大型推广会议详细工作指引

推广会议详细工作指引会议主席和讲者选择大会主席及讲者一、主席、讲讲者人选选原则：：主席人选的的举办地地原则：：一般区区域会议议应从当当地请主主席。以以下情况况可选择择异地主主席对当地有特特殊影响响力的异异地专家家，可考考虑做主主席或联联合主席席；当地专家无无法或难以选择择出公认认的学科科带头人人，或专专家矛盾盾难以协协调；中华医学会会等全国国专科学学术年会会之卫星星会；公司组织的的全国目目标医生生会议；；公司组织的的国外会会议或国国外参会会；主席、讲者者匹配原原则：主席在学术术地位、资资历、影影响力等等方面要要略高于于讲者；；主席与讲者者性格特特点、人人际关系系良好，无无不良合合作记录录；主席与讲者者的学术术观点、派派别、研研究方向向无明显显冲突；；确认两者的的配合可可以平衡衡当地各专专家，切切忌褒贬贬；主席、讲者者在位原原则：优先邀请现现任专家家做主席席或讲者；；仍有现实影影响力的的专家如如：院士士，可作作为掌控控局面的的备选；；主席、讲者者与产品品关联度度原则：：选择与产品品治疗领领域相关关度高的的专家做做主席和和讲者；；主席、讲者者与会议议性质、重重要性、学学术性原原则：主席、讲者者人选与会者来源源与会者层次次会议重要性性会议学术性性学科全国顶顶尖专家家来自全国或或大城市市含全国专家家产品最重要要的会议议之一较强的学术术性或新新观点学科全国顶顶尖专家家或学科科直辖市市级专家家或学科科省级顶顶尖专家家来自省会城城市含省级专家家产品最重要要的会议议之一较强的学术术性或新新观点学科全国顶顶尖专家家或学科科直辖市市级专家家或学科科省级顶顶尖专家家或学科科本市级级顶尖专专家来自二级城城市含本市专家家产品重要的的会议之之一较强的学术术性或新新观点6、讲者本本地、外外地原则则：在邀请两名名以上讲讲者时，尽尽量安排排一个本本地讲者者、一个个外地讲讲者，以以增强会会议的交交流气氛氛。并遵遵循以上上金字塔塔结构。二、主席、讲讲者人选选信息渠渠道：公司产品专专家资料料库；本人或通过过当地市市场、销销售的同同事向拟拟参会的的医生了了解；参考同专业业其他产产品会议议，及专专业会议议和杂志志；主席、讲者者身份取得主席、讲讲者的最最新有效效名片，以以名片信信息为准准比较可可靠，必必要时可可与本人人确认。主席、讲者者沟通与主席、讲讲者正式式沟通前前，应首首先复习习一下公公司产品品专家资资料库中中的相关关专家资资料。对对不熟悉悉的专家家尤其如如此，最最好同时时和熟悉悉该专家家的同事事或他人人详细了了解清楚楚。了解解专家是是否是少少数民族族或外宾宾，其相相关风俗俗或饮食食的特殊要要求及翻翻译配备备；对于于外籍专专家的沟沟通很大大程度上上要与翻翻译沟通通好；掌掌握专家家的下列列信息对对你更好好地理清清拜访思思路和制制定拜访访前计划划十分有有帮助：：专家的学术术倾向、派派别、专专业特长长、发表表学术论论文、研研究方向向及进展展水平、最最近研究究方向和和进展、学学会和社社会职务务、学会会会议活活动中的的角色、地地位、兴兴趣爱好好、人际际关系、重重要纪念念日期、作作息常规规、与公公司的合合作记录录和对各各药厂的的态度、支支持程度度等信息息技能等。一、90沟沟通日：：要点：即正正式邀请请专家作作为大会会主席或或讲者之之日与主主席或讲讲者的第第一次沟沟通。主主席或讲讲者候选选人一般般都是业业内著名名专家，日日程非常常繁忙。应应在会议议基本确确定后的的第一时时间尽早早联系主主席和讲讲者`，以以便进一一步协调调公司、主主席、讲讲者三方方的时间间（有时时还有合合作方如如学会），准确确定会议日期。一般从充分和礼貌考虑，应在会前90天以上，但具体还要根据会议的情况和性质决定。如；有些两年或每年一次的中华医学会专科年会的厂家卫星会，由于大专家几乎都会参加年会，并且会担任各个时段的主席或讲者，有的厂家会在本届会议结束后，马上与一些专家口头预定下一届卫星会的主席或讲者，然后随时间临近再一步一步的跟进。