提高分析解决问题的技能课件

1、提高分析解决问题的技能2019-9-21提高分析解决问题的技能2019-9-21分析解决问题的三个要求清晰的思路、正确的心态遵循正确的程序掌握分析解决问题的基本方法2019-9-22分析解决问题的三个要求清晰的思路、正确的心态2019-9-2*应有的情况*希望的状态*期待的结果想要达到的程度已经做到的程度*实际的情况*目前的状态*未料到的结果差距问题目标现状问题目标与现状的差距2019-9-23*应有的情况想要达到的程度已经做到的程度*实际的情况差距问题问题类型之一已经形成的问题：发生型问题所在，通常很明确是“看得见的问题”又分为“逸脱”与“未达”两种例：核电厂爆炸；协和飞机坠毁；不良品增加5

2、；约定期已到，工作还未完成追究“为何变成如此？” 找出原因，采用“原状恢复型”的解决方法2019-9-24问题类型之一已经形成的问题：发生型2019-9-24实绩曲线实绩曲线预定曲线逸脱问题未达问题2019-9-25实绩曲线实绩曲线预定曲线逸脱问题未达问题2019-9-25问题类型之二谋求进步的问题：探索型、改进型凭意识性及主观性创造出的差距探究范围，除了原因之外，还包括目标包括“改善”问题及“强化”问题例：如何提高 A 产品的质量；能否加强现有的组织体系问“如何可以更好？”找出具有改善或加强的可能性之处2019-9-26问题类型之二谋求进步的问题：探索型、改进型2019-9-26问题类型之三

3、预先设想的问题设定型以未来的某种环境变化为条件，把必须采取的新体制做为目标所在，来进行设想考虑的问题 为纯目标意向型问题；可分为“开发”问题及 “回避”问题例：“如果要把产品打入南美洲市场，必须具备那些条件？”“如果发生核子战，国家还要能够持续操作，必须具备那些体制呢？”；“如果油价升至每桶。美金，也要使公司事业能够持续下去，必须做好那些准备？”问“如果。则如何？”以找出达到所设定的全新目标，或避免可能面对的未来危险 2019-9-27问题类型之三预先设想的问题设定型2019-9-27开发问题回避问题强化问题改善问题未达问题逸脱问题发生型问题探索型问题设定型问题创造问题（经营者）探求问题（管理

4、者）看得见的问题（监督者）目标导向原因导向2019-9-28开发问题回避问题强化问题改善问题未达问题逸脱问题发生型问题探应有的情况、状态或结果目标现状不该有的情况、状态或结果差距问题问“为什么？”；找出问题点；消除造成现状的因素原因导向的问题2019-9-29应有的目标现状不该有的差距问题问“为什么？”；原因导向的问题原因对策目标现状问题2019-9-210原因对策目标现状问题2019-9-210希望/期待的情况、状态或结果目标现状现有的情况、状态或结果差距问题问“如何？”或“如果.则如何？找出改善方案、创意点子；创造达成目标的条件目标导向的问题2019-9-211希望/期待的目标现状现有的差

5、距问题问“如何？”目标导向的问题YWY 公司管理层在今年第二季度的公司业绩检讨会议上，发现客户的满意度已经连续第二次下降。在这季度，客户对公司的满意度从84滑坡到81（100为满分）。公司外部客户的满意度在去年虽然稍有下降的趋势，但总体还算相当平稳，并且保持在公司定下的指标85之上。但是在上一个季度，满意度却从86点下跌到84点。这个跌幅引起了管理层的重视，各部门主管也因此被指令注意自己部门的服务。然而，满意度的跌势并不因此受到控制，为此公司决定成立一个跨部门的 5人专案小组，针对此问题进行系统的分析并加以解决。 案例1：YWY 货运公司2019-9-212YWY 公司管理层在今年第二季度的公

