举办会议策划书

1、举办会议策划书一、策划书名称尽可能具体的写出策划名称，如“年月活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。二、活动背背景：这部分分内容应应根据策策划书的的特点在在以下项项目中选选取内容容重点阐阐述；具具体项目目有：基基本情况况简介、主主要执行行对象、近近期状况况、组织织部门、活活动开展展原因、社社会影响响、以及及相关目目的动机机。其次次应说明明问题的的环境特特征，主主要考虑虑环境的的内在优优势、弱弱点、机机会及威威胁等因因素，对对其作好好全面的的分析(SWOOT分析析)，将内内容重点点放在环环境分析析的各项项因素上上，对过过去现在在的情况况进行详详细的描描述，并并通

2、过对对情况的的预测制制定计划划。如环环境不明明，则应应该通过过调查研研究等方方式进行行分析加加以补充充。三、活动目目的、意意义和目目标：活活动的目目的、意意义应用用简洁明明了的语语言将目目的要点点表述清清楚；在在陈述目目的要点点时，该该活动的的核心构构成或策策划的独独到之处处及由此此产生的的意义（经经济效益益、社会会利益、媒媒体效应应等）都都应该明明确写出出。活动动目标要要具体化化，并需需要满足足重要性性、可行行性、时时效性四、资源需需要：列列出所需需人力资资源，物物力资源源，包括括使用的的地方，如如教室或或使用活活动中心心都详细细列出。可可以列为为已有资资源和需需要资源源两部分分。五、活动开

3、开展：作作为策划划的正文文部分，表表现方式式要简洁洁明了，使使人容易易理解，但但表述方方面要力力求详尽尽，写出出每一点点能设想想到的东东西，没没有遗漏漏。在此此部分中中，不仅仅仅局限限于用文文字表述述，也可可适当加加入统计计图表等等；对策策划的各各工作项项目，应应按照时时间的先先后顺序序排列，绘绘制实施施时间表表有助于于方案核核查。人人员的组组织配置置、活动动对象、相相应权责责及时间间地点也也应在这这部分加加以说明明，执行行的应变变程序也也应该在在这部分分加以考考虑。这里可以提提供一些些参考方方面：会会场布置置、接待待室、嘉嘉宾座次次、赞助助方式、合合同协议议、媒体体支持、校校园宣传传、广告告

4、制作、主主持、领领导讲话话、司仪仪、会场场服务、电电子背景景、灯光光、音响响、摄像像、信息息联络、技技术支持持、秩序序维持、衣衣着、指指挥中心心、现场场气氛调调节、接接送车辆辆、活动动后清理理人员、合合影、餐餐饮招待待、后续续联络等等。请根根据实情情自行调调节。六、经费预预算：活活动的各各项费用用在根据据实际情情况进行行具体、周周密的计计算后，用用清晰明明了的形形式列出出。七、活动中中应注意意的问题题及细节节：内外外环境的的变化，不不可避免免的会给给方案的的执行带带来一些些不确定定性因素素，因此此，当环环境变化化时是否否有应变变措施，损损失的概概率是多多少，造造成的损损失多大大，应急急措施等等

5、也应在在策划中中加以说说明。八、活动负负责人及及主要参参与者：注明组组织者、参参与者姓姓名、嘉嘉宾、单单位（如如果是小小组策划划应注明明小组名名称、负负责人）。备注： 1、本策划划书提供供基本参参考方面面，小型型策划书书可以直直接填充充；大型型策划书书可以不不拘泥于于表格，自自行设计计，力求求内容详详尽、页页面美观观； 2、可以专专门给策策划书制制作封页页，力求求简单，凝凝重；策策划书可可以进行行包装，如如用设计计的徽标标做页眉眉，图文文并茂等等； 3、如有附附件可以以附于策策划书后后面，也也可单独独装订； 4、策划书书需从纸纸张的长长边装订订；会场策划注注意事项项会场预约约我我们将根根据你的

