食品公司业务运营指导办法

1、青岛百乐麦食品有限公司0年度业务运营指导手册 目 录第一章 办事处费用申请、使用、核销、及入账流程和治理方法. 第一节 百乐麦费用科目分类及使用讲明. 2第二节 百乐麦费用申请、使用、核销流程.7第三节类费用处理流程及相关治理规定.第四节 客户往来帐治理制度.2第五节 借款治理制度39第二章 经销商开发、变更、终止审批流程47第一节 经销商开发流程.7第二节 经销商信息变更流程.52第三节 经销商终止流程5第三章 物流订单处理流程.5第四章 促销物料治理制度及相关流程5第一节 促销物料申请使用和采购工作流程65第二节 促销物料办事处治理方法.69第五章 第三方人员治理制度 .1第六章 办事处人

2、员入职、晋升/降职、调动和离职治理流程 .76第一节 办事处人员入职流程.76第二节 办事处人员晋升/降职、调动流程3第三节 办事处人员离职流程.98第七章 办事处人员考勤及休假制度 .103第一节 办事处人员考勤治理制度10第二节 办事处人员休假治理制度10第八章 营销中心信息平台数据库.113第一章 办事处费用申请、使用、核销及入账流程和治理方法第一节 百乐麦费用科目分类及使用讲明一、百乐麦费用科目分类一级科目二级科目三级科目百乐麦费用科目分类体系经营费用财务费用治理费用百乐麦费用体系二、费用使用讲明1.市场费用使用讲明表格办事处渠道业务开展使用的费用(涉及到商超和母婴渠道使用的各种通路费

3、用）渠道费用申请表格文件名命名为：XX办XX渠道市场费用申请表XC002-01渠道费用核销表格文件名命名为:X办XX渠道市场费用核销表XC00210-01表格1：渠道业务开展所涉及到的市场费用科目如下表所示:费用编码费用名称费用使用讲明营销考核入账讲明SC1进店费本品牌首次进入某个系统或终端,由终端一次性向供应商收取的进店费用。费用统一由总部承担。使用进店费用申请表表格单独申请SC0条码费卖场按品类条码向供应商收取的一种陈列费用。分两种情况：一是某品牌进场时一并收取的条码费;二是某品牌有新品上市进店时收取的新品条码费。S3转户费同一品牌在某一系统或卖场供货方由变更成B,卖场向B收取的一种转户入

4、场费。S05专属陈列费购买一组或几组终端货架用于本品集中大面积陈列所产生的费用。货架所有方为终端。注：办事处自行制作并投放的货架入C07广宣公布费。小于等于2元入当月费用;大于2000元按照受益月自动分摊SC1道具投放费由公司统一制作的促销道具(如挂架、陈列架等）在终端投放时,终端向投放方收取的一种道具陈列费用。注：此道具一定为公司统一制作,办事处自行制作并投放的货架入C07广宣公布费)SC04TG费向卖场购买堆头、端头等特陈所产生的费用。入当月费用。SC09费DM费及目录刊费都入此项费用S18渠道促销费用在某一段时刻内，办事处针对渠道（商超渠道或母婴渠道）所制定执行的一系列促销政策,如经销商

5、进货搭赠，母婴渠道终端进货搭赠，陈列奖励等。注:此费用直同意益方为渠道(经销商或店老总)S1终端促销费用在终端门店不定期进行特价、绑赠等促销活动所产生的费用。如产品打八折、直接搞特价。注：此费用直同意益方为消费者。C16客情招待费因业务需要拉近客情、送礼、招待所产生的费用。入当月费用,只需上电子申请表,申请得到批准后,贴票报财务入账。SC20商品检测费办事处所在地工商部门对我方产品抽检所产生的检测费。(非产品质量问题触犯国家规定所产生的罚金,如为罚金要走客诉处理流程)S21直营合同条款费与商超签订的合同规定的无条件返利费用,商超供应链使用费用，信息费用等入此项。(只限公司直营的商超,由经销商操

