文书与档案管理基础(第三版)5单元课件

1、文书与档案管理基础美奇工作室制作文书与档案管理基础美奇工作室制作第五单元 特殊载体档案管理第五单元 特殊载体档案管理任务三 照片档案管理任务一 电子文件整理归档与管理 任务二 光学载体（光盘）的管理任务三 照片档案管理任务一 电子文件整理归档与管理 任务二电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案：就是经过整理归档保存的电子文件。电子文件生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。直接生成：指文件是在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备对声音、图像等多媒体信息直接接收、采集而成

2、。在日常工作中，办公自动化（OA系统）是电子文件直接生成的主要渠道。模数转换是指将模拟信息转换为数字信息，以利计算机处理的过程。任务一 电子文件整理归档与管理电子文件：任务一 电子文件整理归档与管理1、手工与计算机辅助整理比较：所谓辅助的三个含义：第一、操作的对象是文件的数字化信息或目录数据，包括文件的内容，即原文扫描或由文字处理软件形成的各种电子文件，而不是文件的实体。第二、目录数据、信息的形成要由文档人员输入分类信息，再由计算机根据这些信息，通过运行档案管理软件来完成。第三、由计算机形成的目录数据、信息，一般还要由档案管理人员进行审查和调整。任务一 电子文件整理归档与管理一、了解计算机辅助

3、归档方法1、手工与计算机辅助整理比较：任务一 电子文件整理归档与管手工与计算机辅助整理的区别：文件分类方式不同文件排列方法不同档案编目的过程不同任务一 电子文件整理归档与管理一、了解计算机辅助归档方法1、手工与计算机辅助整理的比较手工与计算机辅助整理的区别：任务一 电子文件整理归档与管理计算机辅助整理归档操作：录入档案分类方案数据准备和拟归档归档审查与调整执行归档命令打印目录并整理上架任务一 电子文件整理归档与管理计算机辅助整理归档操作：任务一 电子文件整理归档与管理1、主要渠道一是办公自动化系统（OA），二是计算机辅助设计系统（CAD）和计算机辅助制造系统（CAM）。2、收集方式健全电子文件

4、的归档制度建立电子文件登记表电子文件的收集渠道，可以离线收集（磁盘、移动硬盘和光盘）和在线收集（网络传输）。不能忽视对纸质文件的收集。任务一 电子文件整理归档与管理二、了解电子文件归档方式1、主要渠道任务一 电子文件整理归档与管理二、了解电子文件2、电子文件收集工作的要求电子文件的收集工作应当即时进行，随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。电子文件的收集积累工作应当由电子文件的形成者或承办者负责。必须采取严格的安全措施，保证被收集的电子文件不被非正

5、常改动。任务一 电子文件整理归档与管理2、电子文件收集工作的要求任务一 电子文件整理归档与管理2、电子文件收集工作的要求对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。任务一 电子文件整理归档与管理2、电子文件收集工作的要求任务一 电子文件整理归档与管理2

6、、电子文件收集工作的要求对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。每份电子文件均要填写电子文件登记表，制成电子表格的电子文件登记表，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等备份并与相应的电子文件备份一起保存。任务一 电子文件整理归档与管理2、电子文件收集工作的要求任务一 电子文件整理归档与管理3、电子文件的归档范围概念电子文件归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。范围电子文件的归档范围小于其收集范围，它总体上应参照国家关

7、于纸质文件归档的有关规定来确定，但有一点不同：所有归档的电子文件必须与规范、齐全的元数据一并归档。电子文件类型图像文件 图形文件 数据文件文本文件 命令文件 影像文件 声音软件 多媒体文件任务一 电子文件整理归档与管理3、电子文件的归档范围任务一 电子文件整理归档与管理3、选择存储载体与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要选择载体，以便进行记录。选择载体，就是根据不同载体保存电子文件的特点，在电子文件形成、积累时，选择电子文件载体。选择要求存储容量大；选择性能稳定，易长期保存；方便检索使用； 标准化程度高国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘、磁带、硬盘，软磁盘禁止作为档案的存储载体。任

8、务一 电子文件整理归档与管理3、选择存储载体任务一 电子文件整理归档与管理光盘的特点记录密度高、信息存储量大；寿命长；数据传输率高，存取速度快。 表面有保护层，易保存。任务一 电子文件整理归档与管理光盘的特点任务一 电子文件整理归档与管理4、整理刻录归档审查刻录准备光盘刻录 先要在硬盘的子目录下，建立由说明文件、类目表、著录文件和电子文件目录等光盘的根目录，及其相应子目录组成的树形结构。光盘浏览加封光盘标签编制电子档案目录5、制作封面 封面内容包括光盘名称、项目编号、单位和归档日期。任务一 电子文件整理归档与管理4、整理刻录任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档归档方式电子文件归档，包

