合同管理规范管理制度

1、建合同管理制度为明确各门的合同管的职责和要求切实推进全司项目合同理 工作，有控制成本和避法律风险，护企业利益促进企业稳、 健康的发，加强合同理，避免失误提高经济效，根合同法 及其他有法规的规定结合公司的实情况，制订管理制度。 一、合同档案特点合同档案具有一般档共性外，还具以下的特点1突出的依据凭证性依据凭证，是合同档最突出也是重的特点，意是说依法订的 合同对当人具有法律约束力。合同订立、生效履行、变更及 权利义务转让、终止违约、责任等，都必须完地、唯一地据 合同档案否则，就要担由此产生的律后果。由具有这一作， 在市场经体制下，合档案时维护当人合法权益最直接、最效 的手段之这点特点需引起领导管理

2、部门及档案工作的重视。 2时效性强时效是一法律术语，时间在法律上效力。时间身就是一种律 事实，能引起一定的律后果合同法民法等许多相法律对 在合同的约、承诺、行以及争议解各个不同阶内合同的效以 及当事人种权力、义的存在与消灭均有所规定可以说时效特 征贯穿于同始终。3形式与内容的规范性程序较高合同要对事人有法律约束力，其自必须具备法规定的许可，建即对于合本身是否具法律效力，法规定了特定形式，不具法 律所要求特定形式，合同就不具有律效力，视无效合同。诉 讼中，要明一个合同律效力的成立就应当以法要求的特定式 去加以证。而在合同案管理工作中常发生的“据灭失”问， 原因正是合同形式与容的规范性要不甚了解，

3、致在收集、管 过程中缺了合同档案若干组成部分造成合同档法律效力的分 乃至全部丧失，导致事人合法权益到损害。这些就是设立专人专的重要性。二、合同实行统一管和存放： 、公司行政工作部门对所有合同原件实行统一管理，各业务分公司、 各部门应别建立健全同文档的形成积累、整理归档工作体， 并确定一专门人员负合同文档管理所有公司需的合同原件办 公室设专集中统一保。记载合同名、数量、时、部门、经范 围。保证同的及时性连续性、有效、安全性。确保合同完、 完全和有利用。 、公司综合管理部档案室负责集团公司各类合同和复印件的存放。各 部门因业需要合同复件的 ,指定专人统到档案室领取 ,并公司合 同管理规办理有关登备

4、案手续。 、各子公司的合同由各子公司负责办理年检、升级等工作，集团公司 合同管理负责督促、导、咨询、检、统筹、协、组织、整、 保管公司有合同文档并负责监督指各业务分公、各部门的同 管理工作建、财务同、发票及有证券由财务统一管理。、合同档管理可以以代结合项目质进行分类编。 、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原 因，及时理，并追究关人员责任。 、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据， 编制合同计清单。 、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开 展合同文的查询、利工作。三、合同档案管理应眼于全局有别于普文书档案，同档案的收集整理和组卷有

5、很大的不律 性，不可指望它会像通文书档案那按时、定期上门来，稍留 心，就会现遗漏。因，在合同档案收集、整理程中，合同案 管理人员当与有关业部门进行合作明确合同档的具体内容了 解合同的行情况，从确定合同档案归档范围，随情况的变不 断进行修和补充，从使合同档案及、完整地归有了制度保。 在实际的作过程中，同档案的管理员还应用系、发展的眼看 待收集到合同档案材，为今后可能现的该合同各种相关或充 材料留下地。在提供案合同利用时可以及时主地提供相关料 上门服务总而言之，着眼全局，做未雨绸缪，能保证合同案 收集的完、及时，进发挥应有功效维护当事人合法权益。 收集应及这要求档工作人员了合同的办理情，正式合同本

6、签字仪式建都应到场合同文本一签字、盖章、证后就及时集归档。对其 他相关的同材料已经行过程中当事之间所有有合同内容的 思表达信、催告函件，也应采取随收集的方法档，避免合档 案的遗漏时效的损失收集范围注意全面与确通过对合档案形式与容的规范性的析，我们可知道，人们 对合同档的全面性与确性的要求较于其他种类档案要高很。 这就要求案管理专员悉相关的法律规，了解合的办理状况保 证不遗漏合同有关的案材料，能够确、有力地映当事人的法 权益。提供利用注意规范鉴于合同案的重要意，档案部门在供利用时，特殊情况时 一般不应供合同文本件，而是提供印件，既方了利用又减了 磨损，同对合同档案查阅也应制度，对于事关位机密的合

7、档 案应采取密措施，以泄露单位机密四、档案管理与业务门的协作互动要做好档合同的管理作，离不开业部门的合作支持。同时档 案部门也以发挥主观动性，配合业部门定期检合同的办理 况对办理完毕的合同或补充议等及时归档，清理遗漏的合材料， 对有期限定的合同的理情况进行通督促。还应力宣传合同案 的重要意与相关的法知识，加强业部门的档案识，为合同案 的管理奠良好的基础建五、企业合同的借用借出及复印程序：各部门因作急需借用司相关合同，出据书面申，并在申请注 明使用时、事由及相事项。经领导意后，到行部门办理借登 记手续。用合同的部和当事人，应善保管，不遗失。用完时 归还。如同遗失，应时向行政部报。凡遗失合所造成的

