北京XXX有限公司-行政管理细则

1、北京威奥特信通科技有限公司行政管理细则为保证公司正常的工作秩序和良好的办公环境，更好的为公司各部门和公司全体员工服务，使公司各项行政管理工作有章可循，特制定北京威奥特信通科技有限公司行政管理细则。公司行政政管理细细则包括括：办办公管理理规定、办办公用品品管理规规定、保密密规定、复复印机和和传真机机使用管管理规定定、合同管管理规定定、会议规规定、印章章管理规规定、机动动车辆管管理使用用规定10个个部分。本管理规规定作为为公司员员工入职职培训教教材的内内容之一一。本管理规规定的最最终解释释权属公公司经理理办公会会，公司司经理办办公会有有权根据据国家、北京市市及公司司实际需需要修改改本规定定各项条条

2、款。本规定自自批准之之日起执执行。拟制： 日期：审核： 日期：批准： 日期：办公管理理规定 为了加加强公司司各部门门办公室室的内部部管理，营造良良好的办办公环境境，提高高工作效效率和质质量，对对员工应应遵守的的纪律和和必具的的精神风风貌，特特作如下下规定：仪表仪容容公司所有有工作人人员在工工作时间间应保持持良好的的个人仪仪表，精精神饱满满，举止止文明， 礼貌待待人。公司所有有工作人人员必须须衣冠整整洁，按按着装规规定要求求执行。任何时时候，在在工作场场所不得得穿短裤裤、背心心、拖鞋鞋，皮鞋鞋要保持持干净、光亮。注意言言行举止止，不得得当众整整理个人人衣物。员工要保保持个人人身体、面部、手部清清

3、洁，工工服要保保持干净净、整洁洁。上班前不不吃异味味食物以以保证口口腔清洁洁。员工仪容容、仪表表要符合合自然大大方的要要求，头头发要常常洗，不不得有头头屑并梳梳理整齐齐，不得得混染和和制作怪怪异发型型。男员员工应每每日修剪剪胡须，发不盖盖耳遮领领，不得得剃光头头，不留留鬓角、胡须。女员工上上班尽量量化淡妆妆，但不不得浓妆妆艳抹和和喷过浓浓的香水水，男员员工不得得化妆。员工上班班期间，应随时时自查仪仪表仪容容，发现现问题及及时纠正正。行为举止止举止应大大方得体体，与人人交谈双双眼应平平视对方方，不要要左顾右右盼。遇上级领领导或有有客来访访，应立立即起身身相迎并并问好，先请来来访人员员入座后后，自

4、己己方可坐坐下；来来客告辞辞，应起起身移步步相送。站立的正正确姿势势应是：双脚与与两户同同宽自然然垂直分分开（体体重落在在双脚上上），肩肩平、头头正、双双眼平视视前方、挺胸、收腹。注意走路路姿势，在楼道道内行走走脚步要要轻，不不得奔跑跑（紧急急情况下下除外）。进入上级级领导或或其他部部门办公公室前，应先立立在门外外轻叩门门三下，征得同同意后方方可入内内；若进进去时门门是关住住的，出出来时则则应随手手将门轻轻轻带上上。进出办公公室、电电梯时，应主动动上前一一步先拉拉开门或或按住电电梯按钮钮，请同同行的客客户、女女士或来来访人员员先行。对客户或或来访人人员提出出的询问问、疑难难、要求求、意见见，要

5、耐耐心倾听听，在不不违背保保密制度度的原则则下，有有问必答答并做到到回答准准确（对对自己无无把握回回答的应应婉转地地表示歉歉意，联联系有关关人员给给予解答答，或留留下文字字记录，限时予予以回复复）。言谈1. 声声调要自自然、清清晰、柔柔和、亲亲切，不不要装腔腔作势，声量不不要过高高，亦不不要过低低，以免免客人听听不太清清楚。2. 不不准讲粗粗言、使使用蔑视视和污辱辱性的语语言。3. 说说话要注注意艺术术，多用用敬语，注意“请”、“谢”字不离离口。电话应答答1. 所所有来电电，务必必在三响响之内接接答。2. 接接电话，先问好好，再报报单位，后讲“请问能能帮您什什么忙？”不得倒倒乱次序序。3. 通

