2022年ERP系统运行使用管理制度

1、ERP系统运行使用管理制度一、目的：为了加强公司ERP系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促 进公司ERP系统工作持续健康的开展，满足领导决策信息披露的需 要，根据公司相关管理制度，结合ERP管理系统工作的特点，特制定 本管理制度。二、适用范围：本制度适用于公司所有使用ERP的部门。三、机构组成：公司ERP系统运行机构分为二个小组：ERP运行运维组和ERP业 务使用组。公司ERP系统运行机构，是支持公司ERP系统日常运行和进一步 拓展ERP功能的常设机构，ERP系统日常运行管理由ERP运维组负责。公司ERP系统业务使用机构，所有人员都为兼职工作人员。公司ERP关键用户和骨干用户是ERP系

2、统支持的重要组成局部。四、名词定义：4.1 ERP:即公司资源计划系统(Enterprise Resource Planning)，是指建 立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为公司决策层及部门提 供决策运行手段的管理平台。ERP不仅仅是一个软件，更重要的是一个管理思想，它实现了公司内 部资源和公司相关的外部资源的整合。通过软件把公司的人、财、物、 置，做到各负其责。b）计划员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到 本人拥有操作权限的模块和功能。c）计划员在系统中有制作生产计划、生产订单、内部零星需求及对应 的单据审批权限，及相应单据的查询权限。d）计划员在系统库存管理模块中

3、具有查询所负责的产品的库存查询 权限。e）计划员在系统中制作的单据可以在系统中进行打印，也可以导出为 电子文档。f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。仓管岗位：岗位要求：仓管是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物 料收发业务，仓库管理在公司实际管理中业务复杂，因此系统中仓库 管理人员需要了解公司实际业务流程,并按照流程在系统中表达，及 时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。通过培训，此 岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程， 熟练掌握系统的操作方法。岗位职责：a）及时办理物料的入库业务，仓管在收到物料时，必须及时审查，及 时在系统中办理物

4、料的入库业务，为了保证系统的稳定运行，各仓库 管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允 许随意更改单据类型和制作单据，发现制作单据错误，需及时更改。 b）仓管针对自己负责的仓库，需要对办理物料入库单进行系统库管理 模块的入库单记账功能，原那么为每天的单据在下班前必须记账。c）及时办理物料的出库业务，仓管在进行发料业务后，在系统中办理 物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，各仓管需了解不同的出库业务在系统中的 操作方法，制作单据类型，业务类别，不允许随意更改单据类型和制 作单据，发现制作单据错误，需及时更改。d）仓管针对自己负责的仓库，需要对办理物料出库单进行系统库存管 理

5、模块的出库单记账功能，原那么为每天的单据在下班前必须记账； e）针对料废，工废处理，严格按照操作岗位手册办理料废，工废的系 统业务录入，并及时进行系统登账业务。f）仓管需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程 进行修改。g）仓管按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导或相关人员提 供查询的数据，打印或电子文档进行呈报。h）遵循公司其它针对系统管理的制度。.岗位权限：a）仓库管理员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的库存管 理、采购管理和生产管理3个模块。仓库管理人员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其 责。b）仓管在系统中拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单

6、，生产 入库单，其他入库单，调拨（入）单，盘赢单。d）仓管在系统中拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，生产 领料单、其他出库单，调拨（出）单，盘亏出库单。e）仓管在系统中拥有制作出库单的权限，具体包括库存余额的月报、 日报、出入库单据的查询、批号管理的查询及收发存储总表查询等。 f）仓管在系统中制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以 进行导出为电子文档。g）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。67采购系统在ERP岗位职责：671采购计划岗位要求：采购计划员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要 负责物料采购计划业务，采购计划业务在公司实际管理中极其重要， 因此系统

7、中采购计划员，需要了解公司实际业务流程，并按照流程在 系统中表达，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。 及时培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购模块 的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，暂由采购组长兼任。岗位职责：a）及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划；b）采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态 变更，执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行表达。c）对于系统中没有的资料，需要及时按操作规范录入到系统中。d）采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或 物料的在途。e）采购计划员按照系统提供的查询账表和单据的

8、功能，为领导或相关 人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报。f）遵循公司其它针对系统管理的制度。岗位权限：针对采购部供应体系和配套体系的保密性，系统对采购计划员的权限 设置，具体内容有：a）采购计划员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管 理和库存管理;采购员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到 各负其责。b）采购计划员在系统只能看到自己负责采购计划，只能看到自己拥有 操作的模块和功能，只能看到自己负责的物料、仓库等信息。c）采购计划员在系统拥有制作采购采购计划和修改采购采购计划的 权限，在库存管理中具有录入物料目录，录入货位物料分布的权限。 d）采购计划员在系统中拥有查询采

