EBS采购功能点操作手册

1、浙大软件学院学生操作手册PAGE iv FILENAME 附件：操作手册-模板.doc PAGE viii汉得公司版权所有PO模块功能点操作手册作者：韩韩业邦李亚军创建日期：20112年3月6日更新日期：20112年3月7日版本：11.0文档控制更新记录版本日期姓名说明1.02012年年3月6日韩业邦根据po的的知识点点目录做做的审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明123目 录录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc319429161 文档控制 PAGEREF _Toc319429161 h i HYPERLINK l _Toc319429162 更新记录

2、PAGEREF _Toc319429162 h i HYPERLINK l _Toc319429163 审阅 PAGEREF _Toc319429163 h i HYPERLINK l _Toc319429164 分发 PAGEREF _Toc319429164 h iii一、 HYPERLINK l _Toc319429165 采购设设置 PAGEREF _Toc319429165 h 5 HYPERLINK l _Toc319429166 1.1财务务选项 PAGEREF _Toc319429166 h 5 HYPERLINK l _Toc319429167 1.2采购购选项： PAGER

3、EF _Toc319429167 h 8 HYPERLINK l _Toc319429168 1.3订单单类型 PAGEREF _Toc319429168 h 11 HYPERLINK l _Toc319429169 1.4行类类型 PAGEREF _Toc319429169 h 12 HYPERLINK l _Toc319429170 二、供应商商管理 PAGEREF _Toc319429170 h 14 HYPERLINK l _Toc319429171 2.1供应应商信息息录入及及维护 PAGEREF _Toc319429171 h 14 HYPERLINK l _Toc31942917

4、2 2.2供应应商合并并 PAGEREF _Toc319429172 h 19 HYPERLINK l _Toc319429173 2.3合并并供应商商列表 PAGEREF _Toc319429173 h 20 HYPERLINK l _Toc319429174 三、请购 PAGEREF _Toc319429174 h 20 HYPERLINK l _Toc319429175 3.1采购购请购 PAGEREF _Toc319429175 h 20 HYPERLINK l _Toc319429176 3.2内部部请购 PAGEREF _Toc319429176 h 22 HYPERLINK l

5、_Toc319429177 四、询价 PAGEREF _Toc319429177 h 22 HYPERLINK l _Toc319429178 4.1询价价单 PAGEREF _Toc319429178 h 22 HYPERLINK l _Toc319429179 4.2自动动创建 PAGEREF _Toc319429179 h 24 HYPERLINK l _Toc319429180 五、报价 PAGEREF _Toc319429180 h 26 HYPERLINK l _Toc319429181 5.1报价价单 PAGEREF _Toc319429181 h 26 HYPERLINK l

6、_Toc319429182 5.2报价价分析 PAGEREF _Toc319429182 h 28 HYPERLINK l _Toc319429183 六、采购 PAGEREF _Toc319429183 h 29 HYPERLINK l _Toc319429184 6.1标准准采购订订单 PAGEREF _Toc319429184 h 29 HYPERLINK l _Toc319429185 6.2计划划采购订订单 PAGEREF _Toc319429185 h 33 HYPERLINK l _Toc319429186 6.3合同同采购订订单 PAGEREF _Toc319429186 h

7、34 HYPERLINK l _Toc319429187 6.4一揽揽子采购购协议 PAGEREF _Toc319429187 h 37 HYPERLINK l _Toc319429188 6.5自动动创建 PAGEREF _Toc319429188 h 39 HYPERLINK l _Toc319429189 6.6采购购发放 PAGEREF _Toc319429189 h 41 HYPERLINK l _Toc319429190 七、审批与与安全控控制 PAGEREF _Toc319429190 h 43 HYPERLINK l _Toc319429191 7.1职务务、职位位弹性域域设置

8、 PAGEREF _Toc319429191 h 43 HYPERLINK l _Toc319429192 7.2职务务、职位位设置 PAGEREF _Toc319429192 h 46 HYPERLINK l _Toc319429193 7.3人员员设置、人人员分配配职务和和职位 PAGEREF _Toc319429193 h 52 HYPERLINK l _Toc319429194 7.4审批批职位层层次 PAGEREF _Toc319429194 h 58 HYPERLINK l _Toc319429195 7.5安全全性结构构 PAGEREF _Toc319429195 h 60 HY

9、PERLINK l _Toc319429196 7.6安全全性控制制 PAGEREF _Toc319429196 h 62 HYPERLINK l _Toc319429197 7.7审批批组 PAGEREF _Toc319429197 h 62 HYPERLINK l _Toc319429198 7.8审批批分配 PAGEREF _Toc319429198 h 65 HYPERLINK l _Toc319429199 7.9审批批通知 PAGEREF _Toc319429199 h 68 HYPERLINK l _Toc319429200 7.10授授权规则则 PAGEREF _Toc3194

10、29200 h 71 HYPERLINK l _Toc319429201 八、采购接接收 PAGEREF _Toc319429201 h 73 HYPERLINK l _Toc319429202 8.1三种种接收途途径 PAGEREF _Toc319429202 h 73 HYPERLINK l _Toc319429203 8.2接收收更正 PAGEREF _Toc319429203 h 78 HYPERLINK l _Toc319429204 8.3采购购退货 PAGEREF _Toc319429204 h 79 HYPERLINK l _Toc319429205 8.4内部部请购内内部销售

