X物业公司物业管理信息系统使用管理规程

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档XX物业公司物业管理信息系统使用管理规程（试行）1 目的为了充分有效地发挥物业管理信息系统的作用，提高工作效率，更有效地为业主提供服务，不断提高物业服务水平，也为使我们的工作能顺利开展，特制定本使用管理制度。2 职责2.1 总经理办公室负责物业管理信息系统的技术保障。2.2 人力资源部负责物业管理信息系统使用人员的操作权限管理。2.3 质量管理部负责物业管理信息系统的检查监督管理。2.4 各部门分别在各自的职责范围内，操作、使用、管理物业管理信息系统。 3 适用范围本制度适用于XX物业管理信息系统的使用，适用于公司所有有权限的操作人员。4 使用管理制

2、度4.1 功能设置本系统主要有日常工作、行政管理、人事管理、房产管理、客户管理、财务收费、设施设备、事务管理、统合查询、设置中心等模块。4.1.1 日常工作包括工作概览、公文收发功能；4.1.2 行政管理包括信息发布、公共信息功能；4.1.3 人事管理包括员工管理、排班管理、考勤管理、培训管理、奖惩管理、考核管理、人事报表功能；4.1.4 房产管理包括房产登记、小区房产汇总表、房产明细登记表功能；4.1.5 客户管理包括客户管理、售楼登记、入伙管理、入住管理、出租管理、装修管理、车辆登记、客户报表功能；4.1.6 财务收费包括费用设置、仪表管理、费用核算、费用收付、发票管理、合同管理、财务报表

3、、财务接口功能；4.1.7 设施设备包括设施设备分类设置、设施设备资料、设施设备维保计划、维保计划审核、设施设备明细表功能；4.1.8 事务管理包括事务概览、受理投诉、受理服务、受理维修、受理咨询、查找事务、事务管理、事务报表功能；4.1.9 统合查询包括客户查询、经理查询、事务概览、工作概览、会员概览功能；4.1.10 设置中心包括系统设置、流程管理、知识管理、人事管理、事务设置、报表管理功能。4.2 系统使用人用户名及使用权限4.2.1 用户名、密码系统使用人为：拥有系统登陆用户名的公司员工，包括公司总部员工、在杭各区域/物业服务中心的主要工作人员（经理、副经理、经理助理、二级财务、客服人

4、员、管理员、工程人员等）、分（子）公司部分操作人员。使用人通过录入用户名和密码进入系统，每位使用人拥有一个用户名。用户名及初始密码由本体建设部在员工办理入职手续时预先设置完成，并提前告知各使用人员。在杭地区员工系统登陆用户名为工号，分（子）公司员工系统登陆用户名为姓名全拼，初始密码为lc888888。本体建设部在离职员工办理离职手续时一并撤销其帐号权限。公司各员工根据不同的岗位设定有不同操作权限、操作角色，按各自业务流程进行系统操作。4.2.2 使用权限各使用人根据个人职责岗位不同拥有不同操作权限，对各自本岗位有关的信息进行录入、查询、打印和资料管理。具体权限详见下表：序职 位 使用人员权限及

5、负责范围备 注1总经理、执行总经理总经理、执行总经理1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、人事管理内员工管理的查询权限。4、房产管理内房产查询权限。5、客户管理内客户查询权限。6、财务收费内财务报表查询权限。7、设施设备内设施设备资料、维保计划、设施设备报表的查看权限。8、综合查询内的客户、客服、经理、事务查询权限。2副总经理、总经理助理副总经理、总经理助理1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、人事管理内员工管理的查询权限。4、房产管理内房产查询权限。5、客户管理内客户查询权限。6、财务收费内财务报表查询权限。7、设施设备内设施设

6、备资料、维保计划、设施设备报表的查看权限。8、综合查询内的客户、客服、经理、事务查询权限。3经理职能部门正、副职1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、综合查询内的客户、客服、经理、事务查询权限。各职能部门分工不同，部分权限相应有所区别4区域总经理、分（子）公司经理区域、分（子）公司总经理、副总经理、总经理助理1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、人事管理内本区域内员工管理的查询权限。4、所管理区域内的房产查询权限。5、财务收费内财务报表查询权限。6、所管理区域内的事务管理权限。7、设施设备内设施设备资料、维保计划、设施设备报表的查

7、看权限。8、综合查询内的客户、客服、经理、事务查询权限。5物业服务中心经理物业服务中心负责人1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、所管理部门的房产管理权限。4、财务收费内财务报表查询权限。5、设施设备内设施设备资料、维保计划、设施设备报表的查看权限。6、所管理部门的事务管理操作权限。7、综合查询内的客户、客服、经理、事务查询权限。6公司本体建设部公司本体建设部员工1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、公司人事管理所有操作权限。7普通员工公司本部员工、分子公司员工1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。8客

8、服中心人员物业服务中心负责客服工作的员工、内勤1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、所在部门的房产管理权限。4、所在部门的客户管理操作权限。5、所在部门的事务管理操作权限。6、所在部门财务收费内财务报表查询权限。7、综合查询内客服查询、事务概览查询权限。9财务人员财务部员工、物业服务中心二级财务、收费员1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、所在部门的房产管理部分权限。4、所在部门的财务管理操作权限。5、综合查询中客服管理、事务概览查询权限。10工程人员物业服务中心工程维修人员1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共

