商务公文写作培训教材

1、96/96TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc363201890 商务写作 PAGEREF _Toc363201890 h 2 HYPERLINK l _Toc363201891 导入 PAGEREF _Toc363201891 h 2 HYPERLINK l _Toc363201892 课程目标 PAGEREF _Toc363201892 h 2 HYPERLINK l _Toc363201893 站点地图 PAGEREF _Toc363201893 h 3 HYPERLINK l _Toc363201894 20 分钟掌握精华 PAGEREF _Toc36320

2、1894 h 5 HYPERLINK l _Toc363201895 导师简介 PAGEREF _Toc363201895 h 5 HYPERLINK l _Toc363201896 学习 PAGEREF _Toc363201896 h 6 HYPERLINK l _Toc363201897 了解差不多信息 PAGEREF _Toc363201897 h 6 HYPERLINK l _Toc363201898 开始 PAGEREF _Toc363201898 h 10 HYPERLINK l _Toc363201899 组织材料 PAGEREF _Toc363201899 h 14 HYPER

3、LINK l _Toc363201900 撰写初稿 PAGEREF _Toc363201900 h 18 HYPERLINK l _Toc363201901 确定段落结构 PAGEREF _Toc363201901 h 20 HYPERLINK l _Toc363201902 风格编辑 PAGEREF _Toc363201902 h 25 HYPERLINK l _Toc363201903 起草电子邮件 PAGEREF _Toc363201903 h 29 HYPERLINK l _Toc363201904 练习 PAGEREF _Toc363201904 h 32 HYPERLINK l _

4、Toc363201905 情景模拟 PAGEREF _Toc363201905 h 32 HYPERLINK l _Toc363201906 知识检测 PAGEREF _Toc363201906 h 35 HYPERLINK l _Toc363201907 问题 1 PAGEREF _Toc363201907 h 35 HYPERLINK l _Toc363201908 问题 2 PAGEREF _Toc363201908 h 35 HYPERLINK l _Toc363201909 问题 3 PAGEREF _Toc363201909 h 36 HYPERLINK l _Toc3632019

5、10 问题 4 PAGEREF _Toc363201910 h 36 HYPERLINK l _Toc363201911 问题 5 PAGEREF _Toc363201911 h 37 HYPERLINK l _Toc363201912 问题 6 PAGEREF _Toc363201912 h 37 HYPERLINK l _Toc363201913 问题 7 PAGEREF _Toc363201913 h 38 HYPERLINK l _Toc363201914 问题 8 PAGEREF _Toc363201914 h 38 HYPERLINK l _Toc363201915 问题 9 PA

6、GEREF _Toc363201915 h 39 HYPERLINK l _Toc363201916 问题 10 PAGEREF _Toc363201916 h 39 HYPERLINK l _Toc363201917 应用 PAGEREF _Toc363201917 h 40 HYPERLINK l _Toc363201918 应用步骤 PAGEREF _Toc363201918 h 40 HYPERLINK l _Toc363201919 应用工具 PAGEREF _Toc363201919 h 44 HYPERLINK l _Toc363201920 拓展 PAGEREF _Toc363

7、201920 h 44 HYPERLINK l _Toc363201921 哈佛商业评论文章 PAGEREF _Toc363201921 h 44 HYPERLINK l _Toc363201922 推举书目 PAGEREF _Toc363201922 h 45 HYPERLINK l _Toc363201923 哈佛商学在线推举资源 PAGEREF _Toc363201923 h 45 HYPERLINK l _Toc363201924 参考文献 PAGEREF _Toc363201924 h 45商务写作 HYPERLINK /content/HMM/COS52/get_started.h

8、tml 导入假如是您，您会如何做？辛迪的同事对她的工作一直鼎力支持，但最近他们看起来不太买辛迪的账了。辛迪不明白到底发生了什么事。两周前，她将会议纪要用电子邮件发给团队成员，并在邮件中注明，周五上午召开团队会议。然而到了周五那天，只有两个人到会。一周后，辛迪再次向每个人发了份电子邮件，这次是关于月度报告的事宜。在邮件里，她注明将有高层治理人员参加他们的职员会议。但是，当销售副总裁出现在下一次会议上时，她的团队却表现得措手不及。是她的团队成员不把她当回事吗？依旧因为她没有与他们做好沟通？假如是您，您会如何做？电子邮件是最近的一种科技创新，但要用好它，辛迪需要倒退一步，运用亘古不变的好信件原则。辛

