监理现场资料管理作业指导书

1、PAGE 20PAGE 19目 录1 总总则 （2）2 作作业指导导对象 （2）3 现场内内业资料料管理工工作依据据 （2）4 现现场内业业资料管管理作业业手册 （3）5 常常用质量量记录 （8）6 附附录 （9）1总则1.1 现场监监理内业业资料是是项目实实施过程程中对工工程监督督管理的的原始记记录，对对质量控控制、投投资控制制、进度度控制以以及合同同管理等等所做工工作的真真实记录录。这些些资料是是评定工工程质量量、竣工工交付使使用的必必要条件件，是一一份工程程项目竣竣工验收收备案前前必须审审查的档档案材料料。也是是监理工工作中各各项控制制与管理理工作的的依据和和凭证，反反映了监监理人员员的

2、素质质和项目目监理组组的管理理能力和和管理水水平，并并可作为为以后发发生各类类纠纷问问题的原原始依据据。1.2 项目监监理组必必须在总总监负责责下，配配备现场场专职或或兼职工工程资料料管理人人员负责责收集、整整理监理理文件，对对监理文文件进行行科学化化、规范范化管理理，确保保监理文文件的完完整性。1.3 监理内内业资料料的管理理应严格格遵循公公司质量量手册及及质量管管理体系系程序文文件。1.4 监理内内业资料料的管理理应遵循循工程文文件的自自然形成成规律，保保持卷内内文件的的有机联联系，便便于内业业资料的的保管和和利用。1.5 为保证证现场内内业资料料的规范范与科学学管理、保保存和利利用，特特

3、制定本本作业指指导书。2作业业指导对对象本作业指导导书适用用于现场场监理组组总监及及内业资资料管理理人员进进行内业业资料的的管理工工作。3现场场内业资资料管理理工作依依据3.1质质量体系系程序文文件质质量记录录控制程程序（TJPPMB-20003-4.2）3.2建建设工程程监理规规程4.现场内内业资料料管理作作业手册册4.1总总监负责责，明确确要求，专专人管理理。监理理资料的的管理应应由总监监负责，并并指定专专人具体体实施。结结合工程程项目的的实际情情况，总总监负责责对外协协调，明明确要求求，对其其进行相相应的检检查。内内业资料料管理人人员在总总监的指指令下，严严格按照照规范、政政府、公公司等

4、有有关资料料管理的的规定，对对工程实实施过程程中产生生的各类类文件根根据其特特征、相相互联系系和保存存价值分分类整理理，做到到科学、合合理、规规范。4.2日日常管理理中几个个重要环环节。4.2.11建立监监理内业业资料台台帐：a） 根据公公司质量量管理体体系程序序文件中中质量记记录控制制程序第第3.22.3条条设立总总台帐，建建立对应应的文件件夹，保保证工程程文件资资料的完完整性、准准确性、系系统性和和可操作作性。b） 建建立分台台帐，即即在每一一个文件件夹首页页附一份份卷内目目录表（参参考卷内内目录表表），明明确每一一文件夹夹内文件件资料内内容、责责任人、日日期等基基本情况况。 监监理内业业

5、资料总总的台帐帐（即现现场档案案资料夹夹的编号号）设立立方法如如下：0.0 总目录录0.1 发文登登记表（台台帐）0.2 收文登登记表（台台帐）1.1 监理管管理类文文件：监监理大纲纲、监理理中标通通知书、监监理合同同、监理理登记证证。1.2 监理规规划、细细则。1.3 监理基基本资料料：营业业执照、资资质证书书、ISO证书；总监任命书书、总监监代表授授权委托托书；包括总监调调换申报报表、专专业工程程师调换换备案表表等。监理人员相相关证书书：职称称证、监监理资格格证、培培训证、见见证人员员证、安安全监理理证等； 监理设设备清单单及相关关设备检检定证书书等。1.4 规范、法法规性文文件。1.5

