某建材公司ERP业务流程说明

1、 HYPERLINK 湖北楚瓷建材有限公司ERP业务流程说明宜昌纵横宜友信息技术有限公司2012年1月整体业务流程：ERP系统结账流程说明：采购系统：当期所有采购入库单已收到采购发票的均须生成发票，并进行结算或运费分摊后即可进行月结；库存管理：当期所有出入库单据录入、审核完毕，库存结存与仓库实物核对无误后即可进行月结；核算模块：须对当期所有出入库业务单据进行记账后方可进行期末处理，之后可进行月结，如库存模块未结账，则存货模块不能结账；1.1采购入库单录入：操作路径：【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】-增加1.2采购专用/普通发票生成-参照采购入库单生成操作路径：【采购管理】-【采购发票

2、】-【普通采购发票】-增加收到供应商发票后，发票参照入库单生成界面，点“增加”后在普通发票界面选择供应商后再执行生单-入库单即可按指定供应商生成发票；选择待生成普通发票的入库单记录后，自动将入库单上的存货、数量、单价带到普通发票界面执行保存；若此入库单无对应运费发票，则可直接进行结算操作，如下图所示； 备注：若普通发票为手工增加，系统则无法自动对应其入库单，也无法在发票界面进行结算，必须进行手工结算；1.3 运费发票录入-手工录入运费发票，供应单位与代垫单位可不同操作路径：【采购管理】-【采购发票】-【运费发票】-增加1.4 手工结算-将运费分摊至材料入库成本上操作路径：【采购管理】-【采购结

3、算】-【手工结算】-选单选择“手工结算”后，执行“选单”操作，系统弹出“结算选单”功能，在“查询”功能节点可以按供应商选择未结算的入库单、发票，如下图所示：选择对应的入库单、发票、运费发票后执行“分摊”，系统提供按数量、金额2种方式进行运费分摊，如下图所示：注意：入库单、采购普通发票、运费发票税率均应为0执行“结算单”查询，如下图所示，可显示分摊运费金额、原入库单单价、分摊费用后单价：1.5材料出库单录入操作路径：【库存管理】-【出库业务】-【材料出库单】-增加1.6 正常单据记账-存货核算模块对已结算的入库单进行记账处理操作路径：【存货核算】-【业务核算】-【正常单据记账】-单据类型：采购入

4、库单备注：在进行单据记账时，须按单据物流顺序进行记账处理：先记五金库所有入库单据，即先记采购入库单、其他入库单，再记材料出库单、其他出库单（出库单记账时一定要选择出库单上单价重新计算）。1.7 结算成本处理：结算成本处理：主要用于以前月份入库本期收到发票后进行结算处理后确认暂估处理完毕的最后一步操作。操作路径：【存货核算】【业务核算】【结算成本处理】对已结算的暂估入库单执行“暂估”操作！ 对于运费发票的核算，若运费发票与实物入库是不同期到达的，则在进行费用折扣结算后，须在存货核算模块进行“结算成本处理暂估”操作。1.8 期末处理操作路径：【存货核算】【业务核算】【期末处理】选择待执行期末处理的

5、仓库，按“确定”即可。当月所有业务单据录入、审核、记账完毕无误后，须执行仓库期末处理操作，期末处理后生执行存货核算的月末结账操作。1.9 月末结账操作路径：【库存管理】【月末结账】【结账】如上图所示，月末结账必须按照单据流程和业务流程按模块顺序进行结账否则会提示上图所示提示，以导致月末结账失败。正常结账顺序为：采购管理库存管理存货核算1.10 特殊单据处理-华强免费调入操作路径：【库存管理】-【入库业务】-【其他入库单】-增加1.11 特殊单据处理-盘亏出库操作路径：【库存管理】-【出库业务】-【其他出库单】-增加二、报表查询2.1 单据列表审核快速查询：操作路径：【库存管理】【单据列表】【采

6、购入库单列表、材料出库单列表等】审核人为：NULL，即查询未审核的单据在单据列表过滤条件录入窗口输入审核人为NULL，即代表查询入库时间范围内且未审核的采购入库单，过滤后可执行批量审核操作，其他单据列表操作方法同。2.2 入库汇总表查询：操作路径：【存货核算】【账表】【汇总表】【入库汇总表】入库汇总表用于对某期间的入库存货进行统计汇总：提供已记账、未记账、全部单据的汇总数据。提供按不同口径统计汇总：按存货分类、存货明细汇总；按供应商、入库类别汇总；2.3 库存存量查询操作路径：【库存管理】【报表】【库存帐】【现存量】现存量查询用于查询仓库最新的库存存量数据。2.4 出库汇总表查询操作路径：【存

