版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领
文档简介
1、炎帝生物大型活动操作指引目录一、指引说明 二、适用范围 三、活动组织流程 (一)事前准备 (二)事中管控 (三)事后评估 四、注意事项一)工作小组任务分配表二)会场布置方案五、工具表单样板(设计中)(一)邀请函 (二)座席卡 (三)签到表(四)车辆分 配表 (五)用餐分配表 (六)住宿分配表 (七)路径指向牌(八) 活动综合流程表(简版,详版,含人员分工、预算、物资总结) (九)车辆标识卡 (十)会后感谢函 (十一) 意见反馈表 (十二) 活动指南(吃喝玩乐行,待定)一、指引说明为适应公司及市场迅猛发展需要下的活动规划要求,掌 握大型活动的各项流程,更好地完成公司所有大型活动的管 理实施、服务
2、保障工作,特编写了炎帝生物大型活动操作 指引供大家参考,内容主要包含组织大型活动中( 事前准 备,事中管控, 事后评估 )各项标准化工作及相关注意事项。 并作为公司会务手册的补充。因各种主客观原因所限, 内容仍须完善。凡遇到计划赶不上变化的情况,活动组织者 须加强沟通,因地制宜,应变有方。注:大型活动指 400 人参与者以上的为界限,涵盖招商 培训、新品发布、表彰奖励、纪念庆典、公益联动等各项综 合性项目活动的组合。 ( 2013 年度暂定为贯穿“百年树人” 系列公益主题, 1.12 启动, 2.22 祭典, 4.1 公益行, 5.25 八周年, 12.26 获牌二周年暨毛泽东诞辰 120 周
3、年)二、适用范围本指引适用于公司及市场举办大型活动。现阶段暂定总公司所在地株洲之活动场所要求:场地规格规模人数可选地点场地成本高规格400株洲电视台二号演播厅8 万,含水电 空调摄像较高规格400-700高新区大礼堂2 万,含水电 空调一般规格1000 以下公司办公大 楼四楼综合 多功能会场日常维护成本较高规格1000-2000南车体育馆11 万,自建舞 台灯光音响较高规格2000-10000株洲体育中心羽毛球馆21 万,自建舞 台灯光音响, 不含空调费三、活动组织流程一)事前准备(提前两个月或一个月筹划准备)1、确定活动主题及规模 (一般提前 2 月,至少提前 1 个月,含确定活动名 称;活
4、动规模及规格;时间与会场会期;人员组织架构;还要明确活动所需设备 工具;如何安排食住行等)2、策划活动方案,包括人员分工物资要求及经费预算 (至少前四周落实, 部分临时以签呈形式体现,发放相关项目人员)样板工具3、寻找合作伙伴和考察场地 (活动前四周执行,有预案场地最佳)4、第一次动员会议 (活动前四周,调整活动流程)5、发布活动通知并处理回执 (活动前三周,非正式的可适当提前通告)6、各小组准备活动物件工具文稿材料 (活动前三周)7、与活动合作方签约,如场地、舞台、节目等签约 (活动前三周,依据实 际情况可适当调整)8、第二次动员大会 (活动前两周,跟进、调整、明确)9、布置活动现场 (前一
5、周,如需搭舞台至少提前四天,在公司举办至少提 早半天进行)10、现场检查验收11、行前最后动员 (活动前两天,依情况而定)12、活动彩排 (最好有两次以上)一)事前准备项目确定事项备注1、明确活动主题规模根据上级指示及市场发展,活动统筹组详细了解活 动的需求,确定活动名称、活动规模规格,为建立 初步议案作准备协调活动各方关系,整合活动所有资源,根据活动最好提前两个月开一次项 目预备会。 人员是活动统筹 及策划人员。 拟定初案, 落 实班子, 加强沟通, 责任到 位,至少提早一个月,在活公关需求,进行沟通协调,达到活动最佳效果。动前四周完成2、策划活动方案,做预算目的、主题、时间、参会人员(类型
6、人数) 、地点、 活动议程、小组分配、人员分工、各项工作负责人、 各项环节推进时间。预算的内容包括:交通费用 2)住宿费用 3)餐饮费用 4)物料费用5)节目费用 6)其他费用(参考模版)组别设置主要分为:1. 活动前四周初案必须出 炉,不断修正。2. 纪念品类别至少提前四 周请企划部选择设计敲定。3. 要求活动参与人员具有: 全局意识、客户意识、补位 意识、奉献意识、沟通意识、 创新意识。并要设定责任负责制。 有奖 有罚。4. 各组设立正副组长。 由低 到高、逐级负责:组员副 组长组长副总指挥 总指挥(活动统筹组)5. 视活动复杂程度, 可酌情 将某些组别, 如接待组和会 务组分拆成一二组。
