试论电算化会计档案的特点与管理

1、试论电算化管帐档案的特点与管理内容提要:电算化管帐档案管理具有差异于人工管帐的很多特点。最重要的是用盘算机代替了人工记帐，同时另有当代化载体，软硬件环境，系列化资料等要求。从而，导致电算化管帐的档案管理，必需进步管帐职员的头脑本质和盘算机操纵技能，美满各项管理制度以及硬件方法建立。关键词：电算化；管帐档案；特点；管理盘算机在管帐范畴的普及和应用，使得企奇迹单元的管帐核算体系越来越多地被盘算机所代替，管帐电算化成为管帐事情的生长标的目的，成为促进管帐底子事情范例化和当代化的一种紧张本领。一、管帐电算化下管帐档案管理的特点管帐电算化是指用电子盘算机代替人工记账、算账、报账，以及部分更换人脑完成对管

2、帐信息的阐发、猜测、决议的历程。电算化管帐档案管理有如下特点：当代化载体。根据1999年1月1日起施行的?管帐档案管理措施?划定，接纳电子盘算机举行管帐核算的单元，不但要电子管帐数据，而且应当保存打印出的纸质管帐档案，这就使得电算化管帐档案拥有了双重的管帐档案载体，即传统意义上的管帐档案与包罗存储在盘算机硬盘中的管帐数据、以其他磁性介质或光盘存储的管帐数据等情势在内的电子管帐档案。软硬件环境。由于不具备传统管帐档案的直不雅可视性，电算化下的电子管帐档案必需在特定的盘算机硬件与软件体系环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体自己的质量、存放环境、存储信息有用期等因素的影响。系列化

3、资料。这是由电算化操纵流程及电算化信息体系维护要求带来的管帐档案涉及范畴的新特点。除了要保存管帐档案的电子数据，还要保存能被盘算机识读的步伐文件、数据布局文件以及种种代码，然后才气借助盘算机举行管帐核算。盘算机技能。电算化管帐体系对职员的本质与体系宁静操纵提出了新必要。电算化管帐档案管理要求所从事职员不但要认识管帐核算事情的各项专门要领，还必需同时把握需要的盘算机操纵和维护知识，才气顺遂实现电算化。二、电算化管帐档案的管理内容为了更有用地做好电算化管帐档案事情，我们必需根据电算化管帐档案的特点，别离做好管帐档案的网络、管理与保存、利用等方面的事情。1、档案的网络。所谓电算化管帐档案的网络是指在

4、必然的时间隔断内如一个管帐年度，把盘算机体系中的全部管帐数据拷贝备份存储到磁性介质或光盘上，从而形成分开于原盘算机体系的管帐档案。财政部分应把财政数据的备份文件保存好，以防盘算机硬件体系破坏后能在最短的时间内，在最小的丧失下恢回复有的管帐电算化体系。除了备份之外，还应网络盘算机硬件体系的型号、存储空间的大孝外部装备的配套范例等；盘算机操纵体系、网络操纵体系以及汉字操纵体系；财政软件的编程语言、数据库体系范例；财政软件的体系名称、版本号；财政软件的贩卖与维护公司的名称、地点、 与接洽人以及与管帐电算化软件体系相配套的种种说明书及利用手册。2、档案的保存。由于电算化管帐档案是存储在磁性介质或光盘上

5、的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应预备双份即接纳“ab备份法举行数据的备份，而且每份上要注明形成档案的时间与操纵员姓名，并贴上写庇护，存放在两个差异的所在，以防范地动或火警等不测环境引起整个管帐电算化体系的扑灭与体系的不成规复性。在保存这些档案时应阔别磁场，留意防潮、防尘等。对接纳磁性介质保存的档案，还应按期举行查抄，按期举行复制，防范由于磁性介质的破坏，而使管帐档案丧失，造成无法拯救的丧失。别的，还应留意电算化管帐档案与对应的财政软件版本的同等性。由于在差异版本软件下形成的管帐档案其管帐数据的布局有大概差异，这就有大概产生管帐档案不克不及被调阅大概产生某些意料外的错误。因此，

