会议效率不高的原因及解决方案

1、会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案资料仅供参考文件编号：2022年4月会议效率不高的原因及解决方案版本号： A修改号： 1页 次： 1.0 审 核： 批 准: 发布日期： TO:张磊 CC：办公室人员FROM:唐位田 DATE:2012-7-16SUB:会议效率不高的原因及解决方案 社区（集团）近期组织的会议，我参加了两次。通过近两次的观摩与体验，我通过总结，得出会议效率不高的原因，并推出解决方案，具体内容如下：（一）公司会议效率不高的原因及具体表现：序号原因具体表现1时间不知道何时是开会的最好时机。会议应该尽量避开事务繁忙的周一及周六下午，一

2、定不能安排在午餐的时间开会。2地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。（二）解决方案为了提高会议的效率，加强会议管理，我们将会议分为会前准备、会中控制和会后跟踪三个部分来分析

3、。一、会前准备：（1）质疑会议的必要性。会议特别耗费时间、人力、 HYPERLINK o 财力 财力、物力，在某些情况下，会议并不是 HYPERLINK o 沟通 沟通信息的最佳方式，也不是任何问题都可以通过开会来解决，所以，每次开会前我们都有必要对开会的必要性进行质疑，做到能不开的会“坚决不开”，可开可不开的会“尽量不开”，必须召开的会“尽量少开”。 （2）明确会议的目标。会议目标就是会议预期要达到的效果，是对会议组织前的前景化描述。会议的目标越明确越具体越好，比如说，会议目标“探索各部门如何实现下半年工作KPI指标”就比“探讨各部门如何完成工作下半年工作任务”更加具体、明确，这样会议讨论的

4、效果会更好。 （3）确定会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或 HYPERLINK o 决策 决策的对象。确定会议议题应遵循以下几原则：一是议题必须紧扣会议目标。二是议题数量要适中，不能太多，也不能太少。三是各项议题之间保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列。四是明确讨论各项议题所需的时间。 五是提前将会议议题发于参会人员，给参会人员更多思考的时间，从而提高会议效率。（4）确定与会人员。确定与会人员的人数和结构。对于决策型会议，为了保持成员之间良好的互动，会议成员一般应不多于l0人。一般应邀请下列几类人员参加会议：对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人；对会议目标达成起关

5、键性作用的人；能够客观理智和积极踊跃发表自己见解的人，尽量不邀请与本次会议无关的人员参加。必须使会议参加者明确地了解会议议题并对之提前准备，才会取得很好的效果，有必要时，可具体告知会议参加者必须进行哪些准备。（5）确定会议的基本程序。确定会议的基本程序，就是明确会议先做什么，后做什么，再做什么。一般在安排会议议题顺序时需要注意的是：主要的议题往前排，相对次要的议题往后排；时间紧迫的议题往前排，时间余地大的议题往后排； HYPERLINK o 需要 需要与会者高度集中讨论的议题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握 HYPERLINK o 相关 相关知识的议题往后排。 （6）安排会议时间和地点。在会议

6、时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久的问题。确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席和会议 HYPERLINK o 效率 效率的问题。会议持续时间不宜过长也不宜过短，过长，人容易疲劳，过短，有一半的议题还没有讨论会议就结束了。（7） 合理安排人员分工。一个好的会议，一定不能缺少详尽的会议分工，谁负责收集会议资料，谁负责会议记录、谁负责会议照相、摄像服务、谁负责会议主持工作等，一定要将会议细节做细。会议开始前，负责整个会议的负责人，一定要将会议组织全程盘查一遍，防止异常情况的发生。此外，会前准备还需做好准备会议资料和发放 HYPERLINK o 会议通知 会议通知的工作，不开“无准备

7、的会议”。（8）确定会议内容符合会议要求。会议组织部门要提前通知参会人员，特别是报告内容要符合会议要求，断绝出现不符合会议要求的报告。例如，我们的上半年的述职会议中，就有很多人的述职报告是不符合要求的，个别报告中存在无工作指标、无客观数据的情况，这样的报告是没有任何意义的，其实一个完整的述职报告应包含以下内容：上半年指标完成情况、完成好的原因未完成的原因、如何改进、下半年的指标是多少、为完成下半年工作目标制定了哪些措施只有保证我们的会议内容，特别是报告符合会议要求，才能使参会人员之间达成共鸣，从而降低会议成本，提高会议效率。（9）合理把握会议的频率。会议的频率一般有一下几种：对于固定的部门会议

8、，建议每月至少一次，不能多于一周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；对于社区（集团）全体会议，建议至少每半年一次，不能太频繁，负责会给公司造成沉重的经济负担；处理突发事件的会议，建议随时，切忌太频繁，否则会让员工感觉日日有危机感，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。二、会中控制 (1)明确议题的目标。任讨论任何议题时都要明确议题的目标是什么、议题内容是什么和为什么要讨论该议题。 (2)澄清对议题的误解或错误。如果与会者对议题有误解，或使用了错误的概念，主持人应及时予以澄清。(3) HYPERLINK o 控制 控制讨论进程。当与会者发言与会议主题不相关时，主持人应及时将其发言拉倒会议主题上来；对那

9、些喋喋不休者，主持人应及时中断其发言，将发言的机会交给其他人；对那些不善言辞、 HYPERLINK o 性格 性格内向的人，主持人应鼓励和引导其积极发言；对那些对会议有敌意的人，主持人应引导其客观理性地表达看法。 (4)有效处理意见分歧。当会议出现不一致意见而引发争论时，主持人应对各方观点进行归纳总结，以帮助与会人员理清思路、把握要点。 (5)控制会议时间，按时开始，准时结束，尽量不要出现会议延期结束的情况。(6)总结议题成果，确认行动。每一议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行清晰、简短的概括，如果该决议 HYPERLINK o 需要 需要某人采取行动，主持人还应要求他确认在该行动

10、中应当承担的 HYPERLINK o 责任 责任。 三、会后跟踪。我们的会议存在很多人“为了开会而开会”，这是一个极其错误的做法。我们的会议要对社区（集团）发展有积极的促进作用，而不是做给别人看的，这一点我们一定要想清楚。可是往往，我们一个会议结束了，并未形成会议决议，或者在接下来的工作中，很多人并未按照当时的会议决议来执行，也就是说，我们在执行的过程中存在“打折扣”的情况，以致最终导致决议不能很好的落地实施。所以，一个问题就出现了，谁来加强会议结束后的督办工作谁来加强对他们对会议决议的过程性监督答案是：会议组织方。一般流程是会议结束后，应将会议内容整理成 HYPERLINK o 会议纪要 会议纪要，并把会议纪要参会人员，有必要时，应将合同形成的决议进行签字确认，会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时