办公自动化系统需求说明书

1、办公自动化系统统需求说明书（版本1.0）万达信息股份有有限公司二六年五月月版本记录日期版本号作者说明2006-5-1510刘剑创建2006-6-1110晁俊修改2006-9-1910梁克东修改说明目录TOC o 1-3 h z1.概述441.1背景41.2业务术术语41.3角色职职责41.4参考资资料42.系统模型型42.1系统架架构42.2功能模模块53.系统功能能53.1公文管管理63.1.2发发文管理73.1.3催催办管理83.1.4立立卷归档93.2文档管管理93.2.1档档案立卷93.2.2案案卷存放103.2.3档档案利用103.2.4档档案销毁113.3公共信信息113.3.1电

2、电子公告113.3.2大大 事 记113.3.3网网上论坛123.3.4规规章制度123.3.5政政策法规123.3.6常常用信息123.4行政办办公133.4.1外外出情况查询询133.4.2日日程安排133.4.3接接待管理133.4.4物物品管理133.5会议管管理143.5.1会会议室管理143.5.2会会议安排143.5.3会会议纪要153.5.4会会议查询153.6系统管管理163.6.1部部门及人员管管理163.6.2流流程管理163.6.3基基础信息维护护163.6.4文文件模板173.6.5电电子公章管理理173.6.6系系统日志173.7个人办办公（领导办办公）183.7.

3、1待待办事宜183.7.2信信息提示183.7.3阅阅收信息183.7.4个个人日程183.7.5备备忘录193.7.6工工作日志193.7.7外外出登记193.7.8通通讯录193.7.9在在线人员203.7.10短信息203.7.11密码修改203.7.12个人状态203.7.13实时监控204.接口描述述205数据描述205.1字典205.2单据/报表格式215.3非功能能性需求21.概述背景开发的软件系统统的名称：办办公自动化管管理系统（OOfficee Autoomatioon,简称OOA）本项目的任务委委托单位：上上海市职业培培训指导中心心公共实训中中心 开发单位：上海市万达达信息

4、股份有有限公司 协作单位： 用户单位： 主管部门：社会保障技技术部业务术语OA : Offfice Autommationn培训中心：上海海市职业培训训指导中心公公共实训中心心角色职责编号角色名称描述信息系统管理员具有最大的管理理权限，可以根据用用户的需要设设置岗位角色色及相应权限限。并进行公公用信息的维维护工作。员工用户可以根据系统管管理员分配的的权限，登录录系统执行系系统业务操作作。参考资料略.系统模型系统架构办公自动化系统统从设计到开开发完全采用用面向对象的的技术，基于于J2EE/.NET的的B/S架构构，采用了多多种标准的WWEB技术，包包括数据库、 XML等技技术，从而使使系统具有比

5、比较高的灵活活性以及可扩扩充性，可以以稳定、高效效的运行在多多种平台上，并支持多种数据库。图2.1系统架架构图功能模块 系统分为七大大功能模块：公文管理、文文档管理、行行政办公、会会议管理、公公共信息管理理、系统管理理、个人办公公（领导办公公）。.系统功能图3.1系统统功能公文管理收文管理收文是指收阅政政府机构及机机构各部门发发文。收文包括传阅文文件和处理文文件，步骤大大致为领导批批示下达不同同部门处理或或传阅归档。收文的流程可由由用户自定义义，根据各处处理节点的权权限设置，可可以进行相应应的流程操作作，收文一般般需要经过登登记、签收、请请办、拟办、分分发、阅办、批批阅等处理步步骤。系统对对收

6、文流程进进行全程跟踪踪，详细记录录公文的当前前状态。公文处理支持代代办机制，前前一步骤人员员可以指定后后一个步骤的的实际处理人人员。支持标准格式的的公文打印；根据收文登登记的信息可可自动生成公公文处理笺初初稿。图3.1.1收文流程示示例收文登记功能公文管管理员（专门门部门的人员员，如办公室室）负责对来来文进行登记记、分发处理理。其中非电电子来文需通通过键盘录入入原文；电子来文则则可以直接作作为发文的附附件，需要随随公文流转的的其他文件，可可以在本地编编辑后再作为为附件发放。输入公文的的基本信息（公公文标题、文文号、公文类类型、收文日日期、来文机机关、公文摘摘要、公文处处理的流程），附附件。输出