9、购管理和库存管理中账表和单据 的权限，具体包括采购计划，采购订单，采购入库单等。e）采购计划员在系统中制作的单据和账表，可以在系统中进行打印， 也可以进行导出为电子文档。r）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。672采购员岗位：,1岗位要求：采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责 物料采购业务，采购业务在公司实际管理中极其重要，因此系统中采 购员需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中表达，及时进 行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性，经过培训，此岗要 求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统存货核算和相应收付款业务 流程，熟练掌握系统的操作方法。岗位职责：a）

10、及时处理采购计划员在系统中制作的采购计划，并把采购计划按照 企业实际情况转化为采购订单，满足企业生产需要。b）采购员需及时把系统中的采购订单反应到供应商那里，并跟踪采购 情况，如发生订单变更时要及时更改订单。c）采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料 的在途。d）采购员按照系统提供的查询和单据的功能，为领导或相关人员提供 查询的数据，打印或电子文档进行呈报；e）遵循公司其它针对系统管理制度。岗位权限：针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员的权限 设置，具体内容有：a）采购员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管理和 库存管理2个模块;采购员必须对自

11、己的账号和密码进行安全设置， 做到各负其责。b）采购员在系统只能看到自己负责采购计划（订单）和采购入库单，只 能看到自己拥有操作的模块和功能。c）采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单的权限。d）采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中和单据的权限，具 体包括采购计划，采购订单，采购入库单，采购发票，采购付款单等。 e）采购员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可 以进行导出为电子文档。f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。财务部会计在ERP岗位：岗位要求：财务本钱会计是系统中存货核算模块的主要操作人员和负责人员，是 销售管理及采购管理中发票与付款单、回款单的主要操作

12、人员，主要 从资金管理的角度出发，加强对物料的管理，指在降低存货的资金占 用，完成物料收发存的本钱核算，能够正确及时的核算出材料本钱， 进行材料的结算业务。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉 系统存货核算的相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。岗位职责：a）负责企业结算业务和暂估业务;在系统发票和入库单的核销，制作销 售发票与销售回款单等b）在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对 仓库物料的收发存进行管理;在订单评审的过程中，业务通知财务参 加订单评审，财务人员给出建议。C）财务本钱会计针对在实际业务中监督仓管或采购员的数据或信息 情况，并要求其进行及时的更改。d

13、）财务本钱会计在物料计划价格变更的时候，必须在系统进行及时调 整，对于新物料，必须在及时新物料的计划价格进行调整。e）财务本钱会计按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导提供 查询的数据，打印或电子文档进行呈报。在订单结束时，根据出货单 核算该张订单的盈亏情况并形成档案，在盈利的状况下，通知相关部 门（在超出预计盈利而产生盈利的部门）保持;在亏损的情况下，通知相 关部门（亏损产生原因的部门）改善。f）遵循公司其它针对系统管理的制度。岗位权限：系统对财务本钱会计的权限设置，具体内容有：a）财务本钱会计拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的存货 管理、采购管理和销售管理3个模块;财务本钱会计

14、必须对自己的账 号和密码进行安全设置，做到各负其责。b）财务本钱会计在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只 能看到自己拥有操作的模块和功能。c）财务本钱会计对采购入库单进行暂估业务和冲销业务，具有制作销 售发票，销售回款单并进行核销的权限。d）财务本钱会计在系统中拥有查询采购发票和付款单、销售发票与回 款单的权限。e）财务本钱会计在系统中具有调整计划价格的权限。f）财务本钱会计在系统中拥有查询存货核算中账表和权限，具体包括 库存存货余额的月报、日报;出入库单据的查询，批次管理的查询， 收发存汇总表查询等。g）财务本钱会计在系统中制作中查询的单据和账表，可以在系统中进 行打印，也可以进行

15、导出为电子文档。h）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。七、系统运行管理：日常管理内容BOM数据提供：业务部各工程工程师负责完善和创立BOM草表、工艺路线数据;创立、 审核新产品BOM单、工艺路线、材料定额完成;各工序中物料分配， 物料替换和废除。BOM草表的数据：由业务部各客户相关工程工程师负责，按照BOM草表的标准格式提 供，必须在试模前8小时内制作完成纸质BOM草表，业务主管当天 初审，转交业务部经理复审签名同意后，并送交数据录入管理员录入 系统。当工艺发生更改时，工程工程师发出内部联络单及时通知相关 部门，由数据录入管理员负责4小时内在系统中做工程更改及工艺路 线变更，保证生产系统

