活动方案之秘书接待工作方案

1、年4月19日活动方案之秘书接待工作方案文档仅供参考秘书接待工作方案【篇一：秘书接待策划书】 温州未来集团商务接待 策 划 书 二零一三年十二月 一、接待准备工作（一）收集背景资料 接待团体：美国猫王眼镜公司访问团 catking品牌是一个享誉世界的摇滚时尚品牌，上世纪50年代开始，近半个世纪以来，美国摇滚乐坛偶像elvis aron presley（猫王）的音乐影响着众多渴望自由的心灵。来自美国西海岸的摇滚发烧友dirksen，深受猫王音乐的影响，崇尚热情、狂野、自由的精神，以偶像的名字创立了“cat king”眼镜公司。 旗下品牌“cat king”在创立之初，便将金属与朋克元素融入产品设计

2、中。大到整款眼镜的色彩、材质，小到一颗锣丝钉，都散发着摇滚的狂野、叛逆和力量感。产品销售世界各地，深受消费者喜欢。品牌主体风格是以其灵活大胆的表现形式和注重生活细节的体现来表示情感，崇尚热情、狂野、自由的精神。 1.来宾的具体人数和个人简介: 一共6位来宾，3名女士，3名男士。其中mr. smith和miss anna是市场部总监和销售部主管 2.来宾的抵离时间和乘坐的交通工具：乘坐从加州飞往北京的航班，于1月10号到达，将于1月13号离开 3.来宾来访目的：了解我公司的产品信息，初步建立合作关系 （二）拟定接待方案 1.接待方针：服务周到，态度和蔼，使来宾感到宾至如归 2.接待规格：对等接待

3、 3.接待安排：从1月10号起组织人员进行迎接、宴请、会谈、参观、送行等事宜 5.接待经费： （1）工作经费：打印资料200元 （2）住宿费：5000元/天*2 （3）餐饮费：5000元 （4）旅游费：150元/人*12 （5）纪念品费：50元/人*9 （6）交通费：10820元 （7）其它费用：600元 共计：（预计）28370元 （三）落实接待方案：秘书通知有关方面落实工作，如食宿地点，通知宾馆安排房间、用餐，和参观单位，落实交通工具，特别是要制作接待日程安排表。 日程安排表 二、接待实施工作（一） 迎接来宾 1 时间：迎宾人员于1月10号上午9:15出发迎接9:30到达的来宾 2 地点：

4、北京首都机场 和miss anna，其余两位接待随行人员 4 确认：使用接站拍5 施礼 （1） 热情握手。主动伸手与来宾相握，握手时注视对方，微笑致意。 （2） 主动介绍。 （3） 略作寒暄。 （4） 周到服务。如主动帮拿行李，帮助办理手续等。 （二）安排食宿 1 饮食 （1） 重视就餐地点。如安排一般工作餐，能够选择一些有特色的，环境清幽的地方；安 排正式宴会，需选择规格较高，服务专业的地方。另外，尽量选择与来宾住地较近的地方。 （2） 注意主随客便。接待方既要尽地主之谊，也要考虑尊重来宾，比如宗教禁忌，民族 禁忌，一定要事先了解并回避。 （3） 酌情灵活安排。根据实际情况合理安排，适当安排

5、风味餐，不必每餐都追求高档次， 高消费。 2 住宿 （1） 地点选择。要考虑服务水品，交通条件，环境状态。 （2） 房间选择。要考虑是否违反来宾禁忌等。 （3） 提前预定温州国贸大酒店 地址：温州市鹿城区黎明西路1号 （三）安排会见、会谈 1.通知联络 2.准备资料 3.布置会场 （四）安排参观工司、车间和产品 1公司【篇二：文秘 秘书日常接待工作】 秘书实训实习教程 本书注重实用性和操作性，适宜模拟情景教学，设有多种形式的训练。 本书共有十个章节，包括接待工作技能训练，事务管理技能训练，会务工作技能训练，秘书写作技能训练等，本学期大致先上前五个章节的内容。 秘书日常接待工作 教学目标： 1、

6、知识与能力：经过学习，让“准秘书们”掌握在日常接待工作当中的相关理论和技能知识。 2、过程与方法：让“准秘书们”将“做”、“思”、“学”这三者融为一体，在此过程中提高专业核心能力接待能力。 3、情感态度与价值观：创设情景，为能力培养提供平台，借此提高“准秘书们”的团队合作能力、分析能力、综合表示能力；小组讨论培养“准秘书们”团结合作精神。 教学重点：如何结合礼仪等相关知识，熟悉接待工作的具体环节和操作方法。 教学难点：秘书人员如何结合礼仪和接待的相关知识完成情景模拟。 教学流程： 一新课导入 奥运会是一场举世盛会，特别是她的开幕式，我相信给每一位同学都留下了深刻的印象。它展现的是我们中华民族五

