ERP基础资料录入操作指导

1、科目录入在主控台上，选择系统设置基础资料公共资料科目，就可以进入科目维护界面，在这里，可以对科目进行以下维护操作：选择编辑-新增科目，进入“科目新增”界面，在上如图界面内输入科目信息为了提高用户录入科目的速度，我们提供了引入标准科目的功能。1. 选择文件-从模板中引入科目，打开“科目模板”界面。2. 选择引入科目的所属行业类型，然后单击【引入】，打开“引入科目”界面，选择要引入的科目。如果要引入所有科目，则单击【全选】即可。3. 单击【确定】，即可将用户选择的科目引入到系统中来。对引入的科目可以根据情况再进行修改。如果要修改某一科目，则先选中该科目，然后在菜单上选择编辑-科目属性，或右击选择科

2、目属性，或双击该科目，弹出“科目修改”界面，输入科目的修改内容，单击【保存】，如下图。币别新增在主控台上，选择系统设置基础资料公共资料币别，就可以进入币别维护界面，在这里，可以对币别进行以下维护操作：在“基础资料-币别”界面，选择编辑-新增币别，进入如上图 “币别新增”界面，在界面内输入币别信息后点确定 新增计量单位组和计量单位在主控台上，选择系统设置基础资料公共资料计量单位，就可以进入计量单位维护界面，在这里，可以对计量单位进行以下维护操作：在菜单上选择编辑-新增计量单位组，进入如上图所示“计量单位组新增”界面，在界面内输入计量单位组的名称。输入完毕后，单击【保存】，保存新增计量单位组的资料

3、。新增计量单位的操作是：1. 在“基础资料-计量单位”界面，选择编辑-新增计量单位，进入“计量单位新增”界面。2. 在新增界面中输入计量单位的代码、名称和系数（系统默认新增计量单位的系统为1）。3. 单击【保存】，保存新增计量单位的资料。设置默认计量单位的操作是：1. 如果该计量单位是当前计量单位组的第一个计量单位，那么系统会自动将该计量单位设为默认计量单位，该默认计量单位的系数系统会自动更改1（无论用户之前如何设置）。2. 默认计量单位是可以修改的。方法是：选择一个计量单位，选择编辑-设为默认单位，这个计量单位就被修改为了默认计量单位。如果这个计量单位的系数不是1，系统会自动将这个计量单位的

4、系数改为1，同时其他计量单位的系数也会同比进行更改。四、新增仓库和仓位进入主控台后，选择系统设置基础资料公共资料仓库，就可以进入仓库维护界面。在这个界面里，可以专门对仓库资料进行维护和管理。仓库维护和管理提供了仓库资料的增加、修改、删除、复制、打印等功能，对企业所使用的仓库资料进行集中、分级管理，其作用是标识和描述每个仓库及其详细信息。金蝶K/3系统的仓库不仅指具有实物形态的场地或建筑物，还包括不具有仓库实体形态，但代行仓库部分功能、代表物料不同管理方式的虚仓。 系统中设置了三种虚仓形式： 待检仓、代管仓和赠品仓。待检仓：表明购进材料处于待检验状态，在此状态中，物料尚未入库，准备进行质量检验，

5、只记录数量，不核算金额。代管仓：表明入库物料不属于企业所有，本企业只是受托代行看管或部分处置（如只计算加工费的受托加工业务），其处置权归其它企业或单位。 具有这种性质的购进物料也只是记录数量，并不考虑成本。赠品仓：核算赠品收发的虚拟仓库。 赠品是指在收货或发货时，除议定的货物外，附带无偿收到或赠予对方一定数量的货物，这种货物处理的方式多、范围广、与日常业务的处理界限不清晰，但总体来说是在货物收入或发出时不具有成本，而只具有数量属性。由此可见，虚仓不是实际存在的仓库，而是对在实仓中存放的一部分物料进行单独管理的手段。 在“基础资料仓位”界面内，选择根目录，此时菜单内容为对仓位组的操作。在菜单上选

6、择编辑-新增仓位组，进入如下图“仓位组新增”界面，输入仓位组的代码和名称信息。输入完毕后，单击【保存】，保存新增仓位组的资料。仓位是属于一个仓位组的。只有已经新建了仓位组后，才能新建仓位新建仓位的操作是：1. 在“基础资料仓位”界面内，选择一个已经存在的仓位组。2. 选择编辑-新增仓位，进入“仓位新增”界面，在界面内输入仓位信息。3. 单击【保存】，保存新增仓位的资料。仓位与仓库、物料的使用密切相关的。物料中使用了到仓库中的数据，而仓库中又使用到了仓位中的数据。因此使用时，建议结合起来使用。部门新增进入主控台后，选择系统设置基础资料公共资料部门，就可以进入部门维护界面。在这个界面里，可以专门对