6、公司来来文2.1 工工程开工工/复工报报审表、工工程暂停停令，附附开工报报告及相相关资料料。2.2 施工组组织设计计（方案案）报审审表，附附施组、方方案、包包括特殊殊工种工工人的上上岗证、设设备检定定证书等等。2.3 分包单单位资格格报审表表，附分分包单位位资质材材料及相相关资料料。2.4 报验申申请表（台台帐）2.4.11 报验申申请表测量2.4.22 报验申申请表桩基2.4.33报验申申请表基础工工程2.4.44 报验申申请表主体结结构2.4.55 报验申申请表装饰工工程2.4.66报验申申请表机电安安装工程程2.4.77报验申申请表 （根根据工程程规模、结结构型式式或分部部、分项项工程可

7、可单列、扩扩展）2.5 工程款款支付申申请表/工程款款支付证证书2.6 工程临临时延期期申请表表/审批表/最终延延期审批批表2.7 费用索索赔申请请表/审批表表2.8 工程材材料/构配件/设备报报审表（台台帐）2.8.11工程材材料/构配件/设备报报审表钢材（原原材料）2.8.22 工程材材料/构配件/设备报报审表钢筋焊焊接2.8.33工程材材料/构配件/设备报报审表水泥2.8.44工程材材料/构配件/设备报报审表砂、石石2.8.55 工程材材料/构配件/设备报报审表砼配合合比2.8.66 工程材材料/构配件/设备报报审表砼试快快2.8.77 工程材材料/构配件/设备报报审表防水材材料2.8.

8、88 工程材材料/构配件/设备报报审表 （根根据工程程规模、涉涉及的内内容如分分部、分分项工程程，可单单列、扩扩展）2.9 工程竣竣工报验验单/竣工资资料：验验收报告告、质量量评估报报告、合格证明书书、监理理总结2.10 施工进进度计划划报审表表，附进进度计划划2.11 工程质质量问题题（事故故）报告告/处理报报审表2.12 工程专专项检测测资料：桩的动动测、桩桩的静载载试验、钢钢结构焊焊缝检测测、幕墙三性检检测、基基坑开挖挖监测、（若资料多多，可扩扩展单列列：2.12.1、2.112.22、）2.13 施工单单位来文文（综合合）3.1 监理工工程师通通知单/回复单单3.2 监理工工作联系系单

9、3.3 巡视旁旁站检查查记录3.4 监理日日记3.5 监理月月报3.6 会议纪纪要（例例会）3.7 专题会会议纪要要：设计计交底、图图纸会审审、监理理细则交交底会、文文明安全全检查 （可扩扩展单列列）4.1 建建设单位位/上级主主管部门门来文，包包括施工工许可证证4.2 图纸/设计变变更/技术变变更（核核定单）台帐4.3建设设单位提提供设备备清单5.1 来往文文件流转转夹5.2 待处理理文件夹夹d） 台帐设设立方式式的几点点说明： 每个文文件夹（盒盒）都应应有完整整的“卷内目目录”； 工程规规模较小小的，可可将相邻邻的文件件夹合二二为一，但但主体编编号不能能缺省，资资料必须须分列，且且有明显显

10、分隔；“0.22收文登登记表（台台帐）”中可不不包括“2.44”、“2.88”、“4.22”项；以以及“5.11”、“5.22”； 对钢筋筋、水泥泥、砖、黄黄沙、商商品砼等等大量用用材的施施工试验验文件材材料可内内容的联联系性，或或内容的的多少组组合归入入文件夹夹或单独独分列。参参照：钢钢筋送检检一览表表、钢钢筋焊接接送检一一览表、水水泥送检检一览表表、砌砌筑材料料送检一一览表、砌砌筑砂浆浆使用情情况一览览表、混混凝土试试块抗压压试验报报告一览览表（分分为桩基基工程、基基础及主主体工程程）；其他如土基基（回填填土）压压实度试试验报告告、粗骨骨、细骨骨料试验验报告、防防水卷材材试验报报告、混混凝