这种情况下邀请专家作为大会主席或讲者提前的时间就一定要多于90天。而有些公司自己组织的大会，举办时间可能不在该专科医生国内外的会议高峰期，专家们的时间可能比较从容，这种情况下，可能会前60天也能请到满意的专家。总之，90天是一般情况，要以能请到满意的专家为准。但切忌会前一个月以内，临时请专家，专家会感觉是去当“替补”，很不礼貌。沟通指引：：确定接受邀邀请，做做为主席席或讲者者；向主席通报报拟请讲讲者和向向讲者通通报拟请请主席，征征得认同同；尽量确定会会议确切切日期。由由于涉及及主席、讲讲者（可可能不止止一人）和和公司及及合作方方等多个个方面，有有必要请请对方允允许在一一定的时时间之内内，有细细微的调调整，并并承诺自自己将尽尽快与各各方协调调后，将将进展在在第一时时间向专专家汇报报；通报会议议议程，沟沟通会议议主题，讲讲者讲题题，征得得认同；；征求主席、讲讲者对会会议安排排的意见见和建议议，记录录；与讲者讨论论讲稿大大纲的具具体包括括的内容容，记录录；告诉讲者，“我会尽快将和您今天讨论的大纲制作成幻灯片，再与您沟通”一定要由公公司自己己的人（通通常是产产品经理理）制作作幻灯片片，不要要让讲者者自己做做，因为为那样做做你承担担的风险险会很大大，并且且会失控控！告诉主席，“我会将会议安排的进展和与讲者的沟通情况随时汇报给您”跟进拜访或或通讯跟跟进：在在随后的的两周内内保持每每人两次次以上的的跟进拜拜访或通通讯跟进进（电话话、短信信、emmaill），沟沟通会议议安排及及讲者或或主席沟沟通情况况。异地地主席或或讲者不不能每次次出差拜拜访，可可以通过过通讯跟跟进，最最好事先先得到专专家的认认同和谅谅解，比比如可以以在将要要结束拜拜访时说说；“由于我我的bbasee在xxx市，如如需要及及时与您您沟通时时希望能能借助电电话和eemaiil，能能否让我我了解哪哪个时间间段？打打哪个号号码或是是发短信信？您会会比较方方便？”4、将选定定的主席席、讲者者的姓名名、身份份及900沟通日日的日期期、拜访访结果填填入工作作索引。二、60沟沟通日：：1、要点：：1）引引导主席席和讲者者逐步进进入角色色，使会会议按照照设想的的目的进进行；2）确确认会议议时间、议议程及各各项安排排；3）了了解主席席和讲者者学术观观点，讨讨论提问问与解答答；2、沟通指指引：1）正正式将会会议的时时间确定定，最好好请专家家将此日日期记录录在其日日程安排排表内；；2）就就议程安安排顺序序、发言言时间、讨讨论时间间等达成成一致；；3）了了解主席席对产品品主要学学术观点点的支持持度，讨讨论可能能会遇到到的提问问及解答答要点。4）与讲者者首次沟沟通片子子内容，重重点了解解讲者对对全部观观点的接接受和支支持度；；讨论可可能会遇遇到的提提问及解解答要点点。5）如果你你在会议议讨论时时安排了了病历发发言，不不要直接接告诉主主席和讲讲者是你你安排的的。可以以说“我的销销售同事事告诉我我，有些些有用药药经验的的参会医医生可能能会在讨讨论时提提一些问问题并分分享一些些他们的的感受，我我会进一一步了解解一下具具体问题题汇报给给您。”6）与主席席沟通不不要带整整套片子子，而是是仅准备备几张要要点，将将观点讲讲清楚即即可；7）与讲者者沟通要要带完整整片子，不不必每张张都过，将将重点的的内容拿拿出来讨讨论；8）告诉主主席和讲讲者“我会将将今天与与您确定定的内容容，包括括讲者//主席对对提问的的一些准准备，以以及从医医院反馈馈来的问问题，再再整理出出来下次次拿给您您，以便便您主持持时参考考。3、跟进拜拜访或通通讯跟进进：保持持适当的的沟通频频率和渠渠道通报报情况。4、将600沟通日日的日期期、拜访访结果填填入工作作索引。