企业工作分析中的常见问题与解决方法

企业工作分析中的常见问题及解决方法一、员工恐恐惧员工恐恐惧，是是指由于于员工害害怕工作作分析会会对其已已熟悉的的工作环环境带来来变化或或者会引引起自身身利益的的损失，而而对工作作分析小小组成员员及其工工作采取取不合作作甚至敌敌视的态态度。一般而而言，如如果在工工作分析析过程中中，工作作分析小小组遇到到以下一一些现象象，我们们就认为为存在员员工恐惧惧：访谈过过程中，员员工对工工作分析析小组的的工作有有抵触情情绪，不不支持其其访谈或或调查工工作；员工提提供有关关工作的的虚假情情况，故故意夸大大其所在在岗位的的实际工工作责任任、工作作内容，而而对其他他岗位的的工作予予以贬低低。造成这这些现象象的原因因，我们们认为主主要有以以下几个个方面：：首先，员员工通常常认为工工作分析析会对他他们目前前的工作作、薪酬酬水平造造成威胁胁。因为为在过去去，工作作分析一一直是企企业在减减员降薪薪时经常常使用的的一种手手段。在在过去，企企业如果果无缘无无故地辞辞退员工工，无疑疑会引起起被辞退退者的控控告、在在职者的的不满和和恐惧；；如果无无缘无故故地降低低员工工工资，同同样会引引起员工工的愤慨慨，从而而影响员员工的工工作绩效效。但如如果企业业的这些些决定是是在工作作分析基基础上做做出的，它它就有了了一个所所谓的科科学的理理由。因因此员工工就对工工作分析析存在着着一种天天生的恐恐惧之情情；其次，为为提高员员工生产产效率，企企业也经经常使用用工作分分析。在在霍桑实实验中，实实验者发发现员工工在工作作中一般般不会用用最高的的效率从从事工作作，而只只是追从从团队中中的中等等效率。这这是因为为员工不不仅仅有有经济方方面的需需求，更更有团队队归属需需求。而而且，员员工认为为，如果果自己的的工作效效率太高高，上级级会再增增加自己己的工作作强度。因因此，员员工对工工作分析析的恐惧惧也有其其现实意意义。企业或或者工作作分析专专家想要要更为成成功地实实施工作作分析，就就必须首首先克服服员工对对工作分分析的恐恐惧，从从而使其其提供真真实的信信息。一一个较为为有效的的解决方方法就是是尽可能能将员工工及其代代表纳人人到工作作分析过过程之中中。首先，在在工作分分析开始始之前，应应该向员员工解释释清楚以以下几方方面的内内容：实施工工作分析析的原因因；工作分分析小组组成员组组成；工作分分析都会会对员工工产生何何种影响响；为什么么员工提提供的信信息资料料对工作作分析是是十分重重要的。因因为只有有当员工工了解了了工作分分析的实实际情况况，并且且参与到到整个工工作分析析过程中中之后，才才会忠于于工作分分析，也也才会提提供真实实可靠的的信息；；最后，但但也是最最重要的的，工作作分析小小组也许许应该做做出书面面的承诺诺，企业业绝对不不会因工工作分析析的结果果而解雇雇任何员员工，决决不会降降低员工工的工资资水平，也也决不会会减少整整个企业业工作的的总数。其次，在在工作分分析实施施过程中中和工作作分析完完结之后后，也应应及时向向员工反反馈工作作分析的的阶段性性成果和和最终结结果。以以上这些些措施也也许会让让工作分分析专家家可以从从员工那那里获得得更为可可靠、全全面的信信息资料料。二、动动态环境境动态环环境指的的是由于于经济和和社会等等的变化化发展，引引起企业业内外部部环境的的变化，从从而引发发的企业业组织结结构、工工作构成成、人员员结构等等不断的的变动。外部环环境的变变化。当当今的社社会是高高速发展展的社会会，有人人曾这样样描述过过：“当今社社会，惟惟一不变变的就是是变化。”企业作为社会的基本构成单元，也是处于高速变化当中的。当我们为了更好地管理企业而进行工作分析时，却往往会因组织的变革所引发的工作变革导致这些工作分析的成果不能适应于企业现在的实际状况，而只能被束之高阁；企业生生命周期期的变化化。企业业处于不不同的企企业生命命周期，其其战略目目标也相相应地会会有所不不同。在在处于幼幼稚期时时，企业业追求的的可能仅仅仅是生生存，与与此相应应的，企企业重视视的是那那些研发发人员，公公司中大大量存在在的岗位位就是研研发岗位位，研发发人员的的主要职职责就是是研究出出新颖的的产品；；而当企企业在市市场中站站稳脚跟跟进入发发展期后后，其目目标就会会相应改改变。