企业办公用品管理制度

1、第 企业办公用品管理制度企业办公用品管理制度1 第一条办公用品做为企业的必须开支,在公司的运营费用中占有一定的比例。为了加强和规范办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定,可达到使公司压缩开支,树立形象,强化管理的目的。 第二条办公用品虽小,但积少成多,因此办公用品的发放必须有严格的制度规定来保障,任何情况下都应节约使用。第三条根据工作的需要情况,确定各办公用品配备规格一览表,作为发放用品的依据。员工如离开本单位,均应退回领用的办公用品。违反者,公司财务将不予发放工资。第四条办公室(行政部门)负责办公用品的收发、申请、采购、理清各环节的运作。认真做好计划、预算工作以及根据情况制定不同的

2、管理办法及配给办法。第五条办公文具的领用采取以旧换新的方式,在领用前,各部门人员在填写申请单后,再行发放。第六条对于可缴的办公用品,如订书机,打孔机等用品在人员离职后可收回下发给下一任同事使用。第七条公司员工领用价值在人民币一百元以上的办公用品时,须经部门主管核准同意后,到办公室备案方可领用。第八条任何部门和个人不得擅自购买办公用品,否则行政办公室不予登记,财务部门不予报销。第九条对于不在日常办公用品目录上的办公用品,各部门需事前填写申请表,交办公室待公司领导批准后,再行购买,配发。第十条办公用品实行登记造册管理,由办公室建立请领消耗登记簿,每月合计算一次,做到开支有数,账簿相符。第十一条办公

3、用品一般情况下实行限量供应。工作特殊急需的报请公司领导审批,随时处理。严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。办公用品若被人为损坏,应由责任人等价赔偿。第十二条办公室有权对各部门的领用计划进行必要的审查,监督,如发现有少用多报,虚报,冒领等弄虚作假者,将视情节予以处理。第十三条非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时,使用人应提出办公用品报废申请,经部门主管审核,并报总经理批复后,到办公室办理报废注销手续。第十四条各部门凭办公用品申请单可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时,领用人应当在办公室的办公用品发放表上签上领取人姓名和日期,领取人方可领用,以明确责任。第十五条本规定由公司办公室(或行

4、政部)负责解释,自颁布之日起实施。企业办公用品管理制度2 第一条【制度宗旨】为了切实加强办公用品仓库物资管理,规范办公用品申领、发放与采购等工作,提高物质资料利用率,进一步促进公司健康全面发展,结合办公用品仓库物资管理现状,根据国家法律、法规、规章和公司有关规定,特制定本办法。 第二条【适用范围】各部门、车间主管领导,领料员和采购员适用本办法。领料员由各部门、车间主管领导指定,报行政部备案。办公用品仓库管理人员依照本办法执行。第三条【物资申领】申请领用办公用品,采取以旧换新和按需领用相结合的.办法,由办公用品领用人所在部门、车间的领料员凭主管领导批准的证明文书专人向仓库管理人员申领。领料员负责

5、对本部门、车间的办公用品领用人发放物资。各部门、车间主管领导具有办公用品领用审批权。第四条【物资发放】仓库管理人员对符合本办法第三条规定的领料员发放有关办公用品。领料员应当积极配合仓库管理人员办理办公用品出库等手续。仓库管理人员应当及时、正确做好办公用品出入库登记、调度、计划和控制等工作。办公用品发放日期为星期一、星期二。如遇节假日,则应提前在最近的工作日发放。第五条【物资采购】采购办公用品应当严格按照下列程序进行:提出申请。根据办公用品使用量和库存量实际情况,由仓库管理人员向行政部主管领导提出办公用品采购申请。行政审核。行政部主管领导应当对仓库管理人员提交的办公用品采购申请书进行认真审核:对