6、管帐电算化档案除保存各版本的备份财政数据外还应保存对应版本的管帐电算化软件体系版本，二者的同等性黑白常需要的。3、档案的利用。即电算化管帐档案的调阅。在恒久开展管帐电算化的历程中，随着软件体系的不竭晋级，我们所调阅的管帐档案会有下述两种环境：所调阅的管帐档案的版本号与当前管帐电算化体系版本号同等，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件体系中的档案调阅或数据规复成效举行调阅即可；所调阅的管帐档案的版本号与当前管帐电算化体系版本号不同等，此时您只需在别的一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化体系，然后再举行调阅。三、电算化管帐档案管理的要领一美满硬件方法建立提供环境干净与温湿度不变相宜的专用管

7、帐档案存放堆栈；装备具有高清楚度打印本领的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质管帐档案的东西：选勤奋效切合本单元现实业务的电算化管帐软件，最好是具有档案管理帮助成效的电算化软件；强化体系的宁静防护成效，如有联网，留意举行按期的补丁维护，制止因电脑宁静或网络宁静，导致管帐档案泄密或被报酬恶意修改。针对电算化管帐档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大，易受粉碎的特点。在管理时应留意如下题目：在选用保存管帐档案的存贮介质时，应特别留意选用质量较好、可靠性较高的介质；对存放在存贮介质上的管帐档案应写好庇护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场合：对存放往年管帐档案的介质应按期复制，如每半年复制一

8、次且最好复制双份存放在差异的所在；对利用时间较长的存贮介质应按期举行更换；对硬盘上的管帐档案应按期备份到软盘或光盘上。针对电算化管帐档案易修改且不留陈迹这一特点，在举行管理时应对硬盘上的管帐档案，接纳相应的宁静保密措施，防范对管帐档案举行修改。二美满各项管理制度1创立电算化管帐档案的归档制度：管帐电算化体系开拓和利用的全套文档资料及软件步伐，都应视同管帐档案保管；管帐数据在未打印成书面情势输出之前，应妥善保管并保存副本，记账凭据、总分类账、现金日志账和银行存款日志账应打印输出，并根据有关税务、审计等管理部分的要求，实时打印输出有关账簿、报表。2创立电算化管帐档案的保管束度：根据国度档案局的尺度

9、，创立电算化管帐档案保管束度：选择优质的磁盘介质举行管帐档案数据备份，备用盘与储存盘分散存放；做好防压、防尘、防光、防腐化事情；按分类和必然挨次对数据磁盘、光盘的著录等电子管帐档案举行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。3创立严酷的借用手续制度：查阅管帐档案，需经财政部分卖力人容许，根据档案管理的有关划定，管理借阅手续；外单元查阅本部分管帐档案，要有单元先容信，并经主管向导、财政部分卖力人容许。4创立电算化档案按期备份制度：电算管帐档案应按期将管帐数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数目、保管方法等备份细节信息；同时由于磁性介质的特别性，管理职员必需对这些管帐电算档

10、案举行按期查抄、复制，以防范管帐信息破坏。5创立电算化软件内的管帐档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化管帐档案的各项内容要划定差异的利用权限。平凡数据，可较大范畴共享；涉及单元机密的数据，仅供必然必要的职员利用；而方案原步伐文件、数据布局文件等，那么只有主管职员或步伐开拓职员才气利用。通过如许设置，包管电子档案的宁静性，淘汰报酬修改的大概。三进步管帐职员本质由于电算化管帐，不但仅是要实现传统管帐的成效，更有其他利用盘算机高速率盘算、阐发本领的成效，以是必需相应增长专业人才，增强对电子档案的管理，为提供更有用的管帐信息打好底子；同时电算化软件维护及体系宁静的要求较高，这也必要管帐部分相应增长

11、必然数目的电脑高级人才，维护一样平常运作，开拓更公正、高效的软件。四进步头脑器重程度实现管帐电算化的企业单元，有关向导应当高度认识对电算化管帐档案资料举行科学化管理的紧张性，并催促有关制度的创立。现今不少实现管帐电算化的企业单元，对管帐档案资料的管理仍范围于手工管理阶段的履历，因此，应当进一步进步电算化管帐档案管理者的本质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。电算化管帐档案作为管帐档案的一部分，它与传统情势的管帐档案彼此共同、严密接洽。假设说传统情势的管帐档案是电算化管帐档案的底子，那么电算化管帐档案就是电算化奇特的本性，它代表着将来管帐范例化、当代化的生长标的目的，因此要充实发挥电算化管帐的强盛成效，必需做好电算化管帐档案管理这一底子