公文处理基础

1、公文处理基础市政府办公室 许敬原一、公文及公文处理内容 二、公文处理的基本要求 三、公文写作 公 文 处 理 基 础公文及公文处理内容 一、公文及公文处理内容 演变 书契-史册案牍公牍公文 “公文下郡，绵绢悉以还民。”（晋陈寿三国志魏志赵俨传）公文及公文处理内容 一、公文及公文处理内容 涵义 党政机关公文(包括电报)，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具 。 公文及公文处理内容 一、公文及公文处理内容 特点 1、特定效力(强制性) 2、规范体式

2、3、重要工具(依法行政、公务活动) 内容 公文拟制公文办理公文管理立卷归档 定义 文种，即公文的种类。每一种公文都有各自独特的名称。（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 演变 下行文书 诰、誓、命（西周春秋）-制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨（辛亥革命前） 上行文书 上书（西周春秋）-奏（秦）-章、表、驳、义（两汉）-牒、申、启、呈、笺、题、状（辛亥革命前） 平行文书 檄文、移书（西周春秋）-关、敕、咨、照会（辛亥革命前）（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 演变 辛亥革命后，南京临时政府颁布第一个公文程式条例，6次修改，由5种、7种、13种至8种。 公文处理暂行办法(政

3、务院，1951年)，5次修订 国家行政机关公文处理办法(国办，2000年8月) 中国共产党机关公文处理条例（中办，1996年5月） 党政机关公文处理工作条例（中办，2012年4月） （一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 1.种类：15种15类。 (1）决议； (2)决定；（3）命令(令)；(4)公报； (5)公告；(6)通告 ； (7)意见； (8) 通知；(9)通报； (10)报告；(11)请示；(12)批复； (13)议案；(14)函；(15)纪要（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 1.种类 按按行文方向分：上行公文、平行公文、下行公文 机密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公

4、文、普通公文(绝密件、机密件、秘密件、普通件) 按办理的时间要求分：特急公文、急办公文、常规公文(特急件、急件、平件) 按特点和作用分：指令性公文(命令、决定、会议纪要) 按制发机关分：法规文件、呈报性文件(报告、请示、批复、议案)、行政文件、知照性公文(公告、通告、通知、通报、函)（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 2.适用范围 （1）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （2）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （3）命令(令)：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员

5、。 （4）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。 （5）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 2.适用范围 （6）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （8）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （9）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （10）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。(汇报工作报告、反映情况报告、答复上级询问报告)（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 2.适用

6、范围 （11）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 （12）批复：适用于答复下级机关请示事项。 （13）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （14）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 (15) 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 （一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 3.选用文种的基本方法 (1)根据发文机关的职能和权限来选用文种。如公告、命令。 (2)根据发文对象与本机关的关系来选用文种。上行文、下行文、平行文，如批转、转发、函。 (3)根据行文目的来选择文种。 （一）把握文

7、种选用关二、公文处理的基本要求 4.几个文种的辨析 请示与报告 相同点：上行文。下级机关都可使用。 不同点：适用内容、行文时间、处理方法、写法要求不同。 函与请示 相同点：都需要回复。 不同点：适用范围、行文方向。 转发性通知与批转性通知、印发性通知（一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 4.几个文种的辨析 批转性通知：省人民政府批转省发展和改革委员会、省教育厅关于进一步加强全省普通高中建设管理若干意见的通知各市、州、县人民政府，省政府各部门： 省人民政府同意省发展和改革委员会、省教育厅关于进一步加强全省普通高中建设管理的若干意见，现转发给你们，请认真遵照执行。 2006年1月13日（一）

8、把握文种选用关二、公文处理的基本要求 4.几个文种的辨析 印发性通知：市人民政府关于印发荆门市国家助学贷款实施细则的通知各县、市、区人民政府，屈家岭管理区，市政府各部门： 现将荆门市国家助学贷款实施细则印发给你们，请遵照执行。 2006年3月16日 （一）把握文种选用关二、公文处理的基本要求 4.几个文种的辨析 通告与公告 相同点：公布性公文。 不同点：范围、内容、发布机关。 决定与命令、通报 (1) 决定与命令 相同点：下行文，带有强制性、约束力。 不同点：内容的强度和力度，使用范围、语气。 (2)决定与通报 相同点：下行文，奖惩有关单位和人员。 不同点：重要程度、影响力。 （一）把握文种选