三、30沟沟通日：：1、要点：：1）与与主席和和讲者就就会议的的细节进进行沟通通；2）使使主席和和讲者能能够体会会和设想想会议的的实际状状态或效效果；3）与与主席和和讲者充充分交流流学术观观点，以以达成共共识；2、沟通指指引：1）与与主席简简单回顾顾前次拜拜访所述述学术观观点，取取得认同同并表达达希望主主席予以以强调的的观点或或治疗方方法（在在主席发发言稿中中也要强强调）；；2）对对主席发发言稿的的三个部部分即：：开场白白、提问及解解答要点点、总结要要点进行行具体讨讨论，达达成一致致；3）带修改改后的完完整片子子与讲者者沟通，过过每一张张片子，明确表达希望讲者予以强调的观点或治疗方法，得到承诺；根据前次沟通情况做以下处理：对已接受并并支持观观点的讲讲者，将将片子解解释清楚楚，确认认他已经经理解即即可；对比比较中立立的，没没有完全全赞同或或否定的的部分，最最好能探探询出其其真实需需求或顾顾虑，通过过FABB特别是是益处满满足之，并并确认其其已接受受；最后对部分分内容//观点赞赞同，对对部分还还有顾虑虑的讲者者，把焦焦点转移移到总体体利益上上，并重提提先前已已接受的的利益以以淡化缺缺点并确确认其已已接受，4）注意片片子的数数量与讲讲者讲课课风格和和控制技技巧是否否能符合合议程时时间上的的要求，是是否有必必要增减减；5）讨论提提问及解解答要点点，表达达希望讲讲者予以以强调的的观点或或治疗方方法；7）告诉主主席和讲讲者“我会将将前面与与您讨论论的所有有内容整整理出定定稿，会会前给您您”3、跟进拜拜访或通通讯跟进进：保持持适当的的沟通频频率和渠渠道通报报情况。4、将300沟通日日的日期期、拜访访结果填填入工作作索引。四、5天沟沟通日1、要点：：1）确确定主席席和讲者者到会和和发言的的每一个个细节；；2）将将前面的的沟通贯贯彻为实实际演练练；3）加加强主席席和讲者者对会议议成功的的自信心心；2、沟通指指引：1）简简述前次次拜访的的共识；；将最终终确定的的主席发发言拿在在手里；；2）可以说说：“时间有有点长了了，您是是否还记记得我们们希望您您在会上上予以强强调的观观点或治治疗方法法？”如果他他能很愿愿意也很很轻松、准准确表达达了你的的希望，证证明你的的工作很很成功！！可以马马上鼓励励：“您真是是顶尖的的主席，如如此繁忙忙，样样样事情还还都记得得这么清清楚！这这是我按按照前面面与您沟沟通的结结果准备备的要点点，留一一份给您您”如果他忘记记了或表表达的不不准确，也也不要表表现得太太失望，可可以说：：“象您这这样繁忙忙，要您您回忆起起一个月月以前的的事确实实不容易易。没关关系，这这是我按按照前面面与您沟沟通的结结果准备备的要点点，您可可以做为为参照。”然后和他一起回到发言稿上你希望的语言，直到确认他已经掌握。3）带最终终定稿后后完整片片子与讲讲者沟通通，将电电脑片子子打开；；4）可以说说；“这是按按照前面面与您沟沟通的结结果准备备的最终终的定稿稿，一共共xx张张，要在在xx分分钟内讲讲完，想想请您根根据与会会医生的的实际情情况，帮帮我过一一遍，看看看哪些些片子要要重点多多讲一些些，哪些些可以一一代而过过？”5）前面拜拜访主要要是你给给他讲片片子，并并取得观观点认同同，而从从这里开开始一定定要调动动专家，让让他讲给给你听，并并留意其其观点和和重点是是否是你你所希望望表达的的。别忘忘记说几几句赞美美和鼓励励的话，让让专家更更有动力力！6）按同样样的方法法，将准准备好的的提问及及解答要要点分别别和主席席及讲者者过一遍遍。7）与主席席、讲者者确定接接送事宜宜，异地地者的机机票时间间、身份份证号码码、机票票意向要要求、住住宿酒店店、返程程机票时时间等等等；3、跟进拜拜访或通通讯跟进进：保持持适当的的沟通频频率和渠渠道通报报情况。4、将5天天沟通日日的日期期、拜访访结果填填入工作作索引。五、1天沟沟通日1、要点：：1）检检查前面面工作是是否有重重要的、没没到位的的地方，抓抓住最后后的机会会补救；；2）确确定专家家到会时时间，接接会安排排，礼貌貌问候；；2、沟通指指引：1）如如果感觉觉主席或或讲者在在某方面面仍然有有需要进进一步沟沟通的地地方，抓抓住最后后的机会会！2）如果没没有必须须去见主主席和讲讲者的必必要，可可以通过过电话、短短信确认认接送他他们的时时间、地地点。