须在办公室待命，确需离开办公室，须将去向和所需时间告知车辆主管和行政部考勤员，登记后方可离开。对于工作勤奋，遵守制度，表现突出，安全行车，未有违章记录，未出交通事故的专职驾驶员，每季度给予400元安全奖，项目工地上兼职驾驶员的安全奖=400元×（驾车里程数÷专职驾驶员平均里程数）。14.21专职驾驶员里程补助标准：0.1元/公里；工程车辆驾驶员里程补助标准：0.1元/公里或10元/天，就高不就低。虚报里程者，处以十倍罚款。15.罚则15.1车辆有关工作未严格按本制度执行的，视情况每次罚责任人100-500元，擅自执行走样的，每次罚责任人50-200元，造成损失或不良影响的另外严肃处理。但本制度中有具体罚款金额规定的从其规定。15.2罚款或赔偿每月在工资中扣除，如当月工资不够生活所需的，可分月扣。16.附件附表一：《派车申请单》附表二：《借用车申请表》附表三：《车辆行驶记录》附表四：《车辆使用登记表》附表五：《车辆刮擦登记、责任分担表》附表六：《驾驶员月度出车里程补贴表》附表七：《车辆基本信息单》附表八：《车辆台帐》附表九：《消除违章、年检及购买保险审批单》附表十：《保险理赔、当事人赔偿情况表》附表十一：《公务用车购置审批单》附表十二：《车辆维修保养审批单》附表十三：《私车公用申请表》附表十四：《私车公用补贴审批单》附表十五：《租车申请表》以上附表在车辆主管处领取，或在公司QQ群内下载自行打印。附表一派车申请单申请部门申请人事由有无随行人员人员去向（请详细填写）计划用车时间年月日时分-年月日时分部门意见车辆主管审批以下由车辆主管填写派出车辆驾驶员实际用车时间年月日时分至年月日时分本次里程数备注（油卡是否完好）附表二借用车申请表部门借用人借用车辆用车原因用车时间年月日时分-年月日时分行驶前公里数借用损耗费用总裁审批返还时公里数备注（油卡是否归还、有无违章信息、车辆有无异常等等）

附表三车牌号：车辆行驶记录日期驾驶人起时起点起里程终点终时终里程本次行程公里数是否维修保养随车物件问题油卡余额用车人签字车物件名单车辆性能异常情况记录记录人签名：月日时分注：本记录由驾驶员填写，并要求用车人当场签名确定（集团领导自驾车时不需确认），如无法当场确认，用车后驾驶员应及时找派车人代签。每次收车后，由办公室车辆主管检查签字，并做好台账记录。项目工地用车由项目经理（项目负责人）或项目经理指定人员代为车辆主管，每天检查并签字，待项目结束后，交车时一并交办公室车辆主管检查，并核算补贴款项。对车辆行驶记录不全者罚款10元/次。附表四车辆使用登记表日期公用/私用用车部门申请人乘车人派出车辆去向详细事由起时起里程终时终里程违章记录驾驶员里程数附表五车辆刮擦登记、责任分担表检查日期驾驶员车牌号码车损、划伤刮痕描述出差路线处理结果当事人赔偿金额当事人签字车辆主管