软件资产管理相关知识和实施方法介绍

软件资产管理相关知识和实施方法介绍北京2012.3.15软件资产产管理知知识（一）什么是软件资产管理软件资产产管理的的定义软件资产产管理，，SoftwareAssetManagement，简简称SAM，是是一种倡倡导以完完善的管管理模式式和适当当的技术术支持体体系，将将软件作作为企业业的资产产加以科科学统筹筹管理的的流程和和方法。。政府机关关、企业业和其他他组织在在其内部部对软件件资产进进行有效效管理、、控制和和保护的的基础架架构和流流程，涉涉及从软软件采购购、分发发、部署署、维护护、开发发、到报报废淘汰汰的整个个生命周周期。软件资产产管理知知识对企业的的三大作作用防范风险控制成本本竞争优势势1、法律风风险；2、IT运营风险险；3、财务风风险；4、公众形形象受损损的风险险。1、防止过过量采购购，降低低购买成成本；2、节约信信息系统统管理与与支持服服务的成成本。1、提升升运营效效率；2、生产产力最大大化；3、信誉誉保障（（综合竞竞争力得得到增强强）。SAM基本生命命周期采购（自主研研发）入库入账分发（领领用）安装使用维护（升升级、打打补丁等等）处置（卸卸载、删删除、报报废等））软件资产产管理知知识软件资产产管理知知识软件资产产的范围围（SAM管的是什什么）资产类型具体内容软件使用权（区别于固定资产管理）完全所有权（如内部开发的信息化产品）和许可证（大多数外部获得软件，无论是商业或开放源码）使用中的软件含有知识产权的软件（包括软件制造商和开发商提供的原始软件、软件构造版、安装和执行的软件）软件载体各类介质的母拷贝等、安装密钥等

