KUM-SD-002客户档案维护手册

1、Hercules Tianpu Chemicals SAP Implementation Project用户操作手册 编号：KUMSD000 PAGE 54 用户操作手册 1 Hercules Tianpu Chemicals SAP 用户操作手册名 称:客户档案维护手册文档号：KUM-SD-002写稿日期：2008-10-25版本号：V1.0版本历史版本号更新日期修订作者修订摘要审批人审批日期目 录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc212893157 1目的： PAGEREF _Toc212893157 h 4 HYPERLINK l _Toc212893158

2、 2适用范围： PAGEREF _Toc212893158 h 4 HYPERLINK l _Toc212893159 3相关流程 PAGEREF _Toc212893159 h 4 HYPERLINK l _Toc212893160 4流程关系 PAGEREF _Toc212893160 h 5 HYPERLINK l _Toc212893161 5、在SAP 系统维护客户操作示例 PAGEREF _Toc212893161 h 10 HYPERLINK l _Toc212893162 5.1如何建立客户档案 PAGEREF _Toc212893162 h 10 HYPERLINK l _T

3、oc212893163 5.2、如何修改客户档案 PAGEREF _Toc212893163 h 24 HYPERLINK l _Toc212893164 5.3、如何查询客户档案 PAGEREF _Toc212893164 h 29 HYPERLINK l _Toc212893165 5.4、客户主数据冻结 PAGEREF _Toc212893165 h 32 HYPERLINK l _Toc212893166 5.5、客户主数据解冻 PAGEREF _Toc212893166 h 391目的：向关键用户介绍客户档案如何收集及客户档案如何在SAP里建立。2适用范围：天普供应链及天普财务部3相

4、关流程TB-TP-SD-0024流程关系4.1总体流程图4.2涉及的操作步骤及说明序号操作人员操作描述产生单据及分发方向SC（供应链）订单录入员接到Hercules 全球的销售订单SC订单录入员在SAP里查询是否存在订单上的客户(Tcode: VA03,或在录订单时点查询键查询)SC数据维护员如果系统中没有此客户档案，订单录入员通知数据维护员在系统中维护此客户档案（售达方，送达方和发票方，具体的维护类型见后面）客户维护单（EXCEL）SC数据维护员在SAP系统里维护好客户的基本信息后，把信息传给财务，建立客户的付款方客户维护单（EXCEL）财务数据维护员在SAP系统里根据已经建好的售达方建立客

5、户的付款方，并维护好相关的数据，建好后通知SC数据维护员客户维护单（EXCEL）SC数据维护员在客户的售达方里把客户的付款方加上客户维护单（EXCEL）4.3、客户（科目）组说明及对应维护人员客户（科目）组名说明维护人员Sold-to party售达方把销售给谁，一般情况下，卖给谁就送给谁并开票谁，这种情况下该客户只需维护在这个组下面即可SC数据维护员Ship-to party送达方如果售达方和送达方不同，即需要在个组里把送达方维护好，并把售达方组里的客户档案中的伙伴功能，送达方的客户改为此客户SC数据维护员Payer付款方由财务部根据SC部门提供的售达方（开票方）资料在此组中新建客户档案，并

6、通知SC部门把售达方组里的客户档案中的伙伴功能，付款的客户改为此客户财务部数据维护员Bill-to party开票方如果售达方和开票方不同，即需要在个组里把维护好，并把售达方组里的客户档案中的伙伴功能，开票方的客户改为此客户Sales partners销售伴伙目前不用Intercompany Ship-to公司内交易送达方在公司内部，当A分公司需要把产品卖给B公司时，需要为B公司建立一个客户档案，在天普两个公司均存在相互销售情况，所以要分别为苏州和泸州各建一个客户档案SAP项目组、SC数据维护人员Intercompany Sold To公司内交易售达方目前不需要Franchisee总经销商目前

7、不需要One-time cust.(int.no.assgnmt)一次性客户(可手动分配编码)如果是样品销售的客户则放在此客户组里SC数据维护人员One-time cust.(ext.no.assgnmt)一次性客户(系统自动分配编码)目前不需要Customer (general)一般客户目前不需要Customer (ext.number assgnmnt)客户目前不需要PAC INDUSTRY CODEPAC 工业码总部用来区分客户所属的客户的，在填客户订单时在项目层维护SAP 项目组PAC INDUSTRY SEGMENTPAC 工用部份总部用来区分客户所属的客户的，在填客户订单时在项目层

