开龙IT2008使用手册

1、PAGE PAGE 83参数设置系统参数设置可以控制很多功能的使用，有些参数需要配合使用，请仔细了解相应的逻辑，请不要随意设置。系统参数设置【目录位置】 菜单系统管理系统参数设定可销数定义可销数可自定义公式，“订货数”、“借入数”、“借出数”为可选项，开单时当销售数不够时，系统自动拦截提示。系统管理客户端硬件绑定加强使用软件的安全性，对每台需要登陆到软件里的终端电脑进行硬件绑定，启用此功能后则要求每台终端都必须进行注册申请通过后才能够使用软件。消息系统通过系统发内部离线消息，方便内部交流,并可以进行回复。系统打印以固定的格式打印各种单据，打印格式客户不能修改。库房管理设定设置系列号入库和出库都

2、需要扫描系列号，启用该功能后，还需要对商品类别及商品明细设置系列号功能。商品图片管理对应商品插入图片，使其更形象。销售开单控制欠款额度控制给客户设置欠款额度，如果超过欠款额度，且没有超额欠款权限就不能开销售单。帐期控制给客户设定帐期，如果客户有超过帐期的销售业务，程序会锁定该客户，如果没有超期欠款权限就不能开销售单。应收预警根据开销售单指定的截止付款期与出库日期相减即得出此单的超期天数，可设置自动提醒的天数，加快应收款回收，并对每位业务员给予登陆提示。销售开单控制当开单数量超过可销数时，则开出库单时则会被禁止，这里是按出库库房进行控制的, 而不是总可销数。保修期管理 给商品设定保修期，可在开销

3、售单时自动跟出相应的保修期。周期消费 根据销售开单时指定的产品使用周期（天）自动提醒业务员做定期的回访销售。模块设定借入业务：商品借入、商品还出、借入转进货等业务。借出业务：商品借出、商品还回、借出转销售等业务。部门查询控制如果开启“部门查询控制”，则可以实现进货、销售、收入、费用等按部门查询控制，开启此功能后只默认查询自己的单据，部门经理权限可以查询本部门的。价格控制销售限价功能通过最低销售限价，可以控制最低销售价格，并可按此价格进行考核。订货时输入销售限价 只适合单限价模式，不适合多级限价模式（多级限价功能需要向开龙公司单独定制）。发票管理默认开票：即开单时所有商品都默认选择开票。选择发票

4、：控制开单过程中是否可以选择发票，默认该功能自动开启。只查询发票：单据查询时只查询含票的单据。财务设定自动合帐功能：应收应付在默认的情况下是自动合帐的，如果需要应收应付分开，取消自动合帐功能便可。建议不使用自动合帐功能。职员查询控制允许职员查询自己业绩：这里是指查询本人的销售业绩，如果没有使用限价功能，所查询出的就是利润。允许职员开单查询业绩：这里是指开销售单时查询业绩，如果没有使用限价功能，所查询出的就是利润。开单控制每页记录数：指单据每页的最多记录数，请输入大于0的整数, 不输入数值表示不控制。截止查询日期：设置截止查询日期，则只能查询此日期以后的单据，在此日期以前的数据将无法查询。系统参

5、数管理【目录位置】 菜单系统管理系统参数管理相关参数新建客户默认禁止欠款 此功开启后则新建立的客户不允许欠款销售。销售开单时超帐期预警 销售开单时如果当前单位有超帐期的单据则会自动弹出预警信息。设置超期天数 设置默认查询几天内的超帐期单据。开单时默认检查数据 此功能开启后，开单时所选商品的开单数量大于库存数或价格低于限价则自动提醒。立即打印出库单 开启此功能则收款台收款后自动弹出打印出库单窗口。入库单、出库单不允许作废 开启此功能则入库单、出库单不允许任何人作废。单据打印说明该功能是可以实现单据的自定义说明打印，该信息将打印在每一张单据底部。目前实现的单据有：出库单入库单进货订单订单发货信息自

6、定义订单中的详细信息，最多8000个字符。付款方式定义付款方式的定义对销售开单、销售收款有控制作用，销售开单选择欠款方式时则与信用控制有关。非欠款销售时，收款台必须收款后才能记账。组装单模板定义注意商品类别调整时，可能会影响到模板，目前系统只提供一个标准模板。系统维护开龙系统在正常使用的情况下，几乎不需要人工干预，偶尔需要对数据库进行维护处理。数据库日期开龙系统的日期是依据服务器的时钟，因此服务器的时钟是非常重要的，服务器的日期出问题，可能就会影响到开龙系统的日期，为了防止意外的服务器日期错误，开龙系统提供了日期严格保护功能，当日期变化超过两天时，需要确认服务器日期后再进入系统，当日期变化超过

7、四天时，需要有系统管理权限的人确认才能登陆到系统中。系统数据维护由于在网络环境下，可能会产生一些非法的数据，使用数据库维护功能可自动进行修复。这里提示您不必经常人为地进行维护。数据库维护主要维护数据的关联性和一致性，例如：职员信息放在两个表中，该程序会检查并处理相关的一致性。库存数量修正能够修改财务库存数和可销数，当发现可销数不对时，可以维护一下。成本及利润修正如果您设定了折合税率，请使用该功能修正销售成本，您不需要经常运行该程序，而只有在成本核算出现误差时，才考虑使用。计算历史价格入库和出库的历史价格是冗余的，运行该维护后，会分析并记录商品的最近进销价格，对下次进货和销售起到参考作用。系统日