6、作的商超该部分费用由经销商承担）由KA经理直接治理,单独核算。表格2办事处因推广活动和广宣公布制作所产生的各种费用。广宣公布制作使用表单：X办广宣制作公布费用申请表XS00210-1X办广宣制作公布费用核销表XS10210-1推广活动使用申请表文件名命名：XX办推广活动费用申请表XSC100210-01推广活动核销申请表文件名命名：办推广活动费用核销表XSC1000-0 第三方人员人工费用:X办每月第三方人员人工费用申请表表格2：市场推广活动所涉及市场费用科目如下表所示：费用编码费用名称费用使用讲明入账讲明S07广宣公布费办事处自行制作的各种广宣/道具，在终端投放时，终端向厂家索取的一种公布资

7、源使用费。一般公布期为半年或一年。如购买包柱,墙体广告、灯箱等广告陈列位的费用；在卖场某个空余位置投放陈列自己产品并带品牌画面的货架所产生的费用。注：1.此费用一定是投放办事处自行制作的物品所产生的费用。 2.此费用不含制作费,制作费入SC08广宣制作费。小于等于2000元入当月费用。大于000元按受益月份自动分摊。SC广宣制作费办事处制作各种广宣品、形象包装、陈列道具等宣传用品所产生的费用。C6促销员治理费公司促销员进驻某卖场,卖场向厂家收取的治理费、证章费、培训费等入此项费用。入当月费用C10促销物料费1.领用公司统一制作的促销道具、广宣POP、赠品、试吃装、演示装等所产生的费用入此项。2

8、.办事处自行购买的赠品,电饭锅,垃圾桶等物料入此项费用。SC12场地费办事处举办促销推广活动所产生的场地租赁费、水电费、治理费,入此项费用科目。SC演出费办事处举办促销活动聘请主持人、歌舞表演等演艺人员进行现场表演所产生的费用入演出费。S14道具租赁费办事处租赁音箱、展台、舞台、背景架等道具所产生的费用。SC15活动运输费办事处举办促销活动使用车辆运输促销台、帐篷等促销用具所产生的费用。SC7第三方人员人工费含非正式编制的长促、临促、兼职人员的人工。备注：SC2市场费用其他:原则上不予使用,专门情况无法正常入账各费用类不的,需申请批准后才可入此项费用。具体申请核销表格依情况用活动推广表格或渠道

9、市场费用表格。2.行政办公费用使用讲明表格-办事处行政办公及差旅费用 行政办公费用申请表格：XX办行政办公费用申请表XG1002101 差旅费使用表格：X办XX出差申请单XCL0021-01 XX办X差旅报销单XCL0210-01 附件出差报告表格3：行政办公费用涉及费用科目如下： 费用编码费用名称费用使用讲明入账讲明B0办公设备费办事处为维持正常办公购买大型高值耐用品所产生的费用，公司要求除办公桌椅外，其他办公设备如打印机、电脑等办事处提出购买申请后，由公司统一购买配发到办事处使用。BG02房租费办事处租赁办公场所所产生的费用。按受益月分摊B03水电物业费办事处所在办公场所产生的水电物业费用

10、。入当月费用BG1车辆费办事处所属车辆产生的一切费用，如:过路费、油费、保险费、维修费等。BG4办公用品费办事处购买纸张、笔墨、尺子等低值易耗办公用品所产生的费用。B5通讯费办事处安装的正常业务来往电话、传真、宽带等通讯设施所产生的费用。B06邮寄费办事处正常业务往来快件、包裹所产生的邮寄费用。BG07复印费大宗复印业务需要拿到不处进行复印所产生的费用。G08会务费办事处组织的会务费用。BG09培训费办事处组织职员参加培训活动所产生的费用。BG11差旅费办事处人员离开工作所在地出差,住宿、交通、打车等所产生的费用。BG12杂费其他除以上1项外的所有行政办公费用入此科目。3. 其他费用1) WL

11、0物流费用办事处申请使用的物流费用要紧有：A.从厂家直接邮寄出的促销物料到付运费。B产品或物料装卸费用、二次配货中转费。此费用使用XX办物流费用申请单XXWL10021-01申请,具体流程详见物流中心下发文件。) GZ01人职员资办事处签正式劳动合同的正编人职员资。3)01客诉费用因产品质量及产品外包装等产品自身问题所引起的投诉、纠纷所产生的赔偿费用。此费用按照公司客诉流程之规定申请。其中,10倍以内赔偿的可由办事处先行处理赔付后上申请给总部客服,总部客服审核后提报营销总监做最后的批复。10倍赔偿00元以内的，办事处必须先申请后使用,总部客服审核后提报营销总监做最后的批复，批复回传办事处后,办