8、维护SAP 项目组5、在SAP 系统维护客户操作示例5.1如何建立客户档案以下以建立售达方客户为例菜单路径后勤 - 销售和分销 - 主数据 - 业务合作伙伴- 客户 - 创建- 完成事务代码XD01点击上图鼠标所示，进入“创建客户”界面。在“创建客户”界面上输入下表中的字段的详细信息: 字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用科目组选择客户的类型R客户被创建客户的编码R公司代码维护公司的代码R销售组织客户所处的销售组织R分销渠道客户所购产品的销售渠道RAQ(固定值)产品组客户所购产品的类型RXX（固定值）注意这个客户所属的公司，销售组织，分销渠道和产品组要选择好科目组一定要选对注意这个

9、客户所属的公司，销售组织，分销渠道和产品组要选择好科目组一定要选对输入完毕后，点击按钮 即可（见上图鼠标所示），见下一屏。“常规数据-地址”界面上输入下表中的字段的详细信息:字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用标题客户性质R公司（可选择其他）公司名称客户名称R街道/门牌号客户地址R邮政编码客户邮政编码城市客户所在城市R国家客户所在国家R地区客户所在省份R此界面中，标题项有四种选择：公司、先生、女士、先生或夫人，用于确定客户性质；地区项可以根据客户实际省份选择相应代码值。注意这种图标，这种图标表示是一定要录入的注意这种图标，这种图标表示是一定要录入的数据填写完后的效果如下：填完后点这

10、里填完后点这里“常规数据-地址”栏目填写完毕后，点击“控制数据”项目（见上图鼠标所示），进入“常规数据-控制数据字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用权限组权限划分标志R增值税登记号企业增值税号R国内客户必须输入“常规数据-控制数据”栏目填写完毕后，点击“支付交易”项目（见上图鼠标所示），进入“常规数据-支付交易字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用国家客户所在国家代码R选择企业所在国家代码，如中国是CN, 国内客户必须输入银行代码客户增值税号R选择客户的银行代码。国内客户必须输入银行账户客户的银行账号R录入客户的银行账号录完后点击这里录完后点击这里点击界面中“公司代码数据

11、”（上图鼠标所示），进入“公司代码数据-帐户管理”视图。字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用统驭科目客户对应的总账会计科目R录完后点击这里这里根据财务的要求把合适的科目维护上录完后点击这里这里根据财务的要求把合适的科目维护上点击界面中“支付交易”（上图鼠标所示），进入“公司代码数据-支付交易”视图字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用付款历史记录R打勾选完后点这里这里要打勾选完后点这里这里要打勾点击“销售区域数据”（见上图鼠标所示），进入下一屏，维护“销售区域-销售”界面。字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用销售地区选择功能，请选择合适的值RAQTP销售部门选

12、择功能，请选择合适的值RAQCN销售组选择功能，请选择合适的值R客户组选择功能，请选择合适的值R客户定价过程选择功能，请选择合适的值R1客户统计组选择功能，请选择合适的值R权限组R汇率类型选择功能，请选择合适的值R录完后点击这里把必填的项目全部填上录完后点击这里把必填的项目全部填上点击 “发送”（见上图鼠标所示），进入下一屏，“销售区域数据-发送”视图；字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用装运条件客户提货的运输方式R01标准选完后点击这里选完后点击这里点击“开票凭证”（见上图鼠标所示），进入下一屏，“销售区域数据-开票凭证”视图；字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用国际

13、贸易条款选择功能，请选择合适的值R付款条件选择功能，请选择合适的值R回扣是否有商业回扣，R打勾价格确定R打勾帐户分配组用于财务开票帐户分配R01国内收入税分类用于确定是否免税R1/0国内选1，国外0录完后点击这里录完后点击这里点击“合伙人功能”（见上图鼠标所示），进入下一屏，“销售区域数据-合伙人功能”视图此界面体现该客户和公司的四种往来功能：售达方、收票方、付款方和送达方。一般情况下，除付款方外。该三种往来功能默认为同一个单位(付款方由财务维护，维护完毕后由SC数据维员在这里维护)，注意：在第一次建客户主数据时，制单员在维护客户主数据时不需要进入此界面，直接点击进行保存。点击 进行保存（见上