7、货核算】【账表】【汇总表】【出库汇总表】出库汇总表可以按时间范围、领料部门、仓库、存货类别等条件进行汇总查询。2.5 库存台账查询操作路径：【库存管理】【账表】【库存帐】【库存台账】2.6 暂估材料余额表操作路径：【库存管理】【账表】【库存帐】【库存台账】附录资料：不需要的可以自行删除ERP中的成本管理图文详解 点评: 上一篇我们介绍了ERP中的财务会计。从会计理论的角度来说，财务会计是负责公司对外报表的需求的，因此又称为外部会计。外部方可能是所有者，政府机构，证券交易所等等。ERP中的财务会计模块不仅仅是对外报表的工具，它更是一种使业务处理和帐务处理相统一，加强企业财务管理的强大平台。但是毕

8、竟这一模块仍然是在财务会计理论的框架之下的，很多基于内部管理的需求仍然得不到满足。这篇我们将介绍ERP中的管理会计，这是一个基于各种管理会计理论的大模块。其中体现企业内部价值链的成本流和成本对象概念是其核心部分，我们将在本章介绍。会计核算软件虽然ERP历史发展的主要源头是在物流领域，但是如今的ERP软件是涵盖物（物流），财（财务），人（人力资源）等企业管理领域的大型平台，因此从会计核算软件的角度来看看ERP中的财务，会使我们更容易进入ERP管理会计这一对大多数读者来说既熟悉又陌生的世界。根据会计核算软件的功能和思路，我们将其大致划分成三个阶段。第一阶段 手工记帐的电算化这是会计核算软件发展的初

9、级阶段，电算化的目的是替代原来烦琐和易错的手工记帐。所以从各方面看，它都竭力地接近手工记帐的习惯。如图一所示，财会人员在类似手工会计记帐凭证的系统界面里输入凭证的内容，保存后系统更新相应的数据库表，可能会有各种汇总表，但一定会有会计凭证行项目表，在这个表里存储了记帐凭证行的相关字段内容。系统根据数据库可以提供规定格式的各种对外报表，比如资产负债表，损益表和试算平衡表等等。当然系统还会提供各种常用功能，比如帐户的查询等等，不作赘述。在本阶段的系统设计中，使用的是财务会计的通行规则或理论。比如每张凭证都必须“有借必有贷，借贷必相等”。再比如从流程的角度，审核人必须和制单人分开，审核后才能过帐，等等

10、。手工记帐的电算化软件满足了会计核算的最初要求，但是渐渐的对于会计信息分析的要求迫使其向第二阶段发展。第二阶段 增强型会计核算软件从会计理论应用的角度来说，第二阶段和第一阶段并无本质的不同。它的增强来自于在记帐凭证输入时，除了传统手工帐要求的借贷标志，科目，金额，摘要以外，允许财会人员输入一些附加字段。这些附加字段或者出现在主屏幕，或者另外使用附加字段屏幕用于输入。而附加字段的内容本身可以在别的操作中专门维护（就象维护会计科目一样），在凭证输入时可以通过查找输入。系统的数据库结构也和第一阶段没有本质上的区别，只是在行项目表中增加了附加字段，同时可能增加了和附加字段相关的汇总表。视软件产品的不同

11、，有些软件可能和物流模块有了一定的集成，可以部分实现第一篇中所描述的业务处理和帐务处理的统一，这时凭证不是手工录入的，而是根据业务自动生成的。有了附加字段，系统就可以胜任一些汇总类的简单报表了。为什么称之为“汇总类的简单报表”？主要是因为：系统不提供财务分析的的理论支持。在多数情况下这一阶段的系统提供的是类似EXCEL数据透视表那样的分析工具。这种工具背后并没有相关的管理会计理论作为依托，因此分析更多的是采取汇总，筛选等简单的数据分析手段，而不是财务分析手段。数据的输入和处理是平面的，或者说集中在一个层面（即财务会计凭证输入）上，这样数据的处理始终跳不出财务会计的条条框框，而且往往无法描述现实