11、售时请购购单的接接收 PAGEREF _Toc319429205 h 81 HYPERLINK l _Toc319429206 九、采购期期间 PAGEREF _Toc319429206 h 81 HYPERLINK l _Toc319429207 9.1采购购期间控控制 PAGEREF _Toc319429207 h 81 HYPERLINK l _Toc319429208 十、采购事事务查询询 PAGEREF _Toc319429208 h 83 HYPERLINK l _Toc319429209 10.1采采购订单单查询 PAGEREF _Toc319429209 h 83 HYPERL

12、INK l _Toc319429210 10.2请请购单查查询 PAGEREF _Toc319429210 h 84 HYPERLINK l _Toc319429211 10.3审审批历史史记录查查询 PAGEREF _Toc319429211 h 85 HYPERLINK l _Toc319429212 10.4接接收事务务处理查查询 PAGEREF _Toc319429212 h 87 HYPERLINK l _Toc319429213 十一、采购购与应付付 PAGEREF _Toc319429213 h 88 HYPERLINK l _Toc319429214 11.1二二、三、四四维匹

13、配配 PAGEREF _Toc319429214 h 88 HYPERLINK l _Toc319429215 11.2应应付发票票匹配接接收或者者采购 PAGEREF _Toc319429215 h 88一、采购设设置1.1财务务选项概念系统的财务务选项设设置主要要为EBBS系统统的应付付模块、采采购模块块、资产产模块提提供控制制和协调调机制及及相关默默认值。由由于采购购模块所所必需的的供应商商定义是是在应付付模块中中完成的的原因，为为了保证证采购系系统具有有可用的的定义的的供应商商，并能能够顺利利向应付付模块传传送会计计信息，必必须在启启用采购购模块系系统前对对财务选选项做正正确的设设置。

14、设置：路径径：采购购设置置组织织财务务选项负债：对于于输入的的所有新新供应商商，系统统会将此此帐户作作为默认认负债帐帐户分配配给他们们。预付款：供供应商地地点发票票的对应应预付款款帐户和和说明。应得折扣：如果选选择将折折扣分配配到系统统的应得得折扣帐帐户，系系统会使使用此帐帐户来记记录付款款的应得得折扣。费用结算：系统将将此帐户户用作临临时帐户户，记录录有关使使用发票票导入程程序从自自助费用用管理系系统导入入的信用用卡事务务处理信信息。设置“会计计”页签主主要是为为供应商商、应付付发票提提供相关关默认总总账账户户及应付付系统需需使用的的某些特特定账户户。将来来期间：仅表示示应付系系统可自自动打

15、开开的将来来期间，一一经设定定便不可可更改。收货/收单单地点：对应于于系统默默认值的的收货/收单地地点的名名称。库存组织：输入库库存组织织，该组组织中定定义的物物料可用用于采购购管理系系统。发运方式：与供应应商一起起使用的的承运人人。运费条款：供应商商的运费费条款可可以标识识是我们们支付收收到货物物的运费费，还是是供应商商支付。财务选项的的设置是是按业务务实体OOU隔离离的，采采购系统统也是按按业务实实体OUU进行隔隔离的。“供应商采购购”页签中中，库存存组织为为必填字字段，它它为“采购系系统”的可用用物料限限定了物物料“主组织织”。采购购系统只只能为这这里输入入的库存存组织的的“主组织织”定

16、义的的物料执执行采购购，即“采购系系统会以以这里输输入的库库存组织织的主组组织验证证物料的的可用性性”。发运方式：发运方方式字段段可用的的值取决决于已选选定“库存组组织”的已分分配“发运方方式”；由于于Oraaclee的“发运方方式”定义是是捆绑“承运人人”定义进进行的，故故指定了了“发运方方式”实际就就是指定定了承运运人。发发运方式式、FOOB、运运费条款款将为相相关采购购单据提提供默认认值。费用报销地地址：为为员工费费用报表表选择用用于付款款的默认认地址：住宅或或办公室室。系统统会为输输入的每个新新员工使使用此默默认值。使用审批层层次结构构：要使使用职位位和职位位层次结结构来确确定采购购管

17、理系系统中的的单据审审批路径径，请启用此选选项。如如果要根根据主管管结构来来确定审审批路径径，请禁禁用此选选项。方法：我们们可以人人工输入入员工编编号，或或让系统统生成连连续员工工编号。自动：在输输入新员员工时系系，统会会自动为为每个员员工分配配唯一连连续编号号；人工：在输输入员工工时亲自自输入员员工编号号；使用用国家标标识号：系统会会自动输输入员工工的国家家标识号号作为员员工编号号。下一自动编编号：如如果选择择“自动员员工编号号”方法，请请输入起起始值（需需要系统统将其用用于生成唯一连连续员工工编号）。在在输入编编号并保保存所做做的更改改之后，系系统会显显示下一一个编号号使用请购单单保留款款

18、：要为为申请保保留资金金，启需需用此选选项。如如果启用用了此选选项，采采购管理理 系统会创建建日记帐帐分录并并将其传传送至总总帐管理理系统，以以便为采采购申请请保留资资金。完成时保留留：如果果启用了了“使用申申请保留留款”，请指指明是否否需要申申请编制制人可以以选择保保留资金。如如果未启启用此选选项，则则只有申申请审批批人才可可以选择择保留资资金。使用PO保保留款：要为采采购订单单、与发发票匹配配的采购购订单和和接收，以以及基本本发票（不不与采购订单匹匹配）保保留资金金，请启启用此选选项。如如果启用用了此选选项，则则在审批批与发票票匹配的的采购订单和和接收期期间，采采购管理理系统会会为采购购订