7、部门资料进行维护和管理： 部门新增：选编辑 新增后弹出以上窗口，填写相关信息后保存，新增完成。客户新增进入主控台后，选择系统设置基础资料公共资料客户，就可以进入客户维护界面客户新增：选编辑 新增后弹出如上图窗口，填写相关信息后保存，新增完成。七、供应商新增进入主控台后，选择系统设置基础资料公共资料供应商，就可以进入供应商维护界面供应商新增：选编辑 新增后弹出如上图窗口，填写相关信息后保存，新增完成。八、职员新增进入主控台后，选择系统设置基础资料公共资料职员，就可以进入职员维护界面 职员新增：选编辑 新增后弹出如上图窗口，填写相关信息后保存，新增完成。备注：其它基础资料的新增方法和上面大同小异，

8、可以参照K3ERP中的帮助手册。十、用户权限设置对用户授予基础资料权限的步骤是：1、金蝶K/3系统控制台选择系统设置用户管理，进入用户管理窗口。2、选择一个用户，然后选择用户权限，打开如下图“权限管理”窗口在这里可以对各基础资料的权限进行初步设置。当为用户授予了“查询权”，则表示该用户可以查看基础资料中的所有数据。当为用户授予了“管理权，则表示该用户不仅可以查看，还可以新增、修改、删除基础资料中的所有数据。如果只是希望用户只能查看或者修改某一种基础资料，而不是全部基础资料，则此处可不做授权。3、然后单击【高级】，打开“用户权限”窗口，如下图： 4、此窗口中，可以对各种基础资料类别进行更细的授权

9、。如果希望对某一个基础资料授权，比如说“科目”，则选中该基础资料类别“科目”，在相应的权限处打上“”，然后单击【授权】按钮即可。如对用户组设置权限，然后选择用户组权限，打开如下图“权限管理”窗口具体设置方法同上述用户权限操作方法！附录资料：不需要的可以自行删除ERP中的成本管理图文详解 点评: 上一篇我们介绍了ERP中的财务会计。从会计理论的角度来说，财务会计是负责公司对外报表的需求的，因此又称为外部会计。外部方可能是所有者，政府机构，证券交易所等等。ERP中的财务会计模块不仅仅是对外报表的工具，它更是一种使业务处理和帐务处理相统一，加强企业财务管理的强大平台。但是毕竟这一模块仍然是在财务会计

10、理论的框架之下的，很多基于内部管理的需求仍然得不到满足。这篇我们将介绍ERP中的管理会计，这是一个基于各种管理会计理论的大模块。其中体现企业内部价值链的成本流和成本对象概念是其核心部分，我们将在本章介绍。会计核算软件虽然ERP历史发展的主要源头是在物流领域，但是如今的ERP软件是涵盖物（物流），财（财务），人（人力资源）等企业管理领域的大型平台，因此从会计核算软件的角度来看看ERP中的财务，会使我们更容易进入ERP管理会计这一对大多数读者来说既熟悉又陌生的世界。根据会计核算软件的功能和思路，我们将其大致划分成三个阶段。第一阶段 手工记帐的电算化这是会计核算软件发展的初级阶段，电算化的目的是替代

11、原来烦琐和易错的手工记帐。所以从各方面看，它都竭力地接近手工记帐的习惯。如图一所示，财会人员在类似手工会计记帐凭证的系统界面里输入凭证的内容，保存后系统更新相应的数据库表，可能会有各种汇总表，但一定会有会计凭证行项目表，在这个表里存储了记帐凭证行的相关字段内容。系统根据数据库可以提供规定格式的各种对外报表，比如资产负债表，损益表和试算平衡表等等。当然系统还会提供各种常用功能，比如帐户的查询等等，不作赘述。在本阶段的系统设计中，使用的是财务会计的通行规则或理论。比如每张凭证都必须“有借必有贷，借贷必相等”。再比如从流程的角度，审核人必须和制单人分开，审核后才能过帐，等等。手工记帐的电算化软件满足

12、了会计核算的最初要求，但是渐渐的对于会计信息分析的要求迫使其向第二阶段发展。第二阶段 增强型会计核算软件从会计理论应用的角度来说，第二阶段和第一阶段并无本质的不同。它的增强来自于在记帐凭证输入时，除了传统手工帐要求的借贷标志，科目，金额，摘要以外，允许财会人员输入一些附加字段。这些附加字段或者出现在主屏幕，或者另外使用附加字段屏幕用于输入。而附加字段的内容本身可以在别的操作中专门维护（就象维护会计科目一样），在凭证输入时可以通过查找输入。系统的数据库结构也和第一阶段没有本质上的区别，只是在行项目表中增加了附加字段，同时可能增加了和附加字段相关的汇总表。视软件产品的不同，有些软件可能和物流模块有