8、一经 济损失和律责任均由用当事人或部承担和赔偿六、管理制度细则、公司外签订的各类同一律适用制度。 、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经 济活动的展和经济利的取得，都有极的意义。级领导干部法 人委托人及其他有关员，都必须严遵守、切实行本制度。有 关部门必互相配合，同努力，搞好司以“重合、守信誉”核 心的合同理工作。 、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得 一个人直与对方谈判同。 、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同， 除法定代人外，必须持有法人委托的法人委托，法人委托必 须对本企负责。、签约在签订合同之，必须认真解对方当事人情况

9、。 、合同除即时清者外，一律用书面格式并必须采用统合 同文本。 、合同对各方当人权利、义的规定必须确、具体，文表建达要清楚准确。 、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同 由我方所市人民法院辖。 、任何人对外签合同，都必以维护本公合法权益和提经 济效益为旨决不允许在订合同时假济私、损公肥私、谋取私利， 违者依法惩。、合同在式签订前，必按规定上报导审查批准后方能正式签 订。、合同则上由部门责人具体经办拟订初稿后须经分管副 总经理审后按合同审权限审批。重合同必须经律顾问审查合 同审查的点是：（1合同的合性。包括：事人有无签订履行该合同权利 能力和行能力；合同容是否符合国法律、政

10、策本制度规定（2合同的严性。包括：同应具备的条是否齐全；事人 双方的权、义务是否体、明确；文表述是否确无误。（3合同的可行性包括：当事人方特别是对是否具备履 合同的能、条件；预取得的经济效和可能承担风险；合同正 常履行时能受到的经损失。、根据律规定或实需要，合同还当或可以呈上级主管机 关鉴证、准，或报工行政管理部门证，或请公处公证。 、合同依成立，既具有律约束力。切与合同有关部门、人员 都必须本“重合同、信誉”的原则严格执行合所规定的义，建确保合同实际履行或面履行。、合同行完毕的标，应以合同条或法律规定准。没有合 同条款或律规定的，般应以物资交，工程竣工验收合格、款 结清、无留交涉手续准。、总

11、经、副总经理财务部及有关门负责人应时了解、掌 握合同的行情况，发问题及时处理汇报。否则造成合同不履 行、不能全履行的，追究有关人员责任。在合同行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努克服困难， 尽力保障同的履行。实际履行或适履行确有人不可克服的难 而需变更解除合同时应在法律规定合理期限内对方当事人行 协商。17、对方当事人出变更、解合同的，应从护本公司合权益出 发，从严制。、变更解除合同，须符合合同的规定，应在公司内 办理有关手续。、变更解除合同的续，应按本制规定的审批限和程序执 行。、变更解除合同，律必需采用书形式（包括事人双方的 信件、函、电传等，口头形式律无效。变更解除合的协议在未成或未批准

12、之原合同仍有效 仍应履行但特殊情况双方一致同意例外。、因变、解除合同使当事人的利遭受损失的除法律允许建免责任的外，均应承相应的责任，在变更、解合同的协议中 明确规定、以变、解除合同名，行以权谋、假公济私实，损公肥 私的，一发现，从严处。合同在行过程中如与方当事人发纠纷的，应合同法 等有关法和本制度规定妥善处理、合同纷由有关业部门与法律顾负责处理，办人对纠纷 的处理必具体负责到。26、处理合同纠的原则是：（1坚持以事为依据、以律为准绳，法没规定的，国家 政策或合条款为准。（2以双方协商解为基本办法。纷发生后，及时与对方 事人友好商，在既维本公司合法权，又不侵犯方合法权益基 础上，互互让，达成议，

13、解决纠纷（3因对方责任引的纠纷，应坚原则，保障方合法权益 受侵犯；我方责任引的纠纷，应尊对方的合法益，主动承责 任，并尽采取补救措，减少我方损；因双方责引起的纠纷应 实事求是分清主次，情合理解决。27、在处理纠纷时，应强联系，及沟通，积极主地做好应做 的工作，互相推诿、责、埋怨，统意见，统一动，一致对。、合同纷的提出，上由我方与当人协商处理纷的时间， 应在法律定的时效内行，并必须考有申请仲裁起诉的足够时建间。、凡由律顾问处理合同纠纷，有部门必须主提供下列证 据材料。(1)合同的文本（包变更、解除同的协议），以及与合有关 的附件、书、传真、表等；(2)、有关方违约的据材料；(3)、其他与处理纠有

14、关的材料、对于同纠纷经双协商达成一致见的，应签书面协议， 由双方代签字并加盖方单位公章或同专用章。、对双已经签署的决合同纠纷的议书，上级管机关或仲 裁机关的解书、仲裁，在正式生效，应复印若份，分别送对 该纠纷处及履行有关部门收执，各门应由专人责该文书执的 了解或履。、对于事人在规定期限届满时没执行上述文中有关规定 的，承办应及时向主领导汇报。、对方事人逾期不行已经发生法效力的调解、仲裁决定 书或判决的，可向人法院申请执行、在向民法院提交请执行书之前有关部门应真检查对方 的执行情，防止差错执行中若达成解协议的，制作协议书按 协议书规办理。、合同纷处理或执完毕的，应及通知有关单，并将有关 资料汇总归档，以备。建、本公对合同实行业归档制度，人委托书制，基础管理 制度。37公司所有合均由办公室一登记编号、办人签名后按审 批权限分由董事长、经理或其他书授权人签署办公室会有关部门认真好合同管理基础工作。