9、迪可能试图在电子邮件中传递大量信息，以致没有真正实现与同事之间的沟通。通常情况下，每封邮件只应包含一个主题。假如邮件涉及多个主题，内容冗长繁琐，阅读者往往会抓不住要紧内容，甚至没有耐心读完整封邮件。辛迪的电子邮件应该写得简短精练，这符合大伙儿的利益。辛迪还应该使邮件目的一目了然，在邮件主题行和正文开头，都应该清晰地讲明邮件的目的。您的信件能否达到想要的结果？ HYPERLINK /content/HMM/COS52/topic_objectives.html 课程目标本课程提供相关信息，关心您完成以下各项工作：依照阅读者的需要组织邮件内容运用各种写作策略完成写作任务利用编辑和设计原则提高邮件内

10、容的阻碍力 HYPERLINK /content/HMM/COS52/site_map.html 站点地图 HYPERLINK /content/HMM/COS52/get_started.html 导入 HYPERLINK /content/HMM/COS52/topic_objectives.html 课程目标 HYPERLINK /content/HMM/COS52/site_map.html 站点地图 HYPERLINK /content/HMM/COS52/20_20-minute_path.html 20 分钟掌握精华 HYPERLINK /content/HMM/COS52/ab

11、out_the_mentor.html 导师简介 HYPERLINK /content/HMM/COS52/learn.html 学习 HYPERLINK /content/HMM/COS52/clarify_your_purpose.html 了解差不多信息 HYPERLINK /content/HMM/COS52/clarify_your_purpose.html 讲清晰您的目的 HYPERLINK /content/HMM/COS52/scope_your_project.html 界定主题范围 HYPERLINK /content/HMM/COS52/take_a_reader-cen

12、tered_approach.html 核心概念:采取“以读者为中心”的方法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/state_your_key_message_clearly.html 清晰表达关键信息 HYPERLINK /content/HMM/COS52/keep_your_message_short_and_simple.html 让信息简明扼要 HYPERLINK /content/HMM/COS52/consider_your_delivery_strategy.html 考虑传达信息的策略 HYPERLINK /content/HMM/COS52/repea

13、t_your_message_simply.html 高管视角:确实是要不断重复你的信息 HYPERLINK /content/HMM/COS52/anticipate_readers_questions.html 开始 HYPERLINK /content/HMM/COS52/anticipate_readers_questions.html 预测读者的问题 HYPERLINK /content/HMM/COS52/create_a_traditional_outline.html 拟一份传统式提纲 HYPERLINK /content/HMM/COS52/use_the_brainstor

14、m_outline.html 使用头脑风暴式提纲 HYPERLINK /content/HMM/COS52/try_free_writing.html 尝试自由写作 HYPERLINK /content/HMM/COS52/how_will_you_start_writing.html 互动练习:如何开始写作？ HYPERLINK /content/HMM/COS52/choose_an_organizing_method.html 组织材料 HYPERLINK /content/HMM/COS52/choose_an_organizing_method.html 核心概念:选择组织方法 HY

15、PERLINK /content/HMM/COS52/order_of_importance.html 重要性排序法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/chronological.html 时序法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/process_and_procedure.html 过程和程序法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/spatial_arrangement.html 空间排列法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/compare_and_contrast.html 比较和对比法 HYPE

16、RLINK /content/HMM/COS52/specific-to-general_or_general-to-specific.html 具体到一般法或一般到具体法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/analytical.html 分析法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/organize_this.html 互动练习:组织 HYPERLINK /content/HMM/COS52/get_it_down_in_rough_form.html 撰写初稿 HYPERLINK /content/HMM/COS52/get_it_down_in

17、_rough_form.html 核心概念:粗略写完 HYPERLINK /content/HMM/COS52/begin_where_you_feel_most_comfortable.html 从让您感受最容易下笔的地点开始 HYPERLINK /content/HMM/COS52/write_in_categories.html 按“类不”写作 HYPERLINK /content/HMM/COS52/special_considerations_for_a_technical_document.html 技术文档的专门注意事项 HYPERLINK /content/HMM/COS52/

