综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨

1、综合性档案馆馆藏档案数字化断定探究【正文】比年来，随着信息技能的普及应用，一些档案馆开始实验数字档案馆筹划，或开始对部门馆藏档案举行数字化处置惩罚，以便为以后实现档案全文信息网络化查阅作预备，但馆藏数目较大的单元很快都碰到了一个棘手题目：选择什么档案举行数字化？在确定将某一全宗档案举行数字化时，又面对是否将全部档案部举行数字化的困难？在对馆藏档案举行数字化时，面对着繁芜纷繁乃至“鱼龙稠浊的档案，各人不谋而合地感觉到面对一个新的课题：档案在举行数字化前的断定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相陪同，但一旦形成共鸣，摆上日程，其经费和装备等题目似不难办理，然数字化断定，却不那么轻易，它政策

2、性强，又是劳动和知识麋集型事情，至今尚缺乏明白的引导理念，弄得欠好即成为数字化的“瓶颈，拖了档案数字化历程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化断定可否顺遂开展，干系到档案数字化的历程，并终极影响档案信息社会化的实现。现笔者根据迩来对此题目的研究和思索。提出一些鄙见，与档案界偕行探究。一、数字化断定的目的馆藏档案数字化，是比年来随着信息技能的飞速生长，档案界为实现档案数字化办理和创立数字档案馆而提出，重要在馆藏档案数目具有一定范围，其档案使用具有较大生长空间，物质底子和技能条件又较好的盛市一级国度综合档案馆，以及一些兴隆地域区、县一级档案馆举行。这是一部门国度综合性档案馆顺应社会信息化的生

3、长趋势，在实验档案资源信息化历程中接纳的一项有力方法，其意义非常深远，它不但能使通过盘算机终端查阅档案全文成为实际，也将使档案馆在不久的将来通过当代盘算机网络向差异条理的和使用者提供长途档案信息查阅办事成为大概，由此根天性地改变传统的档案查阅方法，为档案信息资源普及便利地为社会所用开发一个非常辽阔的空间。由于数字化档案从实体档案颠末数字化处置惩罚到可以或许以数字方法提供使用，特别是长途使用，此中包罗较高的制作和运营本钱，因此要求提供使用的数字化档案具有相称的“质量，也就是说被提供的数字化档案不克不及停顿在原始和粗框状态。为了办理提供使用的数字化档案的“质量题目，档案在举行数字化之前必要举行断定

4、的题目很天然地被提上议事日程。与此同时，公然和通过网络长途提供使用的数字化档案，要求其内容必需是得当向社会公然的，因此在档案举行数字化前举行划控断定也是一定之题已经颠末开放断定的破例。一样平常来说，国度综合档案馆馆藏档案的底子状态，包罗每个全宗内档案组成的公正程度，每个案卷的组合质量，乱七八糟，有一部门档案组卷质量很高，非常简练简便，卷内每份文件都具有本色性内容，很说明题目，假设从中剔除任何一份文件，都市感触整个案卷会产生缺陷，对付具有如许质量的档案，除了是否得当向社会开放的因素必要思量外，显然对其举行数字化是无需再举行断定的，但实际上在馆藏档案中可以或许到达这种尺度的档案很少，特别是上个世纪

5、70年代从前形成的档案，由于汗青的缘故原由，这些档案的底子状态多数很不抱负，经常是“鱼龙稠浊，有代价的文件和毫无代价的文件混合在一起，对付如许的档案举行数字化，必需在事前举行断定，通过断定，剔除那些无关紧急或毫无代价的文件，留下反响汗青历程本质的质料，从而使数字化的档案是“货真价实，真正具有参考和研究代价，可以或许派用处的档案，从数字化档案重要着眼于提供“佳构档案的要求动身，档案在数字化之前举行的断定有别于传统的档案代价断定。也不是单纯为了办理开放而举行的开放与否的划控断定，它是一种综合性断定，既包罗对开放断定做拾遗补缺的事情，更负担着“去粗取精、存真留实的责任，其目的就是通过断定，提供组合简

6、练、内容充实、没有“水分的原始档案举行数字化，从而包管了对档案举行数字化处置惩罚的高投入可以或许得到高服从的应用。二、数字化断定的原那么为了确保可以或许将容量麋集、底子状态精良、组合科学的馆藏档案举行数字化，必需对馆藏原始档案举行断定，在此底子上挑选出可以和应该举行数字化的档案，根据如今已经开展的数字化断定的理论，一样平常而言，在详细举行档案数字化鉴按时应该遵照以下几个原那么：1.精粹原那么数字化档案从档案的原始状态到可以或许长途提供查阅的数码状态，期间要颠末数字化扫描、数据存储整理和相应检索干系的创立等一系列事情，必要一定的人力物力投入和技能支持，在此环境下，为了使这些事情更具有代价和表现效

7、益，要求提供数字化的档案必需有比力麋集的容量，精粹原那么即从这一目的动身，要求断定职员在举行鉴按时贯彻精粹头脑，剔除重复件和无代价的文件，挤掉案卷的水分，特别是对付那些本来痴肥繁芜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧急和可有可无的文件，使颠末断定后的档案组合非常精粹，最会合地反响汗青运动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典范的例子。固然假设从深条理的专题研究必要动身，某些使用者会以为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式公布稿固然主体内容雷同，但在细节上存在差异，因此都具有紧张的代价，由于它们从差异的侧面记载和反响了某份文件的末了形成历程。我们并不完全否认如许

8、的见解，但是以为在通常的档案使用群体中，像如许很专业的使用者终究是少数，假设都根据如许的要求来举行数字化，那么数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营本钱也相应进步，而在大多数环境下，仅仅使用正本即能满意使用者的必要，由于文件的正本反响了最根本最重要的汗青状态。从举行数字化投入产出的计谋思量，我们显然不克不及为了个体使用者的特别需求而作几倍的投入，况且原始实体档案照旧存在，假设确有必要，使用者还可以专门查阅原始实体档案，以办理其特别的题目。由此可见，精粹原那么重要是从淘汰数字化本钱动身，同时也是从绝大多数使用者的使用需求动身，并不包罗满意个体使用者的特别需求，2.存史原那么提出和要求

9、贯彻精粹原那么，其目的是为了使颠末数字化的档案消除痴肥，去除水分，组成精粹，而并非为了单纯地到达精粹而将一些有代价的文件也扬弃，为此提出存史原那么。这一原那么的寄义，可以明白为剔除文件时应以是否违犯存史作权衡，也就是说，当假设剔除某份文件，是在剔除某种紧张的汗青记载，从而使某一紧张汗青环境或细节由此消散，那么对这种剔除必需作慎重思量。我们在数字化断定的理论中碰到过如许的环境：在断定某一市级构造档案时，有人将区级构造上报的区情乃至下层环境的文件以为是“水分，主张将其剔除，其来由一是此类文件在相应的区级构造的档案中会有保存，二是区情以致下层环境不属于市级构造档案应反响的重点。但是根据存史原那么，上述文件恰好非常真实地记载和反响了其时特定配景下下层所产生的一段生动的汗青，对付使用者直接相识这一汗青时期的相干汗青是很紧张的质料，只管此类文件在区级构造的档案里很大概也保存着。存史原那么要求在举行数字化鉴按时不克不及一味地为精