9、用关二、公文处理的基本要求 一份文件由三部分组成： 1、眉首区：保密等级、紧急程度、发文份号、发文机关名称及发文字号等。 2、主体区：公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关盖章、成文日期、附注等。 3、版记：主送、抄送、分送、印发说明等。 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 常见错误： 1.不同作用的版头相互混淆使用 (1)中共市委员会文件 (2)中国共产党市委员会( ) (3)市人民政府文件 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 2.发文字号的编排不合乎规定 （1）发文代字不规范 （2）发文顺序号、年号、括号标注不规范 正确 荆政发20105号 错误 (1) (82)价字第1

10、00号 (2) 思想政治小组(2009)05号 (3) 联合发文字号随意标注。 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 3.标题拟制不正确 （1）不规范。 正确 发文机关全称(简称)+事由(内容)+文种 连接词：关于 错误 (1) 通知 (2) 市人民政府决定 (3) 关于开展节约工作的通知 (4) 市政府政府表彰先进集体通报 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 (2)不准确。 事由概括不准。公司关于司机开车去武汉的通报 文种名称确定不准。市公安局关于拟购量三辆消防车的请示、市财政局关于同意购置三辆消防车的批复。 (3)不简要。 市政府关于认真贯彻落实国务院林业工作会议精神，进一步

11、加强林业工作的通知、区经委转发区人民政府转发市人民政府关于开展文明单位创建活动的通知。 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 (4)不清楚。 局关于车辆的请示。 (5)不妥当。 市政府关于转发“市牧业管理实施办法”的通知、市政府批转市环保局关于加强环保工作的意见的通知。 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 4.数字使用混乱 （1）段落层次的标识不统一。 正确标识：一、(二) 1. (1) （2）成文日期使用了汉字。 正确 使用阿拉伯数字，且以签发人签发日期为准。 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 (3)小写汉字与阿拉伯数字乱用。 把“二万五千里长征”、“第一书记”、“五

12、六天”写作“25000里长征”、“第1书记”、“56天”。 正确 数字作为词素构成固定的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，邻近的两个数字并列连用、表示概数时，应用小写汉字。 把“十分清楚”、“产值5000万元”写作“10分清楚”、“产值五千万元”。 正确 数字作表示程度的副词时，应写作小写汉字；表示具体的数量，用阿拉伯数字。（二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 “4辆车辆报废”。 不定量名词不能再受定量的修辞。 “1998年我厂上交利税比去年增长了80，而生产成本却降低了一倍”。 “2000年我厂产值为4000万元，2001年是8000万元，1999年是2000万元，2000

13、年比1999年翻了一番，2001年比2000年又翻了一番，比1999年翻了三番”。 “全班50名同学、期中考试成绩在85分以上的有40名，85分以下的有10名” 把“2012年、2011年、2010年”分别写作“今年、去年、前年”。（二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 5.附件和附注的标注不规范 正确 （1）附件应用阿拉伯数字标注附件数量和顺序。 （2）附注在成文日期之下。 （二）把握格式规范关二、公文处理的基本要求 1.按照行文规则行文 行文规则：职权范围 隶属关系 常见错误： (1)多头主送 (2)上下级机关联合行文 (3)行文请示抄送下级 (4)平级和不相隶属机关之间使用上行或下行

14、文种 (5)上级部门给无指导关系的下级部门行文指挥 (6)上级部门向下级机关行文指挥 (7)行文给领导同志个人 （三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 2.按照程序规范运行 规范程序 所有文件都由文书科登记、分办，一个口子进，一个口子出。 文件制发程序 （1）申报（部门） （2）登记（文书科） （3）分办（文书科） （4）审批（分管领导） 经审批同意制发的文件，进入审核、制发流程； 经审批不同意制发的文件，退回呈报部门。 （三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 （5）拟稿（承办科室） （6）审核（分管领导） （7）复核（秘书一科） （8）复审（副主任） （9）签发（秘书长、副市长、市长