软件资产管理有关指导文件1、关于进进一步加加强中央央行政事事业单位位软件资资产管理理工作的的通知（国管资资【2010】491号）2、财政部部关于进进一步规规范和加加强政府府机关软软件资产产管理的的意见（财行【2011】7号）3、关于印印发《中央行政政事业单单位软件件资产管管理暂行行办法》的通知（国管资资【2011】280号）财政部关关于进一一步规范范和加强强政府机机关软件件资产管管理的意意见配置环节节（管理理）使用环节节（管理））国管局《中央行政政事业单单位软件件资产管管理暂行行办法》处置环节节（管理））政府机关关、行政政事业单单位软件件资产管管理的基基本流程程软件资产产的界定定《中央行政政事业单单位软件件资产管管理暂行行办法》第一章总总则第第三条条本办法所所称软件件资产，，是指以以软件载载体、许许可、信信息化成成果的拷拷贝(含文档资资料)等形式存存在的，，单位价值值在500元以上的的资产，，或者授授权使用用期限一一年以上上的批量量同类资资产：软件资资产载体体包括光光盘母拷拷贝、软软磁盘母母拷贝、、硬盘母母拷贝、、移动存存储母拷拷贝、互互联网下下载文件件的源文文件等；；许可证证包括产产品外包包装或者者载体盘盘面上的的安装序序列号、、原始设设备制造造商产品品的内置置信息，，以及电电子文档档格式的的授权码码等。软件作为为一种资资产软件资产产的分类类核算管管理财政部明明确指示示，三类类软件资资产按照照GB/T14885-2010的有关规规定，以以“电子子计算机机及其外外围设备备类”登登记入账账（代码码715000），三类类软件包包括：采购的商商业软件件；自行开发发或升级级的软件件；统一配发发使用的的软件（视为无无偿调拨拨的固定定资产））政府机关关与企业业中，软软件使用用的特点点所谓软件件采购，，实际购购买的是是使用权权；软件的使使用权，，除了明明确指出出的，几几乎全都都是指定定版本的的终身授授权使用用；大部分软软件产品品的授权权条款中中，都不不包含转转授权的的权利；；批量采购购软件授授权，多多数以计计算机的的台数为为基准，，常态化化的采购购多发生生于升级级与维护护；切记“合合同到期期”不等等于“授授权到期期”。软件资产产的处置置国管局在在《暂行办法法》中明确指指示，符符合下列列条件之之一的软软件资产产可以处处置：闲置的；；达不到业业务要求求需要淘淘汰、报报废、删删除的；；版本陈旧旧已不再再使用的的；已超过授授权期限限，无法法使用的的；其他特殊殊情况需需要处置置的。报废不包包括报废包括括协议或服服务到期期后停用用（主要有有卸载、、删除等等，需续续签协议议或采购购新品））载体损毁毁软件程序序因病毒毒、误操操作等意意外而损损毁的版本过久久或不满满足工作作要求的的合同到期期（不是授授权到期期）软件资产产管理知知识（二）国际标准ISO/IEC19770ISO（国际标准化组织）和IEC（国际电工委员会）为全世界标准化建立专业体系。软件资产管理的国际标准ISO/IEC19770-1由上述组织联合编写，发布时间是2006年3月；19770-2于2009年底发布；19770-3尚在研发中。软件资产产管理知知识ISO//IEC19770体系（国国际标准准）ISO//IEC19770--1：以ITIL(信息技术术基础构构架库)的SAM最佳实践践为基础础；定义义有效的的SAM过程需求求；支持持ISO//IEC20000::2005并与其合合作ISO//IEC19770--2：软件识别别标签,通过号召召软件发发行人提提供一致致的数字字标签形形式的产产品标识识改进软软件清单单管理ISO//IEC19770-3：软件授权权标签，要求软软件发行行人在标标签中提提供可跟跟踪的软软件许可可证元素素，这些些许可证证元素使使得软件件许可证证的遵从从管理更更加方便便软件资产产管理知知识（三）需要重点注意的几个问题与软件正版化的关系.软件的许许可使用用国内外的的SAM工具软件正版版化是软软件资产产管理的的基础软件资产产管理是是软件正正版化的的重要手手段软件资产产管理的的核心内容容就是对单单位内部部使用的的软件许可可证及其授权权状态的的管理。。微软铁必福斯斯曼金山软件资产产管理在在实际操操作中的的通用步步骤认识软件件资产管管理并组组建团队队；定期进行行全面的的软件资资产清查查盘存；；建立软件件资产管管理制度度，规定定管理方方式和负负责人；；设立监督督和培训训机制，，保证长长期、有有效地执执行软件件资产管管理。软件资产产管理实实施方法法以本次企企业SAM试点为例例软件资产产管理全全流程程示意图图软件资产产管理实实施方法法企业软件件资产管管理实施施方法第一阶段段第二阶段第三阶段摸底调查查与培训训（已全面面结束））运行一段段时间后后调整和和持续改改进实施企业业软件资资产管理理驻点工工作前期沟通通内部培训训硬件清查查账实比对对建制提议议持续改进进基本步骤骤三大阶段段

（一）成立工作团队1.明明确软件件资产经经理2.由由IT人员、财财务人员员、行政政人员组组成团队队3.成成立操作作组、财财务组、、管理组组企业软件件资产管管理实施施方法各工作组明确分工各司其职IT人员员构成操作组，负责执执行软件件清查、、核对授授权许可可情况，，得出数数据统计计定期上上报；财务人员员构成财务组，主要参参与软件件采购的的预算、、汇总、、对账工工作；行政人员员划归管理组，由软件件资产经经理领衔衔，协调调各部门门的工作作，撰写写统计分分析报告告，对企企业软件件资产进进行全面面、有效效管理。。软件资产产经理是是实施软软件资产产管理工工作的总总负责人人。企业软件件资产管管理实施施方法没有分支支机构或或采用单单一局域域网络系系统的团团队组织织架构图图SAM团团队建设设企业软件件资产管管理实施施方法多分支机机构、多多办公地地点的机机构出现多局局域网分分开管理理情况的的团队组组织架构构图SAM团团队建设设企业软件件资产管管理实施施方法