11、土配配合比报报告单和和质量证证明书等等可视文文件内容容的量分分类组卷卷建立文文件夹，也也可分别别单独建建立文件件夹； 法规性性文件应应按工程程需要，现现场逐步步购买添添置配备备，及时时关注公公司有关关部门分分发的“规章、规规范等文文件目录录”，自行行整理编编制目录录。文件件书籍放放在现场场以供监监理人员员查阅学学习，有有关法规规性文件件也应由由总监组组织监理理组内部部流转审审阅，然然后归档档，随时时以供查查阅；作废文件应应及时抽抽出，另另外存放放，编制制目录，以以保证现现场使用用文件的的准确性性、有效效性； 图纸应应建立监监理内部部目录（图图纸目录录模板，以以供参考考），在在施工过过程中设设计

12、单位位或施工工单位对对新图纸纸的发放放及图纸纸的设计计变更应应及时在在目录中中反映出出来，让让现场各各专业监监理工程程师掌握握最新版版本的图图纸。 还应建立立图纸纸收发登登记簿及及作废废图纸登登记簿。新新图纸、设设计或施施工变更更应及时时让各专专业监理理工程师师流转、掌掌握。作作废图纸纸应按专专业单独独存放，并并列作废废图纸目目录。4.2.22按文件件控制程程序建立立文件件发放登登记表、收收发文登登记表、文文件更改改通知单单、文文件销毁毁登记表表、文文件借阅阅登记表表、作作废文件件保留登登记表。每每一份在在监理服服务过程程中产生生的文件件应在上上述各表表分类登登记；4.2.33做好监监理资料料

13、的内部部流转工工作。资资料管理理人员在在登记来来往文件件后，应应在原始始记录封封面盖上上流转章章，交由由总监理理工程师师审阅并并签发至至各专业业监理工工程师查查阅并签签字，应应建立来来往文件件流转夹夹。对于于某些文文件还有有待商议议或缓签签的，列列入待检检文件，应应建立待待检文件件夹。对对来往文文件流转转夹及待待检文件件夹，监监理管理理人员应应及时查查看，整整理，归归档；4.2.44所有监监理服务务过程中中产生的的文件、记记录应按按文件件控制程程序质质量记录录控制程程序（TJPPM/B-220022-4.2）的的规定进进行编号号。资料料管理人人员应督督促查验验产生的的文件、记记录的完完整性及及

14、有效性性。对收收集的材材料逐件件审核，分分类整理理，检查查填写内内容是否否准确、清清晰，签签章手续续是否完完备，并并可按竣竣工归档档内容进进行整理理、剔除除重复件件、补齐齐缺件、裱裱糊小件件；4.2.55监理资资料管理理贯穿于于工程项项目监理理的全过过程，要要做到及及时、真真实、有有序，还还必须重重视和了了解对施施工资料料的监理理。从第第一次工工地例会会上就要要强调工工程资料料的重要要性，及及时把监监理规范范中的施施工阶段段监理工工作的基基本表式式提供给给施工单单位，要交待待有关施施工报验验工作的的程序和和基本条条件及提提供报验验原件份份数，坚坚持报验验必须资资料先行行，各项项施工资资料必须须

15、真实、合合格的原原则。在在施工过过程中，加强与施工单位有关人员联系沟通，取得他们的密切配合，使信息资料及时传递；4.2.66资料管管理人员员应当协协助总监监将每天天产生的的各类文文件及工工程资料料完在当当日的监监理日记记收发文文情况、原原材料进进场情况况中填写写登记。这这样便于于资料查查验；4.2.77根据工工程竣工工后应向向业主、城城建档案案管理机机构及公公司提交交竣工监监理文件件的要求求，预先先对工程程服务中中产生的的有关文文件留存存若干份份原件；4.2.88动态管管理，及及时更新新。4.3监监理竣工工资料的的编制、验验收、移移交4.3.11根据上上海市建建设工程程竣工档档案编制制验收及及