19、单保保留资金金，而应应付款管管理系统统会为差差异保留资金金。如果果启用了了此选项项，但输输入的某某个采购购订单不不与发票票匹配，则则应付款款管理系统仍将在在审批期期间为该该采购订订单保留留资金。在在创建会会计分录录时，系系统将冲冲销应付付款管理系统的的所有保保留款。如如果启用用了“使用申申请保留留款”，则还还必须启启用此选选项。单击“税”标签，输输入成员员国、增增值税登登记编号号等参数数值，其其中成员员国是指指公司或组织所所在地，增增值税登登记号是是指组织织的增值值税登记记号。“人力资源源”页签可可以设置置是否“使用审审批层次次结构”来决定定采购单单据的审审批路径径。如不不选定，则则表示采采购

20、单据据将使用用员工的的“主管”结构来来进行审审批。“员工编编号”方法默默认自业业务组定定义时的的“员工编编号生成成”方法设置置。1.2采购购选项：概念“采购选项项”是采购购系统的的一项重重要的基基础设置置工作，其其中大部部分选项项在系统统安装时时均有默默认置。它它包括以以下几个个方面的的内容：单据控控制、单单据默认认值、接接收会计计、单据据编号等等内容。设置：路径径：采购购设置置组织织采购购选项由于“采购购选项”是按业业务实体体来隔离离的，它它允许选选择不同同的OUU，切换换上下文文环境以以完成不不同OUU的相关关采购设设置。“价格允差差百分比比”或“价格允允差金额额”，检查查采购订订单行价价

21、格或金金额不应应高于采采购申请请PR行行价格的的比率或或金额差差值，否否则系统统将发出出警告。如如果同时时选定“强制价价格允差差”或“强制价价允差金金额”，则将将只能创创建而不不能审批批超出此此允差的的采购订订单，“价格允允差”与“金额允允差”两者之之中，只只要有一一个允差差控制被被违反，则则控制条条件即满满足。“强制全部部批量”用于控控制“内部申申购”行的物物料，由由于采购购系统的的内部申申购行默默认使用用物料的的“发放单单位”，当以以非“发放单单位”输入需需求数量量。选项项有三：“无”表示不不转换单单位及舍舍入取整整；“自动”表示强强制转换换单位及及舍入取取整；“建议”表示系系统将发发出是

22、否否转换单单位及“舍入”的询问问信息，由由用户决决定。“接收关闭闭点”表示采采购的发发运行接接收功能能被关闭闭的流程程环节点点，可选选“已接受受、已入入库、已已接收”。在“接收关关闭点”达到“接收关关闭允差差”的数量量要求，PPO行采采购任务务已经完完成。“取消申申请”的选项项有三：“始终”表示在在取消采采购订单单的同时时一并取取消采购购申请；“决不”表示在在取消采采购订单单时，不不取消采采购申请请，并可可用之重重新Auutoccreaate采采购订单单；“可选”表示在在取消采采购订单单时，系系统将发发出信息息，由用用户自行行决定。通知一揽子子PO是否否存在：如果希希望系统统在我们们创建申申请

23、、采采购订单单或一揽揽子采购购协议行时通知现现有的一一揽子采采购协议议，请选选定“存在一一揽子 PO 时通知知”。允许更新产产品说明明：对于于每个物物料，可可以定义义是否允允许在创创建申请请、RFFQ、报报价单或或采购订订单行期期间更新新其说明明。此更更新仅影影响正在在创建的的行。要求询价：指定在在采购订订单上为为物料自自动创建建相应的的申请行行之前，是是否必须须要求询询价。我我们可以以为每个个物料或或申请行行改写此此值。“申请导入入分组依依据”表示每每次在运运行采购购系统的的“PR导导入流程程”，从“PR开开放接口口表”向正式式导入数数据时，按按何种依依据对PPR数据据进行分分组，每每组PR

24、R数据将将分配一一个PRR编号，可可用选项项为“全部、采采购员、类类别、物物料、地地点或供供应商”。系统统的默认认值是物物料。“匹配审批批层”可选值值有三：“双向”表示在在对相应应发票付付款前，采采购订单单和发票票数量必必须在允允差范围围内相互互匹配；“三维”在对相相应发票票付款前前，采购购订单、接接收和发发票数量量必须在在允差范范围内进进行匹配配；“四维”在对相相应发票票付款前前，采购购订单、接接收、检检验和发发票数量量必须在在允差范范围内进进行匹配配。“分段价格格类型”表示将将默认到到一揽子子采购协协议的分分段价格格类型，可可选值有有：“累计”表示价价格分段段适用于于物料的的所有发发放的发

25、发运累计计数量；“非累计计”价格分分段适用用于物料料的单一一发放的的发运数数量。“开票结算算允差”表示供供应商开开来的发发票物料料行数理理与采购购订单发发运行数数量比较较的允差差比例，即即如果采采购订单单发运行行的已开开单数量量已在“开票结结算允差差”之内，系系统将自自动关闭闭发运行行。报价警告延延迟：输输入报价价警告延延迟，即即在报价价单到期期之前提提前接收收到期警警告的天天数。在在报价单单距离到到期日尚尚余此处处提供的的天数时时，我们们将在“通知”窗口中中收到以以下消息息：报价价单有效效期或距距离到期期日尚余余：数字。接收关闭允允差：输输入发运运的接收收关闭允允差百分分比。如如果在接接收关