18、focus_your_paragraphs.html 确定段落结构 HYPERLINK /content/HMM/COS52/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK /content/HMM/COS52/create_smooth_transitions.html 自然过渡 HYPERLINK /content/HMM/COS52/evaluating_paragraphs.html 互动练习:评估段落 HYPERLINK /content/HMM/COS52/keep_your_message_in_focus.html 内容编辑 HYPERLIN

19、K /content/HMM/COS52/keep_your_message_in_focus.html 核心概念:让您的信息重点明确 HYPERLINK /content/HMM/COS52/sequence_your_key_message_strategically.html 有策略地排列关键信息 HYPERLINK /content/HMM/COS52/_answer_your_readers_question_why.html 回答读者的问题：“什么缘故？” HYPERLINK /content/HMM/COS52/communicate_your_strategy.html 高管视

20、角:传达战略 HYPERLINK /content/HMM/COS52/format_your_draft_for_visual_impact.html 风格编辑 HYPERLINK /content/HMM/COS52/format_your_draft_for_visual_impact.html 为您的初稿注入视觉冲击力 HYPERLINK /content/HMM/COS52/match_your_tone_to_your_audience.html 核心概念:让语气贴近受众 HYPERLINK /content/HMM/COS52/check_for_conciseness.html

21、 检查文档是否简明扼要 HYPERLINK /content/HMM/COS52/dont_over-detail.html 高管视角:不要过分追求细节 HYPERLINK /content/HMM/COS52/use_the_active_voice.html 使用主动语态 HYPERLINK /content/HMM/COS52/edit_for_accuracy.html 检查精确度 HYPERLINK /content/HMM/COS52/understand_common_problems.html 起草电子邮件 HYPERLINK /content/HMM/COS52/unders

22、tand_common_problems.html 了解常见问题 HYPERLINK /content/HMM/COS52/start_with_the_subject_line.html 从主题行开始 HYPERLINK /content/HMM/COS52/cover_one_topic_per_e-mail_and_convey_your_purpose_quickly.html 每封邮件只涵盖一个主题，并迅速讲明您的意图。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/be_concise_and_use.html 简明扼要，并使用附件 HYPERLINK /content

23、/HMM/COS52/remember_your_audience.html 谨记受众的需求 HYPERLINK /content/HMM/COS52/keep_your_formatting_simple.html 采纳简单的格式 HYPERLINK /content/HMM/COS52/review_your_companys_e-mail_policy.html 回忆公司的电子邮件政策 HYPERLINK /content/HMM/COS52/know_when_not_to_send_an_e-mail.html 明白什么时候不能发送电子邮件 HYPERLINK /content/HM

24、M/COS52/using_e-mail_appropriately.html 互动练习:恰当使用电子邮件 HYPERLINK /content/HMM/COS52/practice.html 练习 HYPERLINK /content/HMM/COS52/part_1.html 情景模拟 HYPERLINK /content/HMM/COS52/question_1.html 知识检测 HYPERLINK /content/HMM/COS52/apply.html 应用 HYPERLINK /content/HMM/COS52/steps_for_planning_your_writing_

25、task.html 应用步骤 HYPERLINK /content/HMM/COS52/steps_for_planning_your_writing_task.html 规划写作任务的步骤 HYPERLINK /content/HMM/COS52/steps_for_editing_for_content.html 内容编辑的步骤 HYPERLINK /content/HMM/COS52/steps_for_editing_for_style.html 风格编辑的步骤 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_using_the_order_of_impor

26、tance_method.html 应用技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 重要性排序法的运用技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_using_the_compare_and_contrast_method.html 比较和对比法的运用技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_writing_an_e-mail_message.html 电子邮件的写作技巧 HYPERLINK /co

27、ntent/HMM/COS52/tips_for_writing_a_business_memo.html 商务备忘录的写作技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_writing_a_business_letter.html 商业信件的写作技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_writing_a_proposal.html 提案的写作技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/focus_sheet.html 应用工具 HYPERLINK /content/HMM/COS52/focus_

28、sheet.html Focus sheet（焦点工作表） HYPERLINK /content/HMM/COS52/document_organizing_guide.html 文档组织指南 HYPERLINK /content/HMM/COS52/designing_for_visual_impact_reference_guide.html 视觉冲击力设计参考指南 HYPERLINK /content/HMM/COS52/be_your_own_editor_checklist.html “做自己的编辑”检查表 HYPERLINK /content/HMM/COS52/explore_f