8、志查询用户在软件上的各项操作都会自动生成日志，以便系统管理员查看。日志不能随便删除，需有系统管理权限才能删除。开龙消息管理在正常情况下，自己发送的消息由自己来维护，如果有系统管理权限，则可以管理所有的消息包括删除。往来帐(不平)重建开龙系统的应收应付管理中，应收款或应付款必须和明细相等，如果发现不平，则说明总额和明细至少有一个是错误的，该程序会自动计算出所有往来帐不平的单位。【目录位置】 系统管理往来帐(不平)重建往来帐不平需要将电脑帐和实际帐进行对比确认，然后把正确的进行重新建帐。往来单位建帐解除【目录位置】 系统管理往来单位建帐解除期初往来建帐结束后如果发现期初建帐有误，则可以进行反建帐，

9、再重新建帐。如上图：选定要重新建帐的单位后，点击【反建应收】或【反建应付】按钮即解除该单位的建帐状态。隔日结算单反冲【目录位置】系统管理隔日结算单反冲结算单通常是在当日可以反冲的，如果隔日反冲就需要更高级的权限。系统安全为保护系统数据不被他人非法查看或泄露，开龙系统提供三方面的保护措施：改变数据的传输端口，由开龙软件和客户来协商更改。设置职员登陆日期：可以给用户自定义登陆日期范围，超过日期范围，不能登录系统。历史数据删除【目录位置】系统管理历史数据删除开龙的数据库是逐渐累加的，数据库也会越来越大，可以考虑不定期删除，或者在刚开始时有大量的试验数据需要删除， 这些都会用到“历史数据删除”程序将数

10、据进行部分删除。删除历史单据 删除各种单据中的数据，在左面的上部分显示的表单数据。未结算单据不能删除，在未建账的情况下，可以删除中间单据。删除过程单据删除各种账目中记录的数据，主要是库存商品帐和往来帐，在左面的下部分显示的是账目表数据。可以考虑和表单同步删除（相关的日期）。删除商品资料删除未使用的商品资料，一般不需要。删除单位资料删除未使用的往来单位资料，一般不需要。删除个人资料删除未使用的个人资料，一般不需要。删除财务科目删除未使用的财务科目资料，一般不需要。删除消息信息删除过时的消息，可以节省一定的空间。删除应用程序开龙的应用程序可以通过数据库进行更新且非常方便。如果长时间不需要更新时，删

11、除它可节省大约20M的数据库空间。清空中间表开龙的所有开单及修改过程是通过第三方的输入表完成的，这些表中记录了大量相应的操作过程，但同时也占用了大量的数据库空间，清空中间输入表则可节省大量的数据库空间，提高数据库运行效率。组织机构内部的各种信息由具有系统管理权限的人管理。【目录位置】 菜单组织机构本单位信息公司的地址、电话信息会打印在单据上。部门设置及撤销部门的设置：直接增加部门的名称就可以了。部门的名称尽可能简化，不要太长。部门的改名：直接改名就可以,改名后请使用数据库维护功能维护一下数据库。部门的删除：部门在没有引用的情况下，可以直接删除。部门的冻结：如果部门已经引用，就不能删除了，只能考

12、虑冻结。部门的调整：如果部门名称变化了，选择直接改名就可以了。也可以把现在的部门冻结，再增加一个新部门。职员设置及撤销职员的增加：指定所属部门直接增加就可以了，如果有权限可以指定此职员为操作员，只有指定为操作员后才可以对此职员设置权限，如下图：职员的改名：直接改名就可以了。职员的删除：职员在没有引用的情况下，可以直接删除。职员的冻结：如果职员已经引用，就不能删除了，只能进行冻结，冻结后与此职员相关的单据就查询不到了，将来要进行查询与此职员相关的单据，则必须进行解冻。区域设置 为便于以后销售数据的分析，开龙系统的单位资料中提供了地区、省、市、区多级设置，满足客户的细化管理。权限管理模块权限【目录

13、位置】 菜单超级用户职员基本权限也就是所说的基本权限设置，控制哪些模块可以操作，设置方法比较简单，通常用于岗位权限设定。权限设定分为三个部分：系统管理权限、业务权限、级别权限。系统管理权限超级用户：拥有此权限则可以给其它人设置各种权限。系统维护：进行系统维护、数据处理等相关操作。期初业务：可以使用期初业务。 基本资料：可以设定商品大类、商品类别、商品编码、客户、客商、个人等基本资料的录入。设定用户名：在未设定的情况下，使用真实姓名，如果设定登录用户名，真名可以隐藏。 按清除口令后，可以清除该用户的口令。设置登录日期：登录的时间范围，可用于临时授权。设置登录时间：控制工作时间外使用软件。消息管理

14、：是否可以使用消息功能，系统功能开启后生效。业务权限标准版的业务权限只针对总店进行设置权限，如下：进货业务订货业务、调货业务、内部入库等业务，即采购货物的权限。销售业务正常的销售开单业务，内部出库业务单独设置权限，用作内部门领用或赠出。商务管理设置内部调拨权限、借入、借出开单权限等。库房管理这里设置的是总库权限。财务管理目前可实现三级财务管理，收款台、出纳以及财务管理等权限，可单独设置收款台支付费用权限。级别权限成本权限：可以查询成本价。低于限价销售权限：允许低于最低销售限价销售。开单跟踪价格权限：主要用于销售、订货、拆装入库单中是否跟踪价格。超额欠款权限及超期欠款权限：拥有此权限则可以超期、

15、超额欠款。总经理查询权限：所有查询都不受限制。只查询自己：只能查询自己经手的相关业务，该权限享有最高优先级。店面经理：拥有此权限则可以查询与本店有关的单据及利润情况。销售部门经理：拥有此权限则可以查询本部门的单据及业绩情况。进货部门经理：查询本部门的所有进货相关，否则只查询自己相关进货。打印权限：设置资料相关打印权限，“业务打印出库单”主要用于商务打印出库单，一般情况是通过收款台打印出库单。导出Excel权限：允许导出系统数据。商品管理商品编码在开龙系列商业管理软件中是非常重要的，不过有很少的客户能认真领会到。实际上，需要系统管理员经常对商品的分类及编码进行维护，才能大大提高业务开单的效率，避

