公司借款、费用报销、付款程序实施办法

1、- PAGE 11 - 借款、费用报销、付款程序实施办法第一章 总 则第一条 为了加强重庆分公司财务管理工作，控制非生产性支出，增收节支、杜绝浪费，进一步规范借款及报销、请款程序，促进经济效益的提高，根据xx有限公司财务管理制度及xx有限公司财务预算管理制度的规定，制订本办法。第二条 对不符合本办法的经济业务和有下列业务事项的，分公司财务部拒绝办理报账、冲账业务。1、提供假发票的；2、高档礼品：如服装、奢侈品、补品等； 3、高档娱乐消费发票：如高尔夫、足浴、歌厅、桑拿、会所、景点门票等；4、1000元以上的餐饮单张发票（含1000元），餐饮定额连号发票超1000元的（含1000元），出租车连号

2、发票等。第二章 备用金借款程序第三条 借款1、非工作原因不能借备用金。机关司机每位借备用金不超过1000元，驾车出差500公里以外的根据实际情况借备用金；机关或项目办公室负责人借备用金不超过10000元；分公司机关、项目食堂就餐60人以下的借备用金20000元，项目规模就餐100人以上的按实际情况借备用金；其他人员借款需根据办理经济业务所需要开支的最低金额办理借款。 2、费用借款由实际经办人填制借款审批单，注明用途、金额，经项目经理或机关部门负责人签字同意后，再交分公司财务负责人、总经理审批后，财务部门办理借款支付业务。3、分公司以及项目部各职能部门工作人员所借的备用金，业务办理完毕一周内必须

3、办理报销手续，否则，财务根据情况在本人当月工资中给予扣除，必须做到前账不清后账不借，季度末必须结清所有借款。确因工作需要借支必须重新办理借款手续，无故不准长期占用公款；非上述人员无特殊情况不办理备用金借款。4、因公出差人员借支款项，出差返回后一周内必须报销清帐。5、财务部对备用金按借款人进行明细登记，及时催收。对已借备用金人员未报销结帐的，不办理新的借支。未按要求清帐的，财务部从借款人工资中一次或分次扣回借支款。6、借支备用金的人员工作变动或调离，人力资源部须第一时间通知财务部门办理对其所借备用金全额交回财务部结帐。调离、辞职移交工作的人员一律不准私下移交备用金。其他未尽事项或与xx有限公司重

4、庆分公司财务管理工作手册有冲突的按手册执行。第三章 费用报销程序第四条 费用报销1、报销流程：费用报销：经办人发生费用必须经部门负责人或分管领导、项目经理审核签字后、报送财务部审核，经财务负责人、总经理签批具体报销意见，财务部方可办理报销业务。即: 经办人填制报销单部门负责人签字项目经理（分管领导）签字财务部审核总会计师（财务负责人）分公司总经理签批财务部报帐。2、报销时限：报销人员必须在公司规定的时限内报帐。即：差旅费借款在出差回单位后一周内填制费用报销单交财务部办理冲帐报销手续（因特殊工作关系不能及时报帐的，需在时限内书面告知财务部，书面报告需经部门经理或分管领导、项目经理签字证明）；零星

5、费用报销需填好费用报销单于每周四前递交财务部办理审核、签批手续后财务按规定的时间支付报销费用。3、报销票据的要求：报销发票的抬头必须和报销单位一致，数字要准确，大小写金额要相符，内容完整，字迹公正，印章齐全（发票上必须加盖发票专用章），如不符规定，财务部拒收。4、报销内容：（1）办公用品：办公用品由办公室统一办理购置、入库、领用手续。分公司机关办公用品的购置由分公司办公室提出购买计划报部门负责人、分管领导审核、总经理审批；项目办公用品的购置由项目各部门提出计划，经项目经理审核报分公司办公室负责人审核备案后，到分公司指定的商场或批发点进行购置，由项目综合办按报销流程到分公司财务部办理报账业务；分