7、登记成成功/失败，公公文进入公文文处理流程。公文处理功能包括收收文处理的所所有流程，公公文根据流程程定义进入每每一个处理程程序，处理人人员进行公文文处理工作，主主要包括批办办和承办。批办：上级领导导的审批处理理。承办：具体对来来文办理的签签批部门。如果有权限对附附件进行编辑辑，可以进行行类似offfice修订订功能的强制制痕迹保留。输入输入建建议、意见等等。输出处理后后的公文，公公文进入下一一步处理流程程。流程跟踪功能拥有权限限的人员查看看收文在整个个流程中的处处理情况和状状态，并且可可以中止流转转中的流程，查查看公文的催催办记录。输入无输出选定的收收文的处理流流程，显示每每一步骤的处处理状态

8、，已已经处理的步步骤显示处理理结果、未处处理的流程显显示流程信息息。 发文管理发文是办公室起起草，发给相关部部门，也可以几个个机构联合发发文。发文一定有的状状态是拟稿、签签发、印发等等。发文的流程可由由用户自定义义，根据各办办理节点的权权限设置，可可以进行相应应的流程操作作。发文需要要经过拟稿、批示、修修改、会签、审审核、签发、印印发等处理。系统对发文流程程进行全程跟跟踪，详细记记录公文的当当前状态、发发文审核的过过程和领导审审签发意见，系系统提供原文文修改功能，还还有类似修订订形式的痕迹迹保留功能。公文处理支持代代办机制，前前一步骤人员员可以指定后后一个步骤的的实际处理人人员。支持标准格式的

9、的公文打印。图3.1.2发文流程示示例发文拟稿功能发文部部门的人员（专专门部门的人人员，如办公公室）负责起起草发文。填填写发文的基基本信息，具具体内容可以以直接作为发发文的附件。输入 发文文的基本信息息（公文标题题、文号、公公文类型、发发文日期、发发文部门、拟拟稿人、公文文摘要、份数数、公文处理理的流程），附附件。输出 登登记成功/失失败，公文进进入公文处理理流程。公文处理功能包括发发文处理的所所有流程，公公文根据流程程定义进入每每一个处理程程序，处理人人员进行公文文处理工作，主主要包括审核核-核稿-会会签-签发-校对-印发发等。审核：拟稿人的的部门领导对对公文把关，验验证公文内容容。核稿：由

10、专门人人员对公文的的书写格式和和文字把关（办办公室人员）。会签：如果是本本单位两个部部门以上的联联合发文或本本单位和外单单位的联合发发文需要经过过发文部门签签字认可，此此时可以用电电子签名。签发：单位的领领导决定该文文是否能发。可可以通过电子子签名来保证证真实性、有有效性。 校对：相关人员员按照领导签签批的意见，修修改文中的字字句等，此时时进行留痕处处理。印发：具体办理理文的人员签签字并对发文文盖章，此时时可以用电子子公章和电子子签名。如果有权限对附附件进行编辑辑，可以进行行类似offfice修订订功能的强制制痕迹保留。输入 输入入建议、意见见、修改内容容等。输出 处处理后的公文文，公文进入入

11、下一步处理理流程。流程跟踪功能 拥有权权限的人员查查看公文在整个流流程中的处理理情况和状态态，并且可以以中止流转中中的流程，查查看公文的催催办记录。输入 无输出 选定的的发文的处理理流程，显示示每一步骤的的处理状态，已已经处理的步步骤显示处理理结果、未处处理的流程显显示流程信息息。 催办管理催办管理是对紧紧急突发事件件或要求迅速速解决的事件件做出快速反应应，确保在限限定的时间内内完成任务。系统具有自动催办功能，对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以通过发送催办通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。功能 对于于有处理时间间限制的公文文，系统在时时间超过限定定时间时发

12、送送催办通知、邮邮件，并对该该催办操作进进行记录。输入 无输出 催办通通知，包括公公文处理类型型、公文标题题、拟办理时时间等信息。 立卷归档无论是收文或者者发文，文件件办理完毕后后都需要进行行归档，通过过与系统文档档管理的连接接，对于已完完成流转办理理的公文，可可以进行相应应的归档。功能 文档档或者档案管管理人员查询询出流转结束束的文档，选选择已经著录录的案卷进行行归档。输入 文档档、案卷的查查询条件输出 归档档成功/失败败文档管理文档管理主要是是实现对内部部文件、资料料、档案如文文字、图片、胶胶片、录像等等多媒体材料料的管理，包包括对OA系统内部部生成的文件件及手工录入入的档案文件件的管理。