29、urther.html 拓展 HYPERLINK /content/HMM/COS52/online_articles.html 哈佛商业评论文章 HYPERLINK /content/HMM/COS52/books.html 推举书目 HYPERLINK /content/HMM/COS52/elearning_programs.html 哈佛商学在线推举资源 HYPERLINK /content/HMM/COS52/source_notes.html 参考文献 HYPERLINK /content/HMM/COS52/20_20-minute_path.html 20 分钟掌握精华 HYP

30、ERLINK /content/HMM/COS52/take_a_reader-centered_approach.html 核心概念:采取“以读者为中心”的方法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/anticipate_readers_questions.html 预测读者的问题 HYPERLINK /content/HMM/COS52/choose_an_organizing_method.html 核心概念:选择组织方法 HYPERLINK /content/HMM/COS52/get_it_down_in_rough_form.html 核心概念:粗略写完 HYP

31、ERLINK /content/HMM/COS52/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK /content/HMM/COS52/keep_your_message_in_focus.html 核心概念:让您的信息重点明确 HYPERLINK /content/HMM/COS52/match_your_tone_to_your_audience.html 核心概念:让语气贴近受众 HYPERLINK /content/HMM/COS52/understand_common_problems.html 了解常见问题 HYPERLINK /content

32、/HMM/COS52/steps_for_planning_your_writing_task.html 规划写作任务的步骤 HYPERLINK /content/HMM/COS52/tips_for_writing_an_e-mail_message.html 电子邮件的写作技巧 HYPERLINK /content/HMM/COS52/focus_sheet.html Focus sheet（焦点工作表） HYPERLINK /content/HMM/COS52/about_the_mentor.html 导师简介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCo

33、mmunications公司的创始人兼总裁。这家公司要紧从事商务、领导才能、技术、财务及销售方面的写作培训，其培训课程得到全世界的认可。自1978年以来，已有86,000名学员参加了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success（写往顶峰：为公司成功而写作）一书的作者，该书最近刚由RandomHouse修订再版发行。杜梅因女士还著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting（商务写作速问速答指南）一书，由iUniverse出版。她还为世界图书百科全书编写了

34、有关商务写作的章节。杜梅因女士在美国史密斯学院获文学学士及文学硕士学位。若想了解更多信息，请访问她的网站：。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/learn.html 学习 HYPERLINK /content/HMM/COS52/clarify_your_purpose.html 了解差不多信息 HYPERLINK /content/HMM/COS52/clarify_your_purpose.html 讲清晰您的目的在着手撰写商务文档时，您首先应该做的确实是问自己：“我什么缘故要写这份文档？”商务写作的目的有专门多，例如：对行为进行解释或辩护：“由于现有供应商给我们的

35、出价都太高，因此我们决定拒绝他们并查找其他供应商。” 传达信息：“治理层想让所有职员都明白新产品的季度销售额超出了预期。” 阻碍读者：“工程团队一定能够如期完工。” 公布好消息或坏消息：“不幸的是，你们报告的引擎起火事件发生在保修期过后的第二天。” 要求采取行动：“设计团队应该在5月1日之前完成并提交产品规格。” 在开始写作的时候应牢记自己写作的目的。在从事文档撰写如此的一般任务时，许多撰文者都会偏离自己的目的。为了关心您始终牢记自己的目的，您能够将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒，并在写作过程中回忆和参考。起草完毕之后，应检查您的草稿，以确保初衷得以实现。 HYPERLINK /conte

36、nt/HMM/COS52/scope_your_project.html 界定主题范围界定主题范围意味着确定主题的广度与深度，那个范围可宽可窄。例如，假设您需要汇报公司在营销职能方面的不足，全面铺开的阐述能够包括下列内容：营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的进展历程 营销方面的人力资源 出现具体绩效问题的领域 潜在的解决方案 若只在浅窄范围内讨论此主题，只需强调一到两个方面，可能包括的内容有：绩效低下的两大领域：经销商支持与促销 建议的补救措施 如何界定书面文档的合适范围？靠目的引导。就上述营销报告的例子而言，假如您的目的是向负责研究营销部门和潜在解决方案的工作组提供信息，则可能需要全