(二)硬件中所装软件的清查（1）手手工统统计（2）发发放问问卷（3）使使用工工具软件资产产管理实实施方法法【清查硬硬件有三三种方法法可选】】清查流程程示意图图注：此流流程适用用于自查查（1）手工统计待查计算算机处于于非工作作状态。。打开Windows控制面板板的添加加/删除程序序，逐一一记录每每个软件件的信息息（软件件名称、、版本、、发行商商、占用用硬盘空空间等）），并对对一切涉涉及当前前软件列列表的内内容进行行分页截截图（包包括ProgramFiles系统文件件夹处于于“列表表”显示示状态下下的最大大化截图图）。此此处可使使用键盘盘自带的的截屏按按键（PrintScreen），也可可借助外外部工具具软件。。所得数数据记录录与图像像文件通通过内网网传输或或外接移移动存储储器的方方式采集集；上述述条件无无法满足足的涉密密机，应应采用数数码设备备正对显显示器拍拍摄的方方式获取取截屏。。其特点是是可查软软件种类类齐全、、安全性性高，但但过于费费时费力力。软件资产产管理实实施方法法软件资产产管理实实施方法法统计表实实例（2）发放问卷若采用发发放问卷卷的方式式，首先先要保证证问卷内内容详尽尽充实，，尽可能能简化弱弱化提问问，多出出选择甚甚至判断断题，以以求信息息采集的的通畅；；其次，，每机一一份独立立问卷，，相应的的填写人人应签名名保证所所填内容容的真实实性，因因故无法法为所用用计算机机填写问问卷的，，应由部部门负责责人指定定人选代代替；此此外，以以部门为为单位，，部门负负责人应应核对问问卷的可可靠性之之后，签签字确认认，再提提交给操操作人员员进行下下一阶段段工作。。这种方法法的优点点是简单单直接、、可操作作性强、、安全性性强；缺缺点是真真实性差差、准确确性差，，有可能能存在虚虚报、漏漏报、错错报的情情况。软件资产产管理实实施方法法软件资产产管理实实施方法法（3）使用工具金山、微微软、铁铁必福斯斯曼都等等有相关关软件产产品。一一般情况况下，对对于联网网计算机机使用软软件情况况只需在在主控端端运行一一次软件件即可全全部扫描描、收录录。未联联网的计计算机（（财务的的外网隔隔离机器器，部分分笔记本本电脑））则可使使用U盘运行软软件进行行扫描，，之后将将数据汇汇总。这种手段段的优点点是快捷捷、精确确、真实实性强、、抗干扰扰性强；；缺点是是不全面面、安全全性低、、工具种种类少且且功能尚尚不理想想。软件资产产管理实实施方法法采集工作作完成之之后，操操作员将将获得的的全部数数据进行行整合处处理，例例如用统统一的EXCEL模板整理理出清查查统计表表，涵盖盖了计算算机编号号、各软软件名称称、版本本号、（（序列号号、）发发行商、、占硬盘盘空间大大小等信信息。如如部分采采用问卷卷调查，，则单独独提交问问卷调查查分析报报告，汇汇总统计计各项数数据。对对重要数数据缺失失、不详详或存疑疑的，可可对该设设备进行行复查。。软件资产产管理实实施方法法整合数据据

（三）账实比对账实比对对，即账账目和实实物核对对。该项项工作由由财务组组和管理理组完成成，旨在在核对软软件采购购财务记记录和软软件实务务管理情情况，确确定单位位软件资资产是否否存在流流失或冗冗余等情情况。账账实比对对虽无法法列举单单位使用用软件的的具体情情况，但但能反映映出单位位使用软软件的全全貌，是是验证硬硬件设备备清查结结果的必必要步骤骤。软件资产产管理实实施方法法

（三）账实比对通过分析析账实比比对结果果，大致致会出现现下列几几种情况况：（登记采采购数为为S；清查所所得数为为A；已部署署启用在在案数为为B，闲置数数为R）A=B=S，R=0，说明相相关合规规软件无无库存，，均在使使用；A=S--R，A=B，说明相相关合规规软件库库存剩余余准确，，软件资资产管理理良好；；A<S，说明可可能存在在软件冗冗余；A>S，说明可可能存在在过量使使用或盗盗版现象象等；若A<B则可能存存在软件件私用，，若A>B则可能存存在过量量使用或或盗版现现象；若B+R<S则可能存存在相关关资产的的流失。。软件资产产管理实实施方法法