12、事处才可进行具体赔付事宜。000元以上的,申请表上交总部客服，总部客服转公司客诉仲裁委员会研究同意后,方可进行赔付处理。4) PP1品牌费用由总部品牌中心统一支出的设计费、媒体投放等费用。5）YX01产品研发费用产品研发及营销中心统一组织的产品口味测试等总部承担的费用。4.市场费用与经销商分摊比例费用编码费用名称公司承担比例经销商承担比例C0进店费10%2条码费100 SC3转户费0%-80%0%50S05专属陈列费10% C1道具投放费10%C21直营合同条款费100% S04TG费100%SC9D费100% SC1渠道促销费用10% C19终端促销费用按照公司活动菜单之要求确定承担比例。S

13、1客情招待费视情况而定,原则上每个大区每季度客情费总额不得超处300元。SC20商品检测费100S07广宣公布费10 SC08广宣制作费100% S6促销员治理费10%SC10促销物料费% SC12场地费100 13演出费100% SC14道具租赁费1% S5活动运输费100 S1第三方人员人工费公司规定额度的人工费用经销商承担部分C市场费用其他视情况而定终端罚款 100%第二节 百乐麦费用申请、使用、核销流程一、市场费用申请、使用、核销流程 营销中心批准营销中心批准 办事处申请 办事处申请办事处经理大区高级经理营销总监总经理提出申请：XX办商超渠道市场费用申请表XXSC100210-01商超

14、渠道主管/业务提出申请：XX办母婴渠道市场费用申请表XXSC100210-01母婴渠道主管/业务提出申请：1.XX办推广活动费用申请表XXSC100210-012.XX办广宣公布费用申请表XXSC100210-013.第三方人员上岗及费用申请市场推广1.检查申请表格数据填写的完整性并最终按公司要求修改好格式及数据后提交。2.第三方人员：核对上岗申请及身份证信息，手续齐全，放行提交，手续不全，不能提交申请销售内勤审批：XX办商超渠道市场费用申请表XXSC100210-01全国商超渠道经理审批：XX办母婴渠道市场费用申请表XXSC100210-01全国母婴渠道经理审批：1.XX办推广活动费用申请表

15、XXSC100210-012.XX办广宣公布费用申请表XXSC100210-013.第三方人员上岗及费用申请市场推广经理 大区审核营销中心批准1.将批准后的申请单发回办事处销售内勤处。2.抄送相关部门及人员。营销内勤市场费用单笔5000元: 直接批准发内勤回传市场费用单笔500010000元: 营销总监终审市场费用单笔 10000元: 总经理终审市场费用电子表单申请流程图 营销中心批准核销 营销中心批准办事处经理大区高级经理提出核销要求：1.XX办母婴渠道市场费用核销表XXSC100210-012.将费用入账所需附件、协议及发票，贴票交销售内勤母婴渠道主管/业务提出核销要求：1.XX办推广活动

16、费用核销表XXSC100210-012.XX办广宣公布验收单XXSC100210-013.将费用入账所需附件、协议及发票，贴票交销售内勤市场推广1.检查电子核销表格所需附件的完整性并最终按公司要求修改好格式及数据后提交。2.初审财务入账所需附件及发票的真实性、完整性及有效性，预备财务核销入账。销售内勤审核：XX办商超渠道市场费用核销表XXSC100210-01全国商超渠道经理审核：XX办母婴渠道市场费用核销表XXSC100210-01全国母婴渠道经理审核：1.XX办推广活动费用核销表XXSC100210-012.XX办广宣公布核销表XXSC100210-01市场推广经理 大区审核营销中心批准1