37、面铺开。因为受众将希望尽可能多地了解该部门的情况。另一方面，假如是向高层治理人员汇报该工作组的实际调查结果，则应收窄范围。因为在这种情况下，受众最感兴趣的可能只是了解您所确定的问题细节以及建议的解决方案。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/take_a_reader-centered_approach.html 核心概念:采取“以读者为中心”的方法核心概念一个公司假如没有考虑到客户的需求和态度，就无法与客户沟通，同样，假如您不理解读者，不了解他们的所思所想和偏好的信息接收方式，也就无法与他们沟通。从读者的角度对文档进行构思、起草、组织和编辑，能够提高文档的明确性并促使读

38、者付诸行动。假如读者能够理解您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么，他们的工作就更容易开展。采纳以读者为中心的方法什么缘故重要？下面是一个真实的故事，有家公司想通过明信片宣布地址变更一事，这看似简单，但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑，公司忘了写出最重要的信息之一：搬迁日期。客户们明白了公司将搬到什么地点，但却不明白应该从什么时候开始使用那个新地址。想要读者明白你的意思？那就先要了解他们。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/state_your_key_message_clearly.html 清晰表达关键信息难的不是如何阻碍读者

39、，而是如何完全按照你的意愿去阻碍他们。 罗伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)确定了文档的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后，下一个任务确实是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰，通常只有一两句话。例如：“为了遵守客户的交付期限，我们必须在5月1日之前完成产品设计。”在专门多情况下，关键信息应该在文档开头或接近开头的地点阐明，文档的其他地点则用于描述细节，回答“什么缘故”或“我的提议有哪些含义”。每份文档集中讲述一个主题，以使文档尽量清晰明确。假如您发觉有两个彼此无关的关键信息要写，则应分不撰写两份不同的文档。 HYPERLINK /content

40、/HMM/COS52/keep_your_message_short_and_simple.html 让信息简明扼要忙碌的读者喜爱简练的文档。事实上，在能传达必要信息的前提下，文档越短越好。简短的文档能够确保突出关键信息。简练的文字还能够节约读者宝贵的时刻。请看下面的示例：应老总的建议，在公司法律顾问的关心下，琼向五位心存不满、威胁要提起诉讼的客户写了封道歉信。作为撰文者，您面临的挑战在于如何让语句表达出最佳效果。就上述例句而言，对受众的了解能提供有效指导。是否有必要让读者明白这封信是琼的老总建议写的，而且公司的法律顾问参与了这封信的撰写？是有五位客户感到不满依旧他们威胁要提起诉讼的事实与此披

41、露内容相关？假如没有必要透露这些信息，则能够考虑将其删除。如此一来，句子就变成：琼向心存不满的客户写了封道歉信。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/consider_your_delivery_strategy.html 考虑传达信息的策略明白得有效写作的人明白，即便文档写的不错，假如未能以合适人选的名义在合适的时刻以合适的形式传递，其效果也会受到阻碍。在开始写作之前，考虑应该以谁的名义传达信息。您自己？您的上司？整个团队？不同的选择必定会对读者有不同的阻碍。同时还要考虑文档的撰写时刻是否太早或太晚。假如写得太早，时机尚未成熟，读者就可不能关注您提出的问题。假如写得太晚

42、，您就丢失了提出建议或防范问题的机会。最后，传递形式也会阻碍文档的效果。在选择传递形式时，应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如，假如要分发客户中意度调查结果，能够用电子邮件向全公司发送该报告的总结，并提供有关如何猎取完整报告的详细信息。您也能够邀请治理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通形式需要深思熟虑才能决定。就算您决定使用书面形式，您也会发觉用口头交流的方式作为补充有助于将阻碍力扩大。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/repeat_your_message_simply.html 高管视角:确实是要不断重复你的信息高管视角当今世界，沟通是领导