16、免因商品编码信息不精确而带来的很多问题，例如：发错货，成本不准确等问题。商品大类目录位置】 菜单基本资料商品大类商品大类是相类似功能商品的统称，是商品的最粗略的分类形式，通常是比较模糊的，例如：耗材、网络设备、计算机配件等。【使用方法】直接输入商品大类名称，商品大类一旦引用就不能删除。【相关问题】商品大类的划分只是在统计中发挥作用，在商品查询时并不是很重要，这个传统的树状结构有较大的差别。商品大类可以在后期进行调整。商品类别【目录位置】 菜单基本资料商品类别增加商品类别商品的类别是按商品的用途来划分的，比如：“打印机”和“键盘”的主要差别在于其用途不同，作为商品类别是相对稳定的。程序会自动把类

17、别转换成相应的汉字拼音代码。例如：“打印机”“DYJ”、“键盘”“JP”等，点击增加按钮如下图：商品类别在开龙系列商业管理软件中非常重要，在商品分类过程中，需要注意以下几方面的问题：类别名称要规范：如果同一种的商品有多种叫法，最好选择一种，例如：“显示卡”和“显卡”等。类别不能出现交叉或包含：如果出现交叉或包含，使用起来很容易混淆，例如：“打印机”与“激光打印机”。尽量不用大类做类别：大类通常比较模糊，例如，配件、耗材等是比较模糊的。类别不能太具体：通常类别与商品的品牌和型号是不相关的。具体的细节信息可以在商品编码中体现。商品类别的维护商品类别维护包括商品类别修改、商品类别合并等。商品类别的修

18、改商品类别名称修改会影响商品名称，类别修改后，商品名称需要维护一下。商品类别的合并商品类别合并时，需要选择原商品类别和合并后的商品类别，合并后，原商品类别被删除，商品类别合并是不可逆过程，合并后不能撤销。商品类别代码维护重新计算商品类别所对应的代码，一般情况不需要维护，只有汉字代码库修改后才需要进行代码维护。商品编码【目录位置】 菜单基本资料商品编码增加商品类别商品编码商品编码可以由唯一能够代替实际商品的数字或字母组成。开龙IT2000SE软件提供了自动商品编码功能，使用商品的序号作为商品编码，从而大大提高商品编码的效率，为了和手工商品编码区别，手工商品编码必需至少有一个字母，如果是纯数字，则

19、数字长度必需8位。商品编码总长度不能超过20位英文字符。建议：尽量使用厂家规范的商品编码；若没有厂家的编码时，对于比较常用的商品，可采用比较容易记忆的手工编码；对于不常用的商品，则可以采用自动编码，在后期的使用过程中我们完全可以不用记忆编码。商品类别在商品编码前，必须指定正确的商品类别，输入类别所对应的代码就会查询到相应的类别名称，若类别代码有重码，则点击组合框进行选择，例如：“打印机”“DYJ”。商品品牌商品品牌是由生产厂家定义的，在现代商品管理中，商品品牌是很重要的信息，成功的企业会有知名度较高的品牌，而成功的商家又有可能代理较多品牌，注意品牌的中英文，尽量用品牌的中文名称。商品系列如果同

20、一种类别所对应的商品很多时，可以使用商品品牌和系列来区分，大多数系列都与品牌相关，例如联想电脑中有“天禧系列”、“天鹤系列”等。此外，又可以使用重要的商品性能参数作为商品的系列，例如52xCD、16xDVD等。当然，系列也可以为空。通常，一个系列可对应很多具体型号的商品。商品型号商品型号是对某种商品的细分，通常由一系列的数字或字母组成，它由生产厂家来定义，商品的型号也可能就是厂家内部的商品编码。例如：750S等。规格说明通常商品的型号是比较专业的，一般的用户很难从型号中准确判断出商品的具体性能，在商品规格说明中可简要填写商品特点，便于对商品的了解。商品名称从商品的分析中可以看出，商品包含很多信

21、息。为了便于计算机管理，我们将商品的“类别+品牌+系列型号规格说明”等信息组合成为一条信息就是“商品名称”。计量单位一种商品可能存在多种计量单位，建议只采用一种计量单位，最好使用最小计量单位，若使用大包装销售时，请定义商品的包装数。例如：尽量使用“包”，而不用“箱”。包装数商品包装数是为大包装而设计的，当输入入库或出库数量后，程序会自动折算出相应的件数。例如：某商品的包装数是12, 当商品数量是24时，程序会自动计算出件数是2件。只有一种计量单位的商品，可不使用包装数。详细说明商品的详细配置信息只能输入到详细说明里面，最大长度为7000个英文字符（3500个汉字）。 保修期在这里可以自定义商品

22、的保修期，开销售单时会自动跟出商品保修期。商品编码注意事项 商品编码也是非常重要的，一旦出现问题可能会比较麻烦，应该注意以下几点：尽量使用原商品的编码：例如，IBM、HP、联想等都有自己规范的商品编码，可直接使用。商品信息尽量完整：特别是商品的品牌及型号。尽量使用商品本身的型号：商品的型号通常是由厂家制定的，尽量使用商品本身规范的型号。商品系列要规范：商品的系列可能由厂家定义，也可能是自己定义的，还有可能是类别的划分，请规范使用。商品计量单位问题：如果有两种以上的包装同时使用，很容易出问题，尽量使用小包装。商品编码维护【目录位置】菜单基本资料商品维护商品编码修改：除非商品的编码有特殊的含义，否