6、通话时，听筒一一头应放放在耳朵朵上，话话筒一头头置于唇唇下约五五公分处处，不得得使用免免提功能能键，中中途若需需与他人人交谈，应用另另一只手手捂住听听筒或按按闭音功功能键。4. 必必要时要要做好通通话记录录，通话话要点要要问清，然后向向对方复复述一遍遍。5. 对对方挂断断之后，方为通通话完毕毕，任何何时候不不得用力力掷听筒筒。6. 在在公司严严禁拨打打声讯服服务电话话；尽量量避免打打私人电电话；家家人有急急事来电电，应从从速、简简洁结束束通话，他人接接听，只只代为记记录、转转告。办公纪律律员工应严严格按公公司考勤勤制度守守时守纪纪。保持办公公室肃静静，工作作时间不不得大声声喧哗、呼唤、打闹、嬉

7、笑、奔跑，不得哼哼唱歌曲曲、吹口口哨，妨妨碍他人人办公。坚守岗位位，集中中精力做做好本职职工作。工作时时间不离离岗、串串岗、不不吃零食食、闲聊聊、打瞌瞌睡、躺躺卧、打打牌、听听看与工工作无关关的音乐乐和书刊刊。上班时间间严禁炒炒股或办办私事，因公外外出应向向本部门门负责人人请假，说明去去向和工工作内容容。接待来客客询问，不得泄泄露公司司管理制制度、IISO990000质量体体系内容容等有关关公司秘秘密的事事项。参加各类类会议，应按时时到会，保持会会场肃静静，对重重要事项项应做好好记录。保持办公公区内整整洁、有有序、卫卫生清洁洁，不在在办公场场所内吸吸烟、吐吐痰。爱护一切切公有财财物，节节约使用

8、用办公用用品，节节约用电电，做到到人走灯灯灭，关关闭门窗窗、空调调。下班后，及时整整理办公公桌椅，锁好门门窗、抽抽屉及文文件柜。办公场所所卫生保持办公公区的整整洁卫生生，办公公室应窗窗明几净净，办公公桌要求求无尘土土，严禁禁在室内内放置和和乱扔各各种杂物物。办公桌面面上的文文件、办办公用品品和设施施要码放放整齐，便于查查找，严严禁放置置与办公公无关的的杂物，严守保保密制度度。办公区内内，所有有废弃物物及容器器等须在在指定地地点集中中堆放，专人负负责管理理。临时离开开办公桌桌时，座座位要放放回原位位。办公室内内墙面除除悬挂与与工作有有关的地地图、规规章制度度、奖状状、白板板之外，不得悬悬挂与工工

9、作无关关的物品品，悬挂挂物要统统一悬挂挂在同一一水平线线上。办公场所所安全办公场所所不得随随意堆放放易燃易易爆等危危险物品品；不得得存放现现金、首首饰等私私人贵重重物品。办公电器器设备（电脑、传真因因工作需需要除外外）下班班后必须须断电，以免发发生意外外事故。办公室无无人时，一定要要锁好门门窗，防防止物品品及文件件的丢失失；下班班后要仔仔细检查查并确认认任何治治安、消消防隐患患后方可可离开。办公桌椅椅、消防防器材和和设备应应根据实实际布置置定期检检查、保保证完好好。公司机要要部门（财务部部、档案案室等）应有加加固的防防盗门窗窗和防盗盗、报警警设备。接待来访访人员的的规定公司各部部门业务务关系人

10、人员来访访或洽谈谈合同等等事宜，由人事事行政部部向被访访人员予予以通报报。经被访人人员确认认后，由由前台秘秘书负责责将来访访人员领领入会客客地点。被访人员员拒绝接接待的，前台秘秘书应婉婉转回绝绝或请来来访者留留下口信信，信息息由前台台秘书转转达当事事人。被访人员员不在公公司，可可以通知知被访人人员直属属上级或或由人事事行政部部前台人人员予以以接待，并将信信息转达达当事人人。一般来访访，应在在前厅会会客室接接待。外来人员员需要进进入公司司办公区区域协助助工作的的，时间间在2天天以上的的，应到到人事行行政部备备案，由由人事行行政部配配发临时时工作证证件，凭凭此出入入公司。办公用品品管理规规定公司办