43、者务必要做好的一件事。不但要有效进行内部沟通，在专门多情况下，更要做好外部沟通。这是领导者的要紧职责之一，要做好这件事，领导者要做到以下几点：简化信息、保证信息清晰统一，还有最难做到的一点，那确实是认识到自己必须无休止地重复这些信息。不能因为讲过一两次、写在手册中、发过电子邮件，或者就在战略文档中，就想因此地认为人们差不多理解或牢牢记住了这些信息，即使他们曾听到或看到过。你确实是要不断地重复战略是什么、问题是什么，而且要使用简单的语言，不担心人们会讲：“天哪，我听了太多次了。”人们最难理解的是战略和方向总是不停变更，却又毫无必要。他们能够理解，他们必须以特不简单的方式明白自己前进的大致方向，如

44、此他们才能朝着那个方向前进。他们也能够理解，事物总会发生一些变化，风向变了，总是该调整航线，然而必须有一个目标。你必须有一个清晰的目标，指明你要去哪，然后你要不断重复那个目标是什么。我能明白这一点，跟我的一次工作经历有关。当时，我们公司打算从比较复杂的合伙制动身，让公司成员间的合作更加紧密，并让泛欧以及泛英战略更加协调统一。针对这些问题，你做了个演示，清晰而简短，大概大伙儿都明白了。但是，三周或一个月后，当你造访另一间办公室或者另一个国家的时候，每个人又开始问你那些你早已回答过的问题，因为你讲的话并没有入他们的耳。由此可见，你必须得一遍一遍地重复。作为领导者，你必须永无休止地简化你要传达的信息

45、，使之清晰统一，更要无休止地进行传达，确保每个人都能正确地理解汲取。迈克尔雷克爵士(Michael Rake)毕马威国际主席迈克尔雷克爵士1972年加入毕马威（前称PeatMarwick）并在欧洲分部工作。1984年到1986年，他要紧在比利时和卢森堡负责审计业务，随后前往中东负责了三年的审计业务。1989年，他调往伦敦，两年后成为英国董事会成员，历任多个领导职位后，于1998年成为英国高级合伙人，2002年成为毕马威国际主席。在成为毕马威国际主席和毕马威英国的高级合伙人之前，他还担任过毕马威欧洲主席。在他的任期内，他监督指导了一项活动，确保对“后安稳时代”有一个渐进式、有用性的立法回应。他在

46、威尔士亲王的国际商业首领论坛委员会任职，并担任社区商业主席。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/anticipate_readers_questions.html 开始 HYPERLINK /content/HMM/COS52/anticipate_readers_questions.html 预测读者的问题写出读者对您的主题可能会产生的疑问。这种方法有助于确保您的文档能告诉读者他们需要了解的内容。这种方法还能关心您预见读者对文档的反应。例如，吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新产品的职员召开的每周部门间会议。预测到读者关注的事项后，她提出了下列问题：我们什么缘故要

47、召开这些新会议？ 议程将包括哪些内容？ 我应该如何样预备这些会议？ 将这些问题转化为确信性陈述之后，吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如：“召开第一次会议时，请事先预备好您所在部门的工作打算。”使用这种方法时，应考虑您对受众的兴趣和关注事项的了解。假如您对受众不太熟悉，则应找一位熟悉他们的人对您预测的问题进行补充。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/create_a_traditional_outline.html 拟一份传统式提纲传统式提纲最适合那些能在动笔之前构思出文档逻辑结构的人。假如您缺乏写作经验，或者涉及的主题专门复杂，这种方法就格外有用。传统式提纲

48、通常使用字母、罗马数字和阿拉伯数字表明信息的层次。对大多数商务文档来讲，三级标题（罗马数字、大写字母和阿拉伯数字）就足够了。一旦拟好提纲，就应考虑以下问题：提纲中是否差不多列出了我要写的所有主题和副主题？他们的排列是否符合逻辑顺序？开头、中间和结尾是否清晰明白？假如提纲的逻辑和顺序符合您的要求，您就能够开始对每一条加以充实，从而创建文档。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/use_the_brainstorm_outline.html 使用头脑风暴式提纲头脑风暴式提纲是一种形式自由的构思技巧，即一想到什么就赶忙将其记下。头脑风暴式提纲鼓舞自由联想，这有助于激发您的制造力