23、则一般不需要对商品的编码进行修改。商品编码冻结：当商品已经长时间不再使用时，可以将其设置为无效状态，查询商品时会过滤掉。商品编码解冻：将商品变为有效状态，该商品便可以继续使用。过时商品维护：能查询出指定天数前未使用的商品，适合大批量冻结商品。商品科目【目录位置】菜单基本资料商品科目商品科目可用于维修费、返款等科目，使用商品科目的好处是可以和商品开在一张单据上。增加科目编码：增加科目编码和商品编码的方法基本一致，而且要求不能和商品编码有重复，商品科目有时和商品本身是相关的，如各种商品的返款科目等，商品科目不参与成本核算及库存累加。商品编码与商品科目转换【目录位置】菜单基本资料商品维护商品编码科目

24、转换商品科目和商品编码是分开管理和录入的，在实际使用中，有可能把商品编码和商品科目搞颠倒了，这时就需要“商品编码与商品科目转换”功能，使用该功能可以把商品编码商品科目商品编码商品科目如果商品编码或商品科目已经使用过（按单据中使用过），那就不能转换了，只能使用商品冻结功能。财务科目【目录位置】菜单基本资料财务科目财务科目和商品科目的目标是一样的，商品科目可以在进货订单、入库单以及出库单中使用，而财务科目是在收入单和费用中使用。要认识到两者的差别，在实际中酌情使用。客户、客商管理客商和客户通称为往来单位，下面我们以客户为例进行说明，客商是同样的道理。 客户资料增加【目录位置】 菜单基本资料客户资料

25、客户的简称客户的简称通常使用46个连续的汉字组成，采用A+B+C模式，A城市，B公司关键字, C修饰字。例如：“青岛万里达”、“青岛开龙软件”等。客户简称中AB是必须的，C是可选的。客户信息中往来属性当“往来”属性为“”时，您与该单位可以有销售业务，同时也可以有进货业务，单位名称只编写一个就可。客户所在区域您可以对客户所在的省、市以及区域进行管理，最详细可设置到区一级，相关信息可事先进行维护。指定为零售客户如果指定为零售客户，则在销售开单的下拉框处就可以选择，提高效率。客户的查询客户资料增加完毕后会自动生成客户名称代码，在客户查询时，可输入客户简称的代码，当按客户代码查询有困难时，您也可以输入

26、46个连续的汉字，程序会自动查询出所有包含该汉字的客户。如果您对客户的简称不是很熟悉，尽量输入比较少的代码进行查询。客户简称修改【目录位置】菜单基本资料往来单位维护客户简称修改如果你有增加客户的权限，你就可以对客户资料的相关信息（除了客户简称以外）进行修改，如果您想修改客户简称，则需要进行单独授权，需要专门的程序对客户的简称进行修改。客户冻结及解冻【目录位置】菜单基本资料往来单位维护客户冻结/解冻冻结：将客户置为无效状态，在调用客户时就查询不到了。解冻：将已冻结客户恢复到有效状态。客户合并【目录位置】菜单基本资料往来单位维护客户/商合并首先要选择原客户，然后再选择目标客户，按【合并】按钮后，原

27、客户的相关业务信息将被合并到目标客户中，相关的账目（应收款和应付款）也将被合并，原客户则会被冻结。注意：该过程是不可逆的，请谨慎合并。往来单位信息调整【目录位置】 菜单基本资料往来单位维护往来单位信息调整【使用方法】调整相关信息可以在这里修改客户简称、联系方式等其它信息。分类调整可以把“客商”调整为“客户”，也可以把“客户”调整为“客商”。代码维护重新计算往来单位对应的代码，该过程不需要经常执行。往来单位类型维护【目录位置】菜单基本资料往来单位维护往来单位类型维护您可以对客户进行分类管理，建议对客户类别进行规范，在增加客户的时候可以选择客户类型，客户类型也可以后期进行调整，客户类型和客商类型是

28、统一管理的。个人信息管理【目录位置】 菜单基本资料个人信息开龙不仅仅能实现对客户客商的管理，还可以实现对个人的管理，个人是不允许有欠款业务的，如果有欠款业务，请把个人录入到客户信息中，个人信息可以和往来单位关联，一个单位可以有多个联系人。个人信息可以在销售开单或进货开单中的经办人中出现，在这里，可以按【查销售】按钮查询出相应的销售。销售业务销售业务流程概述【标准流程】销售开单收款台确认库房出库【内容描述】销售开单（销售部）首先销售人员接待顾客并洽谈本次的购货需求，其中包括购买的商品、数量、价格、付款、售后等问题，洽谈成功后由销售人员开具销售出库单，确认保存的出库单会自动传递到收款台、库房等待处

29、理。开龙软件采取了与业务同步的管理模式，所以您必需在很短的时间把销售单开出来，尽量缩短客户等待的时间，这也是软件成功应用的关键，如何提高效率请参见后面详细的说明。收款台确认(收款、记账)销售出库单开单后，会显示在收款台岗位的出库单模块里，收款台在这里需要做两方面的工作：打印单据，可以选择套打或分联打印方式，分联单为三联（财务联、库房联和客户联），单联模式适合用针式打印机套打，多联模式适合用激光打印机打印。进行收款或记帐处理（出库单盖章生效），只有通过收款台确认的出库单，客户才能凭已确认的出库单到库房提货。且收款台记帐后销售人员就不能随意修改、作废单据了，若想修改则必须经过收款台的反冲，以保持单

30、据的一致性。库房付货销售出库单开单后，会显示在库房岗位的出库单模块里，同时也可以看到该出库单是否记帐，库房在付货时，首先是根据已经盖章的出库单付货，然后再把出库单进行出库确认，出库单付货需与计算机出库同步进行，特别是对于有系列号的商品，您需要在出库前记录商品系列号。出库单库房确认出库以后，整个销售业务流程就结束了。销售开单【目录位置】 模块销售业务销售开单出库类型 出库类型有：销售、零售、批发，销售分析中可分类统计销售情况。选择客户输入客户的代码（客户简称的汉语拼音声母），直到选取相应的客户，您也可以在组合框处输入客户的代码，然后按回车键，程序会自动查找该代码的客户。经办 个人客户可将姓名、电

