家居公司办公物资管理制度

家居公司办公物资管理制度目的为加强公司办公物资管理、节约成本、提高使用效率、规范申领、明确责任，提高办公物资设施、设备的利用率，特制定本制度。适用范围本制度适用于家居有限公司全体员工。职责行政人力中心：是办公物资的归口管理部门，负责办公物资的申购、保管、领用、报废、交接、盘点等各个环节的有效控制。采购员：负责物资的采购。财务部：负责办公物资费用监控，对固定资产类办公物资建立相应如帐，参与盘点等工作。各使用部门：确保各类办公物资的正确使用及需求申请。办公物资分类办公物资包括：办公用品、办公设备、办公设施、员工工装等。办公用品：工作所需的办公低值易耗品。办公设施：公司给员工配置的办公桌、椅、沙发、钥匙、文件柜、保险柜、电风扇、空调、饮水机等办公设备：公司给员工配置的办公电脑及附属设备、服务器、网络交换机、集线器、打印机、复印机、扫描仪、电话机、传真机、数码像机、摄录像机、打孔机、胶封机等；办公用品定额标准各岗位月平均办公用品记入所在部门、单位费用，原则上不超过以下限额：职级标准（元/月）备注副总监级以上（含）15元/月副经理级以上（含）12元/月主管级以上（含）10元/月专员及以下8元/月各岗位每月定额办公用品费用超支部分自行承担；公司重要会议、活动等专项工作不在此列。物资申请管理办公用品各部门根据定额标准，在每月25日前（纸质）提出次月的《办公用品月度需求计划》，经部门负责人审核、分管副总批准后，交行政人力中心。行政人力中心根据各部门需求计划，结合库存情况制定次月计划，OA提出《物资需求申请单》经部门负责人审核、分管副总批准后，采购部统一购买，其余部门及个人不得擅自采购，否则一律不予报销。办公用品请购需有预见性，并考虑到物资采购周期的限制，避免零星采购及突发性采购，非重要活动和特定情形，原则上不进行急件采购。办公耗材各部门使用的办公耗材，根据采购成本实行分摊，分别记入各部门办公费用，由使用部门及时告知行政人力中心，使用公共复印（打印、传真）机由部门负责人签字确认，所用耗材按实际用量进行分摊。办公设施、设备各部门因办公需要增加办公设施的，由部门填写《物资申请单》，经上级审核，分管副总审批后，报人力行政中心统一调配或采购。所申购的办公设施有特殊要求的（如规格、时间、品牌、产地、价格等），应在申购单上注明。员工工装由行政人力中心填写〈物资需求申请表〉采购。物资入库管理物资采购到位后，采购员、管理员共同验收，清点无误后，管理员在ERP上确认收货，办理入库手续。属于固定资产的，采购部将设备附件资料移交行政人力中心，收到资料后，录入ERP《固定资产管理》系统内。物资出库管理办公用品每月5日前，各部门按上报的需求计划，填写《领料单》到行政人力中心一次性领用，部门领用后自行管控，当月不再发放办公用品。办公用品使用原则：除低值易耗品外，其他物资必须以旧领新。办公用笔原则上按每人1支/月，各部门每月领取笔芯以旧换新。办公饮用水由指定商送水，各部门到行政人力中心处签字交桶领用。新员工入职领用标准，由行政人力中心配置：名称数量名称数量名称数量座笔1支订书机1个计算机1个黑色水笔1支订书针1盒橡皮擦1块笔芯1支回形针1盒软面抄笔记本1个铅笔1支剪刀1把餐巾纸1包透明胶带（小）1个便签1本垃圾袋1个员工工装按公司服装管理规定统一发放。各部门领取物资，必须当场验货，如发现损坏残缺等质量问题，应当场要求更换，否则由领用人自行负责。办公物资的借用员工因工作需要借用数码像机、摄录像机、平板等其它办公设备时，应填写《借用申请单》，经部门审核、分管副总审批后，到行政人力中心办理借用手续。员工借用的设备超出借用期限，应提前到行政人力中心办理续借手续，如出差在外，应提前告知管理员。员工归还借用设备时，管理员检查无任何问题后，在《借用登记表》中填写归还时间，收回所借用办公设备并归档，如人为损坏，借用人需经济赔偿。办公物资的维修及报废如操作不当、摔打、撞击等造成的损坏，责任人按原价赔偿60%的损失。办公设备过于陈旧无维修价值时，使用部门在OA上填写《固定资产报废申请单》经分管副总审核，常务副总裁批准后，行政人力中心做报废处理。库存管理行政人力中心根据公司日常办公需要，办公用品保持一定库存，以满足正常办公需求。所有办公物资由行政人力中心建立台帐，每月进行一次盘点，做到帐物一致，如帐物不符，应查明原因，并追究相关责任。行政人力中心在次月5日前统计上月各部门办公物资使用情况，形成月报表，报上级审核，分管副总审批。庆典、重复性使用物资、季节性设施在使用完成后，由使用人或责任部门负责妥善保存，有损坏的要修复，被污染的要处理，以便存放和再次使用。处罚对于由于请购部门的失误，频繁的零星采购或急件，相关责任人要承担一定的人工、运输等