17、.将批准后的核销单发回办事处销售内勤处，同意核销入账。2.抄送相关部门及人员。营销内勤提出核销要求：1.XX办商超渠道市场费用核销表XXSC100210-012.将费用入账所需附件、协议及发票，贴票交销售内勤商超渠道主管/业务市场费用电子表单核销流程图 办事处申请核销 办事处申请讲明:申请及核销表由相关业务人员和销售内勤共同完成。业务人员对表格中的数据和所提供附件的真实性负全责。销售内勤对表单格式是否符合公司要求及上交附件的齐全性负全责。申请核销流程：相关业务人员提报申请或核销,经办事处经理同意后，上报大区高级经理,大区高级经理审核无误并同意后，上报营销中心相关渠道负责人或市场推广负责人进行最

18、终的批准。签批时刻：在收到申请或核销表单后,大区高级经理须在2个工作日内完成审批并将表单传出,营销中心渠道经理或市场经理在收到表单后须在2个工作日内完成审批并将表单传出，营销总监审批时刻为3个工作日,总经理审批时刻为3个工作日。签批权限：市场费用申请单笔小于等于500元时，营销中心渠道经理和市场经理可直接对申请表单进行批准。当市场费用申请单笔大于500元又小于等于10000元时，渠道经理和市场经理要报营销总监审批，营销总监拥有最终的批准权。当市场费用申请单笔大于1000元时，营销总监要报总经理审批，总经理拥有最终的批准权。市场费用核销时,大区高级经理审批完毕后,上交营销中心渠道经理最后批准,无

19、需再上报营销总监或总经理。.市场费用的使用:（实际使用金额不得大于签批金额，大于时,需另上申请,且文件编号同原申请表,原申请作废)原则上市场费用的先期使用都由所属门店的经销商垫付。垫付时，办事处须持带有大区会计签字下发的费用垫付通知单作为经销商垫付费用的唯一凭证，经销商认可后,在通知单上签字盖章,此通知单在经销商核销垫付费用时，贴在财务核销票据后面作为垫付费用附件使用。（需经销商垫付费用或做试吃活动需要向经销商借货时,都需要持费用垫付通知单，通知单的猎取具体详见公司财务相关规定)符合公司财务入账规定的类市场垫付费用:办事处直接贴票报财务核销,总部财务审查无误后给经销商冲账。2)不符合公司财务入

20、账规定的B类市场垫付费用:公司选择以货补的形式冲抵这块费用，一律不开增值税发票。6. 电子核销及财务核销入账所需附件电子核销表组成=待签电子核销表面单电子核销所需附件+签字批准版电子申请表。 财务贴票入账组成=财务贴票面单+财务所需附件+打印版电子核销及申请面单。 (其中打印版电子核销及申请面单上办事处经理和大区高级经理需手签姓名+日期）电子核销和财务入账所需附件如下表：费用代码 费用科目名称 电子核销表要求附件 财务入账贴票所需附件C01进店费1.经销商与终端签署的销售合同中涉及到百乐麦进店费用条款部分的照片或扫描件。.经销商与公司签订的进店协议照片或扫描件。3.产品进店送货验收单(商超盖章

21、)照片或扫描件。4.店门头照片和产品陈列照片各一张.进店协议原件 2.发票SC02条码费1.入码产品送货验收单(商超盖章)照片或扫描件。2店门头照片和产品陈列照片各一张1 入码产品送货验收单复印件. 发票SC03转户费1.原经销商、新经销商、公司三方转户协议照片或扫描件。.新经销商与终端签署的销售合同中涉及到转户费用条款部分的照片或扫描件。2新换送货商送货验收单照片或扫描件1.转户协议原件2.新更换送货商送货验收单复印件3发票C0T费所购买的堆头或端头的商超门头照片和产品陈列G照片各一张2.购买堆头或端头协议或通知单照片或扫描件1.购买协议或通知单原件.发票0专属陈列费1.店门头照片和产品专属

22、陈列照片各一张2.购买专属陈列协议照片或扫描件 .购买协议原件2.发票C06促销员治理费1促销员治理费用核销附件表格。（见表1）.发票2.促销员治理费用核销表格打印版SC07广宣公布费1.广宣公布协议照片或扫描件。2验收照片1广宣公布制作协议原件2. 发票SC08广宣制作费1.单次制作费用高于50元时，须附制作协议2.制作物验收照片1.高于50元须广宣制作协议原件2发票S09DM费1 DM刊/目录刊照片（重点拍摄我方公布的产品信息）1.刊/目录刊原件2.发票SC1促销物料费1自行购买的赠品、锅具等须附物品照片购物发票C11道具投放费投放协议照片或扫描件。投放照片1.投放协议原件2.发票SC12