31、话、地址等信息增加在经办里，方便以后维修服务。若某单位有多个联系人也可增加在经办里。选择库房 销售商品的出库库房（多库房时有效），一个出库单只能选择一个库房，有该库房权限的人才可以做此单的出库确认。选择收款台 与销售考核有关，选择收款台即选择销售的考核店面，通过店面考核与此项有关，程序默认当前店面。选择商品输入商品编码有两种主要的方法：模糊查询法您可以商品编码处输入商品名称中任何一部分数字、字母、汉语拼音首字母的连续组合进行查询商品。代码查询法点击【商品】按钮直接输入商品的类别代码过滤查询，也可通过商品的系列、型号、品牌等属性组合过滤查询。商品编码过滤法这种方法我们不推荐使用，使用开龙软件不需

32、要记忆大量的编码。销售单价在开单过程中，当您选择了商品编码时，若该客户以前有该商品的购货记录，则本次的销售价会自动按上一次的销售价格，如果没有销售记录，则程序会自动默认零售价。当然，您也可以修改本次销售价格，当商品销售价低于限价时，系统会自动发出警报，如果您没有低于限价销售的权限，则程序会拒绝接受该价格。当您需要了解客户以前的购货价格以及商品的限价时，您可以按【价格】按钮，程序会为您查询到该客户以前购买该商品的所有记录，作为本次销售价格的参考。保修期 编写商品编码时若指定了该商品的保修期则选择该商品后系统会自动跟出此信息，若没有指定则可以手动填写。周期（天） 低值易耗品的使用都有一定的周期，设

33、定消费周期后，系统会按周期提醒业务人员及时回访客户。付款方式 指定付款方式后，收款台则按此付款方式收款，若指定为欠款则跟信用额度有关。业务员开单时，系统默认为操作员，经手人与操作员是两个概念，通常是一个人，您可以修改别人的单据，但会留下痕迹（操作员名称），如果业务员很多时，可使用业务员代码。单击“业”按钮可查询到该单的业绩，该功能需要授权使用。付款期 现金类型的付款方式无需指定付款期，在开启信用控制的前提下若付款类型为欠款，则付款期与此单位的信用帐期相关系，不允许超出规定帐期。说明若还有其它需求需要描述可以写在说明里，说明会打印在单据上。收款台收款或记帐【目录位置】 按钮收款台销售收款【内容描

34、述】收款台对销售出库单的控制作用是非常重要的，经过收款台确认（记账或结账）的单据，库房才能出库，同时也限制了销售人员的非法修改，否则很容易造成打印出来的单据和电脑上的单据不一致的情况，给以后的工作带来麻烦。出库单的刷新由于销售出库单要求是与业务同步进行处理，不应该让客户等待太长时间，销售人员开单后会自动传递给收款台，为了保证收款台及时得到单据，软件设置了自动刷新功能(5秒钟自动刷新一次)，并有自动刷新设置开关。收款台只能显示与自己权限相关的出库单。出库单过滤在缺省状态下，只显示未确认的出库单，可按要求对出库单进行过滤：所有的：所有未出库的出库单，包括未记账和已记账的。未记账：所有未出库的出库单

35、，未记账的。已记账：所有未出库的出库单，已记账的。出库单的打印收款台需要在做收款或记帐前将单据打印出来，可按分联（激光打印机）或套打（针式）方式打印出库单，三联单包括： 财务联 客户联 库房联，分别传递给相关的人员。用户若有特殊要求，可以向开龙软件公司定制。在打印出库单时，收款台有义务对销售单进行审核，如果销售单出现负利润，则程序会出现红色的警示，这时，收款台一定要提醒销售人员，是否单据录入有问题。出库单的收款、记账出库单收款对需要收款的出库单进行收款，对全额欠款或部分欠款情况进行记账并办理欠款手续，记账后出库单应收款就会增加，同时银行账户会自动增加。出库单记账结账按【记账】按钮，若收款额与销

36、售额相等系统会自动提示结账，若不相等，出库单则只记账，此时，库房才可以出库。出库单的反冲如果出库单已经记账，就不能再修改了，如需要修改，则需将出库单进行反冲（按反冲按钮便可实现反冲），使出库单处于未记账状态，如果出库单已经结算，则自动将结算状态解除。【注意问题】收款台可对当日的收款单进行修改、作废，不能修改或作废隔日收款单。一张出库单可以进行多次收款。如果出库单已经收款，则出库单反冲后，您不能修改客户名称，也不能作废出库单，您需要先将出库单对应的收款单作废，如果是隔日收款单，请使用退款功能。库房付货【目录位置】 按钮库房管理出库单【内容描述】这里显示所有未出库的出库单，已出库的出库单就不在这里

37、显示了。商品出库后，库存数减少、客户应收款增加，公司的资金账户金额增加，出库后不允许再修改或作废出库单，若发现有不正确的地方，则需要进行退货。退货出库单也需要库房确认出库，退货时商品数量为负数，退货后实际库存增加、应收款减少。【使用方法】出库单出库原则出库单出库必须是在收款台记账或结账的状态下才能点击【出库】，表现在库房里是：已经记账的出库单的记账出纳状态为“”，否则为“”，如上图所示。库房根据出库单所指定的内容进行付货，必须做到打印的出库单、电脑帐单和实物三者绝对一致。具体的核对方法如下：按打印出库单付货, 做到货物和打印出库单一致。打印出库单对着电脑出库单确认出库，做到打印单和电脑单一致。