7、 接待组 可增设报到组具体安排见下表 A。3、寻找合作伙伴及 活动场地勘察评估若要增强活动效果,就要寻找包括舞台搭建、音响 1.灯光、摄影摄像、节目表演、商务礼仪等方面专业 的服务商,作为合作伙伴。活动场地勘察由会务组与策划组确认以下事情1. 照片拍摄2. 现场丈量3. 活动人数确认与座次评估4. 依据内外格局分布图,确立座位。5. 各场地报价比较6. 场内外消防通道的检验(最好消防保安同行踩点)1. 此工作在活动前四周进 行。可持续两周, 两周前必须 确定。2. 如活动地点在公司以外, 安排活动会务组与策划组 代表到活动目的地考察相 关活动场地(住宿酒店) 、 环境、交通车辆及会展设备 细节
8、等,并在此阶段与服务 商就服务项目、流程、推进 计划、价格等内容深入探 讨,明确双方的责任义务。4、第一次动员大会内部召开第一次活动,明确分组,布置任务。1. (备选)场地介绍及讨论2. 流程(表演)说明3. 工作分配, 告知各组责任与沟通, 与各小组长落 实细节, 订出时间进度表。 第二次动员会小组长 必须汇报进度。4. 最好能有合作方及经销商代表参与的扩大会议会议需要达到目的:1会后初步确认流程规划2. 节目规划(一定要与节目组或经销商开会讨论)* 音乐与视频的确认* 舞台灯光的确认* 节目内容确认3. 主持人确认1活动前四周择日动员, 各组长确认后开首度动员 会。并且在经销商中选取积 极
9、领导参与。 会议精神要求 各组长传达到位。5、向市场发布信 息、向贵宾、市场 领袖发放邀请函并 做好回执处理活动邀请函内容:1. 前言(活动意义)2. 会议日程3. 注意事项前三周发出。1、信息发布 1)信息发布形式:包括印 刷品 ( 包括邀请信函、组织4. 报名(活动场地)地点及电话5. 费用及标准6. 回执(企划设计,形成标准参考样板)活动信息发出后,注意接待组专人进行回执处理。1回执处理包括的信息有:明确的人数、职务、性 别、联系方式、有效证件号码、预计到达目的地时 间、迎送要求等。2回执可以有多种形式,包括:传真、信函、电子 邮件、网络回执或者电话。3确认回执有效后, 进行统计, 然后
10、进行资源分配, 包括活动座位、接送站、资料礼品、酒店住宿等相 关事宜的安排。文件、活动通知 ) 、电子邮 件、 印刷媒介公告、 电子媒 介公告等几种形式。2、确认回执后通知参会者1)确认会务费用以及其他 需确认的事项, 发出确认通 知。2)发出确切地点、时间、 议程、签到程序及会展注意 事项等。3)要考虑到参与者的特殊 要求,譬如家属、随行人员、 保健要求、交通代理、饮食 习惯、住宿要求等。6、活动物资准备与采购策划组拟定工作分配表,发放相关组别 各组组长需检视(策划组要逐一见面确认) 订出时间进度表如以下资料: (相应工具表单样式见后)1. 门票印制与纪念品的准备(无则省略) 确认票价、日期
11、时间确认、场地确认 (企划设计样板套用)2. 当月促销与奖励 DM单张3. 资料袋或赠品物资申请(无则省略)4. 舞台道具(表演、颁奖、海报等)5. 会场桌椅、电脑与 ppt 、视频、音频资料6. 鲜花、胸花、桌巾、托盘(颁奖表彰用)7. 对讲机、隔离围栏等8. 其他道具与物资 9主持人、领导发言稿件10. 活动内外场地的平面布局图,具体看备注。11. 活动舞台效果图 *请策划组实际丈量活动会场并规划布置 *设计舞台效果规划活动内场平面图 (策划 组向会场方索取)1. 领导与嘉宾座位表* 官员请向外事部或公司 领导如黄董确认* 经销商请向市场负责人 确认2. 观众座位分配表* 请与市场部确认(
12、印于 票面或现场调度) 3. 内场人员配置说明* 请企划部配置人手与人 数* 人员调度由场内接待组 负责活动外场平面图 (策划组向 会场方索取原始资料再加 工)1. 报到处设立2. 入口查票处设立3. 进场动线规划4. 其他活动点设立后勤安排:根据市场要求提前制 作好 分房表、用餐表和行车人员 表单。行政部配合: 参会人员的吃住行规划与筹备1. 餐票的预售2. 用餐规划3. 住宿规划7、与合作方及活动 场地签约完毕预算规划1. 现金借款( 8-10 万) 各项合同签订与付首款 如:1. 舞台搭建时间确认2. 音响灯光就位时间确认3. 表演节目时间确认提前二至三周完成。 签约注意事项:8、第二次