13、文文档管理包括括档案立卷、档档案利用、档档案销毁、档档案转储四类类功能处理。图3.2.1文档管理 档案立卷系统用户在权限限范围内进行行文档录入、文文档信息修改改、立卷、案案卷信息修改改、案卷拆卷卷。文档的信信息主要有文文档名称、文文档类别、文文档日期等，案案卷的主要信信息有案卷编编号、案卷类类别、案卷日日期等。目录管理功能操作员对对案卷建立符符合实际的，利利于案卷管理理的虚拟目录录树。输入父级目录录代码、目录录名称输出建立/修修改目录成功功/失败。案卷录入功能用户输入入一份案卷的的著录信息，新新建一份案卷卷。输入案卷的著著录信息（主主要信息有案案卷编号、案案卷类别、案案卷日期等）输出案卷录入入

14、成功/失败败文档录入功能用户输入入一份文档的的著录信息，文文档包括内部部文件、资料料、图片、胶胶片、录像等等。输入文档的基基本信息（主主要有文档名名称、文档类类别、文档日日期等）输出文档录入入成功/失败败案卷组卷功能选择一批批文档，归档档到某一份案案卷中。输入查询条件件（用于查询询一批未归卷卷的文档）输出组卷成功功/失败案卷拆卷功能将已经归归档的文档重重新置为未归归档状态。输入查询条件件（查询一批批已经归档的的文档）输出拆卷成功功/失败 案卷存放管理案卷在档案案室或者档案案库房中存放放的位置信息息，可以通过过查看案卷的的位置信息，迅迅速找到需要要的案卷。功能维护案卷卷的存放信息息输入案卷的存存

15、放信息。输出操作成功功/失败 档案利用包括系统用户在在权限范围内内进行案卷借借阅登记、案案卷归还登记记、案卷查询询统计、文档档查询统计、案案卷借阅统计计等。登记的的信息包括利利用人、利用用时间等。文档/案卷信息息查询功能用户输入入查询条件，根根据权限查询询文件/案卷卷的著录信息息。根据客户户的具体需求求，查询可以以考虑申请批准放开查询权权限的流程，此此时查询结果果的展现不是是即时的。输入文档/案案卷的查询信信息（多条件件组合查询）输出查询到的的文档/案卷卷借阅登记功能核对是否否借出，填写写文档/案卷卷的借阅信息息。登记借阅阅信息。输入借阅登记记的基本信息息，包括利用用人、利用时时间等。输出登记

16、成功功/失败归还登记功能核对借出出登记记录，填填写借阅归还还单。输入归还信息息，包括归还还人、归还时时间等。输出登记成功功/失败文档/案卷借阅阅信息查询功能查询一段段时间内，文文档/案卷的的借阅信息输入查询条件件（多条件组组合查询）输出符合查询询条件的文档档/案卷的借借阅信息 档案销毁系统用户在权限限范围内进行行案卷销毁登登记，如销毁毁的时间、销销毁的内容、销销毁的形式、监监销人、参加加的人员等。功能对需要销销毁的档案进进行登记，记记录销毁信息息。输入档案销毁毁的信息，如如销毁的时间间、销毁的内内容、监销人人、参加的人人员等输出登记成功功/失败公共信息 电子公告功能用于发布布单位的公共共信息如

17、新闻闻、领导讲话话等。公告栏栏内可设置多多个栏目，供供某个部门使使用或者全体体人员发布公公告。授权人人员可在相应应栏目维护公公告。输入公告栏目目、公告信息息输出添加/修修改公告成功功/失败大 事 记功能记录单位位历年来发生生的各类事件件，授权专人人维护，其他他员工只能查查看。输入大事记信信息输出成功/失失败 网上论坛功能提供给员员工一个交互互沟通的平台台。员工可在在此讨论工作作生活中的各各类问题，促促进解决问题题，加强人员员沟通。论坛坛可设置多个个论坛区，用用户可在各讨讨论区提出话话题参与讨论论；论坛区由由论坛管理员员管理；每个个区可由管理员员设置版主，负负责对该区文章的管理理。另外，要要求能

18、够匿名名发言。输入话题名称称、内容输出添加话题题成功/失败败规章制度功能规章制度度系统用来管管理与本部门门有关的各种种规章制度，信信息内容由专专人录入，供供所有人员查查询, 支持字符符、图片等各各种格式，其其他员工只能能查看。输入规章制度度信息，包括括分类、标题题、发布部门门、规章制度度内容等输出成功/失失败 政策法规功能政策法规规系统用来管管理与本部门门有关的各种种法律法规及及政策，信息息内容由专人人录入，供所所有人员查询询, 支持字符符、图片等各各种格式，其其他员工只能能查看。输入政策法规规信息，包包括分类、标标题、发布机机关、政策法法规内容等输出成功/失失败 常用信息功能为了便于于用户的