26、闭闭点时发发运处于于接收关关闭允差差范围内内，采购购管理系系统将自自动关闭闭发运以以便接收收货物。行类型：选选择申请请、询价价、报价价单和采采购订单单行的默默认行类类型。“应计费用用物料”字段可可选值：“接收时时”表示立立即产生生会计分分配（在在“查看接接收事务务处理”界面可可通过工工具栏“查看会会计科目目”查看到到会计分分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计期末”流程时才产生会计分配。“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。“自动抵销方法”是指系统的接收会计功能自动创建并使用“接收检验

27、账户”的具体方式。可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用“PO费用账户”的平衡段来取代原“接收库存账户”的平衡段；“账户”表示系统以“PO费用账户”为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账户科目段。“单据编号号”页签可可以为询询价单RRFO、报报价单、采采购订单单、采购购申请单单设置单单据的编编号方式式。录入：为询询价单、报报价单、采采购订单单和申请请编号选选择单据据编号录录入方法法，自动动：每次次创建单单据时，将将由采购购管

28、理系系统自动动为每个个单据分分配唯一一的序号号；人工工：在输输入单据据时，人人工录入入单据编编号；（注注意：单单据编号号录入方方法可以以随时更更改。但但如果原原先启用用的是人人工录入入，则在在切换至至自动录录入时请请确保所所输入的的“下一个个编号”大于人人工分配配的最大大编号。）类型：选择择用于询询价单、报报价单、采采购订单单和申请请编号的的单据编编号类型型：数字字或字母母数字。（注注意：如如果选择择“自动”录入单单据编号号，则只只能生成成数字单单据编号号，但仍仍可以从从另一采采购系统统中导入入数字或或字母数数字值。）下一个编号号：如果果选择“自动”录入单单据编号号，则采采购管理理系统将将在生

29、成成唯一的的连续单单据编号号时，使使用此值值作为起起始值。1.3订单单类型概念ORACLLE EEBS采采购系统统的采购购订单有有四种类类型：标标准采购购订单（SSPO）、计计划采购购订单（PPPO）、一一揽子采采购协议议（BPPA）、合合同采购购协议（CCPA）。尽尽管它们们被设计计成共享享同一个个表单窗窗口，但但从系统统流程处处理及其其功能应应用角度度来看，它它们具有有不同的的本质。以下以标准准订单类类型的设设置为例例来说明明如果设设置一订订单类型型。设置：路径径：采购购设置置采购购单据据类型点击“采购购订单 标准”后面的的更新按按钮。如如下图：“责任人可可以审批批”表示单单据编制制人可以

30、以审批其其自己创创建的单单据。“审批人可可以修改改”表示当当前审批批人可以以修改单单据。“可以更更改审批批层次结结构”表示当当前单据据提交人人或审批批人可以以更改“审批单单据”窗口中中定义的的审批“职位层层次结构构”。“安全级别别”可选项项包括：“公用”表示所所有系统统用户均均可以访访问该类类型单据据；“私有”表示只只有订单单责任人人及后续续审批人人可以访访问该类类型单据据；“采购”表示只只有单据据责任人人，后续续审批人人和定义义为采购购员的员员工可以以访问该该类型单单据；“层次结结构”表示只只有单据据责任人人，后续续审批人人和安全全性层次次结构中中的员工工可以访访问该类类型单据据。“访问级别

31、别”包括：“全部”表示访访问员工工可以查查看、修修改、冻冻结、关关闭、取取消和最最终关闭闭该类型型中的单单据；“修改”表示访访问员工工可以查查看、修修改和冻冻结该类类型单据据；“仅查看看”表示访访问员工工只能查查看该类类型单据据。存档：请选选择以下下选项之之一，审审批：单单据在审审批后存存档，此此选项为为默认值值，只在在选定了了此选项后，“更改单”工作流才会开始；打印：单据在打印之后存档。可以更改转转发接收收人：指指明用户户可以更更改接收收单据转转发的人人员。可以更改审审批层次次结构：指明审审批人可可以更改改“审批单单据”窗口中中的审批批层次结结构。转发方法：请选择择以下选选项之一一，直接接：

32、默认认审批人人是编制制人审批批路径中中第一个个有足够够审批权限的的审批人人；层次结构：默认审审批人是是编制人人审批路路径中的的下一个个审批人人，而不不管其有有无权限限。采购订单的的类型比比较如下下：标准采购订订单计划采购订订单一揽子采购购协议合同采购协协议已知条款和和条件是是是是已知货物或或服务是是是否已知定价是是不确定否已知数量是是否否已知账户分分配是是否否已知交货计计划是不确定否否可保留是是否否可保留发放放不适用是是不适用1.4行类类型概念在采购申请请及采购购订单行行上，系系统通过过“行类型型”所具有有的某些些功能内内在属性性来控制制采购流流程及其其相关功功能。对对于每一一个“行类型型”来