9、括电子文件逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行的，不改变原来存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。物理归档是指把计算机及网络中的电子文件，集中传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档归档制度1、归档范围，可参照有关文件材料归档范围的相关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。2、归档时间，逻辑归档可实时进行，物理归档应当按照纸质档案时间定期完成。3、归档前检测，就是在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测，其内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效

10、性及其信息记录格式、有无病毒感染等。4、归档鉴定，由文件形成单位对电子文件的有效性、完整性和保管期限等进行审核，并由负责人签署审核意见。任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档注意事项一是接收审查环节二是履行手续环节。任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档（4）归档要求在进行电子文件物理归档时，要按照一式3套的办法；一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。保存电子档案的载体，优先顺序分别为：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。存储电子

11、档案的载体包装盒上，应贴有标签，标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档（4）归档要求将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附电子文件归档登记表。需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上，如果采用专用软件，应将软件及相关数据存在同一载体上。原电子文件载体完成电子文件归档后，其形成部门保留时间至少1年。在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。任务一 电子文件整理归档与管理6、电子文件归档任务一 电子文件整理

12、归档与管理三、了解档案数字化技术档案数字化是将传统的纸质档案、图像照片、声像档案和缩微胶片通过扫描、摄录、采集等手段转化为数字形式的计算机文件的过程。1、档案数字化的意义提高档案信息的利用效率保护历史档案规避安全风险缓解库房空间的紧张任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术2、档案数字化的基本要求规范化要求安全性要求第一，要确保档案原件的安全。第二，维护档案信息的保密性。真实性要求任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3纸质档案数字化纸质档案数字化是采用扫描仪或数码

13、相机对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。（1）档案整理检查案卷文件及其目录数据质量。拆除装订。区分扫描件和非扫描件。页面修整。档案整理登记。装订。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3、纸质档案数字化（2）档案扫描确定扫描方式。确定扫描色彩模式。确定色彩位数。确定扫描分辨率。合理调节扫描亮度。做好扫描登记。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3、纸质档案数字化（3）图像处理对图像数据进行质

14、量检查。纠偏。去污。图像拼接。裁边。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3、纸质档案数字化（4）图像存储存储格式的选择。图像文件的命名。（5）目录建库目录数据的质量关系到数字化资源的利用与管理效率。因此，在数字化流程中目录建库及其质量核查被作为一个独立环节，提出了严格要求。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3、纸质档案数字化（6）数据挂接将经过质检环节确认合格的目录数据库与图像数据通过网络加载到数据服务器端汇总，通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据库对相

15、关联的数字图像自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3、纸质档案数字化（7）数据验收数据验收是档案数字化质量控制的重要环节。要以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个单位的档案，数据库验收时抽检的比率不低于5%。一个全宗的档案数字化转换质量抽检的合格率必须达到95%以上方为验收通过。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术3、纸质档案数字化（8）数据备份 经

16、验收合格的完整数据要及时进行备份。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并异地保存。任务一 电子文件整理归档与管理三、了解档案数字化技术任务一 电子文件整理归档与管理任务二 光学载体（光盘）的管理任务二 光学载体（光盘）的管理任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘光学性载体是指用光学原理与技术记录信息数据的载体，目前主要是指光盘。光盘是电子文件的主要储存形式，电子文档、数码照片、数码录像、数据库信息均可存入光盘中。任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘光学性任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘存取原理把激光束聚焦

17、成小于1微米的微小光点，能量高度集中，使存储载体上被照射点产生物理、化学变化，进行物理标记，从而用这种方式进行记录。任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘存取原任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘光盘的种类1、只读式光盘2、一次写、多次读光盘3、可擦写光盘任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘光盘的任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘光盘的优点记录密度高，存储容量大；非接触形式的写入和读取信息；数据传输率高；存取速度快；存储费用低；易保存。任务二 光学载体（光盘）的管理了解新型档案载体光盘光盘的任务二 光学载体（光盘）的管理掌握光盘档案的归档

