跨境电商干货不能按时出货的解释技巧

1、跨境电商干货：不能按时出货的解释技巧“公司和以为客户签单之后，现在已经超过原定出货日期 5 天了，我都急死了，我应该怎样跟客户解释呢?”“和客户解释出货延期的原因，会不会导致客户下次不和我们合作啊?”“我能不能编一个理由出来先瞒着客户呢?”相信做外贸的你都会遇到这个问题：公司因为种种原因，不能按照约定的日期给客户出货，应该如何向客户解释，才能让客户在不发怒的前提还可以下次继续合作呢?遇到这些问题，首先我们要淡定，心急如焚并不能解决问题。华诚金属一家在外贸网络营销中有十年经验的专业机构指出，有技巧、有诚意地回应客户，是解决问题的最好方法。1. 安抚客户 如果不能按时出货，客户可能会想：“是不是我

2、的订单出了什么问题了?你们嫌我的订单量太少不理我吗?你们是不是真心想合作的?收了钱为什么不按约定按时 发货呢?”就像我们在网上购物，如果卖家不按时发货，我们也会急躁。可是如果卖家及时跟你道歉，请你原谅之类的话语，起码你的情绪会稍微安定一点吧。这种 情况在外贸方面也是一样的。你可以说“Sorry to tell you that we have to delay your goods to+ 较准确日期”，这里一定要加入一个较准确日期，让客户知道起码你是有计划的。2. 及时与客户交代产品的最新情况 安抚客户只是第一步，及时跟客户交代产品的最新生产情况是最重要的一步。比如说你在跟客户说明延迟发货之

3、后，紧接着就应该在邮件中发一些该产品的成品给 客户看，包括已经完成多少，完成质量如何等，让客户知道你一直跟进这个订单，而不是扔一边不管。另外，非常重要的一点是，在跟进订单的过程中，如果你知道 货不能及时赶出来，就应该提前和客户沟通，这样可以避免后续的许多问题。3. 以真真诚的态度，不不要做无谓的的解释 很多人和客客户解释为什什么延迟发货货的原因可能能会说：有关关部门到工厂厂检查;公司司举办集体活活动;公司整整改;公司订订单太多等一一系列看似很很合理的理由由。这些理由由在 客户看看来无疑是无无力的，甚至至会让客户觉觉得你在推脱脱责任。常言言道：过多的的解释就是掩掩饰。敢于承承担自己的过过失，以诚

4、恳恳的态度和客客户说明这个个问题，相信信客户会体 谅的。“DDont worryy and we wiill trry to ship them as sooon ass posssible”这这样一句简单单的话语已足足够。如果你你觉得还对不不起客户的话话， 最好拿拿起电话直接接 Say sorryy ! 这样样客户觉得你你很有诚心。对于无法按时交货这个老生常谈的话题，以上说的小技巧是最基本的，是站在客户角度考虑问题的，华诚金属提醒您，外贸中只有坦诚相待才能促成稳定长期的买卖关系。希望大家看了之后可以学到更多外贸实战中的技巧。外贸技巧：询盘盘来了，第一一封回信“得得讲究”“客户主动发发来询盘，

5、我我就处于优势势!邮件的回回复无须像开开发信一样讲讲究。”你也这么想想?那就错了了!在出出口贸易中，应应对客户询盘盘的回复方法法层出不穷，但但回复给客户户的第一封邮邮件无疑是至至关重要的，因因为这会直接接影响到买家家与你的后续续合作。外贸资深顾顾问Marttin认为，回回复客户的的的第一封邮件件是非常关键键的，就像不不少人会“以以貌取人”一一样，很多买买家就是根据据你的第一封封邮件来筛选选是否再度联联系，考虑是是否进一步合合作。 外贸新手PPeggy表表示，上班四四个月来，他他接到客户的的询盘邮件不不计其数，但但给对方报价价后，回音总总是石沉大海海。“外贸人人真心伤不起起，太难做了了。不要说优