13、了一定的集成，可以部分实现第一篇中所描述的业务处理和帐务处理的统一，这时凭证不是手工录入的，而是根据业务自动生成的。有了附加字段，系统就可以胜任一些汇总类的简单报表了。为什么称之为“汇总类的简单报表”？主要是因为：系统不提供财务分析的的理论支持。在多数情况下这一阶段的系统提供的是类似EXCEL数据透视表那样的分析工具。这种工具背后并没有相关的管理会计理论作为依托，因此分析更多的是采取汇总，筛选等简单的数据分析手段，而不是财务分析手段。数据的输入和处理是平面的，或者说集中在一个层面（即财务会计凭证输入）上，这样数据的处理始终跳不出财务会计的条条框框，而且往往无法描述现实中立体（多层面）的信息。关

14、于立体的信息我们会在本章成本流的案例中看到。因此这一阶段的系统显然不能实现象成本的结转，预算，营销分析，资金管理，流动性预测，现金流量表，合并会计报表等等的功能。同时，如果仅仅是可以增加附加字段，但是字段间的逻辑关系却没有很好的定义，或者不和物流模块集成。往往最终的结果是出于工作负荷和信息质量的原因，很多附加字段形同虚设。第三阶段 分模块集成管理软件会计核算软件和物流管理软件的发展最终指向ERP软件。上一篇我们介绍了ERP财务会计模块丰富的功能，以及财务会计模块和物流的集成。而ERP中的财务模块本身更是发展成了一个真正的财务管理软件。如图三，在本阶段财务会计的数据进入系统后，通过集成进入了其他

15、崭新的财务子模块中，这种集成体现在系统自动生成了其他子模块的凭证。图三中红色的双向箭头代表了这种集成。在这些子模块（比如管理会计）的设计中，ERP软件应用了各种现代管理理论，同时提供了客户化配置的灵活性。比如在管理会计中允许客户定义自己的成本分摊规则，再比如在合并模块中允许客户定义合并抵销分录规则等等。通过这些理论和规则，系统自动地对原始数据进行加工和处理，而这种加工的结果往往也是以其他子模块凭证（比如管理会计凭证）的形式保存在系统中。当然也可以在这些模块中手工对数据进行处理而不影响财务会计。图三中三色的圆箭头代表了自动和手工结合的处理过程。最终，在ERP财务的其他子模块中，我们可以得到各种功

16、能报表，这些报表更准确，运行也更快，最重要的是有更强的理论支撑，这使得我们可以做真正的财务分析，而不仅仅是第二阶段的数据分析。同时这些子模块还提供了适合本身特点的报表工具。本篇“管理会计”是第一个我们将要介绍的这样的子模块。成本流和成本对象成本流和成本对象是管理会计的基本概念。成本流描述了企业内部的价值流，象是流淌在企业内部的河流。而成本对象则象是湖泊。ERP系统使得成本对象和成本流变得透明，从而使管理者可以更加客观和科学地 控制成本。 考评绩效。 分析市场 和支持决策。抽象地解释这两个概念实在没有太大的意义，我们只需看一个案例就能够很清楚的理解它们了。由于制造行业的成本流和成本对象我们将在本

17、篇生产成本章节中有很详细的介绍，所以本章中我们的案例使用航运业这一较特殊的行业。案例ABC船运公司是一家主要从事远洋集装箱运输业务的公司。它的主要营运方式是班轮运输。班轮运输（Liner Shipping）又称定期船运输。是指船舶按事先制定的船期表（时间表）在特定的航线上，以既定的挂靠港口顺序，经常地从事航线上各港口间的船舶运输。船舶在航线上的一次航行称为一个航次。托运单（国内有时用“委托申请书”代替）是指由托运人根据买卖合同和信用证的有关内容向承运人或他的代理人办理货物运输的书面凭证。经承运人或其代理人对该单的签认，即表示已接受这一托运，承运人与托运人之间对货物运输的相互关系即告建立。ABC

