档案管理手册

1、/34Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.档案管理手册（试行版） 目 录一、分类方方案1.1档案案分类方方案1.2档案案分类、归归档范围围与保管管期限表表二、管理办办法2.1 归归档文件件整理方方法2.2 员员工人事事档案管管理办法法2.3 建建设工程程档案管管理办法法2.4 声声像档案案管理办办法2.5 会会计档案案管理办办法三、规章制制度3.1 档档案保密密制度3.2 档档案保管管制度3.3 档档案统计计制度3.4 档档案利用用查阅制制度3.5 档档案鉴定定制度3.6 档档案销毁毁制度3.

2、7 档档案库房房管理制制度3.8 档档案防火火安全制制度3.9 档档案管理理的工作作流程四、其它附表一 案卷封封面附表二 卷内文文件目录录附表三 备考表表附件四 声像档档案目录录附表五 案卷封封面附表六 卷内目目录一、分类方方案1.1档案案分类方方案1.1.11目的为了加强浙浙江环球球集团公公司档案案工作整整体建设设与科学学化、规规范化、标标准化管管理，促促进档案案信息的的开发利利用，根根据企业业档案管管理规定定，使档档案资源源更好地地为公司司生产经经营服务务，结合合档案管管理工作作的实际际情况，特特制定本本分类方方案。1.1.22适用范范围本方案主要要适用于于浙江环环球集团团公司集集团本部部

3、。档案案的分类类整理、组组织案卷卷和排架架管理，是是各子公公司（版版块）档档案分类类的基本本依据。可可参照执执行。 1.1.33定义（1）企业业档案是指指企业在在生产经经营和管管理活动动中形成成的对国国家、社社会和企企业有保保存价值值的各种种形式的的文件材材料。（2）类号号-是是指类目目的标识识符号。用用以表示示类目在在分类体体系中的的位置和和排列顺顺序。1.1.44管理职职责（1）浙江江环球集集团公司司行政部部负责制制定企企业档案案分类方方案。（2）浙江江环球集集团公司司所属各各子公司司参照执执行企企业档案案分类方方案。1.1.55分类原原则（1）浙江江环球集集团公司司企业档档案分类类原则是

4、是以企业业全部档档案为对对象，依依据企业业管理职职能，结结合企业业档案构构成的内内容及其其形成特特点，保保持档案案之间的的有机联联系，既既可满足足企业档档案分类类管理的的需要，又又适当考考虑了今今后发展展的需要要，具有有一定的的包容性性和延伸伸性，便便于科学学管理和和开发利利用。（2）浙江江环球集集团公司司企业档档案分类类以办公公职能为为基础，类类目设置置考虑了了企业档档案的实实际情况况。为了了便于管管理利用用，本方方案只设设到二级级类目。二二级以下下类目的的设置，根根据有关关规定或或实际情情况可自自行调整整。1.1.66类目的的设置（1）浙江江环球集集团公司司企业档档案分类类设置五五级类目目

5、。即：行政管管理类、经经营管理理类、建建设工程程类、会会计档案案类、特特殊载体体。一级级类目应应保持稳稳定，不不得变动动。（2）浙江江环球集集团公司司企业档档案分类类二级类类目按照照企业管管理职能能和档案案特点设设置。档档案分类类、归档档范围与与保管期期限表中中所设二二级类目目是企业业档案分分类的基基本二级级类目，一一般不予予变动。（3）二级级以下类类目的设设置，各各子公司司可根据据有关规规定和自自身实际际，参照照档案案分类、归归档范围围与保管管期限表表中基基本范围围自行确确定，一一般不宜宜超过三三级。（4）类目目的级位位表示上上下位的的隶属关关系。档档案数量量少的单单位，可可只分到到一级或或

6、二级类类目。没没有档案案实体的的类目可可空号不不用。1.1.77分类方方法（1）行政政管理类类的归档档文件采采用：问问题年度保管期期限进行行分类。 （2）经营营管理类类的二级级类目按按工程程程序设置置，三级级类目按按建设项项目先后后设置。（3）建设设工程类类的二级级类目按按工程开开发先后后顺序设设置。（4）会计计档案类类的二级级类目按按文种设设置。1.1.88标识符符号（1）浙江江环球集集团公司司企业档档案分类类中的类类目标识识符号，一一律采用用阿拉伯伯数字标标识。（2）浙江江环球集集团公司司企业档档案分类类一级类类目阿拉拉伯数字字标识。即即：行政管理类类 0经营管理类类 1建设工程类类 2会

7、计档案类类 3特殊载体 4 1.1.99档号编编制与排排列（1）文书书立卷以以文件级级排列，示示例： 022. 220011-1 | | | | 案案卷顺序序号 | | | 年年度 | | 二二级类号号 | 一一级类号号（2）文书书以外按按分类体体系排列列，示例例： 11. 22. 44-1 | | | | 卷内顺顺序号 | | | 三三级类号号 | | 二二级类号号 | 一一级类号号（3）行政政管理类类的归档档文件以以件为单单位进行行整理，编编号排列列方法为为：归档文件件在分类类方法最最低一级级类目内内，按事事由结合合时间、重重要程度度等排列列。会议议记录、纪纪要等成成套性文文件可集集中排列

8、列。归档文件件依分类类方法和和排列顺顺序逐件件编号，在在文件首首页上端端的空白白位置加加盖归档档章并填填写相关关内容。 （4）经营营管理类类、建设设工程类类的编号号排列方方法为：均采用按按大类流流水分属属类的排排列方法法，即在在每个二二级类目目内按项项目开发发先后顺顺序编号号排列。均不考虑虑案卷的的保管期期限与年年度特征征，以维维护文件件材料的的系统和和完整性性，便于于统计、鉴鉴定、利利用等工工作。（5）会计计档案类类的编号号排列方方法：按大类分分属类编编号排列列，即在在会计档档案类下下分别按按财务报报表、帐帐簿、凭凭证、其其它等四四个二级级类目顺顺序排列列，每个个二级类类目内再再分别按按年度