38、这样，电脑单、打印单、实物三者做到了绝对一致。付货控制对于送货取款的情况，可以采用付货锁定功能，付货锁定的目的就是防止销售人员修改或作废单据，付货锁定有两种形式：一个锁定整个单据，按付货按钮就可以了；另一种就是部分商品锁定，可输入商品的领料数。对于送货取款，可能有三种情况：一是客户全部留下，此时，出库单直接出库就可以了；二是客户部分留下商品，或调整商品的数量及价格，这时，出库单需要进行付货反冲，然后再由业务员修改出库单；第三种情况是全部退货，这时，出库单需要进行付货反冲，然后由业务员把出库单作废。出库系列号记录如果商品有系列号的要求，则请输入或扫描系列号，已有系列号可以以TXT文本的形式导入。

39、出库单出库处理在出库之前，程序会自动检查出库单的合法性，在下列情况下，出库单不能出库：系列号输入错误：系列号数量和出库商品数量不一致，或者在严格系列号管理下，出库系列号不正确，系统都会拦截。库存数量不够：如果出库单对应的库房已经建账，程序便对该商品进行出库数量检查，库存数量不够就不能出库。如果出库单对应的库房未建账，出库单出库时不检查库存数量。出库单整单出库问题如果出库单中某几项商品没有库存或库房数量不够，则该出库单不能进行出库确认，出库单必需整单确认出库，遇到这类情况时，可以将一张出库单拆分成多张出库单。尽可能不要长期挂单，否则会给库存盘点以及销售成本结转带来很大的麻烦。 销售业务及控制销售

40、开单不仅仅是录单工作，而且是商务运作及控制的好工具, 因此要充分发挥开龙软件的作用。商品数量的控制“开龙”可以实现业务同步运行，也就是说，销售人员在开单时，可以实时查询到每种商品的库存数，同时还可以看到可销数，可销数的计算公式可根据需要自行定义(前面已经介绍过)，并可以设置开单控制，当可销数不够时，系统会进行拦截。在可销数的计算中，借出数、借入数和订货开单数可以选择计入可销数。【目录位置】 菜单系统管理系统参数设定销售报价开龙系统提供了零售价、批发价、代理价等报价功能，在实际经营中，这些只起参考作用，因为销售过程中要考虑很多情况，需要考虑市场行情，库存状况、客户购买数量、客户付款情况、客户对价

41、格的接受情况等。虽然报价只是提示作用，但在交易过程中，对指导业务员销售起到非常重要的作用，而且根据各部门业务员的不同职责可分权限设置查询批发价、代理价。【注意问题】报价没有区分含税和不含税，通常是按约定方法报价。也可以都折合成含税价格报价。销售限价为商品设置最低允许销售价格，有含税和不含税两个价格：【使用方法】首先设置含税价格，若不设置不含税价格，则程序会自动按事先设置好的折合税率计算是相应的不含税价格，若不设置限价，则把成本价作为最低销售限价。如果最低销售限价低于库存成本，则该项商品以红色显示。 开龙可以实现按限价进行开单控制，当销售价格低于限价时，需要用户有低于限价销售权限。欠款额度控制在

42、财务管理财务控制客户信用设定中，可以输入客户的欠款额度及账期，销售开单里，这两项若有一项不符合设定都会被拦截。账期及账期控制如果是欠款销售且已经指定账期时，本次开单就需要输入还款期限，例如：设定客户最大允许的账期是7天，则开单时的账期应该是小于7天的数值，最好不要输入7天，如果输入了5天，则对客户考核按5天，对业务员考核按7天。要求财务人员必须及时核销已结的出库单，否则会影响额度的控制。销售相关业务零售业务门市零售客户最好在客户资料中进行定义，例如：401门市客户，102门市客户等，如下图中勾选零售客户，在开销售单时可在下拉框中选择，以提高效率。零售客户出库单收款后，该出库单的客户名称将不能随

43、意修改。业务员需先选择客户，然后再输入商品明细等其它信息，因为销售金额及帐期是与该客户的信用控制相关的。批发业务批发业务通常是分销部使用，在使用方法上和零售业务完全一致，销售开单时可选择批发出库类型。内部出库单非销售类型的出库单，使用内部出库单，内部出库单没有销售价格，不产生应收款，内部出库单需要输入考核的部门及职员，作为后期考核用内部出库单的类型有：自用业务使用内部出库单开单，不产生应收款，会产生损益。用途：固定资产也可以用自用业务，相当于一次把它用掉了。赠出业务使用内部出库单开单，不产生应收款，会产生损益。用途：纯赠送，赠送开单不受价格控制。赠送业务也可以在销售业务中处理，单价是零，但受价

44、格控制。盘亏业务使用内部出库单开单，不产生应收款，会产生损益。用途：修正账面和实物不符，例如实物丢失的情况等。报损业务使用内部出库单开单，不产生应收款，会产生损益。用途：因物品损坏或丢失，和盘亏有些类似，但报损通常用于原因比较清楚的情况。进货业务库存限量【用途】库存数量上限或下限预警。限量制定【目录位置】 按钮进货业务商品限量商品限量制定限量查询【目录位置】 按钮进货业务商品限量商品限量查询您可以查询出缺货商品（库存数量小于下限值），也可以查询出超量商品（就是大于上限值）。在超量商品查询中，可以查询出所有超过库存最高上限的商品，如果库存数量小于上限值或者没有设定库存上限，则不在超量商品查询中出

45、现。短货查询【目录位置】 按钮进货业务短货查询可销数是负数，就是开了销售单还没有进货的商品，短货商品信息对进货有很大的指导意义。这里短货商品和上面的缺货商品查询的意义不太一样,短货商品是指可销售数小于0的商品，需要马上进货。缺货商品是指低于最低库存限量的商品，可能还有库存，还可以进行销售，需要安排进货计划。订货业务流程概述【标准流程】 业务开单、财务预付款、到货确认、库房、财务应付款【内容描述】订单货业务开单订货业务通常用于公司主营的长线产品的采购，这种采购具有采购的量大、周期长、分批到货等特点。由订货人跟上家协商好本次订货的产品、数量、单价等信息后，就可以在本系统上下订单了，订单下达后，系统