6、司业绩检讨会议上，发现客案例2：公司内部服务的改善为了建立公司的服务文化，公司自2019年末开始在公司内部进行了提高服务质量意识的调查与培训。在2019年6月，公司再进一步收集了部门经理及工程技术人员对公司服务质量文化现状的看法。根据有关调查所收集的资料，公司准备成立一个专案小组，研究如何深入推展公司服务文化建设。2019-9-213案例2：公司内部服务的改善为了建立公司的服务文化，公司自20案例3：建立新中培训学院 新加坡政府为了加强其对市场的反应能力，决定分阶段改组属下机构以加强其竞争力。在这个大前提下，新加坡一间负责推广生产力与质量的半官方机构准备在2019年将机构企业化，并争取在三年后

7、将新公司上市。公司高层设立了不同的工作小组探讨各个市场机会，其中一个小组的工作是研究以中国为对象成立一个教育培训中心的可行性。2019-9-214案例3：建立新中培训学院 新加坡政府为了加强其对市场的反应分析解决问题之前现状与目标有差距吗？-差距可以测量吗？-差距须要纠正吗？问题的紧急性（危机）及 重要性 （机会）？是否已经具备所需的资源？在你的影响范围内？2019-9-215分析解决问题之前现状与目标有差距吗？2019-9-215意识到问题的存在确定与定义问题 寻找可能解决方案选择最佳方案执行决策与评估拟订行动计划123456分析解决问题的模式2019-9-216意识到问题 寻找可能执行决策

8、拟订行动计划123456分析解决解决问题的动机1步骤1.意识到问题的存在注意点上个季度销售额 下降了20生产成本超过预算 30供应商连续2个月 延迟交货老板整个早上板着 面孔、一句话不说我已经三个晚上睡 不好收集资料问、听、看问题的征兆问题意识认识差异的存在主动发掘差异分析解决问题模式（1）2019-9-2171步骤1.意识到问题的存在注意点上个季度销售额问题的征兆问题缺乏问题意识的征兆“我们的公司没有问题”缺乏危机感“好象有什么问题，却不清楚问题出在哪里？”对目标或现状了解不清“反正大家都是这样。，何必为这事伤脑筋？”2019-9-218缺乏问题意识的征兆“我们的公司没有问题”缺乏危机感20

9、19问题意识装置警铃慢火煮青蛙的启示要点：收集资料、收集资料、收集资料！2019-9-219问题意识装置警铃要点：收集资料、收集资料、收集资料！201问题意识的培养迫切感目标意识使命感资讯感受与处理能力（整合能力）对不调和状态的认知能力扩大视野主动探求发掘问题学习与掌握解决问题的方法2019-9-220问题意识的培养迫切感2019-9-220 拉长天线走动管理内部串门走（电）访客户 自我检查（看镜子）内部调查 设立问题警报系统 出席讲座会、展览会、交流会提高问题意识的具体方法2019-9-221提高问题意识的具体方法2019-9-221有关问题的情报收集事实？看法？想法？感觉？谣言？真相、真正

10、的真相、推定出来的真相事实、真正的事实（瞎子摸象的故事）直接性情报、间接性情报您的资料是哪一种？是如何得来的？2019-9-222有关问题的情报收集事实？看法？想法？感觉？谣言？您的资料发掘问题描绘出问题的全图见林不见树见树不见林见树又见林 2019-9-223发掘问题描绘出问题的全图见林不见树2019-9-223收集资料的定量型工具Bar ChartChecksheetHistogramLine GraphPie ChartPareto Chart2019-9-224收集资料的定量型工具Bar Chart2019-9-224Bar Chart将数据系统整理后方便比较与观察2019-9-225

11、Bar Chart将数据系统整理后方便比较与观察2019-9Checksheet有目的有次序的收集整理数据的一种方法月份分行123456北京上海南京总数2019-9-226Checksheet有目的有次序的收集整理数据的一种方法月份Histogram帮助分析数据分布的情况次数处理客户投诉的反应时间（天）1 2 3 4 5 62019-9-227Histogram帮助分析数据分布的情况次处理客户投诉的反应Line Graph描绘一个变量（如某程序的产出）在一段时间内的变化情况（趋势）2019-9-228Line Graph描绘一个变量（如某程序的产出）在一段时间Pie Chart展示所收集的数据

