办公自动化教案-06电子邮件

1、第 6章 办公中的电子邮件与桌面信息管理 本章内容容介绍在办公业业务处理理中，办办公人员员经常需需要进行行电子邮邮件交流流和桌面面信息管管理，比比如管理理邮件、安排约约会、建建立联系系人和任任务等，利用有有关软件件可以提提高这些些活动的的管理效效率。本章介绍绍利用Outlook组织和和共享桌桌面上信信息并与与其他人人通信的的方法，主要讲讲述创建建和维护护联系人人列表，创建、发送、接收和和管理电电子邮件件，创建建和运用用任务，使用日日历对约约会、会会议等日日常事务务进行管管理以及及日记、便笺的的创建与与应用。下一页上一页返回【本章主主要知识识点】Outlook用户的的账号设设置联系人的的创建与与

2、维护电子邮件件的创建建与收发发电子邮件件的管理理任务的创创建与应应用利用日历历创建约约会利用日历历安排会会议日记和便便笺的使使用下一页上一页返回Outlook的启动动启动Outlook有有许多方方法，常常用的有有以下两两种：1双击击Windows桌面面上的快快捷方式式“MicrosoftOutlook”图标标。2选择择单击“开始”“程程序”“MicrosoftOutlook”命令令。初次启动动Outlook时会会出现一一个向导导，提示示用户进进行账户户设置。下一页上一页返回Outlook的界面面组成下一页上一页返回Outlook的退出出单击Outlook窗窗口右上上角的关关闭按钮钮或单击击“文

3、件件”菜单单下的“退出”命令等等下一页上一页返回联系人的的创建Outlook中的“联系人人”文件件夹可以以将与某某个联系系人所有有相关的的信息都都集中在在一起。例如，姓名、电话号号码、联联系地址址、商务务传真、电子邮邮件、生生日、纪纪念日等等，还可可以方便便快速地地查找某某个人的的联系方方式，也也可将会会议请求求、电子子邮件或或任务请请求发送送给联系系人。下一页上一页返回创建邮件件(1)输输入邮邮件的主主题（参参会人员员要求）和以上上正文内内容。(2)按按要求求对邮件件的正文文进行格格式设置置。(3)收收件人人、抄送送等文本本框的填填写要求求会用“联系人人”文件件夹自动动填写。下一页上一页返回

4、发送邮件件邮件编写写完成后后，需要要发送。操作时时，单击击 “发发送”按按钮，即即可完成成邮件发发送。下一页上一页返回接收邮件件单击“工工具”菜菜单下的的“发送送和接收收”命令令，然后后选择接接收电子子邮件帐帐户的种种类。新新收到的的邮件将将放到“收件箱箱”里，用户可可以随时时阅读邮邮件。下一页上一页返回邮件排序序在“收件件箱”最最右侧“邮件列列表”上上面有一一行图标标按钮和和文本按按钮，每每一个图图标或文文本都表表示一种种特定的的含义，它们会会被标记记在所收收到邮件件的前面面，根据据这些图图标可以以区别对对待所收收到的邮邮件，从从左到右右分别表表示：重重要性； 邮件类类型图标标，有已已读和未

5、未读两种种状态；标标记状态态，当对对邮件作作有标记记时显示示该图标标；附件，当邮件件有附件件时邮件件前标出出该图标标；显示示邮件的的发件人人；显示示邮件的的主题；显显示邮件件的接收收时间； 显示出出邮件的的大小。下一页上一页返回邮件筛选选邮件筛选选就是将将符合指指定条件件的邮件件挑选出出来，操操作步骤骤如下：（1）在在“Outlook面面板”中，单单击“收收件箱”；在出出现的“收件箱箱”窗口口中，选选择“视视图”/“当前前视图”命令。（2）在在出现的的级联菜菜单中提提供了多多种视图图方式，其实它它们也就就是各种种选择筛筛选条件件，有“邮件”、“收收件人”等，根根据需要要可以进进行选取取。（3）

6、单单击筛选选条件后后，邮件件列表框框中符合合条件的的邮件留留下，不不符合条条件的邮邮件被隐隐藏.下一页上一页返回邮箱管理理用户对邮邮箱的管管理包括括查看邮邮箱的大大小，按按大小或或时间搜搜索邮件件，对邮邮件进行行删除、移动或或存档，以及清清除整理理邮箱。下一页上一页返回电子邮件件使用注注意事项项预防电子子邮件病病毒电子邮件件的使用用技巧与与建议下一页上一页返回预防电子子邮件病病毒因特网是是一个巨巨大的信信息库，每天有有数不清清的信息息在网络络上流动动，网上上同样也也可能有有恶意的的程序。如果这这些程序序是精心心编写的的网络病病毒，那那么，它它可以通通过网络络尤其是是电子邮邮件迅速速传播，危险很

7、很大。对付邮件件病毒，第一是是防，如如拒收陌陌生人的的邮件，不从陌陌生的站站点下载载文件等等；第二二是杀，如果不不慎下载载了邮件件病毒，可以利利用各个个病毒厂厂商的最最新杀毒毒软件可可以查杀杀邮件病病毒，第第三是要要杀防结结合。下一页上一页返回电子邮件件的使用用技巧与与建议（1）尽尽量使用用专门的的邮件管管理程序序（2）正正确设置置E-mail软件（3）多多申请几几个不同同站点的的免费信信箱（4）及及时取消消订阅的的邮件列列表和电电子刊物物（5）公公共场合合尽量少少填写个个人信息息（6）及及时整理理信箱（7）注注意清除除浏览器器的历史史记录和和缓存下一页上一页返回任务的创创建和使使用任务是一一

8、项与人人员或工工作相关关的事务务，用户户可以接接受上级级分派的的任务，也可把把任务分分派给其其他人。当用户户有一个个新任务务要求时时，就需需要创建建一个新新的任务务项目。下面以实实例问题题说明如如何创建建任务,问题情情形如下下：假设某某某公司为为了丰富富职工业业余生活活 ，促促进企业业文化建建设，决决定7月月28日日（星期期天）组组织一次次郊游活活动，现现在需要要给相关关人员下下派该任任务，要要求各位位职工报报名参加加。下面就以以该事项项为例，讲解如如何创建建和分派派任务。下一页上一页返回日历的使使用利用日历历创建约约会利用日历历安排会会议下一页上一页返回日记和便便笺的使使用利用日记记可以记记录下自自己最近近作的一一些事情情，以便便回顾和和总结；