19、日常常工作，系统统设计还提供供了飞机航班班、火车时刻刻、邮编区号号、长途区号号等查询管理理功能。系统中的常用链链接可以将单单位经常使用用的各类相关关站点进行设设置，方便日日常工作中迅迅速准确的连连接。输入无输出无行政办公 外出情况查查询功能对于员工工外出的情况况进行查询。输入或以按照照外出，返回回情况，员工工当前出入状状态，以及人人员名称等条条件进行查询询（多条件组组合）输出符合条件件的人员的信信息 日程安排功能相关人员员协助安排领领导或特定人人员的日程。实实现对领导或或特定人员日日程的安排、提提示备忘等功功能。输入日期、时时间、日程名名称、日程类类型、日程内内容等输出日程安排排成功/失败败接

20、待管理接待情况管理功能对于各种种来宾接待情情况进行相应应的登记管理理。输入来宾接待待情况，内容容包括来访人人员、被访人人员（部门）、来来访人员证件件号、来访日日期、来访事事由等。输出管理成功功/失败接待情况查询功能查询来宾宾接待情况的的历史信息输入查询条件件（多条件组组合查询）输出符合条件件的来宾接待待信息物品管理物品登记功能对公司各各种物品进行行管理以及查查询。输入物品的基基本信息(物物品名称、物物品类型、所所属部门、购购买价格、购购买时间、物物品编号)输出物品登记记成功/失败败物品领用功能对物品进进行领用的管管理及物品领领用情况进行行查询。输入领导时需需要输入的信信息（领用的的物品编号、领

21、领用情况、领领用人、责任任人、领用时时间、归还时时间），查询询条件（物品品编号、领用用情况、时间间等）输出会议管理会议管理包括会会议计划、会议审审批、会议通通知、会议纪纪要等所有步骤。会会议召集人在在会议计划审审批通过并确确认会议地点点、日期、与与会人员及相相关事项后，可可将此会议通通知发送给所所有与会人员员，系统将在在每一位被邀邀请者的日程程安排中自动动添加一条开开会的记录。届届时，系统将将会自动提醒醒每一位与会会者参加会议议。 图3.8.1会议管理 会议室管理功能有权限的的人员可以维维护会议室的的信息，供会会议安排时根根据会议大小小及会议室使使用情况确定定会议室。输入会议室的的基本信息（名

22、名称、容纳人人数、类型、具具体位置、使使用状态等）输出操作成功功/失败 会议安排 会议计划会议发起人员或或部门用户进进行会议筹备备拟稿，然后后交给办公室室作会议计划划的登记。功能登记会议议申请基本信信息输入会议申请请基本信息（主主题、议题、类类型、拟召开开起止时间、拟拟召开地点、发发起人（部门门）、发起时时间、参加人人员、申请要要求等）输出操作成功功/失败 会议审批系统提交会议申申请，必须经经上级审议后后再返回该部部门。审批通通过后的会议议才能进一步步进行会议安安排。功能浏览会议议申请，签署署审批意见。输入审批意见见。输出通过/拒拒绝。 会议安排会议安排人员可可以查询会议议召开期间是是否和与会

23、人人员的日程安安排冲突，方方便组织者确确定会议时间间。用户也可可查看各个会会议室的当前前使用情况，对对于单位会议议室安排进行行登记，避免免使用冲突。功能会议安排排人员可以查查询会议召开开期间是否和和与会人员的的日程安排冲冲突，安排人人员也可查看看申请的会议议室的使用情情况，对会议议时间和会议议室安排进行行调整。输入修改的会会议时间、会会议地点输出操作成功功/失败 会议通知功能通过邮件件向会议相关关人员发放会会议通知。通通知的信息来来自会议议题题以及会议安安排的结果。输入无输出无 会议纪要相关人员可整理理每次会议，对对于各类会议议精神、决议议的登记，相相关文件的上上传管理。可可以使单位会会议管理

24、井井井有条，便于于日后对于会会议决议执行行情况的跟踪踪管理。功能相关人员员整理每次会会议的纪要，以以附件或者直直接输入的方方式记录会议议纪要。输入会议主题题、会议议题题、会议纪要要等输出操作成功功/失败 会议查询根据会议的基本本信息查询会会议计划、安安排、历史记记录，查看会会议的纪要等等，便于对会会议执行情况况的跟踪管理理。功能根据会议议的基本信息息查询会议计计划、安排、历历史记录，查查看会议的纪纪要等。输入会议基本本信息（多条条件组合查询询）输出符合条件件的会议信息息系统管理部门及人员管理理包括部门设置、岗岗位设置和人人员信息管理理。部门管理功能添加、修修改部门信息息，设定本机机构树状组织织