11、公公用品的的采购、存储、发放由由综合办办负责，发放后后的办公公用品的的保管由由领用人人负责。新入职员员工，因因工作需需要可以以领用以以下办公公用品：签字笔一一支、文文件袋一一个、文文件筐一一个、笔笔记本一一本、磁磁盘一张张。员工离职职后除消消耗性用用品外，其余物物品交回回综合办办。办公公用品丢丢失及人人为造成成损坏，需要按按照原价价值的1100%予以赔赔偿。正正常使用用损耗，以旧换换新。公司各部部门按需需领用办办公用品品。领用用特殊办办公用品品，需要要填写办公用用品申领领单，经部门门经理签签字，综综合办经经理审核核后，予予以发放放。以下下办公用用品做特特殊规定定：名片夹、名片盒盒、计算算器、磁

12、磁盘盒由由部门经经理领用用，并负负责保管管；电池以旧旧换新，磁盘应应节约使使用。办公设备备所用硒硒骨、墨墨盒、粉粉盒以及及各种规规格的复复印纸由由前台秘秘书负责责统一领领出。6、综合合办于每每月311日统计计本月公公司及部部门办公公用品耗耗存和领领用情况况。保密制度度保密范围围：公司重要要的文档档性资料料及公司司高层签签发的相相关文件件。市场调研研分析报报告及对对策、各各种技术术方案，质量体体系文件件以及公公司开发发的计算算机管理理软件等等。销售方案案、业绩绩；人力力资源管管理规章章制度，公司掌掌握的员员工内部部档案和和员工个个人资料料。公司财务务帐目、报表和和公司现现金流量量。公司掌握握的客

13、户户资料，其中客客户的身身份、住住址、联联络方式式、职业业、公司司情况、私人及及商务行行程安排排以及个个人习惯惯等。公司经理理办公会会讨论、通过、形成的的重大决决策、决决议、政政策性文文件以及及相关会会议纪要要。标有“保保密”、“绝密”的各种种报告、文件、请示等等。未经公司司领导批批准公开开的文件件、资料料、图纸纸、档案案等。在公司规规定的保保密层次次、知密密范围以以内的文文件、资资料、决决策、档档案等；10、在在公司规规定的保保密时限限内的各各种文件件、资料料、决策策等；11、公公司总经经理明示示的其他他需要保保密的事事项。二、保密密原则：所有保密密范围内内的各种种文件、图纸、资料等等由公司

14、司行政部部统一管管理，任任何人不不得据为为己有，借阅需需按规定定程序，及时归归还。所有在保保密范围围内的各各种文件件、图纸纸、资料料等未经经副总经经理或总总经理批批准，不不得对外外传阅、复印或或通过电电子邮件件等其它它方式对对外泄露露。员工不得得探听或或泄露公公司的机机密，不不得与知知密范围围以外的的人员谈谈论公司司机密。未经副总总经理或或总经理理批准，不得以以公司名名义对外外发表任任何有关关公司的的意见、文章、信函、报告、请示、谈话等等。对外联系系工作、签定合合同、谈谈判、参参加各种种会议及及外事活活动，均均要取得得公司副副总经理理或总经经理的授授权。授授权以外外涉及机机密的问问题，应应予以

15、回回避。公司各级级别员工工无论任任何理由由，一律律不得将将文件、图纸、资料、档案等等携带回回家。下下班前必必须将文文件整理理锁好，不得任任意摆放放在桌面面。所有保密密范围内内的各种种文件、图纸、资料、废弃文文稿等的的销毁，必须事事先予以以检查并并按照规规定程序序销毁。三、泄密密责任：发生泄密密事件后后，必须须立即向向公司汇汇报，不不得隐瞒瞒不报；公司将将根据泄泄密情节节严重程程度及所所带来的的后果，依据公司奖奖惩条例例予以以相应的的处罚。员工辞职职或被辞辞退后，不得将将具有保保密效力力的文件件资料带带走，如如在新的的公司，新的职职位上使使用，而而使我公公司受到到名誉、经济损损失的，公司有有权通