23、场地费活动现场整体照片一张。场地费协议或收据照片或扫描件。1.场地协议或收据原件2.发票SC3演出费附每个节目演出照片。演出协议照片或扫描件。1演出协议原件2.发票SC14道具租赁费租赁道具照片00元以上附道具租赁协议照片或扫件。.500元以上附道具租赁协议原件发票SC15促销物料运输费运输费核销附件表单。(见表2）1.运输费用核销附件打印版2.运费发票(背面写司机姓名和电话，出租车发票除外)SC16客情招待费发票SC8渠道促销费1.搭赠:对经销商-以实际进货数量搭赠对终端门店-终端送货明细汇总表.其他视情况而定 1搭赠：对终端门店-经销商盖章版终端送货单复印件2.其他视情况而定 S终端促销费

24、1.特价: = * GB3终端送货明细汇总表 2 * GB3终端特价产品照片(价签特写）2.其他视情况而定.特价:经销商盖章版终端送货单复印件2.其他视情况而定SC0商品检测费1.工商部门开局的检测费发票。1直营合同条款费1.附合同扫描件或照片，并将产生费用的条款用红框画出。发票其中，C6促销员治理费附件格式如下：表1：姓名联系方式工作地点工作内容打算出勤时刻打算出勤天数闭海澜595466545家乐福饺子粉买赠209.6.1-206.20.17-2.6.198身份证照片工作证照片表：SC5促销物料运输费核销附件时刻起始地目的地运送物品明细运送缘故运费209.8.25青岛办台东步行街帐篷、太阳伞

25、、8月5日周日户外展售20209.85台东步行街青岛办帐篷、太阳伞、8月25日周日户外展售物料运回2二、行政办公费用申请使用流程1.行政办公费用(除BG1差旅费)申请使用流程办事处经理大区高级经理营销内勤营销总监人力资源总监依照实际需求金额提交XX办行政办公费用申请表XXBG100101-01销售内勤总经理除办公设备外的行政办公费用办公设备费申请单由人力资源总监反馈营销内勤处，由营销内勤回传办事处销售内勤。行政办公费用电子表单申请流程图超预算1）流程讲明: = B3 行政办公费用不须电子核销,申请单签批回来以后,按照签批金额使用费用,待取得相应票据后,直接贴票报财务入账。且实际使用金额不得大于

26、申请金额。 = 2 * B3行政办公费用由办事处销售内勤提出申请，经办事处经理同意后,提报大区高级经理审批。大区高级经理审批同意后，上报营销中心邮箱。a.除办公设备费外的行政办公费用，由营销内勤依照2010年度核准的办公费用预算进行审批，金额较大或超预算的报营销总监批准。b.办公设备费:营销内勤报营销总监审批,营销总监审批同意后，转人力资源总监签批。= * GB 人力资源总监签批权限:.在210年度核准的办公费用预算内的费用,人力资源总监直接批准后转营销内勤进行办事处回传。.超出预算的费用,人力资源总监报总经理签批,总经理签批完毕后回传人力资源总监,人力资源总监再回传营销内勤,由营销内勤进行办

27、事处回传。2)财务入账贴票所需附件 财务贴票组成费用贴票面单+财务入账贴票所需附件+打印版行政办公费用申请面单(打印版行政办公费用申请面单需办事处经理和大区高级经理手签姓名+日期)财务入账贴票所需附件如下表：费用编码费用科目名称财务入账贴票所需附件BG01办公设备费发票B02房租费1.房产证复印件2.房屋租赁合同（标明房东电话).房东身份证复印件银行卡号4.地税代开发票BG3水电物业费发票BG04办公用品费发票+购买明细表BG05通讯费发票BG0邮寄费发票+邮寄明细表G复印费发票BG08会务费1.会务:发票会议议程表2.展会：发票+展会邀请函G0培训费发票培训内容BG10车辆费发票2.出差申请

