《公司人事档案管理办法》

1、公司人事档案管理方法公司人事202222号第一章总那么第一条为进一步加强人事档案管理，有效地保护和利 用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根 据中华人民共和国档案法（以下简称档案法）和干部 档案工作条例的规定，并结合本公司实际，特制定本方法。第二条本方法适用于公司人事档案管理工作。第二章人事档案管理的机构、职责和权限第三条公司应指派人力资源部（岗）相应人员负责所 在公司人事档案的管理工作。人事档案管理人员应具备一定的档案管理基础知识，忠 于职守、严守机密，保证归档文件材料的完整性、准确性、 系统性。第四条人事档案管理人员应承当以下职责:（一）收集、鉴别和整理员工档案材料;（二）保

2、管员工档案，并做好员工档案的平安、保密和况，制定本公司的档案管理细那么，并报人力资源部备案。第二十条本方法解释权归属于中国医疗器械 人力资源部，自发布之日起生效。附件：1、查阅人事档案审批表2、借出人事档案审批表3、人事档案转出登记表4、人事档案接收登记表5、人事档案复印、摘抄材料登记表6、档案费用报附件1:查阅人事档案审批表内容工程姓名单位部门及职务被查阅人被查阅人查档理由和查档内容查阅部门负责人签字：年 月曰人力部门意见负责人签字： 年 月曰人力资源领导批示分管领导签字： 年 月曰附件2：借出人事档案审批表姓名单位部门及职务被借出人借档人借出卷（份数）查（借）阅用途正（副）本借档部门负责人

3、签字：年 月日人力部门意见负责人签字： 年 月日人力资源领导批示分管领导签字： 年 月日备注附件3：人事档案转出登记表序号姓名转往何单位正本副本转出时间经办人接收人签字附件4：人事档案接收登记表序号姓名转往何单位正本副本转出时间经办人接收人签字附件5：人事档案复印、摘抄材料登记表序号时间复印、（摘抄）部门被复印（摘 抄）人复印、（摘 抄）内容（摘抄） 人审批人备注附件6：档案费用报销申请表申请人姓名任职部门职务手机号码报销事由报销起止日期报销标准部门领导意见负责人签字：年 月曰人力部门意见负责人签字：年 月日人力资源分管领导批 示分管领导签字：年 月曰保护的工作;（三）正确应用档案，保证员工应

4、用档案工作的准确无 误；（四）负责办理员工档案的查阅、借阅和转递工作；（五）登记员工工作变动情况；（六）当人员发生变动时，完成相关档案转移工作。第五条公司原那么上负责与所在公司签订劳动合同的员 工的档案管理。第三章档案转移第六条人事档案借调借调员工，其个人档案仍由原单位保管。便于借调单位 了解情况，借出单位应将其个人档案复印件交至借调单位人 力资源部（岗）。个人档案复印件与原件具有同等的保密性，档 案管理人员应当妥善保管。第七条人事档案调入（一）具有人事档案权的公司，要求具有本市户口的员 工在入职三十日内将档案调入所在公司；对于非本市户口的 员工，公司可以根据自身情况委托第三方档案管理机构统一

5、 管理。无人事档案权的公司，应委托第三方档案管理机构统 一管理员工档案。对于不按照公司要求转入档案和不接受公司指定档案 管理的员工，原那么上公司不另行报销相关档案管理费用。确 有特殊原因不能参与统一管理的，经审批后公司可报销员工 在职期间档案保管费用。（二）人事档案调入执行如下流程：1、具有人事档案权的公司，本市户口员工档案调入应 当经人力资源负责人审批，同意后由公司档案管理员为员工 开具调档函；档案调入后对档案材料进行鉴别与整理，认真 核对，建立纸质版和电子版材料清单，填写人事档案接收 登记表，后妥善收藏至档案室；并将接收档案回执转递回 员工原单位档案管理人员。2、无人事档案权的公司，及涉及

6、非本市户口的员工， 公司应当委托第三方档案管理机构统一管理员工档案。新员 工入职后应由档案管理员为员工开具调档函，并将员工档案 转交至第三方档案管理机构。档案管理员应当妥善保管员工 存档卡，员工档案费用由所属公司承当。3、确有特殊原因不能执行公司统一档案管理的员工， 员工应提交书面申请，经本部门负责人、人力资源部（岗）、公 司分管人力资源领导审批同意后，员工档案可不调入公司或 公司指定档案代理机构，可凭有效档案管理报销凭证由所属 公司报销员工在职期间档案管理费用。第八条人事档案调出（一）员工离职时档案管理员应提醒员工在离职手续办 理完成之后三十日内将档案转走。因员工个人原因在规定时 间内未完成