6、的需要，为为您具体体分析各各种情况况作出最最完美的的策划;我们将将根据会会议的级级别,为您选选择会议议举办地地;我们将将根据会会议对周周边环境境的要求求，为您您确定具具体举办办地点;我们将将根据会会议的具具体情况况，确定定是否将将会议划划分为几几个分会会场，选选择分会会场的地地点，并并提前为为您预约约。负责会场场的布局局，设备备安装调调试我我们将根根据会议议的具体体情况，为为您设计计并安排排会场的的布局，细细致周到到地设计计好所有有的细节节；我们们将根据据您的需需要，为为您提供供会议所所需要的的所有设设备，并并提前安安放在指指定位置置；我们们将根据据您的需需要，提提前为您您调试好好设备，并并进

7、行演演练，确确保会议议的顺利利进行。印刷材料料的设计计制作我我们将为为您的会会议提供供宣传册册等印刷刷品设计计、生产产一条龙龙服务;我们将将根据会会议的具具体需求求，设计计印刷品品的样式式、内容容、选择择图案;我们将将会为您您的印刷刷品指定定专门的的厂家生生产以及及印刷;我们将将根据您您的需要要，提前前把印刷刷品送到到会场或或指定位位置.参会者的的接送我我们将根根据参加加会议者者的具体体情况以以及人数数多少安安排相应应的车辆辆;我们的的专车将将会提前前在指定定位置等等待参会会人员，把把参会人人员迅速速、安全全地送到到会场或或下榻酒酒店.参会者的的餐饮我我们将根根据参会会人员的的喜好，为为您预定

8、定各种形形式的餐餐会：西西餐、中中餐、自自助餐、宴宴会等等等;我们将将根据参参会人员员的具体体情况以以及会场场和下榻榻酒店的的地点，为为您推荐荐不同的的用餐地地点.参会者业业余时间间的安排排我我们将根根据参会会人员的的喜好，为为您设计计不同的的休闲方方式;我们可可以为您您设计专专门的旅旅游线路路，方便便您的出出行;我们将将为您介介绍下榻榻酒店附附近的娱娱乐设施施，供你你选择。会前策划书书一、会前策策划 第一步步 - | 明确确会议需需要做些些什么 | 第二步步 - | 确定定由谁筹筹划会议议，策划划者的职职责及任任务 | 11. 会会议筹划划者的职职责 22. 会会议筹划划者的任任务 第三步步

9、 - | 明确确会议目目的和目目标 | 第四步步 - | 保持持沟通 | 第五步步 - | 进行行会议预预算 | 1. 制定财财务目标标 2. 制定预预算 第六步步 - | 安排排会议召召开日程程 | 第七步步 - | 选择择最适合合召开会会议的酒酒店 | 1. 列出可可供选择择的清单单 2. 选择合合适类型型的场所所 第八步步 - | 邀请请相关领领导、专专家与会会 | 第九步步 - | 邀请请相关人人员参加加会议，并并做好回回执统计计工作 | 二、会议策策划后的的组织工工作 一 - | 提供供会务组组人员的的安排 | 二 - | 提供供会议资资料的印印刷 | 三 - | 提供供会议资资料、

10、器器材的存存放及摆摆放 | 四 - | 根据据需要提提供会议议召开的的庆典服服务。充充气拱门门、门前前横幅、氢氢气球等等 | 五 - | 提供供会议中中特殊要要求的视视听设备备 | 六 - | 提供供会议人人员的胸胸卡制作作 | 七 - | 根据据会议性性质和规规模安排排会议室室的布置置 | 八 - | 为会会议室提提供会议议标语、及及各种指指示牌 | 九 - | 邀请请相关人人员参加加会议，并并做好回回执统计计工作 | 九 - | 会议议期间提提供简单单文具用用品纸、白白板等 | 十 - | 提供供会议人人员的酒酒店房间间分配、签签到工作作 | 十一 - | 会议期期间提供供茶水、矿矿泉水等