16、过过法律手手段追究究其责任任。复印机和和传真机机使用管管理规定定部门复印印资料，须自觉觉先登记记，再复复印。一一次复印印50份份以上或或1000页以上上的文件件资料，须由综综合办经经理或副副经理批批准。需要复印印的文件件资料，属于保保密级资资料的，须按照照规定程程序批准准后，由由综合办办主管专专人负责责复印，任何人人不得擅擅自复印印。公司复印印机概不不对外，不得复复印与工工作无关关的私人人资料。为了使复复印机更更好地发发挥作用用，延长长使用寿寿命，每每次复印印达1000张时时，须过过10分分钟再继继续复印印工作。复印时报报废文件件、资料料，属于于保密性性质的，应立即即销毁，不得外外传，非非保密

17、性性质的文文档资料料，纸张张可以重重复使用用，以厉厉节约。传真机由由综合办办前台秘秘书负责责维护、使用。各部门门接、发发传真需需要登记记，由前前台秘书书协助收收、发。公司传真真机不得得传真私私人资料料，一经经发现，将予以以严肃处处理。如未按上上述条款款执行，造成文文件流失失、机械械损失，由当事事人承担担一切责责任。传真登记记表日期传真资料料名称张数部 门门申请人执行人备注复印登记记表日期复印资料料名称纸型张数部 门门复印人备注合同管理理制度为了保护护本公司司作为当当事人的的合法权权益，保保证经济济计划的的顺利执执行，避避免产生生经济合合同纠纷纷，提高高经济效效益，特特制定如如下制度度：对外签订

18、订经济合合同，必必须以中华人人民共和和国经济济合同法法制订订。凡对外签签订经济济合同需需填制合同鉴鉴审单，各有有关部门门逐项填填写后，将合同同原件及及合同同鉴审单单送直直属上级级审批。合同由由公司法法人代表表或法人人代表授授权人签签字。签订经济济合同需需由对方方单位提提供其企企业法人人营业执执照复印印件、法法人代表表证明书书以及法法人授权权委托证证明书（由企业业法人代代表签署署合同的的，只需需提供前前两份资资料）。与个人签签订经济济合同，对方需需提供其其个体工工商营业业执照复复印件以以及身份份证复印印件。对外签订订合同须须加盖公公司合同同专用章章，否则则所签订订的合同同一律无无效。由领导会会签

19、审核核后正式式签署的的合同，应由综综合办盖盖章、编编号、归归档。一一式四份份，对方方两份，公司两两份（归归档一份份，财务务部一份份）。复复印给执执行部门门一份，商务部部一份。财务部负负责审核核合同的的付款形形式、付付款数额额、付款款时间，严格执执行合同同条款及及公司合合同管理理制度，对原始始凭证不不齐、不不符合政政府及公公司要求求的付款款申请可可以拒付付；对合合同在付付款、监监督、结结算方面面负专业业责任。合同正本本一份同同有关附附属资料料，包括括合同同鉴审单单、对对方单位位的企业业法人营营业执照照复印件件及法法人代表表证明书书、法人代代表授权权委托证证明书一并由由综合办办存档备备案。合同签定

20、定必须秉秉公办事事，不得得以权谋谋私、索索贿、受受贿。违违反者不不论其职职务高低低，均按按其情节节轻重，给予警警告、降降级、直直至开除除处理。合同鉴审审单合同名称称： 合合同编号号：经 办 人部门负责责人相关部门门财务负责责人主管副总总经理总经理备注会议规定定为了进一一步规范范公司内内部管理理，增强强工作的的计划性性，协调调公司各各部门之之间关系系，使公公司日常常工作有有条理、有计划划，促进进公司经经济效益益的提高高，根据据公司司法和和本公司司运作需需要，特特制定有有关会议议制度。 经理办办公会议议制度 经理办办公会议议的主要要任务是是：讨论决策策公司的的重大事事项。部门汇报报上周工工作情况况