33、说，其其最关键键的内在在属性是是“值基准准、采购购基准、可可否是外外协加工工”属性之之间的组组合。设置：路径径：采购购设置置采购购行类类型步骤1：在在打开的的如下图图所示的的界面中中单击“创建”按钮，创创建新的的行类型型。 截图图：步骤2：在在如下图图所示的的对话框框中输入入行名称称、说明明、类别别、值基基准、采采购基准准、单位位、价格格等参数数值，重重要参数数作如下下说明：截图：“值基准”可可选选值为“数量”时表示示数量接接收物料料，此时时“采购基基准”只能是是“货物”，并且且只有“数量货物”组合，才才可以同同时也是是“可外协协加工”。当“值基准准”是“金额”时，表表示只能能按金额额接收物物

34、料，并并且采购购订单上上的单位位与单价价不能更更改，此此是“采购基基准”只能是是“服务”。当“值基准准”是“l固定定价格”时，适适用于与与“EBSS服务采采购系统统”连用的的场合，表表示只能能按金额额接收，并并且采购购订单行行上的单单位与单单价不能能更改，此此时“采购基基准”只能是是“服务”或“临时人人工”。当“基准值值”是“费率”时，适适用于与与“EBSS服务采采购”连用的的场合，表表示只能能按金额额接收，此此时“采购基基准”只能是是“临时人人工”。通过情况下下，“数量货物（外外协加工工）”组合，以以及“金额服务”组合已已经能够够满足大大部分业业务场合合的应用用需求。外协加工：选择“外协加加

35、工”，以将将此行类类型限制制为采购购外协加加工。此此外，如如果对采采购单据据使用外外协加工工行类型型，则只只能选择择外协加加工物料料。只有有在使用用在制品品管理系系统，并并且使用用的值基基准为“数量”时，才才可以选选择此复复选框。要求接收：如果要要将此采采购类别别作为此此行类型型的采购购单据发发运的默默认值，请请选择“要求接接收”。二、供应商商管理2.1供应应商信息息录入及及维护概念在企业的管管理实践践过程中中，涉及及“供应商商”的管理理信息系系统的设设计主要要有两方方面内容容，一是是与供应应商在日日常业务务过程的的商务协协同，包包括供应应商门户户、订单单协同、计计划协同同、询报报价、招招投标

36、等等内容；另一方方面是供供应商的的生命周周期与关关系管理理，包括括供应商商准入管管理、资资格认证证、协议议与合同同管理、绩绩效考评评等内容容。这两两部分内内容的主主要连接接点是“供应商商主数据据”，前者者涉及供供应商主主数据的的使用，后后者则涉涉及供应应商主数数据的创创建与维维护。设置：路径径：采购购供应应来源供应商商系统要求“供应商商名称”具有唯唯一性，但但已经存存在的供供应商名名称可以以更改，且且并不影影响系统统已经的的相关业业务数据据，供应应商一旦旦定义就就无法删删除，但但可以通通过“无效日日期”设置使使其不能能输入发发票或采采购订单单。供应应商编号号具有唯唯一性，且且不可更更新，可可以

37、手工工输入，也也可以由由系统自自动生成成。供应应商的编编号设置置与OUU无关，是是跨OUU定义的的。供应商的接接收属性性（仅在在供应商商层可以以设置，为为地点层层所共用用）允许替代接接收：接接收者可可以接收收替代物物料（以以替代已已订购物物料）。但但我们必必须先前前已在“外购物物料关系系”窗口中中为已订订货项定定义了可可接受替替代物料料。允许未订购购接收：接收者者可以接接收未订订购项。我我们可以以为特定定项改写写此选项项。如果果启用了了此选项项，则稍稍后可以以将未订订购接收收与采购购订单匹匹配。允许提前/延迟接接收的天天数：提提前/延迟接接收的最最大可接接受天数数。强制收货地地点：在在此字段段

38、中输入入的值可可确定接接收地点点是否必必须与收收货地点点相同，无无：接收收地点可可以不同同于收货货地点；拒收：如果接接收地点点不同于于收货地地点，采采购管理理系统将将不允许许接收；警告：如果接接收地点点不同于于收货地地点，则则采购管管理系统统将显示示一则警警告消息息，但仍仍允许接接收。接收数量允允差：可可接受的的最大超超量接收收允差百百分比。接收方式：分配货货物的默默认接收收程序：直接交交货、要要求检验验或标准准接收。供应商的联联系人属属性（仅仅在地点点层可以以设置，为为某些单单据的联联系人字字段提供供值）供应商及地地点层的的采购属性性（可以以在供应应商层及及地点层层进行维维护）“采购”页页签

39、收货地点：供应商商发送货货物/服务发发运的目目的地地地点。此此字段的的默认值值是为收收货地点点定义的的财务系系统选项项。收单地点：供应商商为货物物或服务务发送发发票的目目的地地地点。此此字段的的默认值值是为收收单地点点定义的的财务系系统选项项。发票汇总层层：选择择一下选选项，支支付地点点：为此此供应商商支付地地点创建建一张发发票；装装箱单：为此供供应商支支付地点点的每张张装箱单单创建一一张发票票；接收收：为此此供应商商支付地地点的每每个接收收创建一一张发票票。“自动开票票”页签“付款方式式”如果设设为空值值，表示示供应商商不允许许使用自自动开票票功能；如果选选择其它它值，表表示该供供应商允允许