11、等饮料 | 十二 - | 会议期期间提供供简单文文具用品品纸、白白板等 | 十三 - | 提供会会议要求求，提供供礼仪小小姐、翻翻译人员员服务 | 十四 - | 安排与与会议人人员餐饮饮 | 十五 - | 为会议议安排活活动 | 十六 - | 提供电电脑、投投影仪等等的紧急急维修服服务 | 十七 - | 安排记记者招待待会 | 十八 - | 收集剪剪报 | 三、会议结结束后 一 - | 安排排好会议议人员的的返程票票务预订订及分发发 | 二 - | 安排排提供会会后观光光考察 | 三 - | 安排排好会议议人员的的送站工工作 | 会议分工明明确（一）会议议分工明明确会议应应视情况况明确设设定秘

12、书书组、会会务组、后后勤医疗疗组、保保卫组等等工作组组，重要要会议可可设专职职服务员员，并请请后勤、保保卫等人人员做好好治安、救救护、餐餐卫等项项工作。1、秘书组组其主要任务务是负责责会议讲讲话稿、会会议议程程、会议议指南等等材料的的整理、报报审及会会议的报报道宣传传工作，并并协助会会务组做做好相应应工作。2、会务组组其主要任务务是负责责会议会会务工作作，包括括：（11）下达达会议通通知；（22）负责责报道登登记，发发放入场场证件、纪纪念品和和会议相相关材料料等；（33）迎送送、接待待主讲人人，负责责食宿安安排；（44）支付付各类费费用；（55）财务务结算。 33、保卫卫组组织织人员对对会场进

13、进行安全全检查，疏疏通通道道，开启启安全门门等，同同时协助助会务组组做好相相应工作作。4、后勤医医疗组：做好会会议期间间人员的的应急医医疗工作作。在整体运作作过程中中 秘书书组、会会务组等等各司其其职，但但又需要要默契配配合，互互相支援援，形成成一个整整体，保保证会议议顺利进进行。（二）会议议通知1、通知应应简明准准确，主主要包括括会议内内容、参参会人员员范围、时时间、会会期、开开会和报报到地点点、是否否需要报报名单、联联系人及及电话等等。2、通知发发出后，应应即落实实有关负负责人是是否收到到，并统统计好参参会人数数。若需需报名单单，则要要注意统统计姓名名、性别别、职务务等项。3、大型会会议应

14、当当印制会会议指南南。内容容包括参参会人员员及会务务人员的的姓名、单单位、职职务、房房间号和和就餐时时间、地地点以及及其他注注意事项项等内容容。（会会议秩序序册应在在参会人人员报到到时发放放） 44、需分分组座谈谈的，应应指定座座谈地点点、召集集人等。 （三三）会议议材料准准备1、会会议材料料准备包包括领导导讲话、主主持词、典典型发言言、会议议议程等等。应注注意材料料的数量量、篇幅幅与会议议时间安安排一致致。会议议材料均均应经相相关领导导阅知，会会前送交交讲话者者本人。2、会务人人员应对对材料的的印刷、装装订把好好关，应应注意是是否齐全全。如有有可能，会会务人员员应与相相关处室室逐页核核对。主

15、主持人、讲讲话人对对材料的的纸张、字字号大小小等有特特殊要求求的，均均应尽量量满足其其要求。（四）会会场布置置 会会场布置置应包括括以下各各项：落落实会场场场地、会会标悬挂挂、电源源、灯光光、音响响、投影影、录音音录象设设备、饮饮水器具具、主席席台和会会议桌上上物品摆摆放、座座次排列列、空调调设备及及安全出出入等。（要要做好后后备电源源、扩音音设备及及值班电电工等应应急安排排）1、会会场布置置形式会场布布置形式式可根据据会议的的内容、发发言人及及参会人人员数量量而定。会会议内容容主要为为传达文文件，而而发言人人数量较较少、参参会人数数又较多多时，宜宜采取分分排式就就座。 座谈或或听取汇汇报的会