6、符合条件的,给予批准;对不符合条件的,说明情况并退回申请。行政审核应当从受理申请之日起2个工作日内完成,特殊情况,可以适当延长,但不得超过3个工作日。物资采购。仓库管理人员将批准的办公用品采购申请书及其附件办公用品采购清单交付采购员,由采购员承办办公用品采购事宜。办公用品入库时,采购员凭供方出具的正规发票积极及时配合仓库管理人员办理物资入库等手续。采购员采购的办公用品名称、规格和数量应当与办公用品采购清单相一致。第六条【物资控制】行政部组织实施办公用品经费计划方案。经费计划方案直接责任人员为各部门、车间主管领导。各部门、车间申请领用办公用品,其总金额每年不得超出预定计划数,超出计划数的,公司不

7、予考虑。行政部办公用品计划经费每年为*元,人力资源部每年为*元,财务部每年为*元,贸易部每年为*元,采购部每年为*元,融资部每年为*元,品保部每年为*元,设计部每年为*元,机电部每年为*元,领带部每年为*元。申请领用办公用品,其总金额每年未超出预定计划数的,未超出部分的全部金额归经费计划方案直接责任人员所有。实施经费计划方案应当坚持有利于生产的原则。第七条【处理原则】违反本办法规定情节较轻的员工,由行政部责令改正;屡教不改的,视情节轻重,可按500元以下的标准处理;情节较重并给公司造成损失的,可按实际损失进行赔偿,赔偿金从其当月工资中扣除,当月工资不足以扣除赔偿金的,不足部分从下月工资扣除;情

8、节严重的,移交公安机关处理。行政部处理员工,应当制作行政处理决定书。对行政处理不服的,员工可以向行政部申诉或者通过法律途径解决,申诉或者通过法律途径解决期间,具体企业行政行为不停止执行。法律、法规和规章另有规定的除外。任何部门和员工对于违反本办法规定的行为有权检举和控告。行政部受理办公用品仓库物资管理违规行为的检举和控告。第八条【解释权限】本办法由*有限公司行政部负责解释。第九条【施行时间】本办法自发布之日起施行。与本办法相抵触的其它办公用品仓库物资管理规定同时废止。企业办公用品管理制度3 1.目的:为了节约开支杜绝浪费,规范公司办公用品的管理,特制定本规定。 2.适用范围:本规定适用于总公司

9、,各分子公司根据本规定制定细则并报总公司备案。3.权责说明:办公用品由总经办统一采购并发放,实行采购与保管人员分开、责任分开的原则。4.办公用品的界定:本规定中办公用品指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺、纸杯等。5.办公用品的采购:5.1办公用品由总经办设置最低库存线,办公用品保管员应根据最低库存及时提出采购申请。5.2办公用品由总经办安排专人进行采购,但总经办应于每年4月30日和10月31日前组织一次对供应商及办公用品价格和质量的筛选、考察,并将考察情况书面报告分管领导。5.3办公用品购回后应及时办理入库手续。5.4办公用品采购责任人要遵循量足质优、开支适当的原则。6.办公用品的保管6.1办

10、公用品管理员应建立办公用品台帐,准确记录办公用品入库、出库和库存数量、单价及金额。6.2每月5日前管理员应提供上月办公用品月报表,月报表内容包括:上期库存余额、入库总额、出库总额、本期库存余额、各部门领用种类及金额等。6.3每季度第三个月最后一天,由总经办组织办公用品盘点,填写办公用品季报表和盘点表等,并对盘点情况作出说明。6.4如办公用品帐物不符,查清原因后由责任人及其分管领导承担责任。6.5办公用品管理要做到文明、清洁,注意安全、防火、防盗,严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。7.办公用品的领用7.1领用时应按保管责任人的要求进行签收。领用办公用品时应填写办公用品申领单。7.2