12、中立体（多层面）的信息。关于立体的信息我们会在本章成本流的案例中看到。因此这一阶段的系统显然不能实现象成本的结转，预算，营销分析，资金管理，流动性预测，现金流量表，合并会计报表等等的功能。同时，如果仅仅是可以增加附加字段，但是字段间的逻辑关系却没有很好的定义，或者不和物流模块集成。往往最终的结果是出于工作负荷和信息质量的原因，很多附加字段形同虚设。第三阶段 分模块集成管理软件会计核算软件和物流管理软件的发展最终指向ERP软件。上一篇我们介绍了ERP财务会计模块丰富的功能，以及财务会计模块和物流的集成。而ERP中的财务模块本身更是发展成了一个真正的财务管理软件。如图三，在本阶段财务会计的数据进入

13、系统后，通过集成进入了其他崭新的财务子模块中，这种集成体现在系统自动生成了其他子模块的凭证。图三中红色的双向箭头代表了这种集成。在这些子模块（比如管理会计）的设计中，ERP软件应用了各种现代管理理论，同时提供了客户化配置的灵活性。比如在管理会计中允许客户定义自己的成本分摊规则，再比如在合并模块中允许客户定义合并抵销分录规则等等。通过这些理论和规则，系统自动地对原始数据进行加工和处理，而这种加工的结果往往也是以其他子模块凭证（比如管理会计凭证）的形式保存在系统中。当然也可以在这些模块中手工对数据进行处理而不影响财务会计。图三中三色的圆箭头代表了自动和手工结合的处理过程。最终，在ERP财务的其他子

14、模块中，我们可以得到各种功能报表，这些报表更准确，运行也更快，最重要的是有更强的理论支撑，这使得我们可以做真正的财务分析，而不仅仅是第二阶段的数据分析。同时这些子模块还提供了适合本身特点的报表工具。本篇“管理会计”是第一个我们将要介绍的这样的子模块。成本流和成本对象成本流和成本对象是管理会计的基本概念。成本流描述了企业内部的价值流，象是流淌在企业内部的河流。而成本对象则象是湖泊。ERP系统使得成本对象和成本流变得透明，从而使管理者可以更加客观和科学地 控制成本。 考评绩效。 分析市场 和支持决策。抽象地解释这两个概念实在没有太大的意义，我们只需看一个案例就能够很清楚的理解它们了。由于制造行业的

15、成本流和成本对象我们将在本篇生产成本章节中有很详细的介绍，所以本章中我们的案例使用航运业这一较特殊的行业。案例ABC船运公司是一家主要从事远洋集装箱运输业务的公司。它的主要营运方式是班轮运输。班轮运输（Liner Shipping）又称定期船运输。是指船舶按事先制定的船期表（时间表）在特定的航线上，以既定的挂靠港口顺序，经常地从事航线上各港口间的船舶运输。船舶在航线上的一次航行称为一个航次。托运单（国内有时用“委托申请书”代替）是指由托运人根据买卖合同和信用证的有关内容向承运人或他的代理人办理货物运输的书面凭证。经承运人或其代理人对该单的签认，即表示已接受这一托运，承运人与托运人之间对货物运输

16、的相互关系即告建立。ABC公司的损益主要由航运收入和各种使费与间接费用组成。其中船运收入（包括净海运费和附加费）可以认定到各托运单，航次费用（包括燃油费，港口费，货物费，中转费，垫仓入料费，货损海损费等）可以认定到航次的各航段和港口。而船舶费用（包括人员工资费用，船舶设备折旧费，物料修理费，保险费，租金费用，非营运期费用等等）只可以认定到各艘船舶）。还有一些费用是船舶公共的（包括后备人员工资费，差旅费，通讯费，业务单证费，海图资料费等等），不能直接认定到个别船舶上。由于集装箱数量大，流动性强，而且虽然个体有差异，但是使用上认为是无差异的。因此集装箱费用（包括折旧费，租金费用，冷箱备件修理费，堆