46、会自动将本次的订货信息传递给财务及库房人员，以通知相关人员做好各方面的准备。订单到货处理订单到货后根据实际情况生成相应的入库单，并进行打印。订单生成入库单可以由商务人员来生成，也可以由库房人员来生成，根据每个公司的情况不同而定，本系统有很大的灵活性，以便合理的应用流程。商品入库到货后需要由库房人员进行做最终的入库处理，库房人员根据实际的到货数量、打印的入库单、电脑上显示的单据，三者一致的情况下进行入库确认，入库确认后相应的库存数量增加、应付款增加，有预付款则自动冲减。订单开单【目录位置】 模块进货业务进货业务开单选择客商输入代码或按【选客商】按钮，选择进货单位，例如上图中的北京安达，则直接输入

47、BJAD回车选择即可。选择库房如果您的软件是分店版软件，可以选择不同的到货库房。如果您的软件不是分店版软件，因为考虑到以后的升级要求，库房一项也存在，您不要修改，如果修改为其它值，则库房可能看不见该订单。增加商品选择商品的方法跟前面销售业务的讲解相同这里就不做解释了。进货商品数量输入商品的进货数量时，请参考库存的数量，确定订货数量时，最好查看超量商品和缺货商品，订货数量为负数时表示退货。进货商品价格您必须输入本次商品的进价，商品入库后会以此价与库里的成本价进行加权平均。商品限价为可选输入项，如果进货开单时输入了商品限价，则入库后此限价修正以前的限价，成为新的限价。为了避免输入的错误，软件显示出

48、该商品的库存成本价和现在的限价供参考。商品的限价是允许销售人员最低的销售价格，当商品滞销时，商品的限价可能低于成本价，公司不仅可以按销售额、销售利润来考核职员的效益，而且还可以按业绩额（销售额-限价）来考核职员。如果您不输入商品的限价，则商品的限价就等于本次进货价格。您可以按【价格】按钮来查询该商品以前的进货价格（包括所有供应商）。合同号及原单号订货业务完全可以“开龙软件的订单为准，但如果有订货合同或其它类型的订货系统时，可以在本软件中输入合同编号或原单编号，以便日后进行查询对照。业务员通常情况，订单中的经手人和操作员是同一个人，您可以代替别人输入订单，当订单需要修改时，只有业务员或操作员是自

49、己时，才可以修改。预到货期是指货物的预计到货期，此信息会传递给销售人员以便在没有库存时通过了解此信息挽留客户，同时也会传递给库房人员此信息，以便库房人员按排接货。说明一些附加的说明请写在该栏目中，该说明会自动在所生成的入库单中体现。生成入库单商品到货后会有两种入库方式，用户可以任选其一，按照实际到货情况生成入库单。这里我们来看一下商务生成入库单，点击【到货】按钮，如下图：单据修改或作废订单没有生成入库前如果订单有变化则可以进行自由修改或作废单据，当然需要有一定的权限，如果您没有经理查询权限，则只能修改自己的订单。单据确认单确认后，表示订单已经正式生效，订单不可以再修改，按【确认】按钮，确认日期

50、为当日，确认日期可以修改，同时还可以输入预计到货日期和截止付款日期。单据退补在订货业务中，经常会出现这样的情况，放弃部分未到货的商品或补订多到货的商品，这需要靠退补单功能来完成，按【退补】按钮以后，该订单被强行关闭（置为到货标志）,财务人员则根据实际到货金额进行结算。入库单打印按【打印】按钮可以打印进货订单作为与上家订货的依据，但通常情况下打印入库单，将打印出来的单据传递给财务、库房。库房入库【目录位置】 按钮库房管理入库单【内容描述】这里显示所有未入库的入库单，已入库的就不在这里显示了。商品入库后，库存数增加、客商的应付款也增加，入库单入库后，入库单不允许修改，若发现有不正确的地方，则需要走

51、进货退货（入库数为负）流程。【使用方法】入库的类型进货：可由订货人员根据订单生成入库单，也可以由库房人员生成入库单。盘点：由商务管理人员开内部入库单，入库类型为盘点。拆装：由商务管理人员开内部入库单，入库类型为拆装。调货：调货业务需要单独授权，主要用于炒货。借转进货：由借入商品生成的入库单。入库系列号如果有系列号要求，则必需输入正确的系列号，通过系列号查询进货来源是非常有效的。入库单入库系列号录入完毕后，点击入库按钮，入库时一定要保证实际入库商品、打印的入库单、电脑显示的入库单三者完全一致。入库单入库后不可以再修改或作废。【注意问题】退货入库时，若实际库存不够，则系统会自动提示并拦截。若采用了

52、严格系列号功能，则退货系列号必须与库里系列号一致。若没有采用严格系列号功能，进货退货时也请正确选择当初的入库系列号，否则就会造成库存商品实际系列号与库存系列号不一致情况。非严格系列号下的库存系列号可能不是很准确的。调货业务【标准流程】 业务开单、库房、财务【内容描述】同行间相互拿货是普遍存在的一种入库业务类型，这种业务适合于短线产品的操作，其特点是要货量少、时间短，基本上随要随到，这样对系统要求流程简单，可操作性高，因此应用调货业务更加方便。调货业务开单【目录位置】 模块进货业务调货业务开单调货业务开单与订单开单在内容上大致相同，这里就不做太多介绍了，不同的是调货开单开的是入库单，入库单开完后