9、顺顺序排列列。案卷编号号排列采采用按属属类内年年度流水水编号。（6）各类类档案的的案卷排排列，均均按该类类档案分分类编号号体例依依次排列列，即按按各类案案卷顺序序排列。个个别企业业由于档档案形成成规律和和利用特特点不同同，为方方便提供供利用，在在保持档档案有机机联系和和成套性性的原则则下，可可以采取取灵活的的排列方方法，但但必须做做到系列列规律，井井然有序序。1.2档案案分类、归归档范围围及保管管期限表表一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注行政管理类 0股权管理公司章程及及修正案案；股东会、董董事会、监监事会形形成的各各种决议议、决定定；股本结构及及相关权权益的确确定调整整、股东东红利

10、分分配等永久董事长出具具的授权权委托书书、证明明、函等等视文件有效效期限权证非现行使用用的营业业执照、组组织机构构代码证证、商标标证、税税务登记记证、资资质证书书及工商商资质申申报资料料；永久企业沿革本企业机构构设置、撤撤并、名名称变更更、组织织沿革、大大事记永久行政文件本公司向上上级单位位报送的的行政类类请示及及批复，现现平级单单位的函函等，支支下级请请求或报报告的批批复等。企业与外单单位的法法律纠纷纷诉讼案案资料，劳劳动合同同纠纷案案件资料料等。规章制度、规规范性文文件，上上级单位位下发的的规范性性文件长期与外单位签签订的行行政类合合同、协协议；本公司发文文。短期会议活动1.各类会会议、文

11、文娱活动动的通知知。短期政府重要领领导人、知知名人事事视察本本企业的的题词；3.总总办公会会议记录录、纪要要；其它重要行行政专题题会议纪纪要、记记录。长期资产设备自有产权房房产证、土土地证原原件（复复印件）、购购房协议议2.固定资资产购置置与租赁赁审批、登登记卡（簿簿）、清清单、使使用说明明书、交交接凭证证；永久3.房屋租租赁合同同长期人事劳资员工名册（每每月）、公公司任免免文件；永久人员录用、转转正、调调配、退退休、考考核晋升升等申批批记录、聘聘用、奖奖惩文件件；长期劳动工资年年报、分分配方案案、员工工职称、社社保材料料一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注 4.员工教教育培训训记录短

12、期经营管理类1综合类1.借贷、担担保、信信用合同同（资金金类）长期2.企业宣宣传册、刊刊物、产产品楼书书、广告告、宣传传报道的的定稿及及样本；3.产品定定价、调调价请示示及批复复，4.各类统统计报表表永久5.小区交交接验收收记录、交交接明细细表；6.重要投投诉处理理记录、客客户关系系管理记记录；长期7.营销策策划书、展展会等促促销活动动记录、购购房优惠惠审批记记录、房房屋交货货验收记记录。短期销售合同类类1.商品房房买卖合合同；商商品房补补充协议议；车库库买卖合合同；协协议等2.产品说说明书3.质量保保证书；4.明码标标价书等等永久建设工程类2建设工程1.本公司司开发的的所有楼楼盘的竣竣工资料

13、料和竣工工图（电电子文档档）2.在建工工程的前前期和与与工程施施工同步步的一系系列资料料3.市政工工程招投投标资料料、竣工工资料和和竣工图图（电子文档档）永久会计档案类3会计档案1.会计凭凭证类、会会计账簿簿、财务务报表、财财务相关关制度等等；2.审计报报告、清清算资料料、会计计年度预预结算、种种类统计计月、年年报及分分析、企企业年检检报告、成成本管理理材料、经经济核算算及依据据材料等等按保管期限限要求特种载体类4声像档案政府重要领领导人、知知名人事事视察本本公司形形成的声声像资料料；本公司有关关人员参参加外界界组织的的重要会会议，会会见以及及外事活活动形成成的声像像资料；本公司组织织的重要要

14、会议、活活动、比比赛、表表彰等形形成的声声像资料料；记录本公司司重大项项目、经经典楼盘盘建设及及竣工的的声像资资料；其其他楼盘盘的调研研资料；本公司广告告宣传活活动、产产品推荐荐会的声声像资料料；本公司每次次总办会会录音资资料等。永久一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注特种载体类电子档案本公司OAA系统中中形成的的永久和和长期类类文件（与与纸质文文件同）；工程建设中中形成的的材料；本公司使用用的各种种数据文文件；本公司设备备运行中中所需要要的操作作系统；公司在重要要外事、文文娱活动动、产品品宣传活活动中形形成的材材料；公司每次总总办会的的PPTT永久实物档案各种荣誉证证书、奖奖状、奖奖

15、牌、锦锦旗等永久说明:本表表供子公公司（版版板）参参考执行行，也可可根据实实际情况况自行调调整或另另行制订订二、管理方方法2.1归档档文件整整理办法法2.1.11目的为适应档案案现代化化管理的的需要，规规范简化化归档文文件整理理工作，提提高档案案工作的的效率和和质量，根据国家档案局归档文件整理规则（DA/T22-2000）、归档文件整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6)，结合浙江环球集团公司具体情况，特制定本办法。2.1.22适用范范围本办法适用用于浙江江环球集集团公司司、各子子公司办办公文件件归档的的整理。2.1.33定义（1）归档档文件是指指立档单单位在其其职能活活动中形形成的