6、优质 的客户户了，连发邮邮件来找我要要样品的客户户都没有。每每天回复这么么多邮件，却却一点效果也也没有，心忒忒凉。我不知知道该怎么办办”“其实这种种情况很常见见，不仅Peeggy遇到到过，很多老老的业务员也也经常碰壁。但但越是如此，外外贸员就越需需要头脑冷静静，想出对策策，从容应对对。在外贸界界，照样有人人做得风生水水起。”Maartin说说。Martiin说出了回回复询盘的第第一封邮件关关键所在：回回复前，摸清清客户真实来来意，分析客客户类型并针针对性回复;回复时，注注意各环节细细节;回复后后，邮件、传传真、电话多多方式进行跟跟踪。回回复前：区分分不同客户的的询盘目的Marttin说，事事实

7、上，不是是每封询盘都都有下单意向向。有很多客客户没有时间间一个个去询询价，通常会会漫天要报价价单，然后再再考虑并选择择供应商;也也有很多客户户实际上就是是竞争对手，询询盘只是为了了套取对方价价格令自己占占据优势;还还有很多客户户询盘是幌子子，索要样品品才是他们真真正的目的Maartin建建议，业务员员接到询盘的的时候不要急急于回邮件和和报价，应先先认真分析客客户的信息，从从中区分出客客户是一般专专业买家还是是非专业买家家。 首首先，确认客客户公司信息息真实性。比比如把客户公公司的名称放放到网络上搜搜索一下，找找到公司网站站，了解对方方是工厂还是是贸易公司，主主要的经营范范围是哪些行行业。如果

8、没有网站，也也要查一下对对方的踪迹。如如果是在B22B等平台上上注册的，可可以看看注册册时间，就可可大致知道客客户对市场是是否了解。其次，判判断客户公司司是否专业。先先了解客户公公司主要有哪哪些销售渠道道，一年估计计有多大的采采购量。通过过客户公司邮邮件问题判断断其是否专业业，主要需要要的是什么产产品、材质、风风格、制作工工艺、主要用用途和客户所所在市场大环环境对产品的的要求，价位位的要求等是是否与自己公公司情况匹配配。最后后，推测客户户公司目标是是否明确。根根据客户对产产品的具体或或单一的要求求、初次的求求购数量，对对产品的质量量状态和包装装状态有什么么特殊要求，是是否含税含运运费等问题初初

9、步预测出客客户询盘的用用意及购买意意向。回回复时：不同同类型客户回回复不一样的的邮件 查清客户资资料后，对客客户类型进行行分析，再针针对不同类型型的客户针对对性地回复邮邮件。接到询询盘，如果邮邮件内容很空空泛，一般要要查询该客户户公司的网站站，了解其经经营 产品的的类型，然后后给一个简单单的回复，说说明可以提供供的产品有哪哪些，卖得最最好的是哪款款;要求对方方告知针对的的市场，提供供所需产品的的详细信息，并并提醒客户不不同规格 产产品的价格是是不一样的，没没有规格无法法报价(客户户如果是经营营该产品的，一一定会明白并并给出产品的的详细信息)。询盘盘里，如果客客户什么也不不关 心，就就要求你报价

10、价。那么，小小心为上，千千万不要成为为一个报价机机器。照例先先查询该客户户公司及产品品信息，再询询问他具体要要哪款产品，数数量是多少再再报价。还可可以打电 话话或传真沟通通，这样才不不容易被套价价。在沟通过过程中要找机机会看他是否否专业，才能能知道他是不不是真正的买买家，真正的的买家会很耐耐心地 沟通通，不是真正正的买家最后后会无声无息息。客户户信息全面，包包含公司名称称、地址、电电话、传真、联联系人、公司司介绍或网址址，并表现出出诚意的，这这 类客户可可能是潜在性性客户。对于于这样的回复复要有耐心，善善于引导，依依照他的要求求结合当地市市场推广情况况，有针对性性地介绍公司司的热销产品品。邮件

11、不仅仅要完整回复复，还 需使使之看起来与与众不同，这这样才能抓住住客户的眼球球。另外，邮邮件不一定要要立刻就回，选选择合适的时时间更重要：比如你同时时收到印度和和埃及的询盘盘，那就没必必要先回埃 及的，因为为埃及一般是是傍晚上班，而而印度是下午午左右上班。如果接到的是规格很详细的询盘，在询盘中体现出产品的参数，性能等，这类客户 一看就是经验丰富的业内人士，也有明确的购买意向。观察对方资料后，可以制作一个精美的excel表格，里面涵盖客户所需产品的详细规格，并把其中一项参 数稍稍改动(一定不要是最重要的一项)，与客户所需稍有不同，并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户，我们可以提供的产品与