16、的正常运行。BOM表录入：数据录入管理员在收到工程工程师提供的BOM草表（纸质）后，8小时 内申请编制编码，并在ERP中录入BOM表后，向ERP专员提供BOM 纸质草表，通知ERP专员审核;ERP专员4小时内在ERP系统中审核。 ERP专员接到各部门所提物料编码申请表后，无其他原因4个小时内 完成编码发放。生产部各文员按照ERP运行和生产需要制作、打印领料单、退 料单、补料单，入库单；此单据必须经过相关部门（各单据上的部门）的 签字方才有效采购部按照请购单制作采购单副总审核后下达供应商。仓库根据采购单收货并报送质检部检查，品质合格入库，打印 入库单，计划部主管审核，不合格退货。717仓库根据入

17、库单和出库单、送货单收货和备货送货10.此管理程序生效起，ERP各使用部门不得再使用手工单，各 下游部门可拒收手工单据。检查. 1数据检查ERP系统运行检查采用日常检查与月度考评相结合的方式。日常检查 采用网上检查和现场数据检查相结合的方式。系统运行检查系统维护员每日对ERP用户进行当日系统运行检查;依据检查结果进 行相应处理。检查整改运行运维组对于当日检查存在问题及时邮件整改通知，并将电子邮件 下发到各部门主管，次日对整改的问题进行复查。每周对各单位实际 发生业务情况与进入系统业务的差异等进行小结。总结运行运维组每月30日组织召开ERP系统各部门运行检查月度总结 会，对各部门日常检查情况进行

18、汇总，对一些常见问题进行分析，并 提出解决方案，以保障系统正常运行。问题处理731分类ERP系统问题分为:用户操作问题，系统功能问题，权限问题、系统主 数据问题、终端设备问题，网络故障问题，主机系统问题、需求修改 和新增问题及其他问题。所有问题由ERP运行运维组解决，所有问题必须是各业务部门ERP 关键用户递交的、并经本部门审批者批准的纸面文件和电子邮件。电 话、口头形式的申请均不受理。732解决接到用户请求后，应在1小时内给用户回应，一般问题在两小时内解 决，除重大问题外，当天的问题应当天解决。但凡当天解决不了的问 题，必须向ERP运行运维组报告。733确认问题解决后，应及时通知相关用户，并

19、催促用户测试申请的问题，直 至问题的解决得到用户确认。考核方法：奖励条例产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密 地集成起来，实现资源优化和共享。4.2 BOM:即物料清单(Bill of Material),描述原辅材料、半成品和成 品之间的关系。五、各组职责权限划分：ERP业务使用组：包括财务部、采购部、销售部、研发部、PMC、 综合部、生产部、质检部。负责部门分管模块各类数据的录入、管理与使用。负责新增和变更业务需求的收集、分析和开发申请。负责权限的申请。向公司ERP运行运维组定期汇报ERP系统的运行状况。ERP业务使用组日常工作由各部门使用责任人兼管。ERP运行运维

20、组：负责管理公司ERP系统全面工作。运行运维组工作内容是：负责ERP日常业务信息的监督与考核。研究制定公司ERP管理系统开展规划，并组织实施。根据公司新的需求，组织相关部门、人员对公司ERP管理系统 进行改进和完善。制定公司ERP管理系统的管理方法和规章制度组织制定公司ERP管理系统行业标准、规范，并组织实施；新 增和变更业务需求的分析和解决；报表、工作表单和接口的维护和开 发。平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量 非常好给予奖励5元每次。对ERP系统操作熟练，积极参与发现问题，解决各种异常，给 ERP实施工作带来很好的利益的给予奖励5元每次。及时发现相关部门在录入ERP系统

21、资料时错误,并加于阻止使 错误得以纠正，杜绝了给公司利益造成严重危害奖励5元每次。.4如果ERP系统录入员在连续两个月中无出现录入数据错误，奖 励10元每次。处分条例本制度一经生效，望相关同仁积极学习，后续会择期对制度及 对ERP系统的学习进行考核，不合格者处分20元再进行补考直到合 格为止。.2岗位责任制严格上是不能替代、调换，但遇有人事变动由人事 部与相关部门负责人重新商讨另一名人员补充。如因私自替代、调换 给ERP工程工作造成了实施故障罚款20元一次。.3电脑部工作不到位不及时，累计二次不能按计划完成工作罚款 20元一次。.4因个人马虎大意，造成录入ERP系统数据错误，给公司带来经 济损

22、失，给予最少50元的处分。凡因不按照操作规范操作的，给予严重警告，同时罚款20元 一次。会议、培训期间应自觉把手机做消音处理，如果因为手机声响影响会议或课堂秩序者，迟到超过十分钟者，罚款2。元.。75L7各级审核人员未认真履行职责，未发现单据错误，造成公司经济损失的，罚款50元。第七章附那么本制度由ERP工程小组负责解释。本制度自下发之日起开始试执行。负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持，包 括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使用指导，确 保ERP系统的正常运行。537应急方案的实施指导，联系ERP软件售后部门，进行相关沟通, 权限管理与维护。主机系统的运行和安全管