7、千年的源远留长的文化历史。特别是其中的一个节目“击缶”。这个活动的安排是 名演员一边击缶，一边吟诵孔子脍炙人口的名句“有朋自远方来，不亦乐乎”。那么张艺谋导演为什么要安排这个情节？目的何在？（回答）中国素称“礼仪之邦”，其中，“击缶”向世人展现了中国最古老迎接贵宾的喜庆仪式，两千五百年前的孔子语录道出了中华民族的好客和有善，这样的安排能够体现了中国人一贯热情好客的传统美德。 1、请同学们想一想，议一议你们以前是怎么接待亲朋好友的。（学生先分组讨论，然后各组派代表回答） 2、以上讲的是接待亲朋好友的一些基本礼貌礼节。 那么，作为一名公司或者单位的秘书人员在接待来宾的时候又该怎么做呢？这就是今天学

8、习的任务如何做好秘书日常的接待工作。 3、接待工作的程序和接待礼仪的要求 1）、接待总体原则：诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、保守秘密。 2）、对已经预约的来访者，应立即通报领导，没有领导的确切答复，不能擅自予以引见。 3）、对没有预约的来访者，首先要了解来访者的姓名、单位、来访目的，经请示后领导无意会见的来客，能够婉言拒绝。 4）、如遇领导外出或正在开会等不能按约见已经前来的客人时，秘书该怎么做？ （回答： 秘书应及时向来访客人说明情况，请求谅解。客人如愿意等候，秘书应款待茶水、饮料，与客人交流或提供报刊、企业宣传资料等供客人排遣时间；客人如不能等候，秘书应主动提出再与客人联系约会时

9、间。） 5）、要礼貌送别来访者，来访者离开后应对来访情况进行记录。 4、总结 细节决定成败。作为文秘人员，希望大家在以后的接待的过程中必须做到心细如发，综合考虑各种问题，这样秘书工作起来。经过今天的学习，掌握了秘书日常接待工作中接待客人的一些技巧和方法，为我们今后的接待工作打下良好的基础。【篇三：秘书人员接待工作的程序】 秘书人员接待工作的程序 宾客到达后应做好以下服务工作： 1.接站； 2.根据客人具体情况安排住宿； 3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导； 4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排； 5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。 宾客离去时应做好如下

10、收尾工作： 1.征求来宾对接待工作的意见； 2.将订购的返程票交到来宾手中； 3.协助来宾结算住宿费等； 4.落实返程安排及送行车辆，送站； 5.通知来宾单位接站；6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。 接待工作的一般程序:接待前的准备工作 接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接待工作的质量和效果。 1平时的准备工作 （1）思想心理的准备 诚挚恳切的态度 不论来访者是有预约的还是没有预约的，是易于沟通的还是难以沟通的，性格是内向的还是外向的，脾气是平和的还是急躁的，都要让对方感到自己是受欢迎和受重视的。对客人的到来要有“感谢光临”心态。当自己手头事情很多而接待的客人又难以应

11、付时，要极力暗示自己：“不要着急，一件一件解决，一定能做好的”。当客人情绪过于激动时，不要受其影响，若问题出在自己身上或是单位的问题，则向对方致以歉意；若问题出在客人身上，则不能针锋相对，责骂或侮辱对方，而要等对方冷静下来后，再把事实说清楚。 团结合作的工作精神 接待工作是单位共同的事情，因此，在接待客人时，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬或是态度淡漠。（2）业务知识和能力的准备 作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不但要熟悉自己的本职工作，而且必须全面了解本单位的各方面情况，如企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况；手边必须占有较完备的资料，

12、具体包括单位内部职员的电话号码、本市其它公司和企业单位的电话号码、国外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。 （3）物质和环境的准备接待 接待环境物件的摆放应该整齐、美观、清洁，光线充分，空气清新。前台、办公室、会客室设置要协调，物品齐备。如前厅里应该为客人准备座椅，会客室里要准备茶具（包括茶叶、饮料等，普通客人能够用一次性茶杯，重要客人用正规茶具为佳）、烟灰缸、空调设备，还应由电话、复印机、传真机等（即是没有，也不要离会客室太远）。做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物品各归其位，摆设美观、整洁。常见的、不常见的及私人用品

13、应该放到合适、固定的地方，需要时能马上找到。 会客室要及时清理，勤换空气。客人走后，清洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好准备。每天下班前整理好所有的办公用品，上班提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到有备不乱。 、接受任务后的接待准备工作 一般情况下，来宾来前会事先通知，接到通知后，秘书接待准备工作一般程序如下。 （）、了解来宾的情况 秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包括来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况，还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，并将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有关部门和人员。 （）、确定接待规格 由于来

14、宾的身份和来访的目的不同，接待的规格也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，即来什么客人由什么人陪同的规格问题。接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待3种。 、高格接待 高格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。主要有几种情况： a、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授意见，下级领导要出面作陪； b、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出面接见，必要时还应陪同座谈； c、下级领导来访，领导应该出面做陪； d、接待公司的重要客户。 、对等接待 对等接待，就是指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大致相当的接待。在接待工作中

15、，这种接待最为常见。、低格接待 低格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。 采用那一种规格接待，除了客人的身份影响因素外，还有其它因素的影响。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的，往往采用高格接待；突变情况，如领导临时有事，只能让她人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。 总之，不论采用哪一种接待规格，秘书拟定后，由领导决定。一旦定下来，秘书应当把主要陪同人的情况和日程安排告知对方，征求意见，加以确认。 （）、制定接待工作计划 “凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划很有必要，第一是能够合理地安