13、动员大会1. 流程表调整与确认2. 主持人演讲草稿撰写确认1. 必须在活动前两周择日 进行。各分组长报告进度,3. 工作进度确认4确认各组状况5. 参与人数统计确认注:着重于流程表调整与微调 主持人演讲草稿微调验收执行情况。2. 各小组若规划不清楚处 请在本会中提出或事后跟 进3. 会后细节处需要由策划 组去与各小组落实, 若该项 工作未能落实, 策划组与该 小组成员共同承担责任9、活动现场布置依据场内场外规划图布置进行现场微调公司四楼布局图可参照相 关样板。 依照不同活动主题 选择不同版本。10、现场检查验收提前两天进行踩点(同期提前预彩排) 熟悉环境检查工作: 会务检查清单:1、 会议议程
14、及主持人2、 会议地点3、 会场布置4、 可容纳出席人数5、 出席者座次安排6、 是否准备座席卡。7、 是否安排出席人员往返交通工具8、 有无资料随会附赠,是否要与会者准备资 料,份数多少。9、 准备哪些必要的辅助视听器材10、 是否准备文具(文件夹、订书机、订 书针、胶带纸等11、 准备活动场所周边位置图 (行车线路、 洗手间、茶水间、休息室、餐厅等)12、 其他:是否有少数民族、外宾、是否 需要翻译,是否吃斋,是否邀约媒体参加 等熟悉各自接头人 检查验收购物及准备工作注意落实或检验以下几个方面: 紧急事件处理: 1.紧急医疗设置 建立紧急医疗点, 准备 常用医药箱2.卫生问题 饮食卫生 环
15、境卫生3.防火 印制防火单张或手册, 告知逃生步骤 会场预留逃生疏散通 道并设置指示牌 防盗窃 重要国际活动期间, 要 求地方政府加强警力, 避免发生盗窃事件 书面资料告知与会者尽量 减少到人多复杂的地方4.签证问题 海外性质的活动或重 要的港澳台及外宾, 更 要注意签证的问题11、行前最后动员组别人员责任的进度最后确认,特别安排经销商部分和分公司人员的临时任务12、活动彩排(最好有两次以上) 第一次预彩排:除厂商与表演团体外所有组别请到 位彩排第二次正式彩排: 人员设备齐全1. 主持人2. 音控、灯光(厂商与公司人员)3. 礼仪小姐走位4. 表演团体5. 物资准备(灯光或摄像走位可简易彩排)
16、 包括参会经销商及获奖人员彩排)事中管控项目确定事项备注1、接站(机)1.活动报到当天,安排全天候接站。2.人员及车辆安排。3.领导、专家由会务统一安排, 专人专车接送。2、签到处点知,1.活动地点外(如公司大堂) 设报到处、 咨询 。2.报到登记时,填写姓名等相关详细资料。3.提醒贵重品寄存、 保管好个人财物。 传达通 发放房卡、活动资料等。4.引导入住,及时发放活动流程表单。5.签到会场 24 小时有专职人员值班。3、活动控场发生1.会场布置,安排与会人员入场。2.提供活动现场服务。3.保证流程顺利进行, 及时解决活动期间临时 问题。4.统计用餐人数并安排用餐。5.安排会前会后参观或其它活
17、动。6. 人员离场及车辆调配安排。活动后须做到: 1、及时清理会场 2、负责收回会务物品, 清点数目 3、将当天活动照片、 摄 像片段传入电脑,命好 文件名做好备份。1、2、3、项目确定事项备注1、意见收集1.发放回收意见书, 总结、评估服务的意见反 馈活动后的资料收集, 酌情制作活动通讯录、 花名册和活动摄像回顾资料2.活动资料、 领导讲话稿、代表发言稿、 新闻 报道资料的汇总总结。定期回访和发布最新 资讯2、账务结算1.列出活动结算清单包括活动的实际参与人数、天数、实 际用餐人数、用餐标准、活动人数及 活动期间其它费用开支。2快捷、准确无误地提供活动过程中的详细(三)事后评估: 撰写活动纪
18、要,完善宣传文稿,宣传报道(结合网络平面媒介发布) 文书资料工具立项归档。活动总结。反馈工作。活动费用发生明细及说明3.开具发票:在费用结算的同时结合实际情况 以及财务需要,开据相关正规发票。4.结帐:核对各类单据3、活动总结1.活动后择时开总结会议,奖罚分明。活 动文件资料专人归类建档。 2.多余物资清点入库,重复利用。补充:表 A:小组工作分配组别项目备注统筹组负责活动各小组人员的工作安排、监督,协调各个小组工作进度。分总指挥与副总指挥。策划组1. 舞台与场地布置(服务厂商接洽)2. 活动流程确认3. 投影片与视频等规划及统筹(与市场部对接)4. 活动执行的控场5. 表演节目的洽谈与确认
19、(请相关部门或人员协助)1. 策划组起到作为统筹组 的助手参谋的作用, 需明确 列出活动所需物资, 由物资 组交待行政部采购2. 明确规划预算、场地、流 程3. 确定每个部门的进度, 与 召开进度活动物资组场内及场外物资 对讲机、电池、奖状、奖杯、桌椅、围栏、海报易 拉宝、鲜花、胸花、礼花等1. 舞台内场组2. 外场组 ( 可交由会务组处 理)会务组活动前后 餐次(报餐)、车次、住宿问题协调统计,门票发放 统计场内 会场导引、秩序维护场外报到、文宣品发放(兑换) 、秩序维护(动线规划)1. 会务统筹组 负责整体的会务统筹2. 场内会务组 包含礼仪小姐与贵宾引 导3. 场外会务组 报到、物资发放