53、直接入库产生库存、应付，不存在多次到货的情况。入库单开完后需打印入库单。入库单入库【目录位置】 按钮库房管理入库单如上图中，与订单生成的入库单类型不同，调货单入库单类型为调货，且只有相应库房权限的人才可以对此单做入库处理，若有多库房操作的权限则可以切换不同的库房进行入库处理。库房人员收到实物后，要跟电脑上的单据、打印的单据进行对照，三者一致的情况下点击【入库】按扭，则商品入库完毕，如果开启系列号功能，则需在此输入系列号。受托代销业务前面两项是正常的进货业务，对于受托代销业务可以考虑有以下两种办法处理：第一种方法：使用调货业务，类型是“借入” 这样方法和正常的进货业务差不多，也产生应付款，通常是

54、在商品销售了以后再结款，比较适合进货价格比较稳定的情况，如果结算价格和当时入库价格不一致，处理起来就有点麻烦，对于应付款而言，可以考虑用其它收入和费用来填补入库商品价格误差。第二种方法：使用借入业务 借入业务可以不用输入价格，借入商品和销售库是分开的，当形成销售时，再把借入商品转为进货，商品借入不产生应付款，转进货前再确定准确的价格。进货业务结算开龙的进货单结算是把入库单和付款单进行结算，客商在结款时通常是以入库单为凭据，详细请参见财务管理中介绍。内部入库业务内部入库业务不产生应付款，但需要输入单价。该部分作为公司的直接收益。如果需要开单跟踪价格，则需要给业务员单独设置权限。拆装业务拆装单据上

55、的商品总金额必须为0, 商品拆分时不产生损益, 如果需要考虑损益，请使用商品科目，如下：上例中从一台整机上拆下来一个原装光驱，整单的总金额为0，库房入库后，库里减少一台整机，多了一个原装光驱和一台无光驱的台机。赠入业务对于厂家赠送的商品可使用内部入库单，赠入价格可以不输入，入库后系统自动产生公司的损益，不产生应付。产品入库作为简单的产品入库，入库产品的单价，商品成本通常是估算的或计算出来的。商品盘盈直接作为损益，如果是修正性盘点，也可以考虑负数的入库单(盘亏)。进货成本问题每次入库单入库会产生成本的变化，如果处理不当就会出现很多问题:进货价格错误如果进货价格错误，一般通过成本分析程序进行分析，

56、发现以后根据不同的情况进行相应的修正。请按下列步骤进行处理：找到发生价格错误的入库单保证库存有货（库存数量不能为0）做一个退货入库单，只考虑价格错误的商品做一个正确价格的入库单。库房确认两个入库单入库。如果库存数量不够，则只能先入库价格正确的入库单。 这样库存的总成本，客商的应付款都是准确的了。如果进货入库后（从那张错误的入库单算起）有销售出库单出库，还需要对销售成本和库存成本进行调整。具体成本调整过程，请参见财务管理部分。进货退货成本差如果所有的库存商品都退货了，且退货价格和库存成本有误差，则就会产生进货退货成本差，进货退货成本差可直接计入公司及部门的损益。关于库存成本异常进货退货会影响库存

57、成本，采用移动加权平均的计算方法很容易引起成本异常，但从财务的角度是完全正确的，例如：库存有两个鼠标，单价是100元，如果这是退掉一个按50元价格，则另一个成本就是150元。当出现库存成本异常的情况，最好使用库存商品调价单来调整当前的库存成本价，调价部分直接计入部门或职员的损益，这样有利于后期的销售利润考核。商品借用商品借入业务【内容描述】简单代修业务、上家摆样销售、日常借用等业务如果将其按进货处理，则就会产生应付款，并影响到库存的成本，所以可以采用开龙系统的借入业务，借入商品由库房单独进行管理，产生单独的借入库存，不产生应付、不影响库存成本。商品借入时，首先开借入单，然后再由库房确认入库（借

58、入库），如果需要将借入商品进行销售，则首先要将其转为进货入库单，然后再入库。如果想把借入商品还回，则需开借入还回单。【目录位置】 商务管理借入业务借入业务开单借入单位借货的单位需要填写，以后以后做还出或转进货产生应付款。借入库房借入的商品虽然不产生实际的库存但也要做入库处理，并存放在实体的库里，所以请正确填写库房。借入价格这里的成本价、销售价在商品入库后不参与库里的价格核算，只起来指导性的作用以便于以后查询。借入单入库【目录位置】 按钮库房管理借入单【内容描述】商品的借入入库与进货入库不同，借入库后增加借入库存数，不增加实际的销售库存，借入的商品不参与公司商品的成本核算，也不增加往来单位的应付

59、款，借入商品是单独来进行管理的。【使用方法】选择要入库的借入单入库即完毕，若您有多个库房管理的权限还可以选择不同的库房进行入库操作。借入还出单开单【目录位置】 商务管理借入还出开单借入还出单可以一张单还出多张借入单的商品，如上图直接选择借入的单位后，点击【导入】按钮，则该单位借入的所有商品都会导入进来，未还出的直接修改还出数量即可。借入还出出库【目录位置】 按钮库房管理还出单【内容描述】借入商品还出时也需要库房人员做还出确认，冲减借入库存。借入还出单是由借入单生成的。【使用方法】要还出的借入按出库按钮，确认借入还出单出库。借入转进货【目录位置】 商务管理还出开单转进货【内容描述】借入商品如果产

60、生了销售，那么需要将借入的商品进行转进货增加真正的库存。借入转进货会自动生成入库单，在这里需要填写入库的单价及是否需要开发票。借入转进货入库借入转进货入库跟前面讲到的进货入库的方法是一样的，单据的类型是借转进货这里就不多做介绍的了。商品借出业务【内容描述】对于非销售出库的商品，可采用借出业务来处理。商品借出时，不产生应收款只产生应收货，程序会将借出商品建帐，从而实现对商品非销售业务的管理。 借出业务开单【目录位置】 商务管理借出开单借货类型一般的借用最好约定预计还回日期。简单的返修商品返修时用借出业务，返修还回时用借出还回业务。比较适合公司内部商品返修，不适合客户商品保修返修。固定资产只体现商