11、公司新聘工作人员的办公用品,总经办根据部门负责人提供的名单和用品清单发放办公用品,以保证新聘人员的正常工作。7.3超过本规定界定范畴的办公用品,需分管领导批准后方可申购、领用。8.附则8.1本规定由总经办负责解释。8.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。8.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。企业办公用品管理制度4 第一章总则 第一条为加强公司办公用品的管理,规范办公用品的采购和使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据公司实际情况,特制定本办法。第二条本办法适用于机关各部门办公用品的采购、领用、报废及打字复印费用的管理,各二级单位办公用品的管理可参

12、照本办法执行。第三条办公用品主要分以下两大类:一、消耗品:墨盒、硒鼓、色带、纸张、铅笔、胶水、固体胶、桨糊、大头针、图钉、回形针、橡皮、笔记本、复写纸、标签、便条纸、信纸、夹子、订书钉、中性笔、圆珠笔、修正液、信封等。二、管理品:电脑、打印机、传真机、复印机、投影仪、照相器材、电话、空调、办公桌椅、沙发、文件柜、文件夹、茶具、书籍资料、剪刀、裁纸刀、订书机、印章、档案盒、档案袋等。第二章办公用品的采购第四条各部门应于每月25日前根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由部门人员填写物品采购申请单,主管领导审核,交办公室。第五条办公室统一汇总各部门的采购申请,并经核查库存情况后填写物品采购计划表

13、(办公室对需用量大的可酌量库存)实施采购;对于金额在500元以上的办公品,须呈报总经理同意后方能采购。第六条各部门采购临时急需的办公用品,在填写物品采购申请单时应在备注栏内注明原因,经办公室主任同意后,由办公室负责采购。第七条为有效完成采购任务,所有办公用品的购买,原则上由办公室统一负责。第八条对专业性物品的采购,由所需部门协助办公室共同实施。第九条办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则,采购时应货比三家,务求价廉质优。严禁收取回扣及贵重馈赠。第十条办公用品入库前须由办公室主任按购货清单核对品种、规格、数量,确保质量。第三章办公用品的管理和发放第十一条办公用品由办公室统一保管,并指定专人控

14、制发放。第十二条办公用品的领用必须认真履行手续,填写办公用品领取登记表。第十三条各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费。第十四条办公用品若被人为损坏,应由责任人照价赔偿。第十五条各部门文件和资料,原则上由本部门自行打印或复印,因特殊情况需外出打印或复印的,经主管领导审批,报办公室备案后方可送出。第十六条办公用品的采购和使用实行月统计,截止时间为每月月终,在每月生产经营会上通报,年终进行汇总。第十七条办公室每次采购后,凭采购发票和物品采购申请单、物品采购计划表报办公室主任审批后方可报销。第十八条在外打字复印的费用,由办公室根据备案资料,签署结算意见,每月结算一次,由财务部根据资金情况在年终时予

15、以支付。对于未在办公室备案的打字复印费用,财务部不得支付。第十九条对于决定报废的办公用品,要做好登记,写清用品名称、价格、数量及其他有关事项。第四章附则第二十条本办法自_年_月_日起施行。企业办公用品管理制度5 第一条物品分类 (一)按资产的价值大小和摊销方式,将办公用品分为以下三类:1.固定资产类:如计算机、打印机、传真机等。2.低值易耗品类:如办公桌椅、计算器、台灯、电话机等。3.机物料消耗类:(1)纯消耗类,如打印纸、便笺、信封等;(2)可以旧换新类,如笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等。第二条办公用品的请购(一)请购要求:采购应由归口管理部门申请,经该部门总经理、供应部总经理、库房

16、采购管理中管理员三方签字后交供应部采购。(二)审批权限:1.集团总部:价值在300元(含)以下的办公用品请购由部门总经理审批;300元以上的办公用品须报董事长审批;2.分(子)公司:价值在20_元(含)以下的办公用品请购由分(子)公司总经理审批;20_元以上的办公用品须报董事长审批。第三条办公用品的管理(一)库管人员根据一般需求状况及时补充库存物品以保持最适宜库存量。(二)库管人员遵循先入先出法,即先入库的办公用品先出库使用。(三)库管人员定期对库存物资进行盘点,核对数量及金额。第四条出库(一)各部门于每月预算批准后第二天方可领用本部门办公用品。(二)各部门凭有本部门负责人签字的出库单,经由库