追追求的可可能是企企业的市市场占有有率，市市场营销销也就逐逐渐提高高到管理理日程上上来，营营销策划划人员也也会相应应增加，其其主要工工作是开开发新客客户。当当然，在在此阶段段研发人人员并非非可有可可无，但但其主要要工作内内容可能能就变为为对原有有产品的的性能、外外观等方方面的改改良；随随着市场场逐渐饱饱和，企企业也进进入了成成熟期，即即使再加加大营销销力度也也很难增增加销量量，这时时企业就就会着力力于降低低企业成成本，以以增加效效益，相相应地，公公司可能能会对内内部员工工结构进进行调整整，营销销人员的的主要任任务转变变为维护护老客户户。从以以上叙述述我们可可以看出出，随着着企业生生命周期期的变化化发展，不不仅仅会会影响公公司中的的工作结结构，也也会影响响这些工工作的实实际内容容、从事事该岗位位工作的的员工的的主要职职责等等等。而这这些变化化也会使使工作分分析更加加复杂，工工作分析析专家必必须着眼眼于公司司的未来来发展，而而不仅仅仅是为了了解公司司现存工工作的实实际情况况，进行行工作分分析。员工能能力和需需求层次次的提高高。随着着社会的的发展，人人们越来来越重视视知识的的重要性性，越来来越多的的人通过过各种途途径对自自己进行行人力资资本的投投资和再再投资，而而这也就就使员工工队伍的的素质越越来越高高。相应应地，在在工作中中能胜任任的工作作的范围围也逐渐渐扩大，其其对企业业的要求求也就不不仅仅局局限于提提供维持持基本生生活的工工资津贴贴那么简简单了。他他们追求求更多的的工作责责任、更更好的工工作环境境、更多多的信任任和尊重重，以寻寻求工作作满足感感、组织织归属感感等等，而而且他们们的新需需求并不不是一成成不变的的。所有有这些都都要求对对现存的的工作予予以调整整，从而而引发出出不断进进行工作作分析的的需求。另外，工工作设计计、管理理人员的的发展等等也会给给工作分分析造成成一定影影响。总的说说来，由由于企业业内部和和外部环环境的变变化速度度日益加加快，工工作分析析的结果果应用周周期也越越来越短短，这就就要求在在实施工工作分析析的过程程之中，把把握住这这些变化化。针对动动态环境境带来的的工作分分析过程程中的问问题，我我们认为为可以有有以下两两种途径径解决：：一是年年度工作作分析，一一是适时时工作分分析。年度工工作分析析。实施施的具体体步骤是是：在一个个工作分分析间隔隔期内，各各部门主主管准确确、详细细记录本本部门内内的工作作变化情情况；在工作作分析实实施月（周周），各各部门主主管对一一年内工工作变动动情况进进行汇总总，并征征询本部部门员工工的意见见；工作分分析实施施之前，人人力资源源管理部部门发文文给各部部门主管管，要求求其在一一定时间间期限内内，递交交本部门门工作变变化情况况汇总表表，并在在等待期期内制定定工作分分析的初初步计划划；人力资资源管理理部门对对各部门门的工作作变化情情况表进进行整理理汇总，并并据此制制定工作作分析的的详细计计划，包包括具体体实施步步骤，工工作分析析小组成成员的配配置等等等；工作分分析的具具体实施施过程；；编写工工作分析析结果———职务务说明书书和工作作规范；；工作分分析结果果的反馈馈。适时工工作分析析。即让让部门主主管随时时上交本本部门工工作中的的变化情情况，并并随时进进行工作作分析。其其具体步步骤是：：部门主主管发现现本部门门工作有有所变化化或有必必要进行行改变，立立即以书书面形式式递交人人力资源源管理部部门；人力资资源管理理部门常常设组织织——工作作分析小小组，根根据该部部门主管管要求，实实施工作作分析；；编写职职务说明明书和工工作规范范；工作分分析结果果的反馈馈。尽管年年度工作作分析和和适时工工作分析析在一定定程度上上可以解解决工作作分析过过程中的的动态问问题，但但是也存存在着一一些缺陷陷。首先先，年度度工作分分析使一一些急需需变革的的岗位只只能等到到下一次次工作分分析开始始时才能能得到解解决，这这样不仅仅会影响响该岗位位员工的的实际工工作过程程，也会会相应地地产生工工作与工工资福利利等不相相匹配的的现象。其其次，因因为年度度工作分分析要求求每年对对所有的的工作都都要进行行一次全全面的分分析，但但在实际际中，公公司内只只有少数数工作需需要改革革。