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文档简介

1、公司行政部门平时事务工作流程公司行政部门平时事务工作流程一、办公用品领用1、领用人依占有关办公用品清单及实质需要(见附表1),向本部门兼职内勤提出申请,由内勤一致直行政部署名领取。2、办公用品采买原则上由各部门向行政部提出申请后一致采买,特别物件采买由部门领导及主管副总署名赞同后另行购置。3、办公用品花费每个月摊销一次,如花费高出估算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品,并在下一期估算中扣除高出部分。4、职工辞职时,应仔细盘点办公用品,到行政部填写交接清单并署名。5、公司办公用品每个月1日、15日发放2次,其余时间如急需领取办公用品须部门经理署名确认。二、印签管理1、公司印章刻制均须报

2、总裁赞同,由行政部凭公司介绍信一致到公安机关办理刻制手续。2、部下公司和部门依据实质需要申请刻制内部或对外用章,但须经总裁赞同。3、各部门印章由各部门指定专人负责保存;印章使用及保存须有记录,不可以拜托别人代管。4、用印人填写用印登记簿,注明用印事由、数目、申请人、赞同人、用印日期。5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖章。三、复印1、公司全部复印文档工作原则上由行政部一致负责,未经行政部确认,各部门不得擅自拿到公司外复印。2、复印操作人应自觉内行政部复印管理台帐上登记。3、复印用纸、用墨花费依据实质用量每个月随办公用品摊销,复印机维修花费依据比率每季度摊销。4、如行政部发现复印操作人未填写复印

3、数目或数目不符,除责成其从头填写外,将限制该部门使用复印机,直至落实责任及有关处分。5、任何人不得利用公司机器复印与工作没关文件,行政部一经发现,有权依据公司有关规章制度,通知人事部进行处分。四、传真收发1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公司详细收件人,以便行政部实时散发。2、行政部收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知收件人实时领取及署名确认。3、行政部每个月或每季度根据传真使用比率摊销花费至各部门。五、信函收发1、公司全部收发管理工作均由行政部一致负责。收发业务范围包含:文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及特别文件资料的递送。2、收发人员须依占有关文件资

4、料填写收件登记簿、发文登记。3、收到信函资料由行政部负责通知收件人实时领取。4、对名贵物件、汇款、邮包,要进行特意登记,并实时通知个人署名领取。5、对送达错误的邮件,应实时退回或想法转移。六、名片管理1、公司名片格式一致化,由公司行政部依照公司形象规划并联系印刷业务。2、印制名片申请者填写名片印刷申请单,经部门领导署名后交由行政部负责印制。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门能否符合,姓名、联系方法等需确认无误。4、公事、客户名片须在公司内作为共享资源。5、自确认名片内容起,一周内到行政部领取。6、名片印制费用每季度摊销一次。七、公司设施申请流程为增强我公司固定财产管理,规范管理工作程序,

5、提升财产的使用效率,根绝浪费;参照行政事业单位国有财产管理方法(国管财字【】32号)规定,联合我公司实质状况,特拟定我公司设施申请流程:(一)原则:讲究计划性和成本效益,以物质资源供应的有序性,保证公司职能的按计划达成:1.配发过程中,能否供应,供应多少,要以客观需要为依据,而不是纯真的级别;2.要考虑实质可能的利润(对工作的推进)而不是不计工本,不问成效,必定要保证要点,分清缓急,把有限的资源用在“刀刃”上;3.要使库存保持合理的限度(基本上无闲置的财产),注意提升资本的有效利用率。(二)、详细流程:1各部门依据各自工作的实质状况和估算计划,提出确实可行的申请要求(内容详细翔实、原因充分),

6、经部门经理和分管副总署名赞同后,抄送给行政部。2行政部依据各部门现有的设施财产状况对申请进行核实,并对各部门要求从真实的客观需求出发,遵循设施申请原则,提出解决建讲和建议(调拨或购置)。3假如采纳“调拨”程序,行政部将调拨计划上报行政部主管副总署名确认后实行;4假如采纳“购置”程序,行政部将参照“江苏大软件股份有限公司财务审批流程暂行规定”(苏股财字02第003号)有关规定详细履行。5采买由行政部一致申请花费、组织购置、花费摊销,过程按照“价廉物美”的原则,在知足各部门需求的基础上,注意设施的性能价钱比,多压价比价、厉行节俭。设施采买结束后一致由行政部和市场部组织查收核查;固定财产登记后,由各

7、部门登记领用,责任到人。6全部财产在使用者走开公司或调离本部门时应收归行政部库房,并在部门设施管理员处登记。八、午饭饭票1.职工到职,由本部门内勤依据其到职日期向行政部领取饭票。2.每个月3031日,各部门内勤依据本部门正式职工实质人数领取下月饭票。3.每个月12日,由各部门内勤统计本部门上月饭票退票状况并向行政部供应详尽名单。如遇周末,顺延两天。行政部不接受个人零星领取及退票。4.如出现帐款不齐或错漏,由各部门内勤负责。客饭餐券的领用需填写客饭领用申请单,并由部门经理署名确认。5.非正式职工(实习生等)领吃饭票由自己全额付款,研究生按正式职工标准领吃饭票。九、订餐、订票、订房申请流程为方便公