6、公司机关、项目部办公用品报销时需提供购货清单、入库验收单，对电脑、打印机等体积较大、金额较大、一次性购买随即领用的办公用品需附领用手续。（2）业务招待费：业务招待费是为保证分公司业务拓展和对外经营管理的需要而发生的管理费用。业务招待费的范围包括：业务往来招待餐费，会议客饭等。业务招待费宴请实行事先报批制度（审批单见附表）。如需借款，经批准后方可到财务部办理借款；报销时，报销凭证必须有经分公司总经理批准同意宴请的审批单，和填报费用报销单，（业务招待费由分公司办公室统一安排接待，特殊情况可由分管领导报请分公司总经理同意），按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（无事先填报业务招待（接待）审批单的财

7、务有权拒绝报销） 分公司市场营销部、基础设施部、分公司办公室能报销业务招待费外，其他职能部门不得报销任何餐饮费发票，如有发生必须报经分公司总经理同意（事先填报业务招待（接待）审批单），统一由分公司办公室安排接待，费用报销由分公司办公室按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（无宴请审批单的财务有权拒绝报销）分公司各项目部不得发生餐费发票报销，如有宴请事宜在项目食堂就餐。（特殊情况可由项目经理报请分公司总经理同意并填写业务招待费用审批单，无事先填报业务招待（接待）审批单的财务有权拒绝报销）（3）差旅交通费：市外交通费的报销：由经办人填制费用报销单经部门负责人、分管领导、财务部审核、总经理审批后按费

8、用报销流程报销。分公司领导班子成员可乘坐飞机（经济舱）外，其他人员因特殊原因需乘坐飞机（经济舱）必须事先报分公司总经理批准，否则财务部门将机票价款折合成火车票价的标准办理报销业务；工作人员出差市外的交通费和住宿费开支标准如下：项 目等级标准职 务交通工具住宿标准（元）火车飞机轮船一般地区特殊地区分公司领导班子软席车经济舱位二等舱位300450机关及项目经理及副经理及以上职务人员硬席车三等舱位200300其他人员硬席车三等舱位180250（以上特殊地区指直辖市、省会城市、经济特区。原则上俩人出差不允许住单间只能选择标间。一人出差可酌情处理，但不能超过规定标准的50元）市内交通费：分公司部门及以下

9、员工外出办事需到办公室借用公交卡，乘座公共交通工具。特殊情况需乘坐出租车的人员，须经部门负责人或分管领导同意，报销时出租车票背面写明原因并由部门负责人签字后，由经办人填制费用报销单，再按费用报销流程报账。探亲路费：由经办人填制差旅费报销单交分公司人力资源部门审核，实施办法按分公司人力资源部相关规定执行。新分配学生报到路费：由经办人将差旅费报销单交人力资源部门审核、再按费用报销流程处理，实施办法按分公司人力资源部相关规定执行。因公出差误餐补助费：机关或项目部人员外出办事（公事）不能按时返食堂就餐，可在外就餐，须事先报部门负责人同意，由部门负责人做好记录；就餐标准每人每餐不超过15元，超过部分由就

10、餐人自行承担。报销时需出具误餐费报销说明表经部门负责人签字同意后，再按费用报销流程报账。回分公司机关办事及培训人员：回公司办事人员在分公司食堂就餐，如需住宿的人员由分公司办公室指定的旅馆住宿；回分公司培训一律由分公司统一安排食宿，自行在外发生食宿费分公司财务部不予报销。对出差人员所发生费用票据遗失的由本人自行承担，不得用他人票据和其他的票据、遗失票据报告，作为报销依据。（4）车辆费用：车辆费用按建四五渝字（2015）4号重庆分公司车辆管理制度执行。（5）办公场所、职工住房房屋租赁及水电费：由分公司办公室统一办理，取得相关手续后，按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（6）固定电话费：分公司机关

