水利档案管理信息化问题初探

1、水利档案管理信息化问题初探摘要:水利档案工作是水利根底工作的重要组成局部,水利档案信息化应是水利信息化建立中的重要环节。随着“金水工程规划的全面施行,档案信息化建立将成为水利行业电子政务建立的重要组成局部。水利数字档案资料馆建立势在必行。关键词:水利；档案管理；信息化一、引言水利档案信息化建立具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建立、档案信息网络的建立、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等。党的十六大报告指出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择,我国已将信息化建立作为国民经济和社会开展的首要

2、内容。水利事业置身于社会经济开展之中,必须加快水利事业现代化步伐,实现水利信息化。我国水利信息化工程自“七五期间起步,2022年?全国水利信息化规划?出台,标志着水利信息化的全面展开。水利档案工作是水利根底工作的重要组成局部,水利档案信息化应是水利信息化建立中的重要环节,现阶段其内容包括档案信息的有序整理、档案信息数据库的建立、档案信息网络的建立、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的制度制定等等。当前,水利档案信息化建立的步伐在水利信息化整体建立进程中已显滞后。二、水利档案信息化建立存在的问题和困难当前,水利系统内档案信息化建立初步运用微机进展档案信息的存贮、检索,进步了档案

3、利用的查全率、查准率,但仍然存在一些亟待解决的问题:一是重视力度不强。系统内部侧重于防汛防旱、工程建立、资源管理等业务的信息化建立,对支持和效劳于全局的综合档案管理信息化建立重视不够,推进力度不强,减弱了档案信息化建立推进全局工作的功能和奉献。二是档案人员缺乏现代化档案管理技能。在办公自动化普及过程中,档案计算机应用仅限于目录级检索,因未进展系统地培训和学习,一些水利系统档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询效劳等方面的专业知识和操作技能。三是档案信息资源建立重点不够突出。四是缺乏统一规划和技术支持。开发一些专业应用软件时,没有同步建立综合档案管理系统,信息化建立各

4、自为政,未形成统筹安排、全面协调、整体推进的场面。水利档案信息化建立的长远规划和近期目的不够明确,尚未确定数据的统一格式和标准。从总体上看,水利系统档案信息化工作还不能适应形势开展的需要,主要表现为:思想观念落后,信息意识淡保受传统的档案效劳观念的制约,局部档案管理人员思想观念落后、信息意识淡薄,没有可以用科学的、开展的目光去对待和应对,在信息化、数字化面前显得束手无策,缺少应有的开拓精神。档案人员缺乏现代化管理技能。局部人员虽然使用了计算机,但仅限于目录级检索,缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化等方面的专业知识和操作技能。档案信息化建立力度不强,进程缓慢。在开发一些专业应用软件(如防汛防旱

5、指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等)工程管理系统时,没有同步建立综合档案管理系统,已购置的档案管理软件在系统内尚未普及运用。档案信息资源建立落后。系统内各级档案管理工作开展不平衡,综合档案室侧重于纸质档案的搜集,对电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案的搜集还不够。三、水利档案信息化建立根本原那么水利档案作为水利建立过程的真实记录,应不断改良思想观念、管理方式及管理手段,根据合适水利行业和档案工作规律和特点的档案信息化建立的根本原那么,加快推进水利档案信息化建立,利用较短的时间,初步实现水利档案资源数据化、效劳利用网络化、管理工作科学化。以档案信息开发和利用为中心的

6、原那么。在档案信息资源中除去局部关系到国家利益和平安以及个人隐私的以外,大局部是可以开放和利用的。档案信息化建立,特别是各种系统和软件的开发,要围绕开放和利用来设计、展开。统一规划、统一标准标准的原那么。由于受档案实体管理形式和方法的影响,档案信息化管理的标准标准也变得比拟复杂且较难统一,再加上系统内档案信息化起步以后,未能及时研究统一标准和标准,给档案信息的传输、接收和整编带来较大困难。抓住重点、阶段性推进的原那么。水利档案信息化建立不可能一蹴而就,要经过起步、试运行、成熟、全面应用的开展阶段。现阶段工作的任务应为档案信息的有序整理、档案信息数据库的建立、档案信息网络的建立、信息资源的开发利

7、用、档案信息化人才的培育以及开发利用的政策法规、标准的制定等。以根底工作带动数据库建立的原那么。档案信息化特别是信息库的建立,要依靠根底工作一点一滴地建立起来。夯实根底工作,建立和完善数据库,是信息化建立的核心和关键所在。四、水利档案信息化建立的详细措施加强指导,增大投入,确保档案信息化建立有序开展第一,加强指导是核心。应成立由分管指导挂帅的,各部门负责人参加的指导小组,研究总体开展方案,确定阶段性工作目的,统筹协调解决在建立过程中遇到的问题和困难。明确工作机构和工作人员,落实详细工作任务并跟踪监视检查。把档案信息化管理纳入系统内的年度工作方案,列入所属各部门管理目的责任制内容内进展考核。第二

8、,加大投入是关键。水利档案信息化建立是一项综合性、前沿性的系统工程,不仅需要完成大量的根底工作,装备一定规模的硬件设施,还要进展合适本行业的软件开发利用,这些都需大量的人力、物力和财力,每年度资金的投入要与信息建立的任务相匹配,支撑系统的有序开展和正常运行。注重管理,丰富室藏,加快档案信息建立档案信息资源建立是档案信息化建立的核心。水利档案专业性、技术性强,涉及管理门类广,因此水利档案信息资源建立必需从源头上加以关注。首先,要制定与水利信息化相协调的档案信息化建立工作方案,宏观上要有总体的指导思路,实现开展战略上的创新。其二,要增强综合档案室的业务监视、指导职责,建立和完善档案信息管理制度,明

9、晰档案信息管理流程,建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定,实现各门类档案搜集、管理的标准化、标准化,丰富室藏。其三,推广档案管理软件的运用,推进水利档案综合目录数据库的建立,实现案卷级、文件级的电子检索。其四,加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构,要积极创造条件,建立信息管理制度,保证本系统的电子文件的真实、完好、可靠、平安地保存。严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理方法,最终实现“数字化档案室。以人为本,注重培训,促进档案队伍建立档案信息化管理是以计算机技术应用为载体,这就要求档案工作者

10、不仅要具备图书、情报、档案学的专业知识,还需具备现代信息技术应用才能和信息加工处理才能。加快培养和构建一支档案信息化建立的复合型多层次的人才队伍是当务之急。目前可以从以下几个方面入手。第一,要制定实在可行的培养方案,鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式,根据缺什么补什么的原那么,进步档案工作者掌握和运用信息技术的技能。第二,要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人才,优化人员构造,以适应档案工作现代化的需要。第三,加强对档案工作者信息意识培养,改变传统档案“重藏轻用的场面,使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段,对档案信息资源施行科学管理与有效开发利用。第四,建立必要的鼓励机制,充分发挥档案管理人员爱岗敬业,积极进取的工作热情和主观能动作用,进步工作效率和质量,从而增强档案