28、及差旅费用申请核销流程A.出差申请流程签字同意后回传 提出XX办XXX出差申请单XXCL100101-01提出XX办XXX出差申请单XXCL100101-01母婴渠道主管/业务商超渠道主管/业务表格格式及申请单号调整销售内勤市场推广主管大区高级经理经理营销总监营销内勤出差申请单审批流程图提出XX办XXX出差申请单XXCL100101-01办事处经理大区高级经理外埠都市经理/主管讲明: = 1 *B 办事处人员(含办事处经理）出差：提出出差申请单经办事处经理同意后,由销售内勤统一进行格式调整及申请单号编码,发大区高级经理审批。大区高级经理同意后回传销售内勤处,相关人员即可按申请出差。 2* B3

29、 大区高级经理出差：提报出差申请单到营销总监处,营销总监同意后发营销内勤,由总部营销内勤进行回传。= 3 * GB 原则上办事处销售内勤不出差,若出差须经办事处经理同意后,直接提报营销中心营销内勤批准后，方可出差。B差旅费用核销流程母婴渠道主管/业务外埠都市经理/主管1.办事处以下人员营销内勤签字同意后回传相关人员。2.办事处经理和大区高级经理差旅报销单发营销总监审批，营销总监签字后回传签字同意后发出。 提出XX办XXX差旅报销单XXCL100101-01提出XX办XXX差旅报销单XXCL100101-01商超渠道主管/业务1.表格格式及申请单号调整2.办事处经理签字同意后发出销售内勤市场推广

30、主管办事处经理大区高级经理经理营销总监差旅报销单审批流程图营销内勤提出XX办XXX差旅报销单XXCL100101-01办事处经理大区高级经理讲明：电子差旅报销单组成差旅报销单面单+出差报告+已签批出差申请单。 = 1 * G3 办事处人员(含办事处经理):提出差旅报销单经办事处经理审核签字后,由销售内勤统一进行格式调整及申请单号编码,发大区高级经理审批，大区高级经理审核签字后传总部营销内勤。办事处经理以下人员由营销内勤直接签批后回传，办事处经理则转营销总监签批，营销总监签批完毕后回传营销内勤进行相关人员的回传。 = 2 * G3 大区高级经理：提报差旅报销单到营销总监处,营销总监同意后发营销内

31、勤,由总部营销内勤进行回传。= 3 * GB原则上办事处销售内勤不出差,若出差须经办事处经理同意后，直接提报营销中心营销内勤经理批准后,方可出差。.财务入账贴票要求: 财务入账贴票组成=费用面单+发票+打印版差旅核销面单+打印版出差报告 其中,交通费和打车费要按照行程日期顺序粘帖,票上必须反映出起止地点，时刻、金额清晰(票面没有起止地点和时刻的,要在背面标出)。住宿发票要在发票背面注明房间号、住宿及退房时刻、宾馆电话，一边财务随时复核。三、其他费用.物流费用申请使用流程办事处提报X办物流费用申请单XL10001-1到大区，大区批准后直接发物流中心审批。财务贴票组成=贴票费用面单+运费发票打印版

32、物流费用申请单（打印版物流费用申请单需办事处经理和大区高级经理手签姓名+日期)2.客诉费用申请使用流程10倍以内赔偿的可由办事处先行处理赔付后上客诉反馈单给总部客服，总部客服审核后提报营销总监做最后的费用批复。0倍赔偿000元以内的,办事处必须先申请后使用,客诉反馈单到总部客服后,客服评估并填写处理意见提报营销总监，营销总监做出最好的处理意见及费用的批复，批复回传办事处后，办事处才可进行具体赔付事宜。0元以上的,客诉反馈单上交总部客服,总部客服转公司客诉仲裁委员会研究同意后,方可进行赔付处理。财务贴票组成=贴票费用面单+发票或收据打印版客诉反馈单（打印版客诉反馈单办事处经理手签姓名+日期)第二