12、间的分配与比例2019-9-229Pie Chart展示所收集的数据间的分配与比例2019-9Pareto Chart 柏拉图18752次数原因1原因2原因3原因4根据资料的数量大小依次排列以突出重要因子2019-9-230Pareto Chart 柏拉图18752次原因1原因2原因收集资料的定性型工具 设想卡法：用于记录思考内容的方法 笔记收集法 ：2019-9-231收集资料的定性型工具 设想卡法：用于记录思考内容的方法20设想卡用来记录的信息突然涌现的想法由会话、读书、观察、听觉产生的设想以及注意到的要点从闲谈中得到的信息从脑力激荡法等会议中得到的灵感有关行动计划的基本设想用于分析问题的

13、各种课题从“大脑的闪念”中产生的设想发现数据存在的场所意想不到的偶然事件各种类的数据警句2019-9-232设想卡用来记录的信息突然涌现的想法用于分析问题的各种课题20笔记记录的内容解决问题所需的设想与问题有关的设想与问题没有直接关系，但可能有关的设想有意义的事实和资料新的类推对新的质询作出新的答案等等2019-9-233笔记记录的内容解决问题所需的设想2019-9-233其他常用的工具面谈 (Interview)调查表 (Survey)控制图 (Control Charts)抽样 (Sampling)2019-9-234其他常用的工具面谈 (Interview)2019-9-23收集资料的检

14、核表问题是什么？要解决问题需要什么样的资料？资料是否可以获得？若有，是谁拥有资料？要如何才能得到资料？是否要自己去收集资料？若是，会用什么方法？为什么用这方法？ 由谁去进行？ 时间及金钱上是否有制约？所要获得的资料是否与问题有关并且有价值？会如何去分析所获得的资料？会用此资料做什么？何时会应用此资料？会如何把此资料呈交给有关决策者？2019-9-235收集资料的检核表问题是什么？所要获得的资料是否与问题有关并且收集问题的情报2步骤2. 确定与定义问题找出问题点 分析资料写、画、想 假设、求证 征兆、原因 确定问题的技巧了解问题之后鱼骨（因果）图分析解决问题模式（2）2019-9-236收集问题

15、2步骤2. 确定与定义问题找出问题点 分析资料写、确定问题：4W 与 1HThe problem is 问题是The problem is not 问题不是What什么？Where何处？When何时？Who何人?How如何?2019-9-237确定问题：4W 与 1HThe problem The prWhy？法通过打破沙锅问到底的重覆追问，可以帮助决策者更全面的思考问题的各个层面可以用这个方法帮助我们寻找问题的 根（真相）；也可以帮助我们重新定义问题2019-9-238Why？法通过打破沙锅问到底的重覆追问，可以帮助决策者更如何才能减少工伤事件为什么我们要减少工伤事件？为使我们的员工不会受到

16、伤害如何才能使员工不受伤害？为什么要使员工免受伤害？为使他们能够顺利完成工作如何才能使员工顺利完成工作2019-9-239如何才能减少工伤事件为什么我们要减少工伤事件？2019-9-如何才能减少工伤事件（续）为什么要使员工顺利完成工作？为使公司能够赚钱如何才能使公司赚钱？为什么要使公司赚钱？为国家经济作出贡献如何才能为国家作出贡献。2019-9-240如何才能减少工伤事件（续）为什么要使员工顺利完成工作？201力场分析法由 Kurt Lewin 首创，特别适用于与行为有关的问题分析与诊断所谓力场就是力量之场。此方法把某一状况（问题）看作是因正负两种力量的作用而处于平衡状态。如果要改变现况（解决