23、理，包括数据的备份，软件本身的补 丁、修改的传送等。网络系统的运行和安全管理。539组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作，向公司领导定 期汇报ERP系统的运行状况。总结、交流推广管理信息系统的经验，指导各部门开展管理信 息系统工作。5311建立公司ERP “技术支持”和“工程管理网络系统”，负责协 调各个分公司ERP系统相关技术服务和相关技术问题的解答。六、ERP各岗位及岗位责任：ERP系统维护管理员岗位：为更好地发挥公司ERP系统为管理服务的原那么，在公司运行ERP督 促组的领导下，根据生产管理特点和生产管理岗位设置的要求，以实 现信息系统替代手工管理的顺利过渡。岗位要求：维护管理员是

24、系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位，经 过培训，此岗需具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的 经验。岗位职责：a）负责公司系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、 网络环境配置等，并登记相应的维护记录。b）参加相关的系统业务使用操作员培训，解决软件操作过程中出现的 技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映。c）按照相关制度催促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要, 主管批准后，合理分配系统操作员的使用权限。d）负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；e）负责公司下发的数据采集系统的维护、使用，并按照公司的要求， 按时连通网络上报数据，如果

25、遇到问题应及时与公司联系。f）严格遵守公司其他关于安全性、保安性的规章制度，对于违反规章 制度，进行泄密的行为，有举报的义务。岗位权限：a）负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保 证数据的准确。b）有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问 题。c）有对各部门系统数据管理员进行催促的权利，并指导他们完本钱职 工作。d）遵循其它关于公司ERP系统管理的规章、制度。ERP专员岗位（由专职人员完成）621参与ERP工程工作，完成ERP工程各阶段文档编写、收集、整 理工作，根据公司需求，设计ERP单据流程。维护ERP系统正常运行，解决各部门在使用时出现的问题。623负

26、责培训各部门系统操作人员ERP使用。负责监督审查系统运行中各部门录入数据的准确性。及时解决各部门使用中反应的系统运行问题。负责依据物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的 设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项 物料数据及其属性，并保证录入无误；负责根据编码方案，在相关部 门提出编码申请后，在1个小时内发放编码。负责依据系统管理员签发的单位换算系统文件输入、修改各项 物料不同单位间的换算系数。保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变 时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门;对BOM表录入 负审核责任。629当收到采购部、生产部、销售部的物料数据

27、错误，置疑通知（邮 件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错 误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况。物料数据和工艺设计管理岗位销售部是ERP系统中物料数据（商品信息、BOM）的更新、维护管理部 门，此岗位由工程工程师兼任。631工程工程师职责及权限：a）对将进入系统的产品，必须严格按照软件要求，拟订成BOM草表,即物料主文件，进行核实后，再核对好物料主文件的基本信息、物料 属性、生产属性后，提交部门主管复审，检查审核无误后，交数据录 入管理员，数据录入管理员及时录入系统；b）负责提供客户产品：基本数据、产品的规格型号、颜色、工艺、品 质标准（工装夹具、装配件）、

28、五金配件、包装形式等信息，提供给数 据录入管理员。c）负责对数据录入管理员提出的系统必须数据的提供，不清楚的和客 户沟通。系统数据录入管理员岗位要求：数据录入管理员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责部门物 料主文件BOM表的编制并负责导入系统，往来单位，人员，仓库， 物料与采购员的关系等数据的维护；负责本部门系统操作及业务联 系，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用。仟ice 办公软件，该岗位由销售部文员兼任。岗位职责：a）对将进入系统的研发工程师提供的产品BOM草表，即物料主文件, 必须严格按照软件要求，进行核实，在核对好物料主文件的基本信息、 物流属性、生产属性后向E

29、RP文员申请编码，根据ERP文员发放的 编码及时录入系统。b）核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及 时录入系统，保证系统的正常动作。c）对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据 按照规定格式进行录入、维护。d）数据录入管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修 改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好方案记录。e）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度。f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。g）协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议 通知、资料等，及时配合完成系统相关工作。h）催促本部门操作人员，遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据, 及时向ERP业务使用组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资 料。j）加强行业队伍建设，做好本部门操作人员的培训工作。k）协助运行ERP运维组开展业务调研。岗位权限：a）数据录入管理员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中 相关维护数据的模块和功能，数据录入管理员必须对自己账号和密码 进行安全设置，做到各负其责。b）数据录入管理员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据 维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能。c）数据录入管理员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限， 并对所维护的数据进行查询和修改。d）数据录入管理员，在系统中所维护