一般般来说，公公司内大大约有990％的的工作不不需要重重新进行行岗位划划分或编编写职务务说明书书及工作作规范，而而仅有110％的的工作需需要进行行工作分分析。所所以，实实施年度度工作分分析会造造成实施施成本较较高，而而且会造造成许多多无效的的工作。再再次，尽尽管适时时工作分分析仅对对那些需需要改变变的工作作进行分分析，而而且此方方法也会会及时根根据目前前的数据据资料对对员工的的工作及及工资进进行调整整，员工工不用再再等几个个月才获获得自己己应得的的报酬。但但是其存存在的最最大问题题就是部部门管理理者可能能并没有有注意到到这些工工作的变变化，或或者并不不认为这这些变化化达到应应对其进进行工作作分析的的程度。这这样，就就会引起起该工作作岗位上上的员工工的不满满，从而而影响其其工作积积极性，甚甚至对公公司的满满意度和和忠诚度度。最后后，适时时工作分分析的成成本较高高。因为为部门管管理者每每一次发发现工作作有所变变动，人人力资源源部门都都要对该该工作实实施工作作分析，这这样会造造成工作作分析的的无计划划性，从从而提高高实施成成本。对以上上两个问问题的解解决办法法是综合合使用年年度工作作分析和和适时工工作分析析这两种种方法。例例如可以以进行一一次定期期的工作作分析，而而在这期期间可以以对各部部门主管管认为非非常有必必要的工工作进行行不定期期的分析析。这样样就在一一定程度度上解决决了年度度工作分分析和适适时工作作分析的的问题。三、岗岗位员工工较少工作分分析过程程中经常常会遇到到的另外外一个问问题是发发生在某某工作岗岗位上仅仅有一个个或者两两个员工工的情况况下。它它对工作作分析造造成的影影响主要要表现在在以下几几方面：：对工作作分析过过程的影影响。工工作分析析的基础础或者说说先导步步骤是进进行工作作抽样，即即从所要要进行分分析的工工作当中中选取适适合分析析的从事事该工作作的员工工，对其其工作行行为、任任职资格格等进行行分析。抽抽样要准准确，样样本总数数就必须须达到一一定的标标准，而而后才能能谈得上上进行更更深层次次的分析析。但如如果该工工作岗位位只有一一名或者者两名员员工，这这从前提提上就影影响了工工作分析析的合理理性、准准确性。对工作作分析结结果的影影响。由由于工作作分析往往往是建建立在对对员工行行为及其其任职资资格分析析的基础础之上的的，所以以在工作作岗位人人员过少少的情况况下，工工作分析析的结果果也就成成为此工工作岗位位员工的的工作行行为或者者说是工工作绩效效的描述述，而非非是对此此工作本本身的分分析和描描述。要解决决因岗位位员工较较少而对对工作分分析所带带来的问问题，最最有效的的办法就就是加强强对工作作分析小小组成员员的培训训。使他他们在进进行工作作分析的的时候，并并不仅仅仅着眼于于现职人人员工作作的好坏坏与否，而而是将其其注意力力在此工工作的职职责权限限、主要要工作内内容，它它需要何何种知识识、技能能才能高高效率和和高效益益地履行行等等符符合该工工作客观观实际的的信息上上。四、工工作分析析契约工作分分析契约约指的是是企业管管理者和和员工认认为工作作分析的的结果———职位位说明书书和工作作规范在在某种程程度上相相当于一一种契约约。其中中一个契契约形式式——职位位说明书书规定了了员工的的主要工工作内容容和职责责权限，员员工经常常会据此此认为只只要做好好契约范范围内的的工作就就行；在在另一个个契约形形式———工作规规范中则则表明了了从事该该工作员员工的任任职资格格，而这这经常被被管理者者认为是是现职者者所具有有的知识识、技术术和能力力。工作分分析契约约具体表表现及其其影响：：主管人人员交待待给下属属某项临临时工作作时，却却遭遇下下属的拒拒绝，其其理由是是职位说说明书中中并未列列出该项项工作内内容。下属想想承担更更多责任任时，也也会遭主主管的拒拒绝（当当然我们们此处讲讲的是上上级并非非婉言拒拒绝），其其理由同同样是其其职位说说明书中中并未列列出该项项工作职职责；而而且因为为职位说说明书中中所列出出的任职职资格常常常会被被认为就就是该岗岗位现职职员工所所有的知知识层次次、技术术水平和和能力水水平，因因此员工工并不具具备承担担更多责责任的能能力要求求。如果主主管人员员想增加加员工的的工作，而而不会遭遭到员工工的拒绝绝，就可可以采取取改变职职位说明明书的方方法，即即在职位位说明书书中增加加该工作作的主要要工作