16、报送规规定（沪沪规法20002287号）及及建设工工程文件件归档整整理规范范（GB/T5003288-20001），明明确建设设单位、城城建档案案管理机机构及公公司对工工程竣工工档案的的归档范范围、编编制质量量要求，在在工程竣竣工验收收前，将将形成的的有关工工程档案案向建设设单位提提交。4.3.22 归归档的工工程文件件应为原原件。工工程文件件应字迹迹清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签签字盖章章手续完完备。根根据不同同建设单单位、城城建档案案管理机机构对档档案原件件的要求求，资料料管理人人员应在在文件最最初形成成过程中中确定原原件份数数（例：监理工工程师通通知单、监监理工作作联系单单、监理理月

17、报、工工程例会会、监理理细则、评评估报告告及监理理总结等），及及要求施施工单位位提供原原件份数数（例：监理工工程师通通知回复复单、工工程报验验申请表表、工程程材料/构配件件/设备报报审表等等施工阶阶段监理理基本表表式），以以备监理理竣工档档案均以以原件编编制组卷卷报送验验收，也也可减轻轻在竣工工档案整整理阶段段大量复复印及补补齐工作作。4.3.33 编编制好的的监理竣竣工档案案移交至至建设单单位和城城建档案案管理机机构时，应应填写监监理竣工工档案报报送表（见见表以供供参考）。4.3.44 建设设工程（项项目）监监理竣工工档案归归档范围围顺序归档内容涉及要素建设单位城建档案管管理机构构公司监理大

18、纲监D监理合同监D监理规划监D监理细则监D工程开工/复工报报审表A1施工进度计计划报审审表A1(H)施工组织设设计（方方案）报报审表A2分包单位资资格报审审表A3报报验申请请表A4工程款支付付申请表表A5监理工程师师通知回回复单A6工程临时延延期申请请表A7费用索赔申申请表A8工程材料/构配件件/设备报报审表A9工程竣工报报验单A10监理工程师师通知单单B1巡视旁站检检查记录录B1(H)工程暂停令令B2工程款支付付证书B3工程临时延延期审批批表B4工程最终延延期审批批表B5费用索赔审审批表B6监理工作联联系单C1工程变更单单C2顺序归档内容涉及要素建设单位城建档案管管理机构构公司工程质量问问题

19、（事事故）报报告单工程质量事事故处理理报审单单会议记录（工工程例会会、协调调会）监I专题报告监I实测项目检检查记录录表外观项目评评分表质量保证资资料检查查记录表表监理日记监J监理月报监K工程检测资资料监L工程初验报报告监M工程质量评评估报告告监M监理工作总总结监M其他注：必须须归档视文文件产生生情况归归档另注：有些些在工程程监理过过程中形形成的原原始记录录附有大大量的报报审资料料，如施施工组织织设计（方方案）报报审表、报报验申请请表、工工程材料料/构配件件/设备报报审表，这这几项内内容的后后附资料料（如施施工组织织设计、隐隐蔽工程程验收记记录、施施工材料料质量保保证文件件等）一一般承包包单位也

20、也应按规规定在工工程竣工工后组卷卷提交给给建设单单位及档档案管理理机构，因因此监理理单位在在提交至至建设单单位时只只需提交交各类报报审表，建建议在资资料形成成过程中中要求承承包单位位提交双双份报审审表，以以备竣工工归档。如如建设单单位要求求报审表表中一定定要后附附内容，再再复印提提交。5常用用质量记记录卷内目录录、钢钢筋送检检一览表表、钢钢筋焊接接送检一一览表、水水泥送检检一览表表、砌砌筑材料料送检一一览表、砌砌筑砂浆浆使用情情况一览览表、混混凝土试试块抗压压（抗渗渗）试验验报告一一览表、图图纸目录录、建建设工程程监理竣竣工档案案报送表表6附录录6.1文文件更改改一览表表卷 内内 目 录顺序号文件编号责任者文 件 材材 料 提 名日期页次备注钢筋送检一一览表编号：编号生产厂家规格质保书编号号代表数量（t）数组送检日期报告日期报告