8、司全体职工,表现行政部的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总以下:1、各部门依据各部门的实质需要,提出订餐、订票、订房申请,并填写相应的申请表(内容详细详确),部门经理署名确认。2、各部门在订餐、订票、订房以前,先行申请好花费,交予行政部代劳,内行政部办妥后立刻将现金或支票交与行政部结款。3、各部门担当在订餐、订票、订房时过程中因为自己失误带来的风险,比如担当退票费、退房费等。花费超出500元以上,4、申请需要其部门主管副总署名确认。订餐、5、订票、订房工作需必定的提早量(订票一般提早23天知会行政部,订餐、订房一般提早12天)。6、各部门申请不得提升出实质需要的要求。十、礼物1、礼

9、物由行政部负责依据不一样品位选择订购,选择原则为文雅、大方、适用,能体现公司形象。2、各部门依据礼物清单(见附表2)领用公司礼物,需向本部门经理提出申请,填写礼物领用单,署名确认花费根源。3、各级部门经理(必需时由总裁或分管行政副总)署名后到行政部领取礼物。4、礼物花费每季度摊销一次,如花费高出估算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼物,并在下一期估算中扣除高出部分。十一、宣传品1、公司宣传品包含手提袋(长、短)、宣传彩页、公司简介和产品说明书等。2、领用宣传品在5份以下的,由领用人内行政部宣传用品领用台帐上登记。3、领用宣传品在5份以上的,需填写宣传用品领用申请单,由部门经理署名确认后,在

10、宣传用品领用台帐上登记后领用。4、宣传品花费初步拟定每季度摊销一次,如花费高出估算,由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品,并在下一期估算中扣除高出部分。5、如行政部发现其未填写或领用数目超出填写数目,行政部除责成其从头填写外,并向其部门经理投诉及进行有关处分。十二、会议管理1.公司行政部一致管理睬议制度,全部会议均须实时通知行政部,便于安排和登记存案。若有必需由行政部发出会议通知确认。2.会议包办人需提交会议时间、会议地址、所需准备等(见附表3),便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场部署及设施调试。3.除其余部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政部整理、立卷、存档。4.会议结

11、束后由行政部派人清理睬场,查收设施。5.会议室使用花费按部门使用比率每季度摊销一次。十三、车辆管理1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车,请按照以下管理条例:2、公司车辆由行政部门负责管理,分别按车号设册登记管理。3、公司车辆的使用推行“派车单”制度。职工应仔细填写“派车单”,交由所在部门一级部门经理签字。若有估计用车需要,应提早23天向行政部门提交“派车单”申请。4、“派车单”经行政部汇总后,由行政部经理负责车辆一致调动。5、车辆使用完成,使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实质状况记录单”,交行政部存案。6、行政部门每个月将耗油量及行驶旅途记录签报分管副总核查

12、一次,以防浪费,如超出耗油标准时(指不正常)应送请调整维修。公司车辆内部使用花费以下:市内用车:7、一般轿车里程费1.5元/公里;面包车里程费2元/公里。等待计费:等待时间在半小时内,免计花费,超出半小时部分,按0.5元/分钟计费。长途用车:一般轿车里程费1.0元/公里;面包车里程费2元/公里。直接花费(如汽油费、过桥过路费、泊车资等),由各用车部门自理。各部门车辆使用费每季度结算,并由部门经理署名确认后交财务部。十四、设施维修流程1报修人员先将报修信息反应给各部门的设施管理员;2部门设施管理员初步检查后,设施报修单供应设施编号和故障现象)填写(,部门经理赞同后送交行政部;3行政部设施管理员依

13、据编号,联系厂商,组织实时维修;4经过暂借、调拨等方式,将临时不用的设施给报修者使用;5机器设施维修完成,行政部登记存案,发还给报修者使用;涉及到的维修花费,6由各部门担当。十五、电子屏使用规范(一)原则电子屏是公司对内对外的信息传达载体。为更好的使用电子屏,做到使用主体合格,信息确认有效,公布时间合理等,特拟定本使用规范。一、使用主体1、行政事业部享有电子屏的操作及管理权。2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、保护、维修。3、电子屏责任人的职责包含:实时实行公司信息公布,拟定信息公布时间表,拟定信息更新计划,电子屏信息公布的汇总整理,电子屏平时保护,电子屏故障清除,电子屏维修配合等。4、电子

14、屏责任人对行政事业部经理负责。(二)公布内容1、电子屏的公布内容分为平时型信息和特别型信息。2、平时型信息内容包含:公司宣传介绍、公司新闻动向、业内新闻动向。3、特别型信息内容包含:各种通知、各种通告、各种贺词及其余信息。4、平时型信息的收集整原因行政事业部达成。5、特别型信息的收集整原因行政事业部配合信息有关部门达成。(三)公布时间1、电子屏的使用时间为每个工作日的上午8:至下午6:3030(有特别情况的除外)。2、平时型信息公布时效:公司宣传介绍每天2小时,分46时段公布;公司新闻动向每天2小时,分46时段公布;业内新闻动向每天1小时,分24时段公布。3、特别型信息公布时效由信息有关部门会同行政事业部审定:通告的公布时间一般为2个工作日,每日2小时,分4个时段;通知的公布时间一般为1个工作日,每天2小时,分24个时段;活动贺词的公布时间一般为活动开始前1小时至后2小时。(四)公布信息确认1、电子屏公布的信息须经有关人员确实认方可公布。2、平时型信息由行政事业部经理确认。3、平时型信息的更新计划由电子屏责任人制定,报行政事业部经理赞同。特别型信息由出处单位的分管副总确认。4、5、特别型信息公布,须由出处单位填写电子屏信息公布申请表(见附件),经分管副总确认后交由行政事业部组织公布。附表:行政部工作人员职能

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