可可以让讲讲者、主主席提前前40分分钟到场场，以便便会前沟沟通。3）询问主主席和讲讲者还有有没有其其他可以以为他们们做的事事；4）如果是是下午的的会议也也可以邀邀请主席席和讲者者在酒店店或附近近一起共共进午餐餐，以增增加他们们的沟通通和保证证准时；；5）提醒他他们不必必将电脑脑带到会会场。议议程、讲讲稿片子子和主席席发言稿稿都会准准备好。这这样做可可以确保保将要开开讲的片片子和发发言都是是你的最最终版本本！避免免专家自自作主张张讲一些些你从未未见过的的片子和和从未听听过的发发言。4、将1天天沟通日日的日期期、结果果填入工工作索引引。六、当日沟沟通日与相关责任任人落实实，将主主席、讲讲者准时时接到会会场。填填入工作作索引。个案发言1、要点：：可考虑在在大会讨讨论中安排一一两个切切合产品品推广主主题的、有有代表性性的个案案发言，请请已经处处方过产产品的医医生介绍绍临床使使用状况况和心得得。有个个案分析析的学术术会议会会更鲜活活生动，更更有启发发意义和和可信度度。尤其其对尚未未进药的的医院，会会起到拉拉近距离离的作用用。2、沟通指指引：1）与销售售同事合合作寻找找合适的的医生和和病历，制制作3--5分钟钟的幻灯灯片；2）一定要要有当地地学术专专员或产产品经理理的参与与，保证证片子的的观点和和结论能能够配合合大会的的主题和和产品推推广方向向；3）具体沟沟通步骤骤、幻灯灯片制作作参照讲讲者沟通通指引及及个案发发言索引引；会议场所会场选择原原则：会议地点与与目的、内内容相适适应：会议地点应应与会议议目的、内内容相适适合。可可参照以以下因素素选择；；需要体现公公司形象象的重要要会议如如：产品品上市、新新闻发布布、重要要项目启启动或总总结、聘聘请国外外或重量量级讲者者、公司司年会等等，要选选择星级级较高的的五星或或四星级级酒店；；是否属于需需要体现现公司形形象的重重要会议议，建议议咨询你你的主管管或公司司管理层层。以讲者、主主席为主主传递推推广信息息、新的的治疗方方法，不不包含会会后娱乐乐交流的的会议，安安排在市市内方便便到达的的酒店；；希望促进与与会者之之间或员员工与客客户之间间交流的的，或希希望包含含会后娱娱乐交流流，增进进感情的的会议，考考虑安排排在郊区区度假村村；会场、环境境及配套套会场面积要要以可能能参会的的人数和和会场布布置要求求为限，并并非越大大越好。避避免使会会场显得得过于空空旷，并并掌握不不使与会会者感到到拥挤即即可。要求准备足足够的座座位，每每个座位位是否可可以看到到所有视视听设备备的显示示。大型型会议需需检查大大批人员员是否能能够容易易进出会会场，是是否会造造成拥挤挤甚至安安全隐患患，意外外情况下下，有无无安全疏疏散通道道，确定定其位置置并检查查完好。会场宁静、专业，设设备完好好，洗手手间要方方便，安安有座机机的电话话可以移移除。如需要VIIP休息息室，不不要远离离会场，应应以随时时可以听听到会场场情况为为宜。酒店工作人人员礼貌貌、顺应应要求、随随传随到到且会议议期间有有足够的的steendby。座椅要使与与会者足足够舒适适以集中中精力开开会，但但不要让让他们舒舒服得想想打瞌睡睡。暧风或冷风风适当，不不要过分分，最好好可以调调节。会会场最好好有窗，可可以打开开或关上上以调节节温度和和通风。光线可以方方便地调调节，并并达到会会议不同同时段的的需要。对长程会议议（全天天以上）要要考虑茶茶歇、点点心和用用餐是否否方便。价格、折扣扣与预算算：在你达到会会议目的的的前提提下比较较价格，尤尤其在预预算紧张张的情况况下更应应该这种种做。城市中心地地段要昂昂贵一些些。城外外会议场场所相对对便宜，对对持续较较长的会会议（如如一天以以上）是是值得考考虑。收集同等级级的至少少三家以以上的报报价，再再逐一去去谈折扣扣。如果果你是有有备而来来，你一一定能谈谈成一个个大折扣扣。