综合档案管理规定

1、 综合档案管理规定一、总则为了更好地按照国家档案管理的有关规定保护、 利用我公司的文书、 财务会计和技术档 案，特制定本规定。二、范围凡本公司在业务工作中的收文、 发文，公司章程规定应保持的各种记录；人事劳资、工 伤保险、职业健康档案；财务会计帐册、凭证、报表；重大设备、特种设备、关键设备的购 置合同、发票、验收资料、技术文件；承担的施工项目的投标文件、中标通知、合同、全部 施工文件资料、图、表、水下验收、完工验收、竣工验收、工程回访的有关文件、资料以及 其他途径收集的技术资料等；工法、三新技术应用及技术资料；安全资料；公司各种证照、 产权证书、资质证书等均应及时归档。公司综合档案管理职能部门

2、为经营科综合档案室。三、档案资料的收集1、有关收文、发文和公司章程规定的各种文件、记录应由董事长、董事会秘书或由其 督促综合科在次年 5 月份前送交综合档案室归档。2、有关财务帐册、凭证、报表等应由财务处在下年度末送交综合档案室归档。3、施工项目的档案资料由项目部负责人按照公司的管理体系文件的规定填写清单后送 综合档案室归档。4、人事劳资、工伤保险、职业健康档案由综合科负责人收集并填写清单后送交综合档 案室归档。5、财务会计帐册、凭证、报表；重大设备、特种设备、关键设备的购置合同、发票、 验收资料、技术文件；由财物科收集并填写清单后送交综合档案室归档。6、工法、三新技术应用及技术资料由总工办负

3、责人收集并填写清单后送交综合档案室归档。7、安全资料由安全技术科负责人收集并填写清单后送交综合档案室归档。8、各种证照、产权证书、资质证书由各相关部门负责人收集并填写清单后送交综合档 案室归档。四、整理1、档案管理人员应将收到的技术资料及时登记、整理。按国家有关档案管理的规定进行分类、编目、入库、上架，力求简明，方便检索。2、综合科、财物科应分别对文书资料、财务会计资料按照现行的国家或省有关规定进行预立卷， 做到分类准确、立卷规范、立卷手续齐全。在次年 5 月份前将全息电子档案和纸 质档案一并移交综合档案室归档，综合档案室应及时办理接受手续和入库、上架等工作。3、项目部工程资料按建设工程文件归

4、档整理规范GB/T50328-2001 要求进行整理归档，在项目完工后交综合档案室。五、保管维护档案管理人员应认真做好以下保管维护工作：1、必须采取防火、防潮、防霉、防蛀等有效措施，配备必要设备、器具，并应定期检 查，发现问题及时调整。2、档案库房应采取必要的保安措施，确保档案、技术资料的安全。3、应严格执行国家和本公司有关保密的规定。对有密级要求的档案应定期检查，及时 按有关规定对密级提出调整意见。4、应保持库内和档案资料的整洁和适宜的温度、湿度。六、档案的利用1、档案管理人员应按用户需要，准确迅速地提供资料和咨询服务。对文档和财档的调 阅，不得超过阅文范围人员外。 一般应在档案室范围内查阅， 特殊情况确需借出时，应征得 经营科负责人的同意。2、借阅档案资料应按规定办理借阅手续，借阅者不得转借给任何外单位人员；借出和 归还资料时，管理人员必须详细清点和检查。3、本公司外的人员需借阅档案资料或索取资料复印件，必须持有效介绍信，经经营科 负责人批准后，方可办理借阅、索取手续。七、档案资料的鉴定1、技术档案资料的保存期限按相关的规定执行，一般划分为永久、长期和短期三种。2、综合档案室应对档案资料进行及时清理，组织做好鉴定工作。具体按档案鉴定管 理规定执行。八、档案资料的销毁综合档案室负责将失去利用价值的档案资料的名称、 数量、 鉴定意见等编列清单， 送经 营科负责人审