信息交流和沟通控制程序

1、3/3信息交流和沟通控制程序1. 目的 为加强公司内部、公司与外单位之间有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商、交流活动以及信息的收集、传递、反馈、管理等工作规范化，及时、准确地交流有关方面的信息，并做好信息的管理，特制定本程序。2. 适用范围 适用于公司内部及与外单位所进行有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商与交流及相关信息的传递与处理活动。3. 术语和定义：无4. 职责4.1 总经理负责保持公司内沟通渠道以及与其他公司之间沟通渠道的畅通；4.2 总经理负责公司的重大质量、环境、职业健康安全和能源信息处理，特别重大信息应向总经理汇报。4.3 综管部负责有关质量、环境、职业健康安全和能源

2、内外协商与信息交流的管理，重大问题立即向管理者代表汇报。4.4 各部门负责保存有关质量、环境、职业健康安全和能源方面的协商与信息交流的记录。4.5人资部在质量、环境、职业健康安全和能源事务上维护员工的权益。5. 作业流程图：无6. 程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 关于质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规的信息；6.1.1.2 与相关的政府主管部门、行业主管部门及行业协会交流的信息；6.1.1.3 与供货方、外发加工方、用户等相关方交流的信息；6.1.1.4 就紧急状态与外界的联络（如消防、救护等）；6.1.1.5 来自第三方认证机构的信息；6.1.1.6 公司质量

3、、环境、职业健康安全和能源要求的外部传达；6.1.1.7 其它质量、环境、职业健康安全和能源的外部信息。6.1.2 内部信息6.1.2.1 有关重大风险及重要环境因素的控制和相关运行与活动的信息；6.1.2.2 质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规及其要求的传达及遵守情况信息；6.1.2.3 质量、环境、职业健康安全和能源方针、目标、指标及管理方案的传达和实施信息；6.1.2.4 质量、环境、职业健康安全和能源教育培训信息；6.1.2.5 内审、管理评审信息；6.1.2.6 紧急情况下的内部联络信息，如火灾、洪涝灾害、安全环境事故等信息与记录；6.1.2.7 事故、事件、不符合、纠正与预防

4、措施实施情况信息以及绩效监测、测量结果信息；6.1.2.8 总经理对质量、环境、职业健康安全和能源管理工作的有关指示和要求等；6.1.2.9 各部门和质量、环境、职业健康安全和能源相关的日常联络、常规报表、其它通报信息等；6.1.2.10 其它质量、环境、职业健康安全和能源的内部信息。6.2 协商与交流的形式 协商与交流的形式可采取报纸、广告、小册子、内部刊物、宣传单、会议、书信、通知、电话、互联网、民意测验、回访等方式。6.3 信息的收集与处理 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。6.3.1 外部信息的收集与处理6.3.1.1 法律、法规、标准、政策类

5、的资料信息按照法律法规识别获取和更新控制程序执行；6.3.1.2 外单位对公司职业健康安全及环境的检查、参观、访问由相关部门负责接待安排，必要时将结果报公司总经理；6.3.1.3 当相关方提出有关意见或申诉时，由接待部门将内容填写在信息联络单，传递给责任部门，由责任部门提出处理意见或建议，报公司领导批准后实施，将处理结果反馈相关方，并做好记录（以公司传真格式）；当涉及多个部门时，可由接待部门以信息联络单形式传递给综管部，由综管部对其做出处理与答复，并做好记录。对其中涉及重大危险事项的外部信息，综管部应汇报给管理者代表，由管理者代表决策处理。6.3.2 内部信息的收集与整理6.3.2.1 正常信

6、息的处理：各部门依据相关的规定直接收集并传递日常信息；6.3.2.2 综管部按照相应程序文件的规定传递方针、目标、管理方案、内部审核及管理评审结果、更新的法律法规等信息；6.3.2.3总裁办通过各种会议或其他各种形式向全体员工宣传解释公司的方针、目标和管理方案；6.3.2.4 综管部通过板报、小册子、内部刊物、会议、电子邮件、文件等形式向全体员工宣传质量、环境、职业健康安全和能源知识；6.3.2.5 综管部有权利监督公司质量、环境、职业健康安全和能源控制的状况，公司如有计划直接或间接改变工作场所安全健康与环境情况时，应事先与工作人员进行商讨；6.3.2.6 综管部作为员工的代表参与有关质量、环境、职业健康安全和能源事务决策的协商工作，并将有关决议通过文件形式在职工代表大会向员工进行通报；6.3.2.7综管部负责收集员工对公司质量、环境、职业健康安全和能源控制的意见和建议，及时向相关部门反映，并将处理的结果进行回复，维护员工的权益；6.3.2.8 各部门收到信息后，应在规定期限内对信息进行处理，并将处理结果反馈到综管部及信息来源部门（或个人）；6.3.2.9 所有员工发现异常的危险因素、环境因素时，应向所属部门主任汇报，由责任部门编制解决方案，报管理者代表批准后实施；6.3.2.10 对不符合、纠正和预防措施的实施信息应及时传递到综管部；6.4 当出现紧急情