16、会议，宜宜采取圆圆桌式就就座。2、座座次排列列座位的的顺序一一般以座座位的面面向为准准，先中中间，后后左、右右，依次次向两边边摆放。对对人员的的座次排排列、人人员排序序均有严严格要求求。一般般规律应应是：（1）职职能部门门对排名名有详细细规定的的，以其其排列的的顺序为为准。（2）同同等职位位的，按按任实职职时间为为先；不不在职的的同志，根根据场合合酌情排排列。（3）上级级来人参参加会议议时，应应根据来来人的身身份及在在整个会会议议程程中的位位置（看看谁做主主要讲话话）酌情情排列。3、席席签席签是是与会人人员身份份的标志志。既充充分体现现对该座座人员的的尊重，同同时有清清点人数数的作用用。 座座

17、签一般般应当用用浅红色色纸、黑黑字书写写。应写写清该座座位人员员的姓名名（核实实无误）或或单位名名称。4、会会场环境境。根据不不同类型型的会议议酌情布布置会标标、条幅幅、鲜花花等物品品，营造造庄严、肃肃穆、热热烈等不不同风格格的会场场气氛。还还应留意意会场是是否具有有安全出出入之通通道。 5、灯灯光音响响灯光的的亮度要要适宜，台台上光线线一般要要比台下下亮一些些。晚上上开会要要做好停停电的应应急准备备工作。音响是保证证会议开开好的重重要手段段。话筒筒的数量量应根据据会场座座位的摆摆放及发发言人的的多少而而定。音音响及话话筒应逐逐一调试试，必要要时要请请音响人人员专司司此责。6、空空调、通通风设

18、备备适宜的的温度及及清新的的空气是是确保会会议成功功的重要要因素，会会务人员员应在开开会之前前调节好好气温。夏夏季室内内气温高高时，应应考虑准准备折扇扇等物品品。7、桌桌上摆放放物品主席台台摆放的的会议材材料，必必须由会会务人员员对其是是否齐全全、页码码、印刷刷及装订订质量等等逐一检检查。（必必要时准准备了记记录用笔笔及笔记记本等）准备好好茶水、矿矿泉水等等物品。如如会场空空间小，可可使用饮饮水机。会会场空间间大，可可逐桌摆摆放热水水瓶。如如会议规规格高，参参会人员员较少，应应由工作作人员负负责倒水水。（五）新闻闻报道由宣教教部门准准备好录录音、摄摄像、摄摄影设备备，及时时进行会会议精神神传达

19、。（如如有必要要应事先先联系新新闻单位位，并安安排好记记者的接接送工作作） （六）车车辆及食食宿安排排如需参参观，应应指定车车辆负责责人，准准备好车车辆，并并请参观观人员按按编号乘乘车。若无会会议指南南，可将将食宿安安排表提提前交给给会议主主持人，在在休会前前告知参参会人员员。（七）其其他事项项1、会会务人员员要做好好会议纪纪律宣读读及其他他事项的的咨询、提提醒等工工作。2、还应做做好参会会人员报报到或签签到工作作，并分分发会议议材料。3、会务人人员应根根据签到到情况掌掌握到会会人数，并并及时联联系未到到会人员员，查明明迟到或或缺席的的原因，将将有关情情况报告告相关领领4、会务人人员应引引导主

20、席席台人员员或重要要领导同同志就座座，并注注意了解解参会领领导是否否带齐讲讲话稿等等物品。5、应应注意参参会人员员的就座座情况，会会场前排排尽量不不要空座座。6、视情况况统一会会务工作作人员着着装。二、会间组组织与服服务阶段段1.会务人人员提前前1小时时到达会会场，反反复检查查会场准准备情况况。2.搞好会会议签到到、材料料分发。3.落实主主席台领领导、发发言人是是否到齐齐。会务人员应应做好主主持人或或发言人人不能到到会的准准备。主主持人不不能到会会，可由由合适的的同志代代为主持持；发言言人不能能到会，可可视情况况寻找替替代人或或取消其其发言。 4、按按预定方方案组织织与会人人员由前前向后依依次