17、存费用，底盘费用等等）也不能直接认定到个别船舶或航次上。其他的象管理费用，只能认定到部门或科室。根据ABC公司的行业特点，我们认为它的成本流和成本对象的总体结构如图四所示。图四中最左侧代表财务会计模块，它构成了ERP管理会计模块的主要数据来源。而图四的其它部分是管理会计模块。图四中红色的箭头代表了成本流，而其他部分比如公司组织结构，航次（包括航段和港口），托运单和市场细分（图中用魔方表示）则是成本对象。下面我们将简要介绍五种形式的成本流，分别对应图四中的-：收入，成本和费用的凭证入帐当财务人员手工录入会计分录，或者系统自动生成会计分录（如固定资产记提折旧）时，如果这些分录和收入成本或费用相关，

18、那么系统除了生成相应的财务会计记帐凭证外，还将生成管理会计凭证，记录下成本流归集到相应的成本对象。比如航次费用归集到各航次（港口和航段）中，船舶费用归集到各船舶成本中心，航运收入归集到托运单里。从其他成本中心分摊到各船舶成本中心根据预先设定的分摊标准，将成本从其他成本中心分摊到船舶成本中心，比如将船舶公共成本中心归集的船舶共同费用根据事先设定的百分比分摊到所有的船舶成本中心。对于董事会，财务部等成本中心发生的间接费用也可以类似地分摊到船舶成本中心上。但是对于集装箱部发生的集装箱费用可能直接分摊到航次上更为合适。事实上判断的依据是我们认为各成本中心的工作是服务于船舶，还是航次。从船舶成本中心分摊

19、到各个航次对于ABC船运公司来说，船舶的价值体现在它们承载的各个航次中，因此将船舶成本中心的成本按一定的规则（如航程天数）分摊到相关的各个航次（港口和航段）中，是合理的。从航次结算到托运单集装箱船在一个航次装载了各个托运人的货物，要进行托运单的盈亏分析，必须将航次汇集的费用结算到相关的各托运单上，结算的标准可以是该航次（各港口和航段）上各个托运单占用的标准箱位（TEU）。从托运单结算到市场细分在盈利分析模块，我们从托运单的盈利出发，可以对市场及内部责任范围进行多维多层次的盈利分析。关于盈利分析我们在下文以及后面的章节将有详细介绍。成本要素成本流是一个抽象的概念。从技术的角度来看它表现为管理会计

20、凭证。管理会计凭证和我们熟悉的财务会计凭证是不同的。它记录了什么性质的成本（其实包括绝大多数的损益）从哪里流向哪里。它也借用了“借/贷”的概念，“借”是成本的流入，“贷”是成本的流出。因此在有些凭证里借贷是平衡的，如案例中的，它们表示的是成本流从一个成本对象流入另一个成本对象。有些凭证里借贷是不平衡的，如案例中的，它们的含义是成本流从财务会计模块流入了管理会计模块。那么，在回答“什么性质的成本”这个问题时，系统是怎么做的呢？一个直观的回答是用财务会计中的损益类科目，即各种收入，成本和费用科目。在图四财务会计的区域里对于这些科目的财务会计过帐以同样性质的成本流入了管理会计中。但是仅仅这样做有一个

21、主要的不足，即处理管理会计内部成本流转的时候意义上和灵活性上的缺陷。比如船舶费用的明细很多，当分摊到航次上时，从航次分析的角度来看可能这些明细已不很重要，我们所关心的只要知道哪些是从船舶上分摊过来的间接费用就可以了。因此一个灵活的解决方案是用一个独立的概念 - 成本要素 来描述管理会计中成本流的性质。而成本要素分两大类。一类是初级成本要素，它们实质上就是财务会计中的损益类科目。另一类是次级成本要素，它们可以用来描述管理会计内部各成本对象间成本流转时的成本性质。再举一个常用的例子：单位的食堂本身会发生很多费用，比如场地，人员，燃料，粮食副食品等等。当食堂的费用分摊到各部门时，我们不再关心初级成本

22、要素，我们只需要以类似“食堂伙食费用”这样的在会计科目表中没有的次级成本要素表示其性质就可以了。而食堂本身的初级成本费用，在考核食堂本身的管理时才是有用的。成本对象在案例中，我们的成本对象是具体的，比如航次，托运单。在ERP中对于成本对象，系统经过了总结和抽象，形成了若干大类。这些大类的成本对象其性质和特征上有一定的规律。我们可以根据本行业本企业的情况依据这些大类的成本对象设计具体的成本对象类别乃至总的管理会计架构。下面我们简要介绍这些大类的成本对象，有些将在本书的其他章节中有具体的介绍。成本中心（Cost Center）成本中心类似于企业内部“部门”的概念，但在管理会计中它主要用于成本控制的