17、问题），可以通过减少负力，或增加正力（以不会增加反作用力为前提），把现在的状态带入新的平衡状态2019-9-241力场分析法由 Kurt Lewin 首创，特别适用于与行为有力场分析法进行步骤了解现状与确定应有（或期望）的状况找出促成目前平衡状态的各种正负力量 （可通过脑力激荡法得到后再加以分类）3. 对各力进行评估改变的难度与产生的效果（对改变现状的影响力度）4. 决定进行改变负力（或增加正力）的先后次序及行动方案2019-9-242力场分析法进行步骤了解现状与确定应有（或期望）的状况2019案例4：引进TQM的力场分析平衡状态（）作用力（）作用力独断式管理缺乏工作保证没有所需技能各自为政的

18、部门怀疑的心态强调产量的奖赏被兼并的危机盈利的减少不满的客户偏高的员工流失率认识TQM的好处落后的公司形象2019-9-243案例4：引进TQM的力场分析平衡状态（）作用力（）作用力因果分析图法着眼于成为问题的结果和被认为对其产生影响的原因的两个方面，并用鱼骨图来表示原因和结果的相互关系，以便抓住问题的关键并解决问题。程序：1. 选择作为问题的结果2. 列出影响结果的原因（大骨、中骨、小骨等）3. 整理分析因果关系4. 突出主要原因2019-9-244因果分析图法着眼于成为问题的结果和被认为对其产生影响的原因的Product产品Promotion促销客户满意度下降Place渠道Processe

19、s程序质量问题产品线过于狭窄错误的广告信息产品过时广告力度不够经销商不够承诺感经销商没被激发经销商的利润太高目标的冲突与矛盾客户的投诉没有尽快解决送货太慢产品开发时间太长客户的投诉没有得到满意的解决 案例5：YWY 公司问题解决小组鱼骨分析结果2019-9-245Product产品Promotion促销客户满意度Place“问题”与“问题点”问题发生后，或问题明确化之后，所找出来、并可以采取对策加以处理的原因，称为问题点。例子： 问题是元件假焊，问题点是什么？2019-9-246“问题”与“问题点”问题发生后，或问题明确化之后，所找出来、要点可以采用的工具可以利用如柏拉图 或集体一致决定等方法

20、找出造成目前问题最重要的问题点 柏拉图确定最关键的问题点2019-9-247要点可以采用的工具可以利用如柏拉图 柏拉图确定最关键的问题点 原因1：客户投诉没有得到圆满的解决原因 2:客户问题没有尽快得到解决原因 3: 客户对产品的质量不满柏拉图分析结果2019-9-248 原因1：原因 2:原因 3: 柏拉图分析结果2019-9-要点可用的工具重新分析造成问题的各个主要原因 不妨连续的问 “ 为什么 ” ? Whys1. WHY? 为什么 2. WHY? 为什么3. WHY? 为什么4. WHY? 为什么5. WHY/ 为什么找出最关键的问题点2019-9-249要点可用的工具重新分析造成问题

21、的 Whys1. WHY? 原因 1原因 2原因 3没有圆满解决客户问题Because.Because.Because.Because.Because.Because.Because.Because.Because.Because.没有尽快解决客户问题Because.Because.Because.Because.Because.客户对产品质量不满追根究底找出问题的原因2019-9-250原因 1原因 2原因 3没有圆满解Because.Bec为什么？因为客户工程师缺乏所需的技术资讯与支援为什么？因为客户工程师与技术支援缺乏沟通又本身又没有接受最新产品的训练为什么因为许多客户工程师对技术知识的

22、更新没有兴趣为什么？因为最近两年公司招聘与培训重点偏于人际能力为什么？因为公司以客户为中心的策略强调加强与客户的关系案例6：客户投诉没有得到圆满的解决2019-9-251为什么？为什么？为什么为什么？为什么？案例6：客户投诉没有得为什么？因为客户服务工程师不能处理技术问题为什么？因为从技术支援人员处得到资讯需时太长为什么？因为技术支援人员并不重视客户服务为什么？因为公司管理层并没有把技术支援列为重点考虑为什么？因为管理层并不知道这是一个管理重点案例7: 客户问题没有尽快得到解决2019-9-252为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？案例7: 客户问题没为什么？因为生产部门没有得到客户对产品