21、及存在在的问题题和下周周工作计计划。交流各部部门的工工作。对有代表表性的问问题进行行讨论并并得出结结论或制制定处理理方案。公司布置置本周的的具体工工作。 经理办办公会议议每周一一早8：30召召开一次次，根据据公司工工作需要要可召集集会议。经理办公公会议由由总经理理主持，总经理理因事不不能参加加，可委委托副总总经理主主持召开开；参加加人员为为总经理理、副总总经理、各部门门经理，组长，若因会会议需要要，可请请有关部部门有关关人员参参加。 综合办办部负责责经理办办公会议议通知和和会前各各项准备备工作。经理办公公会议由由综合办办助理做做好记录录，会后后对公司司布置的的重要工工作形成成纪要，由总经经理或

22、其其委托人人签发后后下发，以便贯贯彻实施施。 全体员员工大会会 全体员员工大会会的主要要任务是是宣布重重大事项项、决议议、决定定。 全体员员工大会会根据实实际工作作需要半半年举行行一次。 全体员员工大会会由总经经理主持持，公司司全体员员工参加加。 综合办办负责全全体员工工大会的的时间和和地点，会议通通知和会会前各项项准备工工作。 全体员员工大会会由综合合办助理理做好记记录，会会后对重重大事项项、决议议、决定定形成会会议纪要要，由总总经理签签发后下下发，以以便贯彻彻实施。 综合办办部负责责督查全全体员工工大会各各项决定定的执行行情况，并向总总经理汇汇报。 部门/专题会会议 部门会会议的主主要任务

23、务是交流流部门内内部工作作、对有有代表性性的问题题进行讨讨论并得得出结论论或制定定处理方方案；专专题会议议的主要要任务是是就某一一或多个个专题进进行讨论论并得出出结论或或制定处处理方案案。 部门/专题会会议根据据实际工工作需要要由部门门经理/专题小小组负责责人确定定召开时时间、地地点和出出席者，会议通通知和会会前各项项准备工工作，并并主持会会议。 部门/专题会会议由主主持人指指定专人人记录，会后对对专题讨讨论结果果形成会会议纪要要，由部部门经理理/专题题小组负负责人签签发后向向主管上上级汇报报并下发发有关各各方，以以便贯彻彻实施。 部门经经理/专专题小组组负责人人负责督督查专题题会议各各项结论

24、论或方案案的执行行情况，并向主主管上级级汇报。 外部会会议 外单位位主持召召开的外外部会议议外单位主主持召开开的会议议，必须须事先经经总经理理知悉，由总经经理确定定参会人人员（会会议明确确参加人人的除外外），由由总经理理秘书按按总经理理指示通通知参会会人员。外部会议议由参会会人员做做好会议议记录，会后形形成会议议纪要，由我公公司参会会人员中中职位最最高者签签发后向向主管上上级汇报报。 我公司司主持召召开的外外部会议议我公司主主持的由由外单位位派人参参加的会会议、洽洽商、谈谈判由总总经理或或授权人人确定外外单位及及本公司司的参会会人员。总经理或或授权人人指定专专人负责责会议通通知和会会前各项项准

25、备工工作。总经理或或授权人人指定专专人做好好会议记记录，会会后形成成会议纪纪要，由由总经理理或授权权人签发发后下发发公司内内部有关关各方，以便贯贯彻执行行。总经理或或授权人人指定专专人负责责督查会会议布置置各项工工作的执执行情况况。附则参加会议议人员必必须按会会议规定定时间、地点准准时参加加，不得得无故缺缺席、迟迟到或中中途退席席。如有有特殊情情况应事事先征得得会议主主持人同同意。会议应切切实做到到“议题明明确、实实事求是是、内容容扼要、语言简简练、讨讨论集中中”。会议决定定的事项项，不得得随意变变动，会会后按照照会议要要求及精精神传达达贯彻，不得扩扩大传达达范围或或任意外外传，对对违反公公司

