如何有效地开会课件

1、如何有效地开会主讲：杨沛瑾2005年，上海与余世维老师2005年，培训的第一批学员2005年，培训的第二批学员平身第一次登台认识会议沟 通 技 巧 如何有效地开会对会议的认识 许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无 结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会” 许多组织认为，只要对会议进行有效的控制， 会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果 其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不 能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效。 事实证明，有效地开会是可以学会的！令人讨厌的会议与令人深恶痛绝的会议沟 通 技 巧 如何有效地开会会议的种类及其性质（2） 制定决策会议 只限于特殊人员参与，组织严密。参与

2、者 必须深刻理解决策并对决策承担责任。 收集、发布、交流信息会议 发布消息，发表意见，了解对消息、意见 的反应。此类会议鼓励讨论与提问。其实，企业的会议经常是几种会议的整合。沟 通 技 巧 如何有效地开会导致会议失败的因素分析 目的不明确 时间控制不好（包括会议的开始与结束时间，以 及会中参会人员的发言时间） 准备不充分或者根本就没准备 参会人员选择不当（包括该退席的时候没有退席） 信息传递不明确 会场的气氛不好 备忘录记录不准确 议程安排不当 议而不决，决而不行，行而不果。沟 通 技 巧 如何有效地开会 Purpose 目的； Participants 与会者； Planning 计划； P

3、rocess 流程。 有效会议的4P沟 通 技 巧 如何有效地开会 Purpose 目的 信息共享； 增强承诺； 信息传播； 解决问题和做决策。沟 通 技 巧 如何有效地开会 Participants 与会者 解决问题和做决策： 5人 问题识别或鼓励创意： 10人 相互研讨和培训会： 15人 信息发布会： 30人 正式的发表或汇报会： 不限沟 通 技 巧 如何有效地开会 Process 流程 回顾； 介绍； 基础准则； 报告； 演示； 参与； 总结。Huber1980参与会议主持人碰到最难缠的五种情况的必杀秘籍与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rab

4、bit tracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼”型发言者的办法非语言性打断重申会议规范反问法与“donkey驴”相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法： 1.肯

5、定他的贡献 2.重申可以试用现在的程序与“crab螃蟹（跑题者）”相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等沟 通 技 巧 如何有效地开会参会人员的责任与义务 会议秘书 会前：检查会场情况、确认会议时间、通知 参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、 座位和视听设备。 会中：记录会议备忘录、与会人数和名单、 应采取的行动、具体实施人员和实施的时间 与期限。 会后：把备忘录整理成文、核对必要的事实 与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一 致意见、散发备忘录。最优秀的会议秘书会做的10件事重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指

6、定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者沟 通 技 巧 如何有效地开会参会人员的责任与义务 参会人员 会前：明确会议目的、议程及自己在本次 会议上要担当的角色、研究问题准备自己 要在会议上的要表明的观点与论证材料。 会中：聆听他人的观点、积极发表自己的见 解、关注正在讨论的事项、与主持人默契 配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使 会议充满生气，从而达致会议目标。 会后：努力完成会上所分派的任务。操作建议高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间

7、一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人 会前： 会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者食宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会中：成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌

8、握议事进度如何达成决议决策方式如何圆满结束会议 如何做开场白定义：35分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大负担较多的行政责任如何掌握议事进度语言方式非语言方式如何达成决议决策方式彼德德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意

9、气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策4种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法会后：跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失回 顾高效会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有