16、、办办理完毕毕、应作作为文书书档案保保存的各各种纸质质文件材材料。（2）归档档文件整整理是将归归档文件件以件为为单位进进行装订订、分类类、排列列、编号号、编目目、装盒盒，使之之有序化化的过程程。（3）件是指指归档文文件的整整理单位位。一般般以每份份文件为为一件，文文件正本本与定稿稿为一件件，正文文与附件件为一件件，原件件与复制制件为一一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报表、名名册、图图册等一一册(本本)为一一件，来来文与复复文可为为一件。2.1.44管理职职责（1）集团团档案室室负责归归档文件件整理工工作的指指导、检检查。（2）各子子公司职职能部门门负责归归档文件件的整理理和归档档工作。

17、2.1.55整理要要求和整整理范围围（1）遵循循文件的的形成规规律，保保持文件件之间的的有机联联系，区区分不同同价值，便便于保管管和利用用。（2）反映映本单位位职能活活动，具具有查考考利用价价值的文文件材料料均应整整理归档档。执行行档案案分类、归归档范围围与保管管期限表表。2.1.66整理（1）质量量要求归档文件件应齐全全完整。已已破损的的文件应应予修整整，字迹迹模糊或或易退变变的文件件应予复复制。整理归档档文件所所使用的的书写材材料、纸纸张、装装订材料料等应符符合档案案保护要要求。（2）装订订、分类类、排列列、编号号、编目目装订归档文件应应按件装装订。A.装订时时，正本本在前，定定稿在后后；

18、正文文在前，附附件在后后；原件件在前，复复制件在在后；转转发文在在前，被被转发文文在后；来文与与复文作作为一件件时，复复文在前前，来文文在后。B.装订时时，尽量量保持文文件的原原始面貌貌。采用用左上角角装订，应应将左、上上侧对齐齐；采用用左侧装装订，应应将左、下下侧对齐齐。用线线或无酸酸纸封套套等符合合档案保保护要求求的材料料。分类A.归档文文件按照照企业档档案分类类方案进进行分类类。即：问题年度保管期期限，其其中问题题内只设设一级类类目。B.形成的的文件数数量少，内内部机构构设置简简单的小小单位可可简化分分类方案案。归档档文件可可以采用用年度、机机构(问问题)、保保管期限限等特征征进行分分类

19、，或或将上述述特征结结合使用用。C.每个立立档单位位内的归归档文件件只能采采用一种种分类方方案，同同一全宗宗应保持持分类方方案稳定定。排列归档文件应应在分类类方案的的最低一一级类目目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列。编号归档文件应应依分类类方案和和排列顺顺序逐件件编号，在在文件首首页上加加案卷封封面（见见附表一一），并并填写相相关内容容。填写写归档章章时应使使用符合合档案保保护要求求的书写写材料。A.件数；案卷内内文件数数。B.年度：文件形形成年度度，以四四位阿拉拉伯数字字标注公公元纪年年，如“自20001年年01月月至200

20、01年年12月月”。C.保管期期限：归归档文件件保管期期限的简简称或代代码。简简称“永、长长、短”，代码码为“Y、CC、D”。D.页数：每一件件归档文文件的页页数。文文件中有有图文的的页面为为一页。当当归档文文件上有有页码时时，无需需重编；当归档档文件上上无页码码时，需需要编页页码。一一般使用用阿拉伯伯数字，每每件从“1”开始流流水编制制，正页页编在文文件的右右下角，反反页编在在文件的的左下角角。E.归档号号：文件件的分类类编号。编目归档文件应应依据浙浙江环球球集团公公司档案案分类方方案和室室编件号号顺序编编制归档档文件目目录。归归档文件件应逐件件编目；来文与与复文作作为一件件时，只只对复文文

21、进行编编目。归归档文件件目录(见附表表二)设设置顺序序号、责责任者、文文号、题题名、日日期、页页号、备备注项目目。 卷卷内文件件目录 附表表二顺序号文 号责任者题名日期页号备注A.顺序号号：填写写卷内文文件顺序序号。一一个文件件一个号号。B.责任者者：制发发文件的的组织或或个人，即即文件的的发文机机关或署署名者。填填写责任任者项时时使用全全称或通通用简称称，不能能使用“本部”、“本局”、“本公司司”等含义义不明、难难以判断断的简称称。C.文号：文件的的发文字字号。填填写文号号项时应应照实抄抄录，不不能省略略。D.题名：文件标标题。没没有标题题或标题题不规范范的，可可自拟标标题，外外加“ ”号。

22、E.日期：文件的的形成时时间，以以8位阿阿拉伯数数字标注注年月日日，如220011年9月月9日，标标注为“2000109909”。F.页号：每一件件归档文文件的页页号。G.备注：注释文文件需说说明的情情况。（3）纸张张尺寸、编编制封面面、电子子版归档档归档文件件目录用用纸幅面面尺寸采采用国际际标准AA4型(长宽为2297mmm2100mm)。归档文件件目录应应装订成成册并编编制封面面，目录录编制成成册的方方式与分分类方案案一致。归归档文件件目录封封面设置置全宗名名称、年年度、保保管期限限、机构构(问题题)等项项目。其其中全宗宗名称即即立档单单位的名名称，填填写时应应使用全全称或规规范化简简称。