9、信息权限。3、所在部门的事务管理中受理维修、受理服务操作权限。4、所在部门的设施设备资料、维保计划、设施设备报表操作权限。5、综合查询中客服查询、事务概览查询权限。11管理员物业服务中心管理员1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、所在部门的房产管理查询权限。4、所在部门的事务管理操作权限。5、综合查询中客服管理、事务概览查询权限。12秩序维护队队长、保洁主管物业服务中心秩序维护队队长、保洁主管1、日常工作内工作概览、公文收发权限。2、行政管理内公共信息权限。3、所在部门的房产管理查询权限。4、所在部门的事务服务内受理服务、受理咨询操作权限。5、综合查询内客服管理

10、、事务概览查询权限。13系统管理员系统管理员系统内各操作模块的设置权限。14系统管理员公司网管系统安全维护及硬件保障。4.2.3 系统使用人权限设置各部门根据工作需填写用户审批表（以下简称审批表），详细写明操作人姓名、工号、部门、职务、使用理由等事项，经部门经理同意后报人力资源部审批、备案、设置。权限调整的设置流程为：员工入职本体建设部经理批准本体建设部设置完成通知员工所在物业服务中心员工调职由各物业服务中心提出申请本体建设部经理批准本体建设部调整设置完成通知员工所在物业服务中心由本体建设部完成新入司员工的入职、所属部门、房产、角色权限的设置，以及各类事务流程的权限绑定。4.3 操作要求4.3

11、.1 各使用人必须及时登陆、查看系统内是否有新的公告、公文等，严格遵循当日事务当日处理的原则，确保工作的及时、按时完成。4.3.2 系统会自动记录每个使用人的登陆时间，公司领导及直属领导可随时查阅每个员工的登陆时间及记录。4.3.3 系统内分不同部门完成的操作，要求相关操作部门在规定时间节点内完成，加强工作链接性，提高效率，使得操作环节能顺利闭环实施，避免造成单个操作环节脱节。4.3.4 各操作部门在系统操作过程中，遇到问题需及时进行意见反馈、处理，避免因拖延导致整体工作进度滞后。4.3.5 各使用人在系统操作过程中需按系统业务流程进行实际操作使用。4.4 计算机管理4.4.1质量管理部负责系

12、统日常操作管理，完成系统操作人员的操作答疑、操作培训。4.4.2总经理办公室负责信息系统服务器的托管管理。信息系统服务器托管于第三方托管机构，定期派人检查，检查内容包括：机房环境、机房网络、服务器运行情况，硬盘空间检查、服务器软件防火墙、杀定期更新，机房专人监管、机房专线联系人、机房应急方案。4.4.3各信息系统操作人员完成个人电脑的日常硬件维护和操作系统维护，包括个人电脑系统硬件检查，网络检查，定期杀毒。4.5 安全管理4.5.1 系统使用人在系统操作过程中，不得擅自将系统内的各类资料信息进行拷贝、删除等操作，不得擅自进行超越自身权限操作使用系统，不得擅自改变或更换系统软件版本。4.5.2

13、公司对系统使用人的用户名、密码和使用权限实行严格规范管理。物业管理信息系统采用权限密码方式进行管理，使用人在进入系统时，应使用自己的用户名和权限密码。为了保证系统的操作安全，请系统使用人员在登录系统后，系统会自动跳出对话框提醒修改初始密码，密码要求字母、数字相结合。系统在约定时间节点内会自动提醒密码过期需修改，使用人员可根据实际需求进行修改（如不修改，系统登陆界面会每次提醒）。使用人在每次登陆系统时，选择“总是询问用户名和密码”，避免系统记录用户名和密码，杜绝根据浏览器的历史记录随意访问的可能。系统各操作人员定期对其帐户密码进行修改，不得随意将个人帐户密码告知第三人，确保帐户安全。系统使用人不

14、得为无使用权限或非本公司人员查看公司系统资料信息提供便利。无使用权限或非本公司人员不得利用他人的权限密码进入公司物业管理信息系统。系统管理员对各操作人员需谨慎设置权限，对于查看某些关键信息仅开放给某些用户，防止数据泄露。4.5.3 公司建立系统使用人帐号审批制度，依据实际操作使用需求对使用人设置操作权限。系统使用人之间不能共享用户帐号。每单个使用人只有一个系统用户名。系统使用人因岗位变化或离职，需要对密码权限进行重新设定或是对用户名和权限密码进行注销，各部门、物业服务中心需及时将相关情况反馈至本体建设部，使用人按照规定流程申请，由本体建设部对其权限进行及时调整或注销。公司本体建设部定期对系统中

15、的用户帐户进行查看，避免出现权限设置不当或是冗余帐号存在的现象。4.5.4 密码管理及修改使用人需定期对自己所使用的密码进行修改，防止他人越权使用密码操作，且密码设置需有足够的复杂性，如大小写、数字等结合。严禁盗用他人帐号和密码。使用人系统权限密码泄密后，必须及时修改密码。使用人如对密码遗忘或在修改过程中操作失误造成密码遗失，应及提出申请，由系统管理员清除密码、重新设置。4.5.5 使用人在完成系统操作或是需暂时离开工作现场，应将系统的所有运行界面及时返回退出状态（点击注销回到登录界面），防止其他人员越权操作。4.5.6 应系统需求，需对相关资料信息进行统计整理，所有文件需加密处理。文件使用完毕后，需将文件记录进行粉碎、删除处理，包括书面形式和电子媒介形式保存的信息。4.5.7 公司总经理办公室对系统数据库的数据信息定期进行备份，并做好异地备份，要求对所有的备份数据进行加密。4.5.8 公司总经理办公室每周检测系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防