49、。在进行团队集体写作的时候，这种方法格外有效，因为使用这种方法在写作之初就能获得每个人的方法。创建头脑风暴式提纲的方法：在一张纸的中间画一个圆圈。 将您的目的写在圆圈里。记住，您的目的确实是您撰写这份文档的缘故。目的的表述应该简洁：以“为了”开头，并包括一个动词，例如“讲服”。 在想到与您的主题相关的方法时，从圆圈向外画线，就像车轮的轮辐，然后在每一条线上写一个方法。 假如某个方法激发了其他与之相关的方法，就从那条线上再引出几条线，然后将这些相关方法写在上面。 假如您突然想到了与之前所写的方法完全无关的方法，就从中间的圆圈上再引出一条新线。 一边接着构思方法，一边从中间的圆圈和其他线条上画新线

50、。 关于从中间的圆圈发散出来的要紧方法，应认真进行分类。一经组织整理，这些方法就成为您在写作中将要提及的主题。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/try_free_writing.html 尝试自由写作当您出现写作障碍，就像是得了“头脑空白综合症”时，自由写作通常是最好的解决方法。与头脑风暴式提纲一样，自由写作同意您放飞想象，以催生灵感，如此优秀的创意会跃然纸上，或者出现在电脑上。请记住，自由写作最重要的规则确实是没有规则。采纳自由写作法的要点包括：预备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。 写下脑海中出现的任何方法，哪怕这些方法与您的写作主题毫无关系。 至少应

51、自由写上10分钟，如此才能思如泉涌。 当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。 不要对记下的东西进行编辑。假如您用的是计算机，关闭屏幕可能有助于防止您过早编辑。 自由写作完成后，读一读您之前记下的内容，突出标示重要的观点和方法。然后将这些要点按照逻辑分类，这一步骤与传统式提纲或头脑风暴式提纲相同。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/how_will_you_start_writing.html 互动练习:如何开始写作？不同的写作挑战决定了您开始写作时要采取不同的策略。请为不同的挑战选择合适的策略。1.您需要撰写一份备忘录，提议更改您部门的一个关键业务流程。您意

52、识到职员们可能会抑制变革，治理者则可能没有时刻培训职员应用新流程，通过什么样的策略开始写作能够关心您最好地构思那个备忘录?（）预测读者的问题解释：正确选项。在您差不多预料到读者对您的提议会有所顾虑的情况下，关注读者会提出的问题是一个不错的起点。（）拟一份传统式提纲解释：非正确选项。假如您缺乏写作经验，或者涉及的主题专门复杂，那么开始撰写时，拟一个传统式提纲是专门好的策略，在本例中，您面对的写作挑战是一个可能遭到读者抵制的方法，这需要其他策略来应对。（）使用头脑风暴式提纲解释：非正确选项。假如您与一个团队合作，或者需要激发创意，那么开始撰写时，使用头脑风暴式提纲是专门好的策略，在本例中，您面对的

53、写作挑战是提出一个可能遭到读者抵制的方法，这需要其他策略来应对。（）尝试自由写作解释：非正确选项。假如您遇到了写作障碍，那么开始撰写时，自由写作是专门好的策略。在本例中，您面对的写作挑战是提出一个可能遭到读者抵制的方法，这需要其他策略来应对。2.公司正在开展绩效评估，努尔应主管的要求撰写自我评估，描述自己的优点和缺点。但是，她每次在键盘前想开始写，都不明白如何写，什么样的开始策略最适合她？（）预测读者的问题解释：非最佳选项。假如努尔打算提出一个可能会让读者产生严峻顾虑的方法，那么开始写作时，预测读者问题是一个不错的策略。在本例中，努尔面对的写作挑战是不明白应该写什么，这需要其他策略来应对。（）

54、拟一份传统式提纲解释：非最佳选项。假如努尔需要涉及的主题专门复杂，那么开始撰写时，拟一个传统式提纲是专门好的策略，而现在，努尔需要一个能让她文思泉涌的策略。（）使用头脑风暴式提纲解释：非最佳选项。假如努尔与一个团队合作，或者需要激发创意，那么开始撰写时，使用头脑风暴式提纲更有效，而现在，她需要一个能让她文思泉涌的策略。（）尝试自由写作解释：最佳选项。自由写作打破写作障碍的绝佳方式。3.纳赛尔受命拟定一个打算，对公司内潜在的危机进行预测和应对。她对撰写如此的打算缺乏经验，尽管他明白那个打算中需要包含哪些信息，但却不确定应该从哪入手。纳赛尔最好通过什么样的策略开始写作？（）预测者的问题解释：非最佳