23、各子公司司档案部部门应同同时保存存归档文文件目录录的电子子版，并并以年度度为单位位将归档档文件目目录刻制制光盘保保存。（4）装盒盒将归档文件件按室编编件号顺顺序装入入档案盒盒，并填填写档案案盒封面面、盒脊脊及备考考表项目目。不同同年度、保保管期限限、机构构(问题题)的归归档文件件不应放放入同一一档案盒盒内，装装不满一一盒时，应应通过使使用不同同厚度的的档案盒盒来解决决，使文文件不至至弯曲受受损。档案盒尺寸寸、著录录项 A.项基本本原则档档案盒封封面应标标明全宗宗名称。档档案盒的的外形尺尺寸为3310mmm2200mm(长宽)，盒盒脊厚度度可以根根据需要要设置为为20mmm、330mmm、400

24、mm、550mmm等。B.档案盒盒应根据据摆放方方式的不不同，在在盒脊或或底边设设置全宗宗号、年年度、保保管期限限、机构构(问题题)、起起止件号号、盒号号等项。其其中，起起止件号号填写盒盒内第一一件文件件和最后后一件文文件的件件号，中中间用“一”号连接接；盒号号即：档档案盒的的排列顺顺序号，没没有进馆馆任务的的企业可可不用填填写。备考表（见见附表三三）A备考表表置于盒盒内文件件之后，项项目包括括盒内文文件情况况说明、整整理人、检检查人和和日期。B盒内文文件情况况说明：填写盒盒内文件件缺损、修修改、补补充、移移出、销销毁等情情况。C整理人人：负责责整理归归档文件件的人员员姓名。D检查人人：负责责

25、检查归归档文件件整理质质量的人人员姓名名（子公公司为各各办公室室主任）。E日期：归档文文件整理理完毕的的日期。2.2 员员工人事事档案管管理办法法2.2.11 总总 则则 （11）为加加强公司司职工档档案管理理，有效效地保护护和利用用档案，提提高科学学管理水水平，根根据中中华人民民共和国国档案法法有关关规定，制制定本规规定。 （22）公司司职工档档案是企企业人事事等部门门在招用用、调配配、培训训、考核核、奖惩惩、选拔拔和任用用等工作作中形成成的有关关职工个个人经历历、政治治思想、业业务技术术水平、工工作表现现以及工工作变动动等情况况的文件件材料。2.2.22 机构构和职责责（1）集团团公司职职

26、工档案案由集团团公司人人力资源源职能机机构管理理。子公公司（版版块）职职工档案案由其办办公室管管理。（2）职工工离职、退退休后，其其档案由由原所在在公司（版版块）在在手续办办妥5日日内移交交集团人人力资源源部保管管，并需需装订成成册放入入专门的的档案盒盒。人力力资源部部每月的的25号号前移交交集团档档案室保保管。（3）公司司职工档档案管理理部门的的职责：保管职工工档案；收集、鉴鉴别和整整理职工工档案材材料；办理职工工档案的的查阅、借借阅和转转递手续续；登记职工工工作变变动情况况；为有关部部门提供供职工情情况；做好职工工档案的的安全、保保密、保保护工作作；定期向集集团档案案室移交交档案（指指离职

27、、退退休）。办理其它它有关事事项。2.2.33 档案案的内容容（1）公司司职工档档案的内内容和分分类： 履历材材料；自传材料料；鉴定、考考核、考考察材料料；评定岗位位技能和和学历材材料(包包括学历历、学位位、学绩绩、培训训结业成成绩表和和评定技技能的考考绩、审审批等材材料)；政审材料料；参加中国国共产党党、共青青团及民民主党派派的材料料；奖励材料料；处分材料料；招用、劳劳动合同同，调动动、聘用用、复员员退伍、转转业、工工资、保保险福利利待遇、出出国、退退休、退退职等材材料；其他可供供企业参参考的材材料。2.2.44 职工工档案材材料的编编目每卷职工档档案必须须有详细细的档案案材料目目录。（11

28、）按照照类别排排列顺序序及档案案材料目目录格式式，逐份份逐项地地进行填填写。（22）每类类目录之之后，须须留出适适量的空空行（66-100行），供供补充档档案材料料时使用用。（33）目录录填写要要正确，字字迹要工工整美观观。（44）填写写目录后后，要检检查核对对，做到到准确无无误。（55）目录录各栏目目的填写写。 类别的的填写。类类号用汉汉字，顺顺序号用用阿拉伯伯数字填填写。如如：第一一类履历历材料用用汉字“一”表示、第第一类材材料的第第一件用用阿拉伯伯数字“1”表示。 材料名名称的填填写。根根据材料料题目填填写材料料名称。无无题目的的材料，应应拟定题题目；材材料的题题目过长长，可适适当简化化

29、。拟定定或简化化题目，必必须确切切反映材材料的主主要内容容或性质质特点。凡凡原材料料题目不不符合实实际内容容的，须须另行拟拟定题目目。 材料形形成时间间的填写写。一般般采用材材料落款款标明的的最后时时间。复复制的档档案材料料，采用用原材料料形成时时间。 .材料料份数的的填写。以以每份完完整的材材料（包包括正文文和附件件）为一一份，用用阿拉伯伯数字填填写。 材料页页数的填填写。填填写材料料的实际际页数。2.2.55公司职职工档案案材料的的技术加加工 为便便于装订订、保管管和利用用，延长长档案材材料的寿寿命，对对一些纸纸张不规规则、破破损、卷卷角、折折皱的材材料，应应进行技技术加工工。其主主要方法

30、法： （1）对对超出AA4规格格的档案案材料，在在不影响响材料的的完整和和不损伤伤字迹的的条件下下，可酌酌情进行行剪裁；不能剪剪裁的材材料，须须进行折折叠。折折叠时，要要根据材材料的具具体情况况，采用用横折叠叠、竖折折叠、横横竖交叉叉或梯形形折叠等等办法。折折叠后的的档案材材料，要要保持整整个案卷卷的平整整，文字字、照片片不得损损坏，便便于展开开阅读。 （2）对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸；浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。 （3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须加边，保证装订，