12、你的要求稍有不同，如 果认为可以，我会进一步提供详细信息，但要注意的是一定不能报价。“这样的邮件，往往很吸引人，一般得到对方的回复几率很高。”Martin说。Martin还表示，该类邮件发出去后，最好立刻跟一封全文本邮件，告诉客人：报价单已于几分钟之前发过去，希望他能查收;因为带了附件，不知道他有没有收到，如果没有，那请客人立刻联系。这样做，能减少邮件发出去石沉大海的情况。此外，他特意提到对于那些真的很喜欢报价的客户，建议报虚价，给彼此讨价还价的余地。”技巧一：产产品图片粘在在邮件正文抓抓眼球AAilsa是是做石材之类类的隔音隔热热材料外贸生生意的，她去去年3月曾因因回复了一封封欠妥的邮件件，

13、失去一位位原本万无一一失的澳大利利亚大客户。 “我以为自己的价格很好，但最后发现浙江的同行报价比我便宜一半。我真是不敢相信，后来特地去看，才知道人家用的材料规格比我低很多。失去了这个客户， 我才意识到在国际贸易中，贸易商由于缺少机会亲眼看到产品质量，常常凭一封邮件就判断价格，一旦没有妥善地回复客人的询盘邮件，我可能立即会被客人 pass，这是很吃亏的。”她说。“因此，我觉得回复客户的第一封邮件，目的不是报价，而是引起对方跟你交流的兴趣。介绍公司是必要 的，但要简练清楚，突出卖点，言之有物，最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点，千万不要盲目报价。另外，互联网是眼球经济，所以我觉

14、 得可以把图片直接粘贴在邮件正文中吸引人，但不要把图片放在附件，那就没效果了。”Ailsa说。Martin对此也有相同的见地，他提供了邮件范例：Dear sir or madam,Thank you for your browsing. Shenzhen HYH technology Co., which is a professional manufacturer, specialized in all kinds of car components checking fixtures, gages, welding jigs with good quality and very compe

15、titive price in China.We have manufactured the checking fixtures for Ford, VW, Benz, Subaru, Nissan, Rand Rover etc.Also we have our own professional designers to meet any of your requirements.Please link our company web site:, if you want to know more about our product.Enclosed are two pictures for

16、 your reference, hope you will like them.Should any of products be of interest to you, please contact us.Thanks & best regardsMartin xiao技巧二：取取消网址的“hhttp”避避免被拦截除了分清清客户询盘目目的，对不同同类型客户回回复邮件有不不同方法，在在回复邮件的的过程中还应应该注意一些些问题，Maartin根根据自己多年年的经验总结结道：标标题要简明扼扼要，一下子子抓住客人的的眼球。可根根据实际情况况提供有吸引引力的政策，比比如说免费样样品随时可以以提供，或

17、者者说根据具体体尺寸不同，价价格可以略作作调整等等。又又或者以客户户所需的产品品名称为标题题，如此，客客户打开邮件件的可能性很很高。 正文不宜过过长，应开门门见山，直中中主题，简单单明了。开头头语简洁带过过证明你是专专业而老练的的商人，可立立即拉近与客客户的距离。根根据客户的要要求有针对性性地回复，主主 要是让客客户知道我们们有这个产品品，让他一眼眼扫过去，就就明白。因为为客户每天有有上百封emmail要看看，根本没时时间看你的长长篇大论，你你的文字越多多给客户造成成的困扰 就就越大。太长长的文章，很很可能会被当当垃圾邮件处处理。正正文中的重点点内容可以醒醒目加粗以吸吸引客户。最好不要要添加公司链链接，因为国国外可能会屏屏蔽链接。如如果附上公司司的网址最好好是取消链接接效果，把前前面的htttp去掉，这这样客户既能能够看到公司司的网站，又又能避免邮件件被系统当成成垃圾邮件遭遭遇拦截。邮件中若若有附件，最最好采用PDDF格式并控控制在1M以以内，这样客客人比较容易易打开。过几几天再通过电电话或传