环境管理体系-信息交流控制程序

1、信息交流控制程序1.目的为了及时准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。2.适用范围适用于公司内部信息的传递，及与外部各方面的信息交流。3.职责3.1管理者代表：负责信息交流控制程序的归口管理；3.2环安厂务部：统筹对内外部有关环境的信息收集、传递和处理；3.4各部门：负责工作范围内信息的传递与交流,以及对相关方信息的收集。4.工作程序4.1信息的分类4.1.1外部信息4.1.1.1地方监测站、环保局、质量技术监督局、消防局、当地政府、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2政策法规标准类信息,如：环境法律、法规、条例、产品标准等；4.1.1.3相关方反馈的

2、信息及其投诉等,相关方指顾客、合同方、供应商、废弃物收购方、社区居民、员工家属等；4.1.1.4其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关环境等管理方面的信息。4.1.2内部信息4.1.2.1正常信息,如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；4.1.2.2(潜在)不符合信息,如体系内部审核不合格报告,纠正和预防措施处理单等；4.1.2.3紧急信息,如出现火灾、洪涝灾害、台风、工伤事故等情况下的信息与记录；4.1.2.4其它内部信息(如员工的建议等)。4.2信息的收集与处理可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递4.2.

3、1外部信息的收集与处理4.2.1.1环安厂务部负责地方监测站、环保局、消防局、当地政府、认证机构等监测或检查的结果及反馈信息的收集，并传递到各相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照不符合、纠正和预防措施控制程序执行；4.2.1.2各相关部门按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后作出相应处理,若直接从外部获取的有关部门法律法规和标准等管理信息时,应在一周内以信息联络处理单反馈到环安厂务部,并由其进行分类整理,根据需要传递到相关部门人员手中；4.2.1.3政策法规、标准类的资料信息由环安厂务部负责收集，由经营管理部负责发放、保存，详见法律法规及其它要求控制程序及文件控制程序；

4、4.2.1.4外部环境检查等由环安厂务部接待安排，并将结果报部门主管；4.2.1.5各部门分别负责与顾客、合同方、供应商、废物收购方等相关方进行信息沟通，对其环境施加影响，以满足顾客要求，详见相关方控制序；4.2.1.6当相关方提出有关意见或申诉时,由接待单位填写在信息联络处理单内,并传递给相关责任部门,由责任部门按不符合、纠正与预防控制程序执行。4.2.1.7对涉及重要环境因素的外部联络由环安厂务部记录其重要信息摘要，并将此重要信息报告环境管理者代表，由环境管理者代表召集相关人员参加的专题环保会议，讨论并确定其处理意见，会议精神及处理结果由环安厂务部通报相应的外部机构。4.2.2内部信息的收

5、集与处理4.2.2.1正常信息的处理:各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息;管理者代表按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核及管理评审结果、更新的法律法规等信息；4.2.2.2各部门通过公告、会议等形式向全体员工宣导环保意识等；4.2.2.3所有员工都有监督权，在发现异常的环境因素时，可向对应部门反映，填写信息联络处理单，由责任部门按不符合、纠正与预防控制程序执行。4.2.2.4紧急信息由发出部门迅速传递给环安厂务部处理，参见应急准备与响应控制程序；4.2.2.5不符合、纠正和预防措施的实施单位必须在整个过程中将信息传递到环安厂务部。4.2.2.6其它内部信息，提供者可以反馈给环安厂务部进行处理。4.3信息库的建立和应用4.3.1环安厂务部建立公司的信息库,不断汇集各方面反馈回的信息,按照信息载体的不同(如纸张、磁盘、光盘、胶片、声像制品等)，提供相应适宜的环境分别保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，职称索引，确保已获取信息的完整性和可用性。4.4对体系运行过程中各类记录的控制详见环境记录控制程序。5.相关文件5.1文件控制程序