31、不压字、不损害材料内容。 （4）拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。2.2.6公司职工档案材料装订 每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：（1）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。（2）将目录与材料核对无误。（3）理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。（4）打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距7.3厘米，用专用档案装订线装订。（5）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。（6）装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。（7）职工

32、档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。2.2.7企业职工档案书写质量要求 企业职工档案必须保证书写质量，字迹要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。2.2.8整理工作的注意事项 企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和企业档案管理制度。（1）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。（2）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。（3）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄

33、露档案内容，确保档案安全。（4）后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每三个月整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。2.2.99 档档案的收收集、保保管和销销毁（1）人力力资源职职能机构构对职工工进行考考察、考考核、培培训、奖奖惩、薪薪酬等所所形成的的材料要要及时收收集，整整理立卷卷，保持持档案的的完整。（2）立卷卷归档的的材料必必须认真真鉴别，保保证材料料的真实实、文字字清楚、手手续齐备备。材料料须经有有关领导导审查盖盖章或本本人签字字的，应应在盖章章、签字字后归档档。（3）公司司职工档档案材料料统一使使用A44规格办办公用纸纸，不

34、得得使用圆圆珠笔、铅铅笔、红红色墨水水及复写写纸书写写。（4）按规规定需要要销毁档档案材料料时，必必须经单单位主管管档案工工作的领领导批准准。（5）集团团人力资资源职能能机构按按2.22.3内内容结合合现有职职工人事事档案的的具体内内容制作作目录。各各子公司司（版块块）参照照。（6）严禁禁任何人人私自保保存他人人档案或或利用档档案材料料营私舞舞弊。对对违反规规定者，应应视情节节轻重，严严肃处理理。对违违反中中华人民民共和国国档案法法、中中华人民民共和国国保守秘秘密法的的，要依依法处理理。（7）职工工档案管管理部门门应建立立健全工工作制度度，做好好防火、防防蛀、防防潮、防防光、防防盗等工工作。2

35、.2.110 档案的的提供利利用 因工作需需要查阅阅和借用用档案，须须遵守下下列规定定：(1)外单单位人员员查阅档档案应凭凭盖有单单位公章章的介绍绍信。(2)档案案除特殊殊情况外外一般不不借出查查阅。如如必须借借出查阅阅时，应应事先提提交报告告，说明明理由，经经游总或或潘总批批准，严严格履行行登记手手续，并并按期归归还。(3)任何何个人不不得查阅阅或借用用本人的的档案。(4)因工工作需要要从档案案中取证证的，须须请示游游总或潘潘总签字字同意后后才能复复制办理理。2.3建设设工程档档案管理理办法2.33.1目目的为加强房地地产档案案管理，维维护房地地产权利利人的合合法权益益，更好好地为房房地产管

36、管理工作作服务，根根据中中华人民民共和国国档案法法、中中华人民民共和国国城市房房地产管管理法、建建设工程程文件归归档整理理规范、城城市建设设档案管管理规定定等法法律法规规，制定定本办法法。 2.3.22定义建设工程档档案是指指在工程程项目的的建设、使使用、管管理等工工作中形形成的具具有保存存价值的的文字、图图表、声声像等不不同形式式的历史史记录。 2.3.3适用范围本办法适用用于浙江江环球集集团公司司建设工工程档案案的管理理。2.3.44管理原原则与管管理职能能(1) 管管理原则则建设工程程档案管管理工作作以权属属档案管管理为核核心，遵遵循统一一组织、分分级负责责、分类类归档、多多套分存存、授

37、权权使用的的原则。 （2）管理职能浙江环球球集团公公司负责责制定建建设工程程档案管管理办法法，指导导和监督督房产公公司的工工程项目目档案管管理工作作。2.3.55归档范范围按建建设工程程文件归归档范围围、结结合工程程实际。建设工程文文件归档档范围序号归档文件保存单位和和保管期期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶阶段文件件一立项文件1项目建议书书永久2项目建议书书审批意意见及前前期工作作通知书书永久3可行性研究究报告及及附件永久4可行性研究究报告审审批意见见永久5关于立项有有关的会会议纪要要、领导导讲话永久6专家建议文文件永久7调查资料及及项目评评估研究究材料长期二建设用地、

38、征征地、拆拆迁文件件1选址申请及及选址规规划意见见通知书书永久2用地申请报报告及县县级以上上人民政政府城乡乡建设用用地批准准书永久3拆迁安置意意见、协协议、方方案等长期4建设用地规规划许可可证及其其附件永久5划拨建设用用地文件件永久6国有土地使使用证永久三勘察、测绘绘、设计计文件1工程地质勘勘察报告告永久永久2水文地质勘勘察报告告、自然然条件、地地震调查查永久永久3建设用地钉钉桩通知知单（书书）永久4地形测量和和拔地测测量成果果报告永久永久5申报的规划划设计条条件和规规划设计计条件通通知书永久长期6初步设计图图纸和说说明长期长期7技术设计图图纸和说说明长期长期8审定设计方方案通知知书及审审查意

39、见见长期长期9有关行政主主管部门门（人防防、环保保、消防防、交通通、园林林、市政政、文物物、通讯讯、保密密、河湖湖、教育育、白蚁蚁防治、卫卫生等）批批准文件件或取得得的有关关协议。永久10施工图及其其说明长期长期11设计计算书书长期长期12政府有关部部门对施施工图设设计文件件的审批批意见永久长期四招投标文件件1勘察设计招招投标文文件长期2勘察设计承承包合同同长期长期3施工招投标标文件长期4施工承包合合同长期长期5工程监理招招投标文文件长期6监理委托合合同长期长期五开工审批文文件1建设项目列列入年度度计划的的申报文文件永久2建设项目列列入年度度的批复复文件或或年度计计划项目目表永久3规划审批申申