11、固定电话费用、项目办公室固定电话费用，由分公司机关、项目办公室按月实报实销。取得相关手续后按报销流程到分公司财务部办理报账业务（7）邮寄费：分公司邮寄费业务统一由机关办公室办理（统一填制邮寄费用明细表，注明特快专递、挂号、平信，邮寄时间，邮寄金额，经办部门人员等内容），月末取得发票后，按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（8）办公设备维修费用：办公设备的维修由办公室统一管理。针对维修金额超过50元的需事先办理维修申请表，经办公室负责人和项目经理及分公司分管领导批准后方可维修。办公室制定办公设备维修明细表，注明办公设备名称、维修内容、更换零部件名称及金额、维修费用、维修时间、设备保管部门等内容

12、，月末将发票或结算单及维修明细表（需设备保管部门负责人签字），再按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（9）项目水电费（生活用水电费）：由项目办公室统一办理（项目水电费动力部门签字确认）。水电费报账必须有发票及清单并注明用水、电指数，由项目动力负责人和项目经理审核签字后，再按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（10）装订、印刷、彩扩费等：统一由相关部门管理。经办人将发票及装订、印刷及彩扩明细表报本部门负责人审核，按报销流程到分公司财务部办理报账业务。 （11）食堂生活费：分公司机关食堂、项目部食堂由机关、项目办公室进行管理，每月食堂费用原则上人均每天按15元控制，采购的食堂食物、食堂用具等，

13、经办公室负责人及分管领导、项目经理审核签字后，再按报销流程到分公司财务部办理报账业务。（12）会议、培训费用：机关各部门组织的会议，应事先向分公司办公室提出会议申请和会议费用预算申请，会议结束后一周内由主办会议的部门将会议发生的发票、会议人员名册、会议议程、人员签到表、会议照片和申请批准资料按费用报销流程办理报销手续。（会议用餐原则在食堂办理，如参会人员较多按工作餐标准由分公司办公室统一安排在外就餐、人员住宿由分公司办公室统一安排。）分公司层面的会议可不予办理申请，由综合办公室统一安排，统一组织，报销提交资料同上，按费用报销流程办理报销。（13）除上述费用外，公司机关和各项目发生的其他零星办公

14、费用的、统一由分公司机关或项目办公室统一办理。取得相关手续和发票后，按报销流程到分公司财务部办理报账业务。第四章 支付费用借款、费用报销款时间第五条借款、经营费用支付时间1、借款支付时间：根据借款性质的不同，原则上周四集中处理，特殊紧急的借款可及时办理。2、费用报销时间：财务部根据每周统计的费用汇总签批的完成情况，于每月中旬和下旬集中处理。3、公司机关和项目部食堂费用一个月核销一次，每月第四周的星期四报账核销，次月初预借食堂费用备用金，次月第一周的星期二预借当月食堂备用金（按备用金借款审批流程办理）。第六章 附 则第六条 本办法适用分公司机关各部门、各项目。第七条 本办法参考公司总部有关的借款

15、和报销程序规定。第八条 本办法由分公司财务部负责解释。第九条 其他未尽事项或与xx有限公司重庆分公司财务管理工作手册有冲突的按手册执行。第十条 本办法从发文起执行。 附表： 公司业务招待（接待）审批单申请事由申请人申请标准（工作餐、简餐）申请时间分管领导（项目经理）签字办公室审核经理签批 公司费用报销审批（审批人）流程表序号费用名称经办人部门负责人分管领导财务审核财务负责人分公司总经理备注1办公用品、车辆费用、办公楼房屋租赁及物管水电费用、办公室固定电话费、邮寄费、办公设备维修、机关食堂、各项目部食堂等。机关、（项目）经办人制单朱丽萍、（项目部办公室负责人）田忠杰、（项目部经理）机关张莉、及项目各会计负责人 1、与项目相关的费用“部门负责人、分管领导”栏，按所列示的签字审批。2、分公司除市场营销部、基础设施部、办公室外，其他职能部门不得报销任何餐饮、业务招待费。（详第四条4.(2)）21业务招待费：机关市场部、基础设施部（附事先填报业务招待（接待）审批单）报销人或经办人制单王睿湛百兵机关张莉、及项目各会计负责人 22业务招待费：机关办公室（含各职能办公室）（附事先填报业务招待（接待）审批单）报