第一步，先先逐项确确定所包包含的服服务内容容如，场场租费一一般应包包含：会会议视听听设备（几几个有线线、几个个无线话话筒、投投影仪照照度大小小、灯光光效果等等）、主主席台或或讲台及及其简单单设施（如如台布、免免费花篮篮）、会会场纸笔笔、会场场免费茶茶具茶水水或瓶装装水等；；会场单单价（总总价/面面积）；；会场有有无影响响视线和和交流的的支柱、会会议住宿宿、会议议就餐或或娱乐项项目是否否享受折折扣和折折扣情况况；能否否预留停停车位及及免费和和收费情情况等。如如服务内内容不能能满足你你的要求求，或需需要另收收费，记记录下来来作为你你选择或或要求折折扣的依依据。第二步，逐逐项侃价价。根据据未能满满足你的的需要情情况和同同等级三三家以上上的服务务及报价价促使对对方给你你最低折折扣。第三步，整整体侃价价。逐项项侃价的的过程中中有的项项目可以以达到目目的，有有时未必必拿到最最低价或或未必完完全达到到你的满满意，将将这部分分连同会会议过程程中对方方服务不不到位的的情况记记录下来来，作为为整体侃侃价时的的依据，分分别在会会前和会会后结帐帐时，从从整体要要求折扣扣。每次谈定折折扣后，一一定要让让对方明明确表示示，不会会因折扣扣而降低低服务质质量；通盘考虑把把费用控控制在预预算之内内。会场座位布布置根据会议的的规模,,性质和和需要来来布置..不同的的形式。一、大中型型会议：：一般大中型型会议都都应设主主席台和和讲台，主主席台需需设多排排时，一一般第一一排必须须是通栏栏,后排排可根据据需要安安排通栏栏或分栏栏式;讲讲台可设设在主席台台上,也也可在主主席台前前另设，以突出发言的重要性;重要大会的主席台边还应有休息室。但举办最多多的学术术推广会会与一般般会议不不同。因因为它是是讲者讲讲片子、放放幻灯的的时间占占据会议议的主体体，如果果屏幕在在台正中中位置，主主席台设设在屏幕幕正下方方面对听听众并不不一定是是最好的的选择。因因为主席席台上的的人必须须往返于于代表席席和主席席台，才才能分别别看到讲讲解内容容和主持持会议，尤尤其对于于高龄专专家，要要求他们们上下主主席台很很可能是是不合适适的。此此时，较较理想的的安排方方式如下下：屏幕屏幕在确定主席席台就坐坐人员的的准确名名单后进进行排序序，身份份最高的的人员就就座于主主席台前前排中央央,其他他人员按按先左后后右,一一左一右右顺序排排列,如如下图::

单数：⑤⑤③①②④双数：⑥④②①③⑤安排好座位位后要事事先把写写好名字字或称谓谓的桌牌牌放到相相应位置置，以免免出现坐坐错位子子的尴尬尬情况发发生。大大中型的的会议（330人以以上），代代表席一一般采用用相对式式既：主主席台、讲讲台面向向代表。可可根据会会场情况况摆成礼礼堂形,,教室形形或弦月形形，以保保证讲演演的视觉觉、听觉觉效果。一一般最常常见的是是摆成教教室的课课桌型即即，两排排椅子之之间要有有桌子，以以方便与与会者记记录、提提问和摆摆放资料料和饮水水。二、小型会会议：小型专家研研讨会、以以讨论、促促进交流流的小型型会议，有有时经常常可以摆摆成半围围式如：：U型、T字形、虹桥形；或全围式如圆形、椭圆形,长方形,多边形.。半围式设有主席台,但在正面和两侧安排代表席,即突出了主席台的地位,又有融洽的氛围,比较适合中小型交流会议。全围式不设专门的主席台。无论何种安排方式都应该可以通过方位、座次的安排达到会议意图：有策略地安安排座位位的依据据是认为为人们会会受近处处的人的的影响。因此拆开可能持反对意见者，并避免他们之间的目光接触，以免使会议形成不利的观点。要估量谁和谁进行目光接触，将会有利于会议想达到的目的。如：U型型屏幕主席、讲者屏幕主席、讲者圆形、椭圆圆形,会议场所联联络会议场所联联络宜尽尽早开始始。在确确定好会会议的目目的、内内容、性性质、大大致议程程、日期期、会场场布置要要求、参参会人数数等基本本情况后后，要在在可能的的第一时时间开始始联络。尤尤其是在在会议的的旺季，及及早预定定不仅可可以有充充足的选选择，而而且还可可以拿到到较好的的折扣。经常性举办办会议时时，要对对本地的的酒店情情况有详详细的