40、报表及及报送的的文件和和图纸永久4建设工程规规划许可可证及其其附件永久5建设工程开开工审查查表永久6建设工程施施工许可可证永久7投资许可证证、审计计证明、缴缴纳绿化化建设费费等证明明长期8工程质量监监督手续续长期六财务文件1工程投资估估算材料料短期2工程设计概概算材料料短期3施工图预算算材料短期4施工预算短期七建设、施工工、监理理机构及及负责人人1工程项目管管理机构构（项目目经理部部）及负负责人名名单长期2工程项目监监理机构构（项目目监理部部）及负负责人名名单长期长期3工程项目施施工管理理机构（施施工项目目经理部部）及负负责人名名单长期长期监理文件1监理规划（1）监理规划长期短期（2）监理实施

41、细细则长期短期（3）监理部总控控制计划划等长期短期2监理月报中中的有关关质量问问题长期长期3监理会议纪纪要中的的有关质质量问题题长期长期4进度控制（1）工程开工/复工审审批表长期长期（2）工程开工/复工暂暂停令长期长期5质量控制（1）不合格项目目通知长期长期（2）质量事故报报告及处处理意见见长期长期6造价控制（1）预付款报审审与支付付短期（2）月付款报审审与支付付短期（3）设计变更、洽洽商费用用报审与与签认长期（4）工程竣工决决算审核核意见书书长期7分包资质（1）分包单位资资质材料料长期（2）供货单位资资质材料料长期（3）试验等单位位资质材材料长期8监理通知（1）有关进度控控制的监监理通知知长

42、期长期（2）有关质量控控制的监监理通知知长期长期（3）有关造价控控制的监监理通知知长期长期9合同与其他他事项管管理（1）工程延期报报告及审审批永久长期（2）费用索赔报报告及审审批长期长期（3）合同争议、违违约报告告及处理理意见永久长期（4）合同变更材材料长期长期10监理工作总总结（1）专题总结长期短期（2）月报总结长期短期（3）工程竣工总总结长期长期（4）质量评价意意见报告告长期长期施工文件一建设安装工工程（一）土建（建筑筑与结构构）工程程1施工技术准准备文件件（1）施工组织设设计长期（2）技术交底长期长期（3）图纸会审记记录长期长期长期（4）施工预算的的编制和和审查短期短期（5）施工日志短期

43、短期2施工现场准准备（1）控制网设置置资料长期长期（2）工程定位测测量资料料长期长期（3）基槽开挖线线测量资资料长期长期（4）施工安全措措施短期短期（5）施工环保措措施短期短期3地基处理记记录（1）地基钎探记记录和钎钎探平面面布点图图永久长期（2）验槽记录和和地基处处理记录录永久长期（3）桩基施工记记录永久长期（4）试桩记录长期长期4工程图纸变变更记录录（1）设计会议会会审记录录永久长期长期（2）设计变更记记录永久长期长期（3）工程洽商记记录永久长期长期5施工材料预预制构件件质量证证明文件件及复试试试验报报告（1）砂、石、砖砖、水泥泥、钢筋筋、防水水材料、隔隔热保温温、防腐腐材料、轻轻集料试试

44、验汇总总表长期（2）砂、石、砖砖、水泥泥、钢筋筋、防水水材料、隔隔热保温温、防腐腐材料、轻轻集料出出厂证明明文件长期（3）砂、石、砖砖、水泥泥、钢筋筋、防水水材料、轻轻集料、焊焊条、沥沥青复试试试验报报告长期（4）预制构件（钢钢、混凝凝土）出出厂合格格证、试试验记录录长期（5）工程物质选选样送审审表短期（6）进场物质批批次汇总总表短期（7）工程物质进进场报验验表短期6施工试验记记录（1）土壤（素土土、灰土土）干密密度试验验报告长期（2）土壤（素土土、灰土土）击实实试验报报告长期（3）砂浆配合比比通知单单长期（4）砂浆（试块块）抗压压强度试试验报告告长期（5）混凝土配合合比通知知单长期（6）混凝

45、土（试试块）抗抗压强度度试验报报告长期（7）混凝土抗渗渗试验报报告长期（8）商品混凝土土出厂合合格证、复复试报告告长期（9）钢筋接头（焊焊接）试试验报告告长期（10）防水工程试试水检查查记录长期（11）楼地面、屋屋面坡度度检查记记录长期（12）土壤、砂浆浆、混凝凝土、钢钢筋连接接、混凝凝土抗渗渗试验报报告汇总总表长期7隐蔽工程检检查记录录（1）基础和主体体结构钢钢筋工程程长期长期（2）钢结构工程程长期长期（3）防水工程长期长期（4）高程控制长期长期8施工记录（1）工程定位测测量检查查记录永久长期（2）预检工程检检查记录录短期（3）冬施混凝土土搅拌测测温记录录短期（4）冬施混凝土土养护测测温记录

46、录短期（5）烟道、垃圾圾道检查查记录短期（6）沉降观测记记录长期（7）结构吊装记记录长期（8）现场施工预预应力记记录长期（9）工程峻工测测量长期长期（10）新型建筑材材料长期长期（11）施工新技术术长期长期9工程质量事事故处理理记录永久10工程质量检检验记录录（1）检验批质量量验收记记录长期长期长期（2）分面工程质质量验收收记录长期长期长期（3）基础、主体体工程验验收记录录永久长期长期（4）幕墙工程验验收记录录永久长期长期（5）分部（子分分部）工工程质量量验收记记录永久长期长期（二）电气、给排排水、消消防、采采暖、通通风、空空调、燃燃气、建建筑智能能化、电电梯工程程1一般施工记记录（1）施工组