7、档案调出的员工，由此产生不利后果和影响由员 工本人承当。（二）人事档案调出执行如下流程：1、对于有人事档案权的公司，档案管理员接到离职员 工新单位调函后，需将员工档案整理、密封后转交给员工本 人，填写人事档案转出登记表，并请员工告知新公司收到档案后需将档案转递回执寄 回。2、对于委托第三方档案管理机构存档的公司，收到离 职员工新单位调档函后，由档案管理员持调档函到存档机构 调档后转交给员工本人，填写人事档案转出登记表，并请 员工告知新公司收到档案后需将档案转递回执寄回。3、档案管理员逾期十个工作日未见对方退回回执应及 时催回，以防丧失。档案转递回执应妥善保管。第四章建档及档案保管第九条 具有人

8、事档案权公司的档案建档及管理（一）员工档案内容应包括以下类别：1、履历材料：干部履历表，个人简历表，干部、工人、 军人等各类人员登记表及更改姓名的材料。2、自传及属于自传性质的材料。3、鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），调 动、任免的考核材料，后备干部的考核材料，民主评议的综 合材料等。4、录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复原退伍、转 业工资、保险福利待遇、出国、退（离）休、退职、各种代表 会代表登记表等材料。5、政审材料：指入党人团、应征入伍等各类政审材料 及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见， 上级批复及所依据的证明材料。6、参加及退出中国共产党、中国共青团及民主党

9、派的 材料：入党、入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员 或党员资格的材料、退团材料，中国共产党党员登记表、加 入民主党派的有关材料。7、奖励材料：包括业务、政治、品德方面的奖励材料。8、处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料。9、其他可供参考的材料：体检表、法院审判的离婚判决 书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相 关 材料。（二）档案管理人员应该对档案材料认真鉴别、准确分 类，确保材料完整、编排有序、目录清楚、装订整齐。1、登记。新员工调入档案后及时整理，制作材料清单， 并做电子版留存备查。归档材料原那么上应当为

10、原件，一般不 得使用复印件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的， 必须在复印件上注明出处、复制时间，并加盖材料制作单位 公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。2、档案材料的补充。员工在职期间考取的各类证书（例 如职业技术证书、学历学位证书、职称等）、公司颁发的奖励 证书（例如优秀个人、优秀经理、优秀集体等）以及档案法 规定应归档的文件资料应当定期整理并归入员工个人档案。第十条委托第三方档案管理机构的公司的档案管理（一）登记。公司应建立本公司的人事档案台账，并在 台账中标明员工的入（离）职日期，档案的调入（调出）日 期以及调入（调出）档案的册数。（二）归档。新调入档案进行登记后，统一

11、由档案管理 员将档案存入第三方档案管理机构，并留存好存档凭证。（三）档案材料的补充。员工在职期间考取的各类证书、公 司颁发的奖励证书以及档案法规定应归档的文件资料应 当定期整理并委托第三方档案管理机构归入员工个人档案。第五章档案检查核对第十一条公司应定期对档案进行检查与核对，特别在 以下情况下要及时进行检查核对：（一）突发事件，如被盗、遗失或在火灾之后。（二）对有些档案发生疑问，如不能确定某份材料是否 丧失。（三）发现某些损害，如发现材料变霉，发生虫蛀等。第六章档案的保密制度第十二条 查阅涉密档案或内部材料，借阅人需填写查 阅人事档案审批表。个人查阅本人档案须经公司人力资源 部（岗）批准。个人

12、查阅他人档案，须经公司人力资源部（岗）、公 司主管人力资源领导批准。查阅时须严格履行登记手续，注 明查阅目的和内容，填写人事档案复印、摘抄材料登记 表。查阅时需有档案管理员在场。第十三条未经批准，任何人不得私自进入档案室；档 案管理人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案 内容。第十四条因需要经批准摘录或复制的涉密档案材料,须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负 责。第十五条不归档的重份文件及内部材料，须交由人力 资源部（岗）集中销毁。第十六条公司档案管理人员或利用者，如有违反保密 规定的，视情节轻重按有关规定处理。第七章档案管理人员纪律与监督第十七条 在员工人事档案材料收集归档工作中，人事 档案材料形成部门、人事档案管理人员和员工本人必须严格 执行有关法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，并遵 守以下纪律：