40、启用用“自动开开票”功能。“替代支支付地点点”表示“自动开开票”不使用用当前供供应商地地点，而而是使用用另一个个可开票票的供应应商地点点作为发发票字段段值。如如果当前前地点是是非开票票地点，则则必须为为之设定定“替代支支付地点点”，如果果要使用用当前地地点作为为自动开开票，且且当前地地点是可可开票地地点，则则将此字字段留空空。“发票汇汇总层”的选项项包括“付款地地点、接接收、装装箱单”，如果果为“付款地地点”，表示示为具有有相同日日期的事事务处理理的此供供应商支支付地点点创建一一张发票票；如果果为“装箱单单”表示为为具有相相同日期期的事务务处理的的供应商商支付地地点的每每张装箱箱单创建建一张发

41、发票；“接收”表示为为此供应应商支付付地点的的每个接接收创建建一张发发票。“运费”页页签供应商的会会计属性性（可以以在供应应商层和和地点层层进行维维护）“负债”页页签负债账户：供应商商地点发发票的负负债帐户户，供应应商的负负债帐户户默认自自财务系系统选项项。如果果我们创创建默认认负债帐帐户，系系统会为为输入的的每个供供应商默默认此负负债帐户户。预付款账户户：供应应商的预预付款帐帐户，供供应商的的预付款款帐户默默认自财财务系统统选项，如如果使用用多组织织支持功功能，则则只能在在供应商商地点层层将值输输入此字字段。分配集：为为供应商商地点输输入的所所有发票票的默认认分配集集。“预付款”页签“应付票

42、据据”页签供应商及地地点的发发票管理理属性（可可以在供供应商层层和地点点层进行行维护）“发票匹配配选项”有两个个值“采购订订单”和“收据”。前者者即为“二重匹匹配”，后者者即为“三重匹匹配”或“四种匹匹配”。“允许利利息发票票”字段只只在供应应层才有有，如果果启用此此选项，则则AP系系统将为为供应商商的逾期期发票计计算利息息，并在在支付逾逾期发票票时创建建相应的的利息发发票，系系统将对对供应商商的所有有地点自自动执行行此选项项。供应商的银银行帐户户属性创建供应商商账户设置2.2供应应商合并并操作路径：采购购供应应来源供应商商合并选择要转账账到新供供应商和和地点的的发票，有有以下三三种选项项：全

43、部部、未付付、无。如如果要为为相同供供应商合合并供应应商地点点，则要要在“原供应应商名称称”和“目标供供应商”中输入入相同的的供应商商。如果果需要合合并两个个供应商商至目标标供应商商地点，则则不勾选选“复制地地点”；如果果以原供供应商地地点作为为合并后后的地点点，则勾勾选“复制地地点”，此时时目标供供应商的的地点则则不可填填。如果选择 PO，那那么所有有采购订订单信息息将传送至至新供应应商。单单击“合并”按钮，采采购系统统会提交交请求以以便运行行供应商商合并程程序2.3合并并供应商商列表概念通过合并供供应商列列表，可可以指导导企业采采购物料料或商品品时有针针对性地地进行采采购，以以达到降降低采

44、购购成本的的作用三、请购3.1采购购请购操作路径：采购购申请请申请请步骤1：在在如下图图所示的的对话框框中输入入编号（若若为自动动生成则则不用输输入）、类类型（为为采购申申请）、申申请行的的类型、物物料、单单位、数数量、价价格、需需要日期期等相关关信息。步骤2：输输入目的的地类型型，费用用：货物物被送达达费用地地点的申申请人，目目标子库库存不适适用此选选项；库库存：货货到入库库；车间间：货物物被送达达由在制制品管理理系统定定义的外外协加工工工序。对对于外协协加工物物料，采采购管理理系统将将使用此此选项。步骤3：分分配账户户，单击击“分配”按钮，出出现如下下图所示示的对话话框。输输入分配配数量，

45、多多项分配配数量之之和必须须等于申申请行数数量。“目录”按钮的的作用截图：采购申请按按采购物物料供应应来源的的不同可可以分两两大类：“采购申申请”（外购购），指指从外部部供应商商处获取取物料；“内部申申请”指内部部存在组组织处获获取物料料。每一一种采购购大类的的采购申申请行按按“接收目目的地类类型”可分为为“库存、费费用、车车间”三小类类，具体体取决于于“行类型型”定义的的内在属属性。来来源的可可选项有有库存或或供应商商，库存存对应于于“内部申申请”，外购购对应于于“采购申申请”。完成后点击击“审批”按钮。查看申请路路径：进入申请汇汇总，查查找申请请编号为为hybb0055的申请请单。查查看得

46、申申请单状状态。3.2内部部请购操作四、询价4.1询价价单概念：询价单（RRFQ，rrequuestt foor qquottatiion）是是买方用用来向卖卖方要求求提供报报价的单单据，实实际工作作中，通通常先由由买方制制作询价价单并通通过书面面或电子子方式传传输给相相关供应应商，然然后由供供应商直直接在已已收到的的询价单单上填写写价格信信息后反反馈回买买方。操作：路径径：采购购询价价和报价价单询询价询价单类型型可以分分为以下下三种：投标、目目录、标标准。标标准询价价单是最最常用的的询价单单类型。状状态可选选值为处处理中、有有效、已已关闭。“处理中”为询价单创建时的初始状态；“有效”表示询价