26、保密密规定的的，予以以严肃处处理，严严重者予予以辞退退。北京威奥奥特信通通科技有有限公司司会 议 纪 要要签发人：时间： 年 月月 日 时时地点：参加人员员：主持人：记录人：会议议题题：会议内容容：报： 抄： 印章管理理规定 印章是是公司或或部门权权力的象象征，应应当严格格管理：印章要由由专人保保管公司章、合同印印章及法法人名章章由综合合办指派派专人保保管；财务专用用章由财财务部指指派专人人保管；部门印章章由部门门指派专专人保管管。使用印章章须先填填写用用章登记记表,经批准准后方能能盖章。盖公司印印章，属属一般事事务，须须经副总总经理签签字批准准，属重重大事务务，须经经总经理理批准；加盖公司司

27、合同印印章的，须经副副总经理理或总经经理批准准；加盖公司司财务专专用章须须经财务务部经理理、批准准；加盖部门门印章，须经过过部门负负责人批批准；加盖法人人名章，须经总总经理批批准； 凡经总经经理或总总经理委委托副总总经理签签署的文文件、制制度、合合同、标标书等，在经手手人登记记后，直直接盖章章。公司各类类印章原原则上不不携带外外出，如如因特殊殊公务需需携带外外出使用用，须经经公司副副总经理理批准，并须有有二人同同行，办办理借用用手续，如期归归还。因业务需需要持空空白介绍绍信或文文件加盖盖公司印印章时，须经副副总经理理批准，经手人人登记后后发出；如未使使用或未未用完的的，应如如数交回回综合办办，

28、适时时核销。公司各类类印章不不能私自自为公司司以外人人员出具具证明、介绍信信等。凡凡遇有特特殊情况况，应按按印章管管理制度度程序办办事。印章的刻刻制、更更换一律律由综合合办办理理，上报报副总经经理，批批准后方方可刻制制。废弃的印印章由综综合办统统一收回回保存或或销毁。各部门办办理事宜宜需要用用到营业业执照副副本、企企业机构构代码证证副本、地税证证副本、国税证证副本时时，需要要登记事事由后，经由副副总经理理批准后后方可使使用或借借出。10.营营业执照照副本、企业机机构代码码证副本本、地税税证副本本、国税税证副本本，以上上四种副副本复印印件使用用前，应应在其上上注明事事由，并并加盖公公章。使用印章

29、章登记表表日期部门需盖章资资料全称称申请人审批人经办人备注机动车辆辆管理使使用规定定为了加强强公司机机动车辆辆的管理理，合理理调度机机动车辆辆，确保保公司的的正常运运行，对对公司机机动车辆辆使用特特作如下下规定：一、司机机工作守守则公司司机机要严格格遵守道道路交通通管理条条例及安安全行车车的有关关规定，严禁酒酒后开车车。否则则，所造造成的经经济损失失，由司司机个人人承担。司机要坚坚守岗位位，做好好随叫随随到，并并做好车车辆保养养工作，做到“三勤”，即勤勤检查、勤保养养、勤擦擦洗。车辆由指指定司机机驾驶，未经公公司领导导批准，不得交交给他人人驾驶。否则，将追究究司机责责任，一一切后果果由司机机本人承承担。做好出车车前的车车辆检查查工作，保证顺顺利出车车。二、用车车管理公司车辆辆由综合合办调度度。车辆应保保证公司司领导的的工作用用车和各各部门行行政业务务用车。各部门用用车须提提前一天天向部门门负责人人申请，填写派车单单，经经部门负负责人同同意签字字交综合合办批准准后，方方可出车车。如遇遇特殊情情况，未未提前申申请且事事情紧急急，用车车部门应应由部门门经理写写明理由由，再由由综合办办进行调调配。各部门外外出办事事，原则则上由综综合办安安排车辆辆，无车车安排时时，经副副总经理理批准，可乘坐坐出租车车，公司司给予报报销出租租车费。各部门在在填写派车单单之前前，应先先在本