47、织设设计长期长期（2）技术交底短期（3）施工日志短期2图纸变更记记录（1）图纸会审永久长期（2）设计变更永久长期（3）工程洽商永久长期3设备、产品品质量检检查、安安装记录录（1）设备、产品品质量合合格证、质质量保证证书长期长期（2）设备装箱单单、商检检证明和和说明书书、开箱箱报告长期（3）设备安装记记录长期（4）设备试运行行记录长期（5）设备明细表表长期长期4预检记录短期5隐蔽工程检检查记录录长期长期6施工试验记记录（1）电气接地电电阻、绝绝缘电阻阻、综合合布线、有有线电视视末端等等测试记记录长期（2）楼宇自控、监监视、安安装、视视听、电电话等系系统调试试记录长期（3）变配电设备备安装、检检查

48、、通通电、满满负荷测测试记录录长期（4）给排水、消消防、采采暖、通通风、空空调、燃燃气等管管道强度度、严密密性、灌灌水、通通风、吹吹洗、漏漏风、试试压、通通球、阀阀门等试试验记录录长期（5）电梯照明、动动力、给给排水、消消防、采采暖、通通风、空空调、燃燃气等系系统调试试、试运运行记录录长期（6）电梯接地电电阻、绝绝缘电阻阻测试记记录；空空载、半半载、满满载、超超载试运运行记录录；平衡衡、运速速、噪声声调整试试验报告告长期（7）质量事故处处理记录录永久长期（8）工程质量检检验记录录(1)检验批质量量验收记记录长期长期长期（2）分项工程质质量验收收记录长期长期长期（3）分部（子分分部）工工程质验验

49、收记录录永久长期长期（三）室外工程1室外安装（给给水、雨雨水、污污水、热热力、燃燃气、电电讯、电电力、照照明、电电视、消消防等）施施工文件件长期2室钋建筑环环境（建建筑小品品、水景景、道路路、园林林绿化等等）施工工文件长期竣工图一建筑安装工工程竣工工图（一）综合竣工图图1综合图（1）总平面布置置图（包包括建筑筑、建筑筑小品、水水景、照照明、道道路、绿绿化等）永久长期（2）竖向布置图图永久长期（3）室外给水、排排水、热热力、燃燃气等管管网综合合图 永久长期（4）电气（包括括电力、电电讯、电电视系统统等）综综合图永久长期（5）设计总说明明书永久长期2室外专业图图长期（1）室外给水永久长期（2）室外

50、雨水永久长期（3）室外污水永久长期（4）室外热力永久长期（5）室外燃气永久长期（6）室外电讯永久长期（7）室外电力永久长期（8）室外电视永久长期（9）室外建筑小小品永久长期（10）室外消防永久长期（11）室外照明永久长期（12）室外水景永久长期（13）室外道路永久长期（14）室外绿化永久长期（二）专业竣工图图1建筑竣工图图永久长期2结构竣工图图永久长期3装修（装饰饰）工程程竣工图图永久长期4电气工程（智智能化工工程）竣竣工图永久长期5给排水工程程（消防防工程）竣竣工图永久长期6采暖通风空空调工程程竣工图图永久长期7燃气工程竣竣工图永久长期竣工验收文文件一工程竣工总总结1工程概况表表永久2工程竣

51、工总总结永久二竣工验收记记录（一）建筑安装工工程1单位（子单单位）工工程质量量验收记记录永久长期2竣工验收证证明书永久长期3竣工验收报报告永久长期4竣工验收备备案表（包包括各专专项验收收认可文文件）永久5工程质量保保修书永久长期三财务文件1决算文件永久2交付使用财财产总表表和财产产明细表表永久长期四声像、缩微微、电子子档案1声像档案（1）工程照片永久（2）录音、录像像材料永久2缩微品永久3电子档案（1）光盘永久（2）磁盘永久2.3.66归档要要求建设工工程档案案、使用用管理档档案按照照国家科科技档案案案卷标标准有有关规定定归档；除纸质质文件外外，还应应保存电电子文件件。（1）卷案案目录（见见附

52、表五五）。（2）卷案案封面（见见附表六六）。（3）备考考表 （见附附表三）。2.3.77归档时时间各项目竣工工验收后后三个月月内将竣竣工资料料（竣工工图）整整理装订订后移交交集团档档案室保保管。并同时移交交电子版版。2.4声像像档案管管理办法法2.4.11目的为实现声像像档案数数字化管管理，更更好地服服务于企企业各项项工作，特特制定本本办法。2.5.22适用范范围本办法适用用于浙江江环球集集团公司司及各部部门子公公司声像像档案的的管理。2.4.33定义声像档案是指指企业在在从事生生产、经经营、科科研等工工作活动动中形成成的具有有保存利利用价值值的照片片(底片片)、录录像带、录录音带、缩缩微片等

53、等载体的的历史记记录。2.4.44管理职职责（1）各子子公司档档案室负负责对本本公司声声像档案案进行收收集、编编目、鉴鉴定、统统计和利利用，集集团档案案室对声声像档案案材料的的形成、积积累和归归档工作作进行督督促、指指导和检检查。（2）声像像档案材材料形成成部门和和人员负负责声像像档案的的积累和和整理，并并按规定定向子公公司档案案室移交交归档。2.4.55归档要要求及归归档范围围（1）归档档要求归档的声声像档案案应是原原始记录录。对某某些需经经常使用用或素材材过长需需编辑整整理的声声像材料料，可归归原版复复制片。照片档案案必须内内容真实实、主题题突出、画画面清晰晰。底片片不得磨磨损，每每幅照片