18、公司的损益主要由航运收入和各种使费与间接费用组成。其中船运收入（包括净海运费和附加费）可以认定到各托运单，航次费用（包括燃油费，港口费，货物费，中转费，垫仓入料费，货损海损费等）可以认定到航次的各航段和港口。而船舶费用（包括人员工资费用，船舶设备折旧费，物料修理费，保险费，租金费用，非营运期费用等等）只可以认定到各艘船舶）。还有一些费用是船舶公共的（包括后备人员工资费，差旅费，通讯费，业务单证费，海图资料费等等），不能直接认定到个别船舶上。由于集装箱数量大，流动性强，而且虽然个体有差异，但是使用上认为是无差异的。因此集装箱费用（包括折旧费，租金费用，冷箱备件修理费，堆存费用，底盘费用等等）也不

19、能直接认定到个别船舶或航次上。其他的象管理费用，只能认定到部门或科室。根据ABC公司的行业特点，我们认为它的成本流和成本对象的总体结构如图四所示。图四中最左侧代表财务会计模块，它构成了ERP管理会计模块的主要数据来源。而图四的其它部分是管理会计模块。图四中红色的箭头代表了成本流，而其他部分比如公司组织结构，航次（包括航段和港口），托运单和市场细分（图中用魔方表示）则是成本对象。下面我们将简要介绍五种形式的成本流，分别对应图四中的-：收入，成本和费用的凭证入帐当财务人员手工录入会计分录，或者系统自动生成会计分录（如固定资产记提折旧）时，如果这些分录和收入成本或费用相关，那么系统除了生成相应的财务

20、会计记帐凭证外，还将生成管理会计凭证，记录下成本流归集到相应的成本对象。比如航次费用归集到各航次（港口和航段）中，船舶费用归集到各船舶成本中心，航运收入归集到托运单里。从其他成本中心分摊到各船舶成本中心根据预先设定的分摊标准，将成本从其他成本中心分摊到船舶成本中心，比如将船舶公共成本中心归集的船舶共同费用根据事先设定的百分比分摊到所有的船舶成本中心。对于董事会，财务部等成本中心发生的间接费用也可以类似地分摊到船舶成本中心上。但是对于集装箱部发生的集装箱费用可能直接分摊到航次上更为合适。事实上判断的依据是我们认为各成本中心的工作是服务于船舶，还是航次。从船舶成本中心分摊到各个航次对于ABC船运公

21、司来说，船舶的价值体现在它们承载的各个航次中，因此将船舶成本中心的成本按一定的规则（如航程天数）分摊到相关的各个航次（港口和航段）中，是合理的。从航次结算到托运单集装箱船在一个航次装载了各个托运人的货物，要进行托运单的盈亏分析，必须将航次汇集的费用结算到相关的各托运单上，结算的标准可以是该航次（各港口和航段）上各个托运单占用的标准箱位（TEU）。从托运单结算到市场细分在盈利分析模块，我们从托运单的盈利出发，可以对市场及内部责任范围进行多维多层次的盈利分析。关于盈利分析我们在下文以及后面的章节将有详细介绍。成本要素成本流是一个抽象的概念。从技术的角度来看它表现为管理会计凭证。管理会计凭证和我们熟

22、悉的财务会计凭证是不同的。它记录了什么性质的成本（其实包括绝大多数的损益）从哪里流向哪里。它也借用了“借/贷”的概念，“借”是成本的流入，“贷”是成本的流出。因此在有些凭证里借贷是平衡的，如案例中的，它们表示的是成本流从一个成本对象流入另一个成本对象。有些凭证里借贷是不平衡的，如案例中的，它们的含义是成本流从财务会计模块流入了管理会计模块。那么，在回答“什么性质的成本”这个问题时，系统是怎么做的呢？一个直观的回答是用财务会计中的损益类科目，即各种收入，成本和费用科目。在图四财务会计的区域里对于这些科目的财务会计过帐以同样性质的成本流入了管理会计中。但是仅仅这样做有一个主要的不足，即处理管理会计

23、内部成本流转的时候意义上和灵活性上的缺陷。比如船舶费用的明细很多，当分摊到航次上时，从航次分析的角度来看可能这些明细已不很重要，我们所关心的只要知道哪些是从船舶上分摊过来的间接费用就可以了。因此一个灵活的解决方案是用一个独立的概念 - 成本要素 来描述管理会计中成本流的性质。而成本要素分两大类。一类是初级成本要素，它们实质上就是财务会计中的损益类科目。另一类是次级成本要素，它们可以用来描述管理会计内部各成本对象间成本流转时的成本性质。再举一个常用的例子：单位的食堂本身会发生很多费用，比如场地，人员，燃料，粮食副食品等等。当食堂的费用分摊到各部门时，我们不再关心初级成本要素，我们只需要以类似“食