（三）账实比对1.有有采购计划划的，工作作组将比比对“计计划购买买”与““实际使使用”的的数量差差值，可可推导出出企业需需求的合合理性。。2.通通过购货发票票，将反映映出企业业财务记记录与软软件资产产投入的的实际情情况，可可避免今今后存在在账目漏漏登、混混乱、不不清晰，，以及资资产流失失等漏洞洞。3.通通过软件保管管记录，工作组组将掌握握软件载载体和授授权的留留存情况况，软件件授权的的库存与与实际安安装数量量的匹配配度，可可反映出出企业实实物管理理层面可可能存在在的流转转和保管管问题。。4.软软件授权许可可，工作组组将比对对软件厂厂商原始始授权与与实际安安装情况况的吻合合度和差差异，反反映出企企业使用用软件的的整体合合规性。。5.有有部署情况况表的，可以以比对出出企业软软件使用用现状与与其既有有制度的的匹配情情况，看看出其软软件资产产管理的的成熟度度。企业软件件资产管管理实施施方法

软件资产产经理和和管理组组负责起起草清查查统计报报告，在在报告中中以数据据分析的的形式向向领导层层汇报本本公司软软件资产产的整体体情况、、具体包包括使用用的清查查手段、、清查时时间、清清查覆盖盖度、现现有终端端使用各各类软件件基本数数据、统统计周期期内新增增软件资资产财务务数据、、现有软软件载体体和授权权许可等等留存情情况，以以及现有有的软件件资产管管理现状状分析。。最后，将将账实比比对结果果进行量量化统计计，提出出企业现现有各类类软件是是否存在在冗余、、流失情情况，涉涉及的具具体数额额和金额额，并对对员工使使用软件件行为、、企业未未来软件件资产管管理制度度体系建建设、企企业采购购软件规规划给出出科学合合理的意意见和建建议。并并可通过过数据比比对，进进一步强强调软件件资产管管理的重重要意义义。企业软件件资产管管理实施施方法撰写报告告

（四）盘存软件资产清查工作作完成后后，机构构对现阶阶段自身身已有软软件和管管理水平平有了较较为全面面的了解解，接下下来应由由操作组组和管理理组做好好软件资资产的盘盘存工作作。从根根本上讲讲，清查查和盘存存是相辅辅相成的的：清查查完毕本本来就会会生成统统计结果果，而盘盘存工作作也离不不开随时时更新的的数据。。本章节节在此着着重强调调软件资资产数据据表的建建立与维维护。软件资产产管理实实施方法法

建立软件资产管理记录表为软件资资产建立立专门数数据库，，储存所所有软件件的全部部相关信信息，是是科学的的管理手手段，对对于软件件资产管管理策略略的成功功推行非非常关键键。如果果没有成成功地设设计、开开发、实实施以及及维护一一个精确确的软件件资产管管理数据据库并使使其从实实时基础础架构中中自动升升级，就就很难进进行有效效的软件件资产管管理。现现阶段，，在尚尚未采购购或独立立开发出出适当数数据库的的情况下下，可以以由操作作组和管管理组先先建立《软件资产产管理记记录表》。《软件资产产管理记记录表》至少应包包含以下下部分：：①软件载载体留存存：标明明软件载载体流转转与库存存信息。。②软件授授权留存存：标明明企业所所有的软软件资产产授权留留存信息息，以及及分别的的授权许许可方式式。③软件流流转情况况：该子子项中，，标明使使用者从从软件资资产的转转出、安安装、转转入、处处置、盘盘盈、盘盘亏等环环节中，，涉及的的企业正正在使用用的软件件相关信信息。④硬件设设备关联联情况：：把软件件资产和和所装入入硬件设设备进行行关联。。软件资产产管理实实施方法法

建立软件资产管理记录表软件资产产管理实实施方法法

（五）建立软件资产管理制度软件资产产经过清清查盘存存，可以以初步构构成一套套较为完完备的数数据管理理体系。。为保障障企业对对软件采采购、使使用、管管理的科科学性、、合理性性，必须须建立一一套软件件资产管管理制度度，来约约束员工工的行为为、控制制资源的的流转、、最大限限度地降降低各种种风险和和成本并并提升企企业的整整体竞争争力。在制度建建立初期期可仿效效固定资资产的管管理模式式，从确确定需求求、审批批预算、、采购分分配，到到领用使使用、退退还报废废等环节节，把软软件资产产整个生生命周期期科学地地、透明明地管理理