23、问题的投诉为什么？因为客户服务人员与产品供应者缺乏有效的沟通为什么？因为缺乏完善的市场反馈系统为什么？因为管理层不知道这会造成问题为什么？因为产品的设计与生产有问题案例8: 客户对产品的质量不满2019-9-253为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？案例8: 客户对产品确定问题点找寻可能原因可以采用的方法： 力场分析法 脑力激荡法 鱼骨图法确定问题点可以采用的工具 调查表 焦点访谈2019-9-254确定问题点找寻可能原因可以采用的方法：2019-9-25参与率不理想提议评定及执行提议的程序奖赏/认可提议的意识太久才得到反馈不知如何提议没有提交建议不同意对提议的评定没有执行提议不称职的评估

24、者没有提交简单的提议部门经理无奖赏权没有提议的激励有限的奖赏与认可无意见可提不受鼓励不知道可以提议缺乏宣传高层不重视高层不重视高层不重视2019-9-255参与率提议评定提议的奖赏/提议的太久才得到反馈不知如何提议没问题点调查结果部门经理无奖赏权78%员工希望从直属上司处得到奖赏没有执行改善建议80的员工希望看到自己的建议得到执行37员工不知如何呈交服务改善建议42认为反馈时间太长高层管理不重视问题点的确定2019-9-256问题点调查结果部门经理无奖赏权78%员工希望从直属没有执行改寻找可能解决方案3步骤3.寻找可能解决问题的各种方案扩散性的思维方式切忌过早评估各种可能的点子想法或方案 重量

25、不重质的尽量把可以进一步加以考虑的东西罗列出来步骤要点脑力激荡法分析解决问题模式（3）2019-9-257寻找可能3步骤3.寻找可能解决问题的各种方案扩散性的思维方式先扩散后收敛A. 尽量罗列可能解决问题的方案B. 把一大把方案整理筛选成可以处理的数目寻找可能解决问题的方案要点2019-9-258先扩散后收敛A. 尽量罗列可能解决问题的方案B. 把一大把脑力激荡法两个基本原则延迟判断量变引起质变四条基本规则不做任何有关优缺点的评价欢迎自由奔放追求设想的数量巧妙利用/改善别人的设想（搭顺风车）2019-9-259脑力激荡法两个基本原则2019-9-259脑力激荡法主题会议前两天主持者严格遵循四条

26、规则保持会议的热烈气氛鼓励全体参加者的参与记录员1 至 2人参加者5 至 10 人不同背景；不是专家或领导时间1 至 2 小时设想/点子评价冷却后2019-9-260脑力激荡法主题参加者2019-9-260默写激荡法类似于脑力激荡法的群策群力的集体出设想、方案的方法针对主题，小组成员以不通过口头讨论的方式将自己的设想写在纸上遵循脑力激荡的原则，成员们在规定的时间内尽力提出最多的方案2019-9-261默写激荡法类似于脑力激荡法的群策群力的集体出设想、方案的方法检核表法是否有其他用途?是否可以借用/模仿?是否可以修正/改进?是否可以扩大/增加/延长/提高/增值?是否可以缩小/减少/微型化/浓缩/

27、省略？是否可以替代材料/工序/方法/场所?是否可以重组/重新排列/布局/因果倒置/改变步调/改变日程?是否可以前后/上下颠倒；正负替换?是否可以组合/统一?2019-9-262检核表法是否有其他用途?是否可以替代材料/工序/方法/场所检核表的优点方便使用具有提醒与刺激的功能2019-9-263检核表的优点方便使用2019-9-263案例9可能解决方案将奖赏员工权力下放让部门经理及拉长参与 激发下属的过程扩大改善建议的定义使小范围或局部的改善建议也受到认可使负责评估的上司人员负责推动被接受的改善建议建立及时的实施程序；给有关的人员提供必要的培训征求高层的支持与重视由总裁发布公文支持此项运动及出席