14、图鼠标所示）。系统提示：“客户100000004对于公司代码0723 销售区域F723/AQ/XX已创建”（见上图鼠标所示）到此，一个完整的客户主数据已创建，退出系统。5.2、如何修改客户档案当财务部门维护好付款方客户后，把客户编号通知SC部门的数据维护员，SC数据维护员使用客户数据修改功能:菜单路径后勤 - 销售和分销 - 主数据 - 业务合作伙伴- 客户 - 更改事务代码XD02点击上图鼠标所示，进入“更改客户”界面。在“更改客户”界面上输入/选择下表中的字段的详细信息: 字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用客户被创建客户的编码R1000000004公司代码维护公司的代码R07

15、23销售组织客户所处的销售组织RF723分销渠道客户所购产品的销售渠道RAQ(固定值)产品组客户所购产品的类型RXX（固定值）进入“销售区域”-“合伙人功能”如下图直接点击付款方“编号直接点击付款方“编号”样，出现搜索按键(注：如果已经明确知道付款方的编码，这里可以直接输入编码)选择“付款方选择“付款方”编码,双击确定修改完后击保存修改后的结果如下修改完后击保存修改后的结果如下系统提示修改成功系统提示修改成功点击 进行保存（见上图鼠标所示）。系统提示变化已经发生，表示修改成功，退出系统。5.3、如何查询客户档案菜单路径后勤 - 销售和分销 - 主数据 - 业务合作伙伴- 客户 - 显示事务代码

16、XD03点击上图鼠标所示，进入“显示客户”界面。在“显示客户”界面上输入/选择下表中的字段的详细信息: 字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用客户被创建客户的编码R1000000004公司代码维护公司的代码R0723销售组织客户所处的销售组织RF723分销渠道客户所购产品的销售渠道RAQ(固定值)产品组客户所购产品的类型RXX（固定值）在显示装态下客户可以进行查询但不能进修改。5.4、客户主数据冻结菜单路径后勤 - 销售和分销 - 主数据 - 业务合作伙伴- 客户 - 冻结事务代码VD05双击上图红色选中区域，进入“冻结/解冻客户：初始屏幕”界面在“冻结/解冻客户：初始屏幕”界面上输

17、入下表中的字段的详细信息:字段名称描 述R/O/C用户操作和输入值字段作用客户所需显示客户的编码R销售组织R分销渠道R产品组R如果知道需冻结的客户编码，则直接在上图黄色区域输入；如果不知道，则点击黄色区域右边 按钮，查找客户编码。如果知道需冻结的客户编码，则直接在上图黄色区域输入；如果不知道，则点击黄色区域右边 按钮，查找客户编码。点击 按钮，进入“客户账号（1）”界面。选择合适的条件账号(1)界面选择合适的条件账号(1)界面找到所需的客户档案，双击上图黄色区域即可。找到所需的客户档案，双击上图黄色区域即可。输入完毕后，点击上图鼠标所示，进入“客户冻结/解冻：细节销售范围”界面。点击黄色区域右边 按钮，点击黄色区域右边 按钮，注：“选定的销售范围”是对客户编码在销售组织、分销渠道、产品组的定义。系统弹出“客户订单冻结（销售范围）（1）系统弹出“客户订单冻结（销售范围）（1）”。双击上图黄色区域即可。选完后点保存选完后点保存“交货冻结”、“出具发票冻结”等冻结按实际要求进行，其操作方式跟“销售订单冻结”操作一致。冻结完毕后，点击 按钮，对冻结进行保存。保存后，系统提示：“变化已经发生”（上图鼠标所示）。至此，客户主数据冻结已完成。5.5、客户主数据解冻菜单路径后勤 - 销售和分销 - 主数据 - 业务合作伙伴- 客户 - 冻结事务代码VD05双击上图黄色区域，进入“冻结/