第一中学档案管理办法

1、第一中学档案管理方法第一章总那么第一条 为进一步加强我校档案管理工作，规范档案行为，充分 发挥档案的作用，更好地为学校各项工作服务，根据机关团体企业 事业单位档案工作规范，结合我校实际，特制定本方法。第二条 本方法所称的学校档案，是指我校从事教学、科研、党 政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条学校档案是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校 历史真实面貌的重要事业，是学校管理工作中不可缺少的重要环节, 必须纳入学校整体开展规划，列入学校管理工作的重要议程，切实加 强对档案工作的领导和管理，全校教职工都要支持、关心和了解档案

2、工作，提高档案意识，将档案工作与学校各项工作紧密结合，纳入业 务工作范围，在各项业务工作的布置、检查、总结、验收各个阶段, 应同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现档案工作与业务工作 的“四同步”管理。第二章领导体制和机构设置第四条学校档案工作在市学校管理中心的领导下，接受市档案 局的指导、监督与检查。第五条学校档案工作实行统一领导，综合管理的原那么，由校长 分管，成立学校档案工作管理委员会，设立综合档案室。第六条学校综合档案室职责范围：（一）认真贯彻执行档案法及上级关于档案工作的法律法规， 积极开展档案宣传工作。（二）制定学校档案工作规范、规章制度，规划全校档案业务建 设工作，负责监督、指

3、导和检查档案工作规章制度的执行情况。（三）负责对全校归档部门的业务指导工作，指导其正确立卷。（四）负责全校党群、行政、教学、学生管理、科研、培训、基 建、设备、财会及特殊载体等档案的接收和归档工作。（五）负责编制各种目录、索引、卡片等档案检索工具，编辑档 案参考资料，开发档案信息资源，积极为学校各项工作提供利用。（六）及时准确地对档案的移交、保管、利用等情况进行统计, 并按规定向档案业务主管机关报送档案工作基本情况统计表。（七）做好档案的保密和保护工作，定期检查库存档案，对破损 档案要及时补修和复制。（A）做好档案鉴定和销毁工作，对超过保管期限的档案要及时 提出处理意见，经有关部门鉴定和主管领

4、导审查批准后，列出清单销 毁。（九）加强档案工作的对外联系。参加档案工作协作、档案学术 研究和交流活动，以便吸取经验，接受指导，疏通信息。第七条 分管部门工作的校领导，对分管工作范围内的档案工作 负有直接领导责任，要做到业务工作同档案工作一起部署，一起检查, 定期检查指导部门档案工作，及时研究解决档案工作存在的问题。第八条学校各部门主要负责人为本部门档案工作的责任人，应 根据工作需要配备专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理 和移交工作。第三章经费、库房和设备第九条 学校档案所需经费，单独立项，列入学校预算，统筹解 决。第十条学校为综合档案室提供专用的符合档案管理要求的档 案库房，根据需

5、要配置恒温、恒湿设施。第十一条 学校有计划地为综合档案室配置微机、复印机、打印 机、扫描仪、数码照相机、刻录机等设备。第四章文件材料的归档、移交和接收工作第十二条 各种载体的归档材料实行部门领导负责制，并实行部 门立卷制度，各部门兼职档案员负责本部门各种载体归档文件材料的 收集、整理和归档工作。综合档案室应深入各部门指导其立卷工作。第十三条学校在各项工作中形成的各种载体的具有保存价值 的文件材料，属全校性、综合性的文件材料由学校办公室整理、立卷， 专业性文件材料由部门档案员进行整理、立卷，经部门负责人审核签 字后，定期向综合档案室移交。第十四条学校对科研成果，基建工程等进行鉴定、验收时必须 有

6、综合档案室人员参加。有关部门应会同综合档案室对应归档的文件 材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的工程，不予验收，不予上报成果。第十五条重大设备的开箱验收必须有学校综合档案室参加，以 监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在 验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒 绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方 可办理相应手续。第十六条 每年四、五月份进行前一年度文书档案的集中立卷, 六月底前向综合档案室归档；基建档案应在工程完成后的两个月内向 综合档案室归档；当年会计档案在会计制度终了后，可暂由财会部门 保管1年，期满

7、后的次年6月底前向综合档案室归档；教学档案，除 教学综合管理文件外，能按学年度归档的，应在次学年度寒假前归档, 按完成培养周期（即一届学生从入学到毕业）的各类材料，当年寒假 前一次性归档；声像档案凡与其他文书档案相关联的，可与相关文书 档案一起归档，其他单项活动的声像档案一般应在活动结束后两个月 内归档。第十七条归档案卷应符合有关案卷质量标准规定和要求，综合 档案室对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷质量。 交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。第十八条 凡由本校与其他单位分工协作完成的工程，由主办单 位保存整套档案，协作单位除保存与自己承当任务有关的档案正本以

8、外，应将复印件送交主办单位保存。第十九条学校档案原那么上由学校综合档案室永久保管。在国家 需要时，或学校所存局部档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向 有关国家档案馆提供所需局部原件或复制件。第二十条 学校文件材料的归档范围，按照无锡市第一中学档 案归档范围和保管期限表执行。第二十一条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职 务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校综合 档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案 室可以通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学校综合档案 室捐赠档案的，学校应予以奖励。第五章档案

9、管理第二十三条学校综合档案室对归档的案卷按要求进行分类、整 理，在分类的基础上按保管期进行系统排列，编制案卷号以固定其位 置。第二十四条学校综合档案室建立全宗卷以积累存储学校案卷 的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、 全宗介绍等材料。档案人员要熟悉所藏档案的基本情况，编制互为补 充的检索工具，并利用档案史料开展编研工作，配合有关部门编制全 宗介绍、组织沿革、大事记、文件选编等，主动积极地做好提供利用 工作，为学校各项工作服务。接收与档案有关的各种资料，进行登记 编目，分类整理，科学保管，配合档案提供利用。第二十五条 档案保管期限分永久、长期（15年一50年）、短期（1

10、5年以下）三种。根据各类档案保管期限的规定，定期对所存档 案进行鉴定，准确地确定档案的存毁。档案的鉴定要在分管校长的领 导下，由综合档案室和业务处室共同进行。档案的销毁由鉴定人员提 出意见，登记造册，报经校长批准后，由二人以上在指定地点监销, 并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十六条学校综合档案室应做好以下统计工作（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情 况进行统计；（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部 门报送档案工作基本情况统计报表。第二十七条档案人员定期对档案库房设施及保存的档案进行 检查。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复

11、制，遇有特殊情 况，应立即向校领导报告，及时处理，确保档案平安。第二十八条档案人员调开工作时，必须办完档案交接手续后方 能离开岗位。第六章档案的利用与开放第二十九条 学校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。 借阅党委会议记录要须经党委书记批准，借阅校长办公会记录须经校 长批准。如其他单位或个人利用档案须持单位介绍信和有效证件，经 办公室主任批准后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和 国家秘密，必须经校长批准。第三十条借阅档案和文件必须严格履行登记手续，并认真填写 档案利用效果登记表。借阅者要遵守借阅规定，不得在档案上涂改、 勾划、圈点、拆卷、污损。如利用者要求复制档案，一般由档案室负 责办理，并按规定合理收费。密件不得复制。第七章考核、奖励与处分第三十一条在校长领导下，学校档案工作管理委员会和学校综 合档案室定期对全校各部门档案工作进行考核。考核结果纳入学校年 度考核，