54、片或每组组照片都都要有文文字说明明，说明明该片所所反映的的内容、时时间、地地点、人人物、背背景、摄摄影者等等。录像带必必须画面面清晰、声声音清楚楚，录像像带盒上上要贴上上标签，注注明录制制内容、录录制时间间、地点点、带长长、声道道、机器器型号及及摄像者者等。录音带必必须声音音清楚，录录音带盒盒上贴上上标签，注注明录音音内容、录录制时间间、地点点、盒数数、编号号及录制制者等。缩微片上上贴上标标签，注注明内容容、编号号及责任任者等。归档的声声像档案案应系统统、完整整。（2）归档档范围在各项工作作活动中中形成的的各类声声像档案案是公司司档案的的重要组组成部分分，均属属于声像像档案的的管理范范围。包包

55、括下列列内容：党和国家领领导人、有有关上级级领导以以及知名名人士来来本单位位视察、检检查工作作或从事事其它重重大活动动所形成成的声像像材料；反映本公司司生产、经经营、管管理、历历史面貌貌等方面面重大事事件或重重要活动动的声像像材料； 反反映本公公司设计计、施工工、科研研能力和和技术水水平的声声像材料料； 重重点工程程、有影影响的工工程和荣荣获国家家、省(部)、市市奖励的的优质工工程洽谈谈、签约约、开竣竣工典礼礼以及反反映其建建筑设计计、安装装、施工工技术、过过程的声声像材料料； 工工程建设设中重大大事件或或重大事事故、自自然灾害害及异常常现象的的声像材材料； 新新产品、新新工艺、新新材料、科科

56、研项目目研究、开开发、鉴鉴定、推推广应用用所形成成的声像像材料； 党党、政、工工、团召召开重要要会议形形成的声声像材料料；出国考察、接接待来访访、与外外商洽谈谈、签约约、索赔赔等对外外交往活活动中形形成的声声像材料料；荣获国家、省省(部)、市、局局(院)以上荣荣誉称号号的各类类证书、奖奖杯、奖奖状、奖奖牌、奖奖旗照片片以及授授奖仪式式的声像像材料；本公司先进进人物表表彰的声声像材料料；本公司在对对外宣传传报道中中形成的的声像材材料以及及各电台台、电视视台有关关本单位位宣传报报道的声声像材料料；本公司或本本公司参参与制发发的科教教片、电电视片、新新闻记录录影片等等声像材材料；新闻发布会会、记者者

57、招待会会、展览览展示会会等声像像材料；本公司有参参考利用用价值的的外购、交交换、征征集的声声像材料料。2.4.66管理、分分类、整整理、编编目、移移交、保保管、利利用（1）声像像档案实实行集中中统一管管理。（2）分类类执行企业档档案分类类方案。（3）整理理照片档案案的整理理应有利利于保持持照片之之间的有有机联系系，一般般按年度度问题进进行整理理。底片片应对应应照片内内容单独独整理和和存放。照片构成成应包括括照片、底底片和文文字说明明三部分分，按照照国家标标准照照片档案案管理规规范(GB/T1118211899)进行行整理。照照片原版版，以及及翻版的的底片均均应标注注清楚。（4）编目目声像档案案

58、在区分分载体形形式的前前提下与与纸质档档案对应应分类编编号，按按一级类类目顺序序排架。因因载体形形式和保保管要求求不同应应分库或或分柜架架保管。声像档案载载体用英英文大写写字母SS标识。声像档案案应编写写说明，一一个保管管单位应应有一个个文字说说明包括括：内容容、时间间、地点点、人物物、背景景、摄影影(像)者六要要素。文文字说明明要概括括地揭示示照片影影像所反反映的全全部信息息，做到到文字简简练、语语句通顺顺。用阿阿拉伯数数字表示示时间，照照片说明明要以自自然张为为单位编编写。 底片应应顺序编编号，并并标注照照片编号号，便于于查找利利用。编制声像像档案目目录(见见附表四四)声像档案目目录 附表

59、表四 柜号案卷号案卷题名年度张(盘)数数保管期限备注（5）移交交立卷单位编编制档案案移交清清册，一一式二份份，交接接双方逐逐项核对对后签字字认可，各各留一份份备查。声像材料形形成后，有有关部门门应及时时向所在在公司档档案部门门（办公公室）移移交归档档，不得得私自保保管和留留存。由摄录制部部门或人人员负责责收集、整整理和向向档案部部门移交交归档。（6）归档档时间一般专项活活动的声声像材料料在活动动结束后后一个月月内归档档；工程程项目声声像材料料在工程程竣工后后随工程程施工资资料一并并归档；科研项项目、新新产品研研制开发发的声像像材料在在鉴定会会后三个个月内归归档。（7）保管管保管声像档档案应有有

60、专用库库房或专专用装具具。保管声像档档案应按按不同载载体材料料分别排排架、保保管。照片与底底片应分分开保管管，底片片应装入入特制的的底片袋袋或底片片夹内,再装入入专业底底片档案案册。接接触底片片时防止止用手触触摸。经常检查查声像档档案的保保存情况况。对长长期保存存的录像像带、录录音带应应每年倒倒带一次次，发现现变形、断断裂、磁磁粉脱落落等现象象，要及及时修补补、复制制。（8）利用用利用声像像档案要要严格办办理借阅阅登记手手续。借往外省省市或外外单位的的须经集集团领导导审批，办办理档案案借阅审审批表手手续方可可借阅。利利用者应应精心使使用和爱爱护声像像档案。涉及专利利和版权权的声像像档案，本本公