17、管人员审核及行政部负责人签字后方可领取所需物品。(三)库管人员应按核定的办公用品费用标准严格把好领用关,不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。(四)为控制成本,笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等物资的领用,执行以旧换新的制度,请各部门保管好相应的废旧物资。(五)出库物品的费用划归各部门。财务部与行政部将不定期对各部门物资使用情况进行检查。各部门应本着节约的原则合理使用各项物资。一旦发现有不合理使用的情况,责任人按物资原价赔偿;同时,总经办将视情节轻重给予相应经济处罚或行政处分。第五条办公设备的维护(一)明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书

18、的要求进行操作。(二)所有设备必须明确专人专责专管,严禁任何人随意使用。(三)注意办公设备的安全、卫生、定期保养及每次使用的极限。(四)设备发生故障,应立即与行政部或办公室人员联系。若设备需维修,由行政部或办公室人员联系专业维修商上门修理。如需将设备外移修理,必须派专人全程陪护监控直至原设备返回办公室。重要办公设备,不得任意外修。(五)严禁将办公设备用于处理私人事务。第六条资产的借出(一)资产借出经办人须凭资产借用申请单至相关部门资产管理员处借用资产。资产借出申请单须注明借用资产名称、借用事由、借用周期、经办人,经借用部门负责人签字后生效。(二)资产借用经办人征得资产所有部门同意并填写资产借出

19、登记表后方可借出资产,资产借出登记表包括借用部门,借用资产名称、品牌、规格型号、状况,借用日期,计划归还时间及经办人。(三)借用资产应在计划归还时间内归还,若遇特殊情况,无法于计划归还时间内归还,须及时与借出部门资产管理员联系,经资产借出部门同意后,办理续借手续,在备注栏中加以注明续借时间。(四)资产使用结束后应立即归还,未经借出同意不得转借其他部门或人员。(五)资产使用结束后须至资产借出部门的资产管理员处办理资产归还手续,在资产借出登记表中填写归还日期、资产状况及经办人。(六)借出资产发生损坏或遗失的,由相关责任人照价或折价赔偿。第九条物品分类(一)按资产的价值大小和摊销方式,将办公用品分为

20、以下三类:1.固定资产类:如计算机、打印机、传真机等。2.低值易耗品类:如办公桌椅、计算器、台灯、电话机等。3.机物料消耗类:(1)纯消耗类,如打印纸、便笺、信封等;(2)可以旧换新类,如笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等。第十条办公用品的请购(一)请购要求:采购应由归口管理部门申请,经该部门总经理、供应部总经理、库房采购管理中管理员三方签字后交供应部采购。(二)审批权限:1.集团总部:价值在300元(含)以下的办公用品请购由部门总经理审批;300元以上的办公用品须报董事长审批;2.分(子)公司:价值在20_元(含)以下的办公用品请购由分(子)公司总经理审批;20_元以上的办公用品须报董事

21、长审批。第十一条办公用品的管理(一)库管人员根据一般需求状况及时补充库存物品以保持最适宜库存量。(二)库管人员遵循先入先出法,即先入库的办公用品先出库使用。(三)库管人员定期对库存物资进行盘点,核对数量及金额。第十二条出库(一)各部门于每月预算批准后第二天方可领用本部门办公用品。(二)各部门凭有本部门负责人签字的出库单,经由库管人员审核及行政部负责人签字后方可领取所需物品。(三)库管人员应按核定的办公用品费用标准严格把好领用关,不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。(四)为控制成本,笔芯、水彩笔、透明胶带、修正液、胶水等物资的领用,执行以旧换新的制度,请各部门保管好相应的废旧物