47、单已完成且准备向供应商发送，系统仅能打印“有效”状态的询价单；“已关闭”表示所有供应商已作来回应或该询价单已不再需要回应。“到期日”与“关闭日期”分别表示要求供应商反馈的询价单的截止日期，以及该询价单的拟关闭日期。“要求审批报价”如果选定，则所有由此询价单生成（或引用）的报价题头的“要求审批”会自动选定。点击保存后后，“供应商商”按钮可可以启用用。实际工作中中，通常常针对某某些物料料做询价价单时，需需要使用用的询价价供应商商范围基基本是固固定的。为为了提高高工作效效率，可可以将常常用的供供应商范范围分别别做成一一个个“供应商商列表”，然后后点选“添加到到列表”。4.2自动动创建操作路径：采购购

48、采购购订单自动创创建查找以前批批准的请请购单活动选择“创建”，单据据类型选选择“询价单单”。点击击“自动”按钮。点击创建。即即创建一一张标准准询价单单，单据据号为0000002.上面的字段段中只保保留一些些通用的的内容，个个性化的的内容自自己可以以选填。然然后把状状态由“处理中中”改为“有效”。处理中：采采购申请请创建时时的初始始状态；有效：表示申申请已完完成且准准备向供供应商发发送，系系统仅能能打印“有效”状态的的采购申申请；已已关闭：表示所所有供应应商已作作出回应应或该采采购申请请不再需需要回应应，一旦旦选择关关闭采购购申请，系系统将删删除与其其相关的的所有跟跟催信息息。可以在询价价和报价

49、价询价价界面中中，输入入编号“HYBB0077”，可查查到所做做询价单单。五、报价5.1报价价单概念买方制作询询价单并并通过书书面或电电子方式式传输给给相关供供应商，然然后由供供应商直直接在已已收到的的询价单单上填写写价格信信息后反反馈回买买方。但但有时候候，供应应商在收收到买方方的询价价单据后后，可以以也会使使用己方方的销售售报价单单单据格格式反馈馈价格信信息。甚甚至供应应商即使使在没有有收到买买方的正正式的询询价单时时，也可可能直接接使用己己方的销销售报价价单向乙乙方提供供价格信信息。实实际工作作中，询询价单和和报价单单只是一一个事物物的两种种表现形形式，取取决于从从买方还还是卖方方的角度

50、度来看。操作：路径径：采购购询价价和报价价单报报价“询价”：如果该该报价单单是间接接从某些些询价单单通过系系统转换换生成而而来的，则则相应询询价单的的编号会会显示在在这里，如如果是直直接手工工录入生生成报价价单，也也可以手手工关联联当前供供应商的的系统已已存在询询价单。“状态”字段的可选值处理中、有效、已关闭。只有报价单“有效”时才被相关的采购单据所引用。“要求审批”选项如果选定，如果没有使用“审批”功能按钮改变报价单上的“批准”标记为“选定”，则该报价单行仍不能被有关采购单据所引用，实际等于“尚未有效”，尽管“状态”可能为“有效”。点击“审批”按钮报价单一般般要通过过“审批”以控制制其“可用

51、性性”，但工工作流审审批方式式存在只只能针对对题头全全单审批批。只有有在报价价单的状状态为有有效的情情况下，才才可以使使用报价价单的审审批功能能，否则则，报价价单的“审批”按钮呈呈 灰色色显示。若若报价单单题头的的“要求审审批”被选定定，则必必需经过过“审批”，该报报价单才才能被采采购订单单所引用用。操作5.2报价价分析操作路径：采购购询价价和报价价单报报价分析析报价单的审审批方式式有两种种，一是是在报价价单题头头或报价价行，使使用审批批按钮功功能；二二是在“报价分分析”窗口，使使用相关关审批功功能。如如上图所所示，右右下角“审批全全部报价价单”。如下图所示示：六、采购6.1标准准采购订订单概

52、念通常可以创创建标准准采购订订单以便便于采购购各种一一次性物物料。在在明确所所要求物物料或服服务的详详细资料料（如估估计成本本、数量量、交货货计划和和会计分分配）之之后，可可以为物物料或服服务创建建标准采采购订单单。如果果使用保保留会计计，则在在必需信信息已知知的情况况下，可可以为采采购订单单保留资资金。操作：路径径：采购购采购购订单采购订订单标准采购订订单可以以直接手手工录入入。如下下图所示示，大数数数据都都需要手手工录入入。下面面将介绍绍从请购购单自动动创建标标准采购购订单。首先查看已已经创建建的“请购单单”。点击击“自动创创建”按钮，由由请购单单自动生生成标准准采购订订单。单据类型有有标

53、准采采购订单单、计划划采购订订单、一一揽子发发放、询询价、招招标、来来源补充充询价。这这里选择择标准采采购订单单。点击“创建建”按钮，系系统开始始创建标标准采购购订单。点击“发运运”按钮。“发运”页页签：对对于每个个订单行行，可以以为之输输入多个个发运行行，但所所有发运运行数量量之和必必须等于于采购订订单行数数量。“其它”页页签：“接收关关闭允差差、发票票结算允允差、匹匹配审批批层、发发票匹配配选项”均默认认自系统统相关设设置，可可以手工工修改。“接收时应计”标记默认自“采购选项”相关设置，对于库存采购，总是被选定且不能修改；对于“费用采购”，如果采购选项设置是“接收时应计”，则可以修改标记为

