公文处理知识课件

1、公文处理知识2017公文处理知识一、公文处理概述二、文种使用三、公文格式四、行文规则五、公文拟制一、公文处理概述一、公文处理概述 （一）公文的概念。公文作为一种事物，也经历了产生、发展、演变的过程。条例规定：公文是指实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 一、公文处理概述 （一）公文的概念。公文作为一种事物， 换句话说，公文就是依法行政的工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文作为依法执政和依法行政的重要工具，代表着一个单位的形象，更体现一个单

2、位的工作水平和工作作风。公文处理知识课件 (二)公文的特征。公文有两个显著特征，一个是特定效力，一个是规范体式。 特定效力意味着公文是依法行政的具体体现，具有约束力和强制性。规范体式就要求公文按照一定的书写和印制方式去表现。 (二)公文的特征。公文有两个显著特征，一个是特二、文种使用 （一）文种使用方面存在的突出问题： 1.使用非法定文种。不选用条例规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议等文种。 2.文种合并适用。如请示报告、意见报告、请示函等。二、文种使用 （一）文种使用方面存在的突出问题： 3.错用文种。日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示报告不分、决定与

3、决议相混、公告与通告乱用、决议和纪要等同等。公文处理知识课件 （二）区分不同的文种： 1.请示和报告的区别，请示、报告截然不同，不能混用，请示用于“向上级机关请求指示、批准”，报告用于“向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问”。请示是要求答复的，报告不要求回复，也不能要求批示、回复。上级机关在办理时也有所不同。请示是批件，报告是阅件。 （二）区分不同的文种： 1.请示和报告 2.请示和函的区别。请示和函都可以用于请求批准有关事项，关键的区别是：请示对上级机关，函适用于不相隶属机关之间。即使收到这种错用的请示，也不能将错就错，给予批复，要用函回复。 2.请示和函的区别。请示和函都可以用

4、于请求批准有关事 3.决定、命令（令）、通报。这3个文种的共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误。 判断的标准，一个是机关的层级，一个是表彰、批评对象的典型性。 3.决定、命令（令）、通报。这3个文种的共同点是适用4.决议和会议纪要。共同点是都需要召开会议的形式。不同点，一是纪要可以多议题，决议则比较集中。二是从格式上看，决议用文件格式，纪要用专门的纪要格式。纪要和会议记录。会议记录的内容全面，不同人的不同意见都要记载。而纪要内容主要有两部分，一是会议的主要情况（时间、地点、人物、议题等），二是议定事项，就是会议确定的、会后要落实的，其他不写。4.决议和会议纪

5、要。共同点是都需要召开会议的形式。不同点，一三、公文格式 条例规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，共18个要素，可以划分为版头、主体、版记三部分。三、公文格式 条例规定“公文一般由份号、密级和保密 （一）份号。是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。条例规定，涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。 （一）份号。是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编 （二）涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密

6、期限。 1. 标注密级要有依据，不能随意。防止出现定密过泛，或者漏定。2.涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注。 （二）涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。 （三）紧急程度。是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文及时传递和处理。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）紧急程度。是对公文送达和办理的时限要求，以公文处理知识课件 （四）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。 联合行文时，发文机关标志可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。 （四）发文机关标志由发文机

7、关全称或者规范化简称加“ (五)发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。联合行文，使用主办机关发文字号。 (五)发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（1不编为001），不加“第”字。年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号括入；序号不公文处理知识课件 （六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名用3号楷体字。联合上报公文，所有机关负责人姓名都要标注。原来一行只排一个名字，现在排2个名字。 （六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 （七）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。发文机关名称、事由、

8、文种三要素要全。 （七）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文 （八）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或 （九）正文。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 （九）正文。文中结构层次序数可以用“一、”“（一） (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。1.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”），附件顺序号后用小圆点。 (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。2.附件名称后不加标点符号。3.

9、附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。2.附件名称后不加标点符号。 （十一）发文机关署名。署全称或规范化简称。 需加盖印章的公文，单一机关发文时不需要署名。联合行文时需署名。不需要加盖印章的公文如电报需要署名。 （十一）发文机关署名。署全称或规范化简称。 公文处理知识课件 （十二）成文日期。以会议通过或机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期年、月、日用阿拉伯数字标全。年份标全称，月、日不标虚位。 （十二）成文日期。以会议通过或机关负责人签发的日期 （十三）印章。行政机关的公文，除电报、纪要等不需要加盖印章外，其他必须加

10、盖印章。联合行文时，将发文机关署名按发文机关顺序整齐排列，每排最多3个印章，并一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章同时下压成文日期。印章之间不相交或相切。 （十三）印章。 （十四）附注。需要说明的其他事项，如“（此件不公开报道）”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （十四）附注。需要说明的其他事项，如“（此件不公开 （十五）附件。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。 （十五）附件。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编 （十六）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用

11、全称或者规范化简称、统称。 （十七）印发机关和印发日期。印发机关均用单位全称,一般是一个单位的办公室。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 （十六）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文以上两个要素，一般用4号仿宋体字，左右各空1字编排。以上两个要素，一般用4号仿宋体字，左右各空1字编排。 （十八）页码。4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘。单页码居右空一字，双页码居左空一字。函的格式，首页是第一页，但不编排页码。 （十八）页码。4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下四、行文规则 (一) “行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时

12、抄送被越过的机关”。四、行文规则 (一) “行文关系根据隶属关系和职 （二）向上行文规则。1.“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。” 一文一事，反映了请示公文专一性，有利于上级机关审阅、批示和答复。 2. “原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。” （二）向上行文规则。3.“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。” 落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。公文处理知识课件（三）向下行文规则。1.“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委

13、、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”（三）向下行文规则。1.“党委、政府的办公厅（室）根据本级党2.“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”这是向下级机关行文，部门之间协商规则与未协商一致、违规行文的处理规则。2.“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不五、公文拟制 （一）公文拟制的原则和方法。 1.符合法律法规和上级方针政策。

14、要加强合法性审查工作。 2.加强衔接，避免公文“打架”。依法行政的重要条件就是政令统一。 3.以事实为依据。否则，分析问题不可能实事求是，提出的政策措施不可能切实可行。五、公文拟制 （一）公文拟制的原则和方法。 （二）文字表述。表述准确，文字精练。 1.字词使用是否规范、准确。审核有无错别字、简化字、异体字、繁体字、多字、漏字等。不得随意简化、自造词语。 人名、地名、计量单位、日期、职务都要准确和规范。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （二）文字表述。表述准确，文字精练。 1 2.数字和标点符号使用要正确。对于数字和标点符号的用法国家有明确规定。 “指导查处合同欺诈等行为”误为“指导、查处合同欺诈等行为”。 3.提法要规范，前后要对应。有些提法是特定的