21、就座座。5、维持好好会场秩秩序。会会议前55分钟，关关闭会场场大门，与与会人员员入座就就绪，无无关人员员离开会会场；会会间关闭闭手机或或调到振振动，一一般不允允许找人人，无关关人员不不准进入入会场。6、安排专专人做好好话筒的的摆放、倒倒水等服服务工作作。7、会会务人员员须随时时观察并并领会主主席台领领导的示示意，做做好临时时安排的的各项工工作。 88、由秘秘书组做做好录音音、摄影影、摄像像及会议议记录等等工作。9、如有必必要，为为与会人人员预定定车票、机机票等。三、会后1、会议结结束后，要要检查会会场，带带回剩余余材料、席席签等物物品。2、组织送送站。根根据与会会人员离离会时间间，提前前安排车

22、车辆、送送站人员员等。3、做好会会议文件件的清退退、收集集、归档档工作。会会议若需需形成会会议纪要要印发的的，组织织单位要要拟好文文稿，送送公司办办按公文文处理办办法印发发。4、为严肃肃会议纪纪会风，对对会议迟迟到、无无故不参参加会议议的单位位与会人人员进行行通报。5、做好会会议报道道工作。会议成功的的关键-如何策策划会议议会议成功的的关键-如何策策划会议议无论是什麽麽行业的的企业或或单位举举办会议议，不论论筹划此此会议的的筹划者者经验是是否丰富富，单纯纯站在举举办方的的立场与与角度上上看问题题，都会会面临各各种问题题：1、需要做做些什麽麽？会议议有各种种类型，不不同的会会议需要要不同的的环境

23、，召召开会议议是要达达到一定定的目的的和目标标。因此此第一个个重要步步骤是收收集方方方面面的的信息，通通过收集集这些信信息可以以制定出出旨在完完成手头头众多工工作的计计划。2、谁来筹筹划会议议？从秘秘书到公公司总裁裁，每个个人多多多少少都都可能会会参与会会议的筹筹划，只只不过有有人是专专职从事事这项工工作，有有的是兼兼任此职职，此外外还有其其他职责责。无论论是专职职还是兼兼职，最最终结果果，是使使会议顺顺利完成成。他们们的工作作效率代代表着主主办单位位或公司司的工作作水平。3、会议筹筹划者的的职责、会会议筹划划者必备备能力和和素质：作为会会议筹划划者，要要负责去去做各种种各样的的工作。下下列的

24、各各项工作作能反映映会议筹筹划者这这一角色色的多面面性。11、善于于与人共共事。22、善于于注意小小节。33、善于于解决问问题。44、善于于与人协协商。55、能够够管理会会议财务务事宜。66、熟悉悉酒店运运作。77、能够够安排恰恰到好处处的菜单单。8、能能够熟练练操作电电脑。99、能够够熟练地地与视听听服务公公司打交交道。110、能能妥善接接待贵宾宾和外国国客人。111、熟熟知各种种礼仪。112、行行事果断断、执着着。4、会议筹筹划者的的任务：1、制制定计划划，确定定必须要要做的事事项以满满足会议议的需要要并达到到会议确确定的目目标。22、制定定会议议议程。33、了解解可供使使用的场场所和设设

25、施情况况。4、选选择或提提议合适适的场所所。5、检检查并比比较各项项设施。66、安排排交通事事宜。77、协调调会务工工作人员员的活动动8、招招收、培培训会务务人员和和广告人人员。99、制定定可行预预算或按按既定预预算安排排有关工工作。110、确确定各项项工作的的时间安安排。111、视视察选定定的场所所和设施施。122、与各各有关方方面进行行接洽（运运输公司司、旅行行社、视视听服务务公司）。113、确确定印刷刷公司。114、安安排食品品、饮料料有关事事宜。115、讨讨价还价价。166、同会会议发言言人和各各位贵宾宾进行联联系。5、主要会会议类型型：1、销销售会议议：一般般是为了了宣布开开始销售售某种产产品或销销售期限限。例如如季度销销售会议议，或者者是对前前一个销销售期间间进行总总结和表表彰。22、年会会：可以以是公司司股东大大会，也也可能是是行业协协会每年年一次的的会员大大会。33、产品品发布会会：是为为了向专专业群体体和消费费者介绍绍和推广广某一新新产品。4、研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与