15、） （10）校核（承办科室） （11）印制（文书科） （三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 请示件办理程序 （1）登记（文书科） （2）分办（文书科） （3）拟办（业务科室） （4）批办（分管领导） （5）承办（办理部门） （6）反馈（业务科室-办理部门-呈报部门） （7）归挡（文书科）（三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 文件传阅程序 （1）传阅顺序。主要领导、主管领导、分管领导，其他领导、有关单位（科室）。 （2）传阅登记。 （3）送阅。（文件传阅单）。 （4）传阅。文件不允许横传。领导若有批示，按批阅要求传阅。 （5）催阅。 （6）归档。（三）把握公文运行关二、公文处理的基本

16、要求 文件立卷归档程序 提高效率 即接即办，特事特办，文不过夜，限时办结 怎样写好分办、拟办、批办意见 分办意见要把握准对象和范围。 拟办意见要做到具体、准确和完整。拟办意见一般由责任科室或直接分管领导提出。 （1）具体。背景、缘由交待清楚；处理建议准确、具有可操作性；处理方式合理、恰当；送批对象界定无误。 （三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 （2）准确。对原文内容把握准确，不要断章取义；缘由背景交待准确，不要含糊不清；处理建议提得准确，不要脱离实际；处置方式准确，不要主观臆断；送批对象准确，不要越级送批。 （3）完整。一个完整的“拟办意见”，主要由态度、缘由（背景）、处理建议和方式、

17、送批领导、拟办人员、日期等要素构成。（三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 范例： 拟同意（或不同意）来文所述意见（建议、反映的问题等）。 来文所述主要是 鉴于以上情况，特建议： 1、 2、 送请同志阅示。 年月日 （三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 批办意见要明确办理对象和要求。 首先要表明是否同意拟办意见，其次，明确由谁办理，再次提出办理要求。 范例： 同意所拟。请部门（或同志）阅办，并提出方案送审。 年月日 加强管理 政治责任，保密意识，管理制度，检查机制 （三）把握公文运行关二、公文处理的基本要求 要求： 开门见山，干练结尾。不同文种的文件，开头和结尾的方法不尽相同。 开头

18、 开门见山，直陈主旨。 方法：目的式、引据式、概述式等。（一）怎样写好开头和结尾三、公文写作 1、目的式： 国务院关于加快地质工作的决定 地质工作是经济社会发展重要的先行性、基础性工作，服务于经济社会的各个方面。贯彻党的十六届五中全会精神，全面落实科学发展观，构建社会主义和谐社会，对地质工作提出了新的更高的要求。为了全面增强地质勘查的资源保障能力和服务功能，促进地质工作更好地满足经济社会发展的需要，现作出如下决定：（一）怎样写好开头和结尾三、公文写作 2、概述式： 国务院关于加快气象事业发展的若干意见 气象事业是科技型、基础性社会公益事业。改革开放以来，我国气象事业取得了长足发展，初步建立了天

19、气、气候业务和科研体系，提高了气象监测、预报、预测和服务水平，在防灾减灾、经济建设、社会发展和国防建设中发挥了重要作用。但是气象事业发展中还存在综合气象观测体系尚未形成，科技自主创新能力不强，预报预测水平亟待提高，气象灾害预警发布体系不完善等突出问题。为进一步加强气象事业发展，更好地为国民经济和社会发展服务，现提出以下意见：（一）怎样写好开头和结尾三、公文写作 3、引据式：市人民政府关于实施积极就业政策进一步推动就业再就业工作的通知 为贯彻落实国务院关于进一步加强就业再就业工作的通知(国发200536号)和省人民政府关于进一步加强就业再就业工作的通知(鄂政发20061号)精神，进一步推动我市就业再就业工作，现就有关问题通知如下：（一）怎样写好开头和结尾三、公文写作 结尾 实在，干净利落。 方法：总结式、强调式、要求式、号召式、惯用结语、无尾式等。惯用结语：专此函达；特此报告；特此请示，恳请批复；以上意见如无不妥，请批转执行，等等。 （一）怎样写好开头和结尾三、公文写作 “凡为文以意为主”。“立意”就是确立中心思想或主题。主题，是作者从一定结构或观点出发，通过描述的对象或提出的问题所反映出来的主要写作意图即基本思想。公文的主题，是法定作者的思想、意志和制发目的的体现。 好主题的标准 1、正确本质与规律 2、鲜明主题明确、态度明朗(开宗明义、卒章显志) 3、集中单一、透彻(意多