24、堂伙食费用”这样的在会计科目表中没有的次级成本要素表示其性质就可以了。而食堂本身的初级成本费用，在考核食堂本身的管理时才是有用的。成本对象在案例中，我们的成本对象是具体的，比如航次，托运单。在ERP中对于成本对象，系统经过了总结和抽象，形成了若干大类。这些大类的成本对象其性质和特征上有一定的规律。我们可以根据本行业本企业的情况依据这些大类的成本对象设计具体的成本对象类别乃至总的管理会计架构。下面我们简要介绍这些大类的成本对象，有些将在本书的其他章节中有具体的介绍。成本中心（Cost Center）成本中心类似于企业内部“部门”的概念，但在管理会计中它主要用于成本控制的目的。将公司按照成本中心分

25、割，可以实现对于责任区域的成本计划，认定，控制和分摊。和其他成本对象相比，成本中心具有比较稳定，变化较少的特点。从组织结构的角度，将所有成本中心按树状层次有序地组织起来，构成了成本中心组织结构。以图四为例，ABC公司的成本中心组织结构中既有归集间接费用的成本中心，如董事会，财务部，也有归集各种航运成本的成本中心，如每条集装箱船就是一个成本中心。每个成本中心都有一个成本中心负责人员。内部定单（Internal Order）和成本中心类似，内部定单也是一种成本对象，我们可以对内部定单进行成本的计划，认定，控制和分摊。和成本中心不同的是内部定单有明确的开始和结束，它不是一种组织机构，而是一个个小的项

26、目（Project）。在ERP中可以定义不同的内部定单类别（Internal Order Type）。如果上文案例中想以内部定单实现航次的核算，那航次就是一种内部定单类别，而每个航次本身都是一个内部定单。我们还可以将内部定单组合成多层次的内部定单组（Internal Order Group）,如图四中，航次被组合在航线下。组对于阅读报表和分摊成本很有用。项目（Project）内部定单只能管理短小而简单的项目。对于需要真正的项目管理功能的项目来说，ERP提供项目管理模块进行专门管理。项目本身不是成本对象，而构成项目结构的WBS要素（工作细分结构要素/Work Breakdown Structur

27、e Elements），网络（Network）和任务（Activity）才是成本对象。关于这些概念我们将在项目管理章节中详细介绍。在上文案例中，我们可以将每个航次定义为一个项目，而整个航次在各港口中航行的过程定义为完成这个航次的网络，每个港口和港口间的航段都是网络中的一个任务。我们可以将各条航线制作成模板，航次只需复制航线并做修改就可以了。销售定单（Sales Order）销售定单是销售模块的主要凭证之一。它同时也是管理会计中的成本对象。对于工商企业来说销售定单的含义是很清楚的。但是对于服务业，销售定单的形式可能就不太一样。上文案例中托运单可以看作是该行业的销售定单。市场细分（Profitab

28、ility Segment）市场细分是指根据消费者对产品或服务不同的欲望与需求，不同的购买行为与购买习惯，把整体市场分割成不同的或相同的小市场群。ERP中盈利分析的目的不仅是分析市场，它还担负着评估公司内部组织的功能。因此在ERP中的细分标准超出了市场营销学中的市场细分。市场细分也是一种成本对象，我们将在相关章节专门阐述，在图四中我们用一个彩色的魔方代表市场细分。生产定单（Production Order）生产定单是生产模块的主要凭证之一。它同时也是管理会计中的成本对象。我们将在产品成本章节中有详细介绍。对于产品成本模块来说，除了生产定单，对于重复型制造（Repetitive Manufact

29、uring）行业来说，产品成本收集器（Product Cost Collectors）和成本对象层次(Cost Object Hierarchy)也是成本对象。流程（Process）ABC成本法，即基于作业的成本法（Activity-based Costing），是一种按流程组织企业内部管理，分析成本驱动源（Cost Driver）分摊间接费用的方法。如果使用这种方法，那么流程就是一种成本对象。内外部会计的勾稽关系管理会计是一个子模块众多的大系统。这一点从那么多成本对象种类就可以看出来。而且管理会计模块吸收了近现代管理会计理论，对于会计数据进行了和财务会计不同的深加工。因此在开始分模块介绍管理会计之前，我们必须解决一个关键的问题：内外部会计的勾稽关系。勾稽关系一方面是关系信息质量和可信度的大问题，另一方面也为模块众多的管理会计体系提供了概览信息。总览报表在管理会计总览报表层次，报表的对象主要是成本要素和各成本对象大类在各会计期间的值。这样的总览报表提供了符合图4成本流和成本对象概念的总视图。从这类报表出发，我们可以通过ERP中的报表-报表接口（Report-report Interfac