【管理制度】辦公物資采購及發放規定

1、第5页 共5页 办公物资采购及发放规定 为使公司办办公物资资采购及及发放工工作规范范化，依依据公司司预算算计划制制度和和仓储储管理制制度特特制订本本规定。办公物资的的采购及及发放须须遵从“保证供供应、方方便工作作、节省省开支”的原则则。采购购要从实实际需要要出发，严严格按预预算执行行。员工工使用办办公用品品和设备备时要珍珍惜爱护护，杜绝绝破坏和和浪费。本规定所指指办公物物资是指指文具、纸纸张等文文案用品品，办公公桌椅、档档案柜等等家俱器器具，电电话机、传传真机、计计算机、打打印机等等办公机机具设备备，电扇扇、空调调等家电电设备。各部门所需需的办公公物资要要统筹计计划，纳纳入年度度预算计计划当中

2、中，经批批准后，按按月制订订具体计计划。办公物资的的采购及及发放实实行集中中管理，由由总务部部负责，具具体细则则如下：办公物资的的月度采采购。各部门负责责人根据据批准的的月度费费用预算算，结合合本部门门的实际际需要，填填写“月度采采购申请请单”，将本本部门下下月需用用的办公公物资分分类填写写清楚，并并于每月月30日日报至管管理会计计部，管理会会计部审审查是否否在预算算之内。如在预算外，管理会计部要求各部门重新填单，如在预算内，管理会计部签署意见后转总务部后勤组，后勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”，报总务部经理审核和行政总监审批后，由采购员实施采购，同时“月度采购计划”报财

3、务会计部一份，由财务会计部负责采购资金的准备。办公物资的的临时采采购。各部门因临临时或预算外需要而而申请采采购时，应应填写“采购申申请单”（本单单一式四四联，一一联本部部门留存存，一联联报财务务会计部部，一联联交采购购员，一一联交物物资管理理员。），经经本部门门负责人人签准，然然后视采采购所需需金额报报相应批批准人批批准。财财务会计计部负责责采购资资金的准准备及对对某些物物品的比比价工作作。申请采购的的审批权权限。预算内单项项资金使使用审批批权限：10000元（含含）以内内由部门门经理批批准；110000元以上上20000元（含含）以内内由系统统总监批批准；220000元以上上由总经经理批准准

4、。预算外单项项资金使使用审批批权限：20000元（含含）以内内由总经经理批准准；20000元元以上由由董事长长批准。动用10000元（含含）以下下资金由由财务会会计部经经理核准准；10000元元以上由由财务总总监核准准。采购工作细细则。采购物资单单价在1100元元（含）以以下的，由由采购员员直接采采买。采采购物资资单价超超过1000元的的，采购购员须事事先进行行市场寻寻价，填填写“寻价单单”。单价价在2000元以以下的寻寻价结果果由后勤勤组组长长确认；单价在在2000元（含含）以上上寻价结结果由总总务部经经理确认认。采购购员根据据确认的的寻价结结果，办办理具体体的采购购业务。采购员在实实施采购

5、购业务时时，应充充分了解解所购物物资的品品名、规规格、质质量要求求及其他他特别要要求，要要做到货货比三家家，保证证物美价价廉。采采购后要要及时办办理入库库手续并并登记采采购台帐帐。物资管理员员负责办办理采购购物资的的验收入入库手续续，并搞搞好库房房管理。采购员在办办理入库库手续时时，物资资管理员员应根据据“采购申申请单”进行认认真核对对，仔细细检查品品名、规规格、数数量和质质量是否否符合要要求，如如不符合合要求，有有权拒绝绝入库并并督办采采购员办办理退货货。如果果符合要要求，应应填写“入库单单”（本单单一式两两联，一一联物资资管理员员留存，一一联交采采购员办办理请款款或报销销手续并并留存于于会

6、计室室。），办办理入库库手续，并并登记库库存数量量帐。物资管理员员应确保保库房及及库存物物资的安安全完整整和库容容整洁，要要做到“八防四四检”：八防：防火火、防盗盗、防潮潮、防霉霉、防鼠鼠、防尘尘、防爆爆、防漏漏电。四检： 上班班必须检检查仓库库门锁有有无异常常，物品品有无丢丢失。下班检查是是否已锁锁门、拉拉闸、断断电及是是否存在在其它不不安全隐隐患。经常检查库库内温度度、湿度度，保持持通风。检查易燃、易易爆物品品是否单单独存储储、妥善善保管。物资管理员员应合理理有效地地使用库库容，分分门别类类码放物物品，保保证出入入方便、整整齐有序序。物资管理员员应严格格遵守仓仓库保管管工作纪纪律。仓仓库保

7、管管工作纪纪律内容容如下：严禁在仓库库内吸烟烟、动用用明火。严禁无关人人员进入入仓库。严禁在仓库库堆放杂杂物。严禁在仓库库内存放放私人物物品。严禁私领、私私分仓库库物品。严禁在仓库库内谈笑笑、打骂骂。严禁随意挪挪动仓库库的消防防器材。严禁在仓库库内私拉拉乱接电电源电线线。物资管理员员对库存存物资要要经常盘盘点，做做到日清清月结。发发现盈余余、短少少、残损损必须查查明原因因，分清清责任，写写出书面面报告，呈呈报总务务部经理理和财会会部门。办公物资的的发放采采用集中中时间办办理：定定于每周周二、四四下午22时至55时。各部门要指指定专人人负责办办公物资资的领用用、内部部发放及及统计工工作，需需要时

8、负负责同管管理会计计部核对对。 领领用时由由指定专专人填写写“物品领领用单”（本单单一式三三联，一一联领用用部门存存根，一一联物资资管理员员留存，一一联报会会计室。）如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批准，领用批准权限同申请采购时的规定。物资管理员员要认真真核对“物品领领用单”所列项项目和审审批手续续，准确确无误办办理发放放，并登登记库存存数量帐帐。每月最末一一日填写写“月度库库存报表表”（本表表一式三三份，一一份自存存，一份份报后勤勤组组长长，一份份报总务务部经理理。），同同时按部部门别汇汇总统计计各部门门本月办办公物资资的领

9、用用情况，编编制“月度办办公物资资领用汇汇总表”（本表表一式两两份，一一份自存存，一份份报管理理会计部部）。管理会计部部根据物物资管理理员上报报的“月度办办公物资资领用汇汇总表”审核各各部门的的办公物物资领用用是否超超出了预预算，视视情况采采取相应应的措施施。 对家俱器器具、办办公设备备和家电电设备的的登记与与管理，按按公司财财产管理理制度的的有关规规定执行行。 凡纯属人人为原因因致使办办公用具具、设备备损坏的的，如责责任人清清楚，视视情况由由责任人人赔偿修修理费的的70%-1000%，造造成报废废或丢失失的视情情况由责责任人赔赔偿原值值的700%-1100%。如责责任人不不清，由由该部门门负责人人承担赔赔偿额的的50%，保管管人承担担另500%。对有