28、庆祝、奖赏大会2019-9-264案例9可能解决方案将奖赏员工权力下放让部门经理及拉长参与选择最佳方案步骤4. 选择最有潜力的方案可以采用的方法根据必须遵守的制约条件及要达到的目的采用收敛式的思考技巧/工具从众多的方案中选择出最佳方案步骤要点评估表方案方案方案制约/目的分析解决问题模式（4）2019-9-265选择最佳方案步骤4. 选择最有潜力的方案可以采用的方法根选择方案决策过程此步骤的主要目的是从众多的可能方案中找出一个最佳 方案 能够真正达到解决问题的方案此步骤需要同时用到扩散式思维方式（拟定评估标准）及收敛性思维 （淘汰最后方案之外的所有其他方案）在此步骤也可能需要评估、调整、比较及改

29、善在此步骤前所得到的各个方案2019-9-266选择方案决策过程此步骤的主要目的是从众多的可能方案中找出一评估标准评估标准的拟定能够帮助决策者客观的比较各竞争方案的强/弱点在设定评估标准时，决策者需要认真全面的考虑各种重要的因素若初选得到的可考虑方案太多，可以采用两种评估标准来协助决策： 1. 首轮采用must （必须达到）的标准淘汰不达标者 2. 此轮才采用wants 之类的标准来比较筛选最理想的方案 2019-9-267评估标准评估标准的拟定能够帮助决策者客观的比较各竞争方案的强案例10：选择一份新的工作工作1工作2天气薪金住宿条件学校升迁机会公共交通税率娱乐工作负担评估标准权数 得分总分

30、得分总分总得分2019-9-268案例10：选择一份新的工作工作1工作2天气评估标准权数 得分拟订行动计划步骤5. 落实方案的行动计划深思熟虑的行动要能成功的落实选择方案必须考虑的各种点如有关的人员，开始/结束的日期，估计需要的时间及成本等等步骤要点行动计划事项人员时间 分析解决问题模式（5）2019-9-269拟订行动步骤5. 落实方案的行动计划深思熟虑的行动要能成功的需要回答的基本问题What 需要做什么？How 如何进行？When 在什么时候做？Who 由谁来做？Where 在何处进行？Why 为什么要做？2019-9-270需要回答的基本问题What 需要做什么？2019-9-2702

31、 个步骤:A. 将方案的执行工作分段B. 准备应变计划拟订执行方案的两个重要部分2019-9-2712 个步骤:A. 将方案的执行工作分段拟订执行方案的两个重要要点有关负责人员计划的开始与结束日期受到计划影响的人员?如何具体执行有关方案?需要何种资源?所需的资讯？需要分享的结果(相关的活动之间)?将执行计划分段进行2019-9-272要点有关负责人员需要何种资源?将执行计划分段进行2019-9工作/活动项目有关负责人员/小组开始日期结束日期估计时间（时）成本呈交解决方案与行动计划书给公司管理层审批.修改（若有需要）及最后敲定行动计划第一个方案培训客户服务人员设计调查表以客户服务人员为对象以测定

32、其现在的技术水平及差距Ron 为主要负责人其余成员参与RonRenald 与 Michiyo(由人事部提供必要的支援)4/204/2116$4805/35/1530$9004/224/232$60案例11：YWY 公司的行动计划2019-9-273工作/活动有关负责开始结束估计时间成本呈交解决方案与修改（若行动计划（续）工作/活动项目有关负责人员/小组开始日期结束日期估计时间（时）成本6/26342 到 382$12,260 到$15,860总计 以技术支援人员为对象，确定客户最长遇到的问题Jose 与 Cynthia5/36/185/152010 $600$300训练与测试人事部与供应商案例11：YWY 公司的行动计划（续）2019-9-274行动计划（续）工作/活动有关负责开始结