18、要求1、概念光盘档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中形成的具有保存价值、以光盘为保存载体的文件。2、归档范围本单位形成的文书类电子文件、各种数据库、数码照片、音频、视频、多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件。3、归档时间一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整理归档工作。任务二 光学载体（光盘）的管理掌握光盘档案的归档要求1、概念任务二 光学载体（光盘）的管理掌握光盘档案的归档要求4、归档要求各部门负责光盘内文件的整理及刻录，由档案部门统一编号。归档光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检验、数据可读性检验。检查光盘的完整性、准确性等。归档光盘的性能质量，应符合长期保

19、管的要求。任务二 光学载体（光盘）的管理掌握光盘档案的归档要求4、归档任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法1、分类机关：一般单位光盘数量不多时，可只设到二级类目，也就是文书类电子文件、数据库、数码照片、录像等光盘，作为一个类来处理。企业：如在企业分类体系中不单独设置类目，可按光盘内容对应大类进行分类编号。任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法1、分类任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法2、组卷两种形式：以单张光盘为一卷，光盘号就是案卷号。将若干张光盘按时间放入光盘册。任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法2、组卷任务二 光学载体（光盘

20、）的管理了解光盘档案的整理方法3、编目编档号:在每张光盘的非数据面上用黑色油性铅笔填写档号，格式为：分类号册号光盘号。填写每张光盘的说明： 说明内容包括：进馆号（全宗号）、目录号、分类号、卷号、光盘名称、刻录人、刻录日期。任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法3、编目任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法3、编目编制光盘档案卷内目录卷内目录包括：序号、档号、案卷题名、刻录日期、刻录人、密级和备注。填写光盘档案内封面封面内容包括：光盘名称、光盘册号、保管期限、起止时间、分类号和案卷号任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法3、编目任务二 光学载体（光盘）的

21、管理了解光盘档案的整理方法3、编目填写本册光盘档案的说明 主要包括本册内光盘的内容，文件格式及其他需要说明的情况。填写本册光盘盒脊标签可按设置如实填写，也可统一贴上四格标签：全宗号、目录号、分类号、册内光盘起止号。组卷：编制光盘档案案卷目录并装订成册。任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法3、编目任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法4、上架光盘放入盒套、光盘档案册或光盘架中。注意上架竖放，不能相叠平放。任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘档案的整理方法4、上架任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘的维护1、在通常环境中保存两年的光盘使用效果保持稳定2、光盘保存的

22、环境温度以20、湿度以45%为好。3、光盘保存信息的能力和使用寿命在20年以内。须在1020年内对其进行转录。任务二 光学载体（光盘）的管理了解光盘的维护1、在通常环境中任务三 照片档案的整理任务三 照片档案的整理照片档案是指企业单位、社会组织、团体及个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要信息记录方式的一种专门档案。照片档案是指企业单位、社会组织、团体及个人在社会活动中直接形一、了解照片收集工作规范1、收集范围领导和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片。本单位组织或参加的重要外事活动的照片。记录本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片。与本

23、单位保存的其他载体档案有密切关系的照片。其他具有保存价值的照片档案。一、了解照片收集工作规范1、收集范围一、了解照片收集工作规范1、收集范围需要注意收集归档的照片有：（1）本单位历届领导班子成员及全体职工的照片（2）本单位建设发展史的照片（3）本单位宣传报道工作的照片（4）本单位获得各种荣誉和纪念品、宣传品的照片（5）本单位党、工青妇等各种组织或团体举办的活动的照片一、了解照片收集工作规范1、收集范围一、了解照片收集工作规范2、收集时间对具有归档价值的照片，其摄影者或承办部门应及时整理，向档案室归档（一般在3个月内，尽量不跨年）一、了解照片收集工作规范2、收集时间一、了解照片收集工作规范3、收

24、集要求对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。底片、照片、文字说明齐全（事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素）。底片和照片的影像相符。一、了解照片收集工作规范3、收集要求二、掌握照片档案的整理方法1、整理原则照片整理遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。二、掌握照片档案的整理方法1、整理原则二、掌握照片档案的整理方法2、整理工作简要流程挑选分类排列编号入册编目拟写说明 贴侧标签二、掌握照片档案的整理方法2、整理工作简要

25、流程二、掌握照片档案的整理方法（1）挑选（鉴定价值）区分归档的（划分保管期限）和不归档的照片。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代表性的照片归档。对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。保管期限的确定：永久、长期、短期。二、掌握照片档案的整理方法（1）挑选（鉴定价值）二、掌握照片档案的整理方法（2）分类排列分类按“保管期限年度问题”进行分类。即将照片分为永久、长期、短期三类 跨年度且不可分的照片，可按“保管期限问题”进行区分排列。如果年度不详的照片与能区分年度的照片一起整理时，可将难以区分年度的照片归入正在整