55、选项。假如纳赛尔打算提出一个可能会让读者产生严峻顾虑的方法，那么开始写作时，预测读者产生严峻顾虑的方法，那么开始写作时，预测读者问题更合适，但现在是要拟定危机治理打算，因此需要采纳其他策略。（）拟一份传统式提纲解释：最佳选项。由于纳赛尔要涉及的主题专门复杂，而且他缺乏撰写此类打算的经验，因此拟定传统式提纲是专门好的策略。（）使用头脑风暴式提纲解释：非最佳选项。假如纳赛尔与一个团队合作，则使用头脑风暴式提纲更合适。但现在是要拟定危机治理打算，因此需要采纳其他策略。（）尝试自由写作解释：非最佳选项。假如纳赛尔不明白应该在打算中包含哪些信息，自由写作会是更好的策略。而在本例中，他需要采纳其他策略。4

56、.莎伦加入了一个小委员会，他们要起草一份关于培训新职员的建议书，委员会差不多收集了信息，预备开始撰写，莎伦应该建议通过什么样的策略开始写作？（）预测读者的问题解释：非最佳选项。依照莎伦的预测，人们对培训建议书可不能有什么强烈的反对，因此预测读者问题不是最有效的策略，在此示例中，她需要采纳其他策略。（）拟一份传统式提问解释：非最佳选项。假如莎伦需要涉及的主题专门复杂，那么开始撰写时，拟一个传统式提纲更有效，在此示例中，她需要采纳其他策略。（）使用头脑风暴式提纲解释：最佳选项。假如您与一个团队合作，那么开始撰写时，使用头脑风暴式提纲是最好的策略。（）尝试自由写作解释：非最佳选项。假如莎伦遇到了写作

57、障碍，那么开始撰写时，自由写作更有效，要开始撰写培训建议书，莎伦和委员会需要采纳其他策略。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/choose_an_organizing_method.html 组织材料 HYPERLINK /content/HMM/COS52/choose_an_organizing_method.html 核心概念:选择组织方法通过选择最适当的组织方式，您能够更清晰地向读者传达信息。下面列出了各种类型的写作及其适用的组织方式。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/order_of_importance.html 重要性排序法关于许

58、多内部文档，撰文者通常会采纳“结论先行”(BLOT)法。将最关键的信息放在文档开头，您能够关心忙碌的读者快速看到最重要的信息。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/chronological.html 时序法按照时序法，您能够按发生的先后顺序列出事件，进而讲明主题。当文档的内容包含产品进展史如此的信息时，这种方法特不有用。使用此方法时：抓住重要、有巨大阻碍的事实。 利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息，因为使用这种进展时序法时可能会遗漏这些信息。 假如有五个以上的日期，应幸免每个句子都以日期开头。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/proce

59、ss_and_procedure.html 过程和程序法过程和程序法对指导讲明和用户手册都适用。总的来讲，过程确实是要描述在各个时期由谁做什么、发生了什么或将要发生什么。由于这些时期的发生与读者无关，因此请使用第三人称进行叙述。例如：“发票应首先交给费用发生部门批准，然后再交给会计付账。”程序则按照完成目标所需的顺序提供读者能够实际采取的行动步骤。由于程序是一系列设定好的步骤，因此陈述的方式与软件安装讲明或者菜谱是一样。描述步骤时请使用第二人称，每一步都以表示该行动的动词开头。例如：“请给发票加盖日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部门记录”。不管使用哪一种方法，都应注意下列事项：以表格形式陈

60、述正式程序，并给每一步编号。 按照发生的准确顺序陈述过程或程序中的时期或步骤。 HYPERLINK /content/HMM/COS52/spatial_arrangement.html 空间排列法空间排列法适用于出差报告、机械讲明以及销售研究报告。将其想像成一幅二维或三维地图，带领读者在您的主题中徜徉，以关心他们理解您的信息。例如，要解释公司的销售区域规划，您首先应该讲述洛杉矶的进展机遇，然后介绍纽瓦克的新客户，最后再讲一讲华盛顿特区的政府潜在客户。使用此方法时：设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从上到下或由内而外。 用细节描述充实每一个空间，为读者制造生动的影像。 有意识地使用