25、结构。部门门不能删除，可可以停用。输入部门名称称、说明、上上级部门等输出操作成功功/失败 岗位管理功能在选定的的部门中添加加、修改岗位位信息，一个个部门中可以以有多个岗位位。岗位不能能删除，可以以停用。输入选定的部部门、岗位名名称、岗位说说明输出操作成功功/失败人员管理功能在选定的的部门中添加加、修改人员员信息，一个个部门中可以以有多个人员员。人员不能能删除，可以以停用。并为为人员分配岗岗位（权限）；输入选定的部部门、人员姓姓名、代号、密密码、岗位信信息（一个人人员可以有该该部门中的多多个岗位）输出操作成功功/失败流程管理功能定义系统统中：收文、发发文、会议管管理的流程。输入流程名称称，描述，

26、定定义流程的步步骤，每一步步骤都需要录录入的信息包包括：步骤的的名称、执行行人（人员或或岗位），执执行人执行的的操作类型、限限定时间、后后续步骤（返返回或者跳转转）输出流程定义义成功基础信息维护系统中要维护的的基础信息包包括：公文类类型、公文机机密程度、文文档类型、文文档载体类型型、案卷保管期期限、案卷类类型、物品类类型、公告栏目、规章制度类类型、政策法规类类型、人员状态类类型、人员IIP、密级、会议类型、日日程类型、工工作日志类型型。功能添加、修修改、停用、启启用各种基本本信息。输入信息名称称、信息说明明输出操作成功功/失败文件模板模板元素为文件模板自定定义和制作提提供所需元素素，这些元素素

27、可以是文本框、下下拉框、单/复选框等；功能添加、修修改、停用、启启用各种模板板元素；输入元素名称称、元素类型型、元素的值值（如果是复复选框或下拉拉框，元素值值是指要选择择的内容列表表）、初始值值、启/停用用标志。输出元素管理理成功/失败败模板自定义功能为收/发发文登记所需需的公文样式式进行灵活定定义公文样式式，可增加、修修改、删除定定义样式。输入模板名称称、模板内容容、模板描述述、模板启用用/停用输出模板定义义成功/失败败电子公章管理对所有使用的电电子公章进行行统一管理，可可以上传电子子公章，并记记录公章的一一些基本信息息，包括公章章名称，公章章类型，公章章使用者，密密码等等。功能添加、修修改

28、、上传印印章、查询电电子公章。输入章印名称称、章印类型型、密码、上上传的章印、章章印描述输出电子公章章管理成功/失败系统日志系统内的操作都都需要记录日日志，供管理理人员日后查查询、统计，保保证系统的正正常运行。要记录的日志信信息包括：登登录人ID/名称、登录录时间、操作作内容、操作作结果。 日志查询/统统计功能根据查查询条件查询询或者统计日日志，主要是是用户操作日日期。输入查询信信息（日期段段、日志类型型）输出符合条件件的日志信息息或统计信息息。 日志导入/导导出功能一段时时间后，数据据量很大会影影响系统性能能，此时可以以将历史的日日志从数据库库中导出到文文件中另行保保存，如果需需要查询统计计

29、历史的日志志，还可以将将数据导入。输入时间段段、文件名称称、路径输出操作成成功/失败、日日志文件个人办公（领导导办公） 待办事宜针对领导和办事事人员所设置置。该模块涉涉及多个办公公模块，特设设待办事宜模模块以简化领领导或办事人人员操作，将将待批公文、日日程安排、会会议通知、报报表等以统一一的入口提供供给领导，免免去信息多路路查找，给领领导办公提供供最大的方便便。功能通过待办办事宜，即可可浏览所有需需要处理的工工作，完成公公文批阅、申申请审批以及及会议活动批批示等一系列列工作。输入无输出无信息提示功能提供了信信息的提示查查看功能，这这些信息包括括已经进入催催办的公文、备备忘录、以及及个人日程输入无输出无 阅收信息功能实现阅收收信息的查询询功能输入按照类型型（收文、发发文、会议申申请等）以及及是否已查阅阅的状态进行行查询输出要查询的的阅收信息 个人日程日程管理功能 用用户可以按照照日程类型，对对个人进行日日程的安排。输入日程的起起始时间、日日程名称、日日程类型、日日程内容等输出日程安排排成功/失败败日程查询功能根据日期期、时间段进进行日程的查查询输入查询条件件（日期、时时间段）输出符合条件件