20、与导引接待一组活动前后 餐次准备、车次接送、住宿问题协调统计,门票发 放统计,会场秩序维护负责餐次、 交通及旅馆的预 定,活动物资采购1) 餐饮管理 统计就餐人员数 量显示就餐人员身份 每一会议就餐人员单次就 餐产生结算报表2) 住宿管理 住宿人员统计 住宿人员安排情况3) 相关会议用品管理,与会人员需求用品统计, 与 会人员需求用品发放财务组协助发售餐票与餐票的制作。 资金的调度与支付,报单管理安排含财务与结算接待二组1. 领导与嘉宾名单确立(含座次分配与台卡姓名卡 的跟进准备),做好邀约及回执通知。2. 领导与嘉宾的交通与吃住跟进3. 活动内场的导引4. 活动外场的导引5. 颁奖者的名单确
21、定 6参与活动人数确定。音控灯光组1. 清楚了解流程与所需的多媒体准备2. 确认与准备流程所需的音乐视频与投影片 (含表演、颁奖等)3. 测试与熟悉会场设备与企划部及市场部对接所 需的相关多媒体文件表 B:会场布置方案根据场地、人数、位置合理安排会场1、剧院式: 在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点:最大程度地摆放座椅,最大限度地将空间利用起来,在有限的空间里可以最大限度容纳人 数;但参会者没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。 作为参会人员比较多的情况下,场地布置的首选。2、课桌式:会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V ”型摆放,按教室式布置会议室,每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性;参会者可以有放置资 料及记笔记的桌子,还可以最大限度容纳人数。适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录。3、宴会式(围桌式) :适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等6、鸡尾酒会式:以酒会式摆桌,只
温馨提示
- 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
- 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
- 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
- 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
- 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
- 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
- 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。
最新文档
- xx中学作业布置统筹制度
- 2023年恩施州恩施市福牛物业有限公司招聘笔试真题
- 饲料厂各项管理制度
- 小学防震演练预案
- 酸碱灼伤事故专项应急预案
- 婴幼儿用品公司投资简介课件
- 食品包装、储存、运输制度
- Methyl-Orange-Standard-生命科学试剂-MCE
- Methyl-5α-7α-7-hydroxy-3-oxocholan-24-oate-生命科学试剂-MCE
- Methyl-2-3-4-6-tetrakis-O-phenylmethyl-α-D-mannopyranoside-Methyl-2-3-4-6-Tetra-O-benzyl-α-D-mannopyranoside-生命科学试剂-MCE
- 小学生必背诵古诗词72首
- 种植活动中发展大班幼儿科学探究能力的实践研究
- 关于对加强铁路站段干部作风建设的探索与思考
- 电控柜的安装接线的规范
- 火车道口报警系统毕业设计论文
- 设备、设施日常维修记录单
- 带压堵漏技术
- 最详细的律师事务所业务范围介绍
- 车站车场管理员岗位职责(共6篇)
- 奖教奖学捐款倡议书
- 工程量清单计价模式下是否可以签订 固定总价 合同
评论
0/150
提交评论