26、理的年度同时归档，并在照片册备考表或整理说明中予以说明。排列：照片应在分类方案的最低一级的类目即“问题”层次内，按照部门序列、时间顺序或重要程度的顺序，进行排列。二、掌握照片档案的整理方法（2）分类排列二、掌握照片档案的整理方法（3）编号入册照片的编号：照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。有两种格式：格式一：进馆号（即全宗号）保管期限代码册号张号格式二：保管期限代码张号底片的编号：底片号是固定和反映在全宗内排列顺序的一组字符代码。格式为： 进馆号保管期限代码张号照片入册：是指按照片编号将照片固定在芯页上组成照片册的过程。按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页

27、上，组成照片册。底片放入底片袋内保管，一张一袋。二、掌握照片档案的整理方法（3）编号入册二、掌握照片档案的整理方法（4）编目填写照片档案卷内目录包括照片/底片号、题名、拍摄时间和备注填写照片档案册内备考表包括本册情况说明、立卷人、检查人、立册时间编制照片案卷目录项目包括照片号、题名、年度、保管期限、备注等二、掌握照片档案的整理方法（4）编目二、掌握照片档案的整理方法（5）拟写说明照片说明就是概括地揭示和解释照片的来源、内容、形式和整理情况等的一种文字材料。符号说明：包括照片号、底片号和参见号。文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。（不超过200字，用阿拉伯数字表示）总说明

28、和分说明。照片说明的书写格式：总说明放在上方，其他均在下、左、右。横写，不小于50mm二、掌握照片档案的整理方法（5）拟写说明二、掌握照片档案的整理方法（6）贴侧标签照片册册脊的项目包括：进馆号（全宗号）、保管期限、册号、起止张号。二、掌握照片档案的整理方法（6）贴侧标签三、了解照片档案的保管方法1、保管方法（1）相片：相片应按照编号的顺序排列上架，单独保存。相片入库前要进行检查，防止受污染的相片入库。保持库房的清洁卫生。定期检查相片。三、了解照片档案的保管方法1、保管方法三、了解照片档案的保管方法1、保管方法（2）底片底片放入袋内保管，并单独存放。底片袋的右上方应标明底片号。接触底片的人员应

29、带洁净的手套操作，防止污染底片。底片应立放。根据具体情况定期检查底片。三、了解照片档案的保管方法1、保管方法三、了解照片档案的保管方法2、温湿度条件保存照片的适宜温度：1424， 相对湿度：40%60%。保存底片的适宜温度：1315， 相对湿度：35%45%。库房内昼夜温度变化不大于2，昼夜湿度变化不在于5%。三、了解照片档案的保管方法2、温湿度条件三、了解照片档案的保管方法3、库房设施和装具库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩，并配备湿度控制与调节的设施。照片档案的装具应结实、密封，特别要注意防光、防尘、防虫、防污染、防高温和防潮等。装具内应放置防蛀、防霉、防潮等药具。照片档案的装封

30、要求很高，一般应使用透气性较好的纸制卷皮或卷盒。底片袋应使用中性纸和中性胶粘剂制成的80mm100mm或相应规格的纸袋。底片册由297mm210mm的插袋式芯页组成，用于保存单张底片。底片盒使用95mm95mm的纸盒，用于贮存大张底片。三、了解照片档案的保管方法3、库房设施和装具四、掌握数码照片保管方法1、归档要求凡属归档的数码照片，摄影者或形成部门应在年度内定期或活动结束后一个月内，整理后向档案部门移交归档，实行集中统一管理。数码照片的摄影者或形成部门向档案部门移交归档的数码照片，须附有文字说明（摄影六要素）。归档的数码照片电子文件应为JPEG或TIFF通用格式，并刻录成光盘一式三套保存。（封存保管、供查阅利用、异地保存）拍摄数码照片的像素应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi分辨率。属永久保存的数码照片，应制成纸质照片并按照片档案管理规范整理，并于参见号处于注明对应数码照片的档号。对反映同内容的若干数码照片，应选择其主要照片归档。四、掌握数码照片保管方法1、归档要求四、掌握数码照片保管方法2、鉴定没有归档价值的或重复的照片要剔除，反映同一场景或同一角度镜头的数码照片一般只收集一张。对每张归档的数码照片必须划分其保管期限。（分为永久存和定期存30