54、“期末应计”，如果采购选项是“期末应计”，则不能修改至“接收时应计”。这一页基本本上是默默认前面面的设置置。用于于控制物物料的接接收日期期允差，接接收量允允差以及及是否允允许替代代接收，是是否强制制收货点点等。完成后点击击“审批”，审批批后可以以看到采采购订单单的状态态变为“批准”。然后后从“采购订订单汇总总”进入查查看。6.2计划划采购订订单概念在实际采购购业务中中，企业业可能需需要存在在一种虽虽然已经经给出发发运行的的“需求日日期”，但该该需要日日期仅作作供应商商参考，供供应商需需按买方方的具体体通知才才能发货货，且其其它内部部与标准准采购订订单完全全相同的的采购订订单。它与标准采采购订单

55、单相比区区别仅在在于订单单行或发发运行“需要日日期”等定，它它实际可可以看着着是由标标准采购购订单转转化而来来。实际际工作中中即使使使用SPPO，要要求供应应商推迟迟或提前前发货也也是可以以经常存存在的情情况，但但此时给给供应商商的发货货“推迟或或提前”通知，只只能在系系统之外外进行，并并且可能能由于标标准采购购订单接接收日期期允差设设置的限限制，买买方需要要频繁修修改标准准采购订订单的需需要日期期。这种种方式不不仅操作作过程不不规范，容容易产生生管理疏疏漏，耏耏至于买买卖双方方都会带带来诸多多管理不不便。在在将标准准采购订订单变换换成计划划采购订订单后，实实际发货货通知则则可以通通过系统统的

56、计划划采购订订单发放放来进行行。操作：路径径：采购购自动动创建首先查看已已经创建建的“请购单单”。请购购单号为为00113。订单活动选选择“创建”，单据据类型选选择“计划采采购订单单”。点击击“自动”按钮，生生成计划划采购订订单，订订单号为为000013。剩余操作同同标准采采购订单单.6.3合同同采购订订单概念实际采购工工作中，可可能存在在一种在在一个确确定的时时间范围围内，无无法与供供应商确确定具体体的拟采采购物料料，但需需要与供供应商协协商一个个拟采购购总金额额，以便便供应商商根据采采购总金金额，给给出相关关价格政政策的采采购管理理方式。例例如低值值易耗品品、办公公文具的的采购，由由于品类

57、类繁多且且经常变变化，价价格随行行就市，精精确管理理的成本本很高，帮帮有时也也采取买买方向卖卖方承诺诺一个总总采购金金额，专专访根据据给买方方一个价价目表折折扣，具具体的价价目表可可由卖方方管理的的采购管管理方式式。操作：路径径：采购购采购购订单采购订订单合同采购协协议的题题头有“议定金金额”，如果果留空，则则表示无无限制。“已发放”金额最初为0。它表示所有与该合同采购协议的标准采购订单或发放行的累计已采购金额之和。做完以上几几步后，点点击审批批按钮，完完成对合合同采购购协议的的审核。在条款中，可可以为该该合同采采购协议议规定适适用的“有效期期”范围，“限制”字段表表示关联联此合同同采购订订单

58、的已已累计采采购金额额的最高高值。它它只能大大于议定定金额（体体现买方方的内部部管理控控制），不不能小于于议定金金额（否否则就违违反了与与供应商商的协议议）。当当标准采采购订单单或发放放行关联联的合同同采购协协议执行行采购导导致出现现超出最最高限额额时，可可保存但但不能提提交审批批，此时时必须切切断与该该合同采采购协议议的关联联。新建一标准准采购订订单0000155.在参考文档档中选择择刚才建建立的合合同采购购协议单单据0000144。点击击“审批”后，返返回合同同采购协协议，可可以看到到标准采采购订单单上的合合计价格格30000元转转入到合合同采购购协议的的单据上上，“已发放放”字段表表示所

59、有有与该合合同采购购协议的的标准采采购订单单或发放放行的累累计已采采购金额额之和。如下图所示示：6.4一揽揽子采购购协议概念一揽子采购购协议虽虽然也是是采购订订单类型型的一种种，但其其本质上上并不具具有一般般采购订订单的可可执行的的功能，即即它不能能直接用用于采购购接收，它它只能用用于为“可接收收”的标准准采购订订单提供供价格信信息来源源，或者者需要通通过“发放”功能来来生成可可接收的的采购执执行单据据。操作：路径径：采购购采购购订单采购订订单手工创建一一揽子采采购协议议时，其其创建方方法与标标准采购购订单基基本相似似。使用用“币种、条条款”为题头头层完成成相关设设置；使使用“价格分分段”按钮

60、为为订单行行完成分分段价格格设置。与与SPOO不同的的是，它它不包括括“发运信信息”，但是是它包括括体现某某种采购购业务管管理要求求或与供供应商真真实签订订的“协议”信息。题题头的“拟定金金额”表示与与供应商商之间确确定的协协议总金金额，系系统并不不以题头头“议定金金额”作为一一揽子采采购协议议采购限限制总金金额。题题头层的的“已发放放”金额累累计所有有采购发发放金额额之和，它它可以大大于“议定金金额”。“最小发放放额”表示使使用“发放”执行采采购时，与与供应商商议定的的该行物物料的每每次最小小发放金金额。“发放数数量”表示使使用“发放”方式已已累计的的采购数数量。“发放金金额”表示使使用“发