23、目的。将公司按照成本中心分割，可以实现对于责任区域的成本计划，认定，控制和分摊。和其他成本对象相比，成本中心具有比较稳定，变化较少的特点。从组织结构的角度，将所有成本中心按树状层次有序地组织起来，构成了成本中心组织结构。以图四为例，ABC公司的成本中心组织结构中既有归集间接费用的成本中心，如董事会，财务部，也有归集各种航运成本的成本中心，如每条集装箱船就是一个成本中心。每个成本中心都有一个成本中心负责人员。内部定单（Internal Order）和成本中心类似，内部定单也是一种成本对象，我们可以对内部定单进行成本的计划，认定，控制和分摊。和成本中心不同的是内部定单有明确的开始和结束，它不是一种

24、组织机构，而是一个个小的项目（Project）。在ERP中可以定义不同的内部定单类别（Internal Order Type）。如果上文案例中想以内部定单实现航次的核算，那航次就是一种内部定单类别，而每个航次本身都是一个内部定单。我们还可以将内部定单组合成多层次的内部定单组（Internal Order Group）,如图四中，航次被组合在航线下。组对于阅读报表和分摊成本很有用。项目（Project）内部定单只能管理短小而简单的项目。对于需要真正的项目管理功能的项目来说，ERP提供项目管理模块进行专门管理。项目本身不是成本对象，而构成项目结构的WBS要素（工作细分结构要素/Work Break

25、down Structure Elements），网络（Network）和任务（Activity）才是成本对象。关于这些概念我们将在项目管理章节中详细介绍。在上文案例中，我们可以将每个航次定义为一个项目，而整个航次在各港口中航行的过程定义为完成这个航次的网络，每个港口和港口间的航段都是网络中的一个任务。我们可以将各条航线制作成模板，航次只需复制航线并做修改就可以了。销售定单（Sales Order）销售定单是销售模块的主要凭证之一。它同时也是管理会计中的成本对象。对于工商企业来说销售定单的含义是很清楚的。但是对于服务业，销售定单的形式可能就不太一样。上文案例中托运单可以看作是该行业的销售定单。

26、市场细分（Profitability Segment）市场细分是指根据消费者对产品或服务不同的欲望与需求，不同的购买行为与购买习惯，把整体市场分割成不同的或相同的小市场群。ERP中盈利分析的目的不仅是分析市场，它还担负着评估公司内部组织的功能。因此在ERP中的细分标准超出了市场营销学中的市场细分。市场细分也是一种成本对象，我们将在相关章节专门阐述，在图四中我们用一个彩色的魔方代表市场细分。生产定单（Production Order）生产定单是生产模块的主要凭证之一。它同时也是管理会计中的成本对象。我们将在产品成本章节中有详细介绍。对于产品成本模块来说，除了生产定单，对于重复型制造（Repeti

27、tive Manufacturing）行业来说，产品成本收集器（Product Cost Collectors）和成本对象层次(Cost Object Hierarchy)也是成本对象。流程（Process）ABC成本法，即基于作业的成本法（Activity-based Costing），是一种按流程组织企业内部管理，分析成本驱动源（Cost Driver）分摊间接费用的方法。如果使用这种方法，那么流程就是一种成本对象。内外部会计的勾稽关系管理会计是一个子模块众多的大系统。这一点从那么多成本对象种类就可以看出来。而且管理会计模块吸收了近现代管理会计理论，对于会计数据进行了和财务会计不同的深加工。因此在开始分模块介绍管理会计之前，我们必须解决一个关键的问题：内外部会计的勾稽关系。勾稽关系一方面是关系信息质量和可信度的大问题，另一方面也为模块众多的管理会计体系提供了概览信息。总览报表在管理会计总览报表层次，报表的对象主要是成本要素和各成本对象大类在各会计期间的值。这样的总览报表提供了符合图4成本流和成本对象概念的总视图。从这类报表出发，我们可以通过ERP中的报表-报表接口（Report-report Interface）方便地调用其他子模块的各种详细报表。此外，为了方便和外部会计的勾稽。系统在管理会计内部还使用了对象类的概念。各成本