33、节附录：一、办事处费用申请使用表格及文件名命名文件名组成=办事处名称+文件名申请编号其中:办事处名称：格式为“青岛办”“北京办”,不能为“青岛办事处”“北京办事处”。申请编号编码原则: X X X X XX X X 办事处申请该大类费用的当月流水号 提报文件的日期“年”“月”“日” 费用分类代码，如市场费用为“S”,行政办公费用为”BG” 办事处名称简写，如“北京办”为“B”举例如下表所示:费用分类电子申请及核销表格文件名命名举例 市场费用进店费用申请表北京办母婴渠道进店费用申请表BS10011北京办商超渠道进店费用申请表BJC100100进店费用核销表北京办母婴渠道进店费用核销表BJ1000

34、1-0北京办商超渠道进店费用核销表BJ00-1市场费用申请表北京办母婴渠道市场费用申请表BJSC100101-01北京办商超渠道市场费用申请表BJS0101-01北京办市场推广活动费用申请表BS10010101市场费用核销表北京办母婴渠道市场费用核销表BS100101-01北京办商超渠道市场费用核销表BJSC10101-0北京办市场推广活动费用核销表BJC100101-0广宣制作公布申请表北京办广宣制作公布申请表BJSC100011广宣制作公布核销表北京办广宣制作公布核销表S1011-01行政办公费用出差申请单北京办张三出差申请单BJC1101-01差旅报销单北京办张三差旅报销单BCL1101

35、01行政办公费用申请单北京办行政办公费用申请单BJBG1101-物流费用物流费用申请单北京办物流费用申请单BWL110-1客诉费用客诉反馈单北京办客诉反馈单BJKS1001-0二、表格使用讲明.所有表格中【费用支付方式】项目填写共分为三类：a.公司现金支付b经销商垫付A类c.经销商垫付B类2市场费用申请 a市场费用中进店费、条码费和转户费的申请单独使用进店费用申请单申请，其他费用使用市场费用申请单申请。b.使用时要求一个费用核销表对应一个费用申请表,一一对应。不可出现一个核销表对应多个申请表或多个核销表对应一个申请表的现象,且申请核销表必须使用同一个申请编号。.市场费用申请表申请时要求办事处分

36、渠道、分经销商、分单店且分产品归属事业部进行申请。同一个渠道的同一个经销商的某个单店发生的百乐麦婴童和百乐麦面品两个不同事业部的费用,要分事业部用两张申请表申请，不可用同一张申请表申请。同一个费用在不同终端发生,要以单店为单位分开申请。如涉及到一整个系统产生的费用,能够以系统为单位提报,终端系统名称要使用营销中心规定的统一名称。3.在做电子版费用核销表和财务贴票入账时,办事处销售内勤一定严格按照本文规定之附件进行严格审查,缺少附件的,一概退单并拒绝发出。附件1-2-1市场费用申请单附件1-2-2市场费用申请单附件1-2-3广宣制作公布费用申请表附件1-2-4广宣制作公布费用核销表附件1-2-5

37、进店费用申请表附件1-2-6进店费用核销表附件1-2-7行政办公费用申请表附件1-2-8出差申请表附件1-2-9差旅费报销单附件1-2-10客诉反馈单附件1-2-11物流费用申请表第三节 B类费用处理流程及相关治理规定一、B类费用的定义同时满足以下三个条件的费用统一定义为B类费用.该费用属经销商代垫；2.经销商无法提供合规发票;3.该费用经财务部审核符合公司费用报销规定；二、处理原则1.类费用公司统一采取货补方式处理；(ERP单据类不：促销品领用单）2.处理B类费用发货，公司不提供发票；3.公司对B类费用货补处理与正常回款发货严格采取两条线治理；三、具体处理流程如下所示：1费用使用前：1.费用

38、使用前与经销商就垫付事宜进行充分沟通，确定该类垫付费用是属于A类依旧B类费用。2.各项代垫事宜沟通完毕后，填写市场费用申请单，假如为B类费用，则在【费用支付方式】一栏填写：经销商代垫B类。填写完毕后交销售内勤对申请表单进行核查整理。办事处相关业务人员办事处经理签字同意后发大区审核大区高级经理签字同意后发营销中心营销中心相关负责人签字同意后传营销内勤1.回传办事处销售内勤，由销售内勤通知业务人员此笔费用的批复情况。2.发公司财务部进行费用申请的备案3.抄送大区高级经理和大区会计，以便大区会计能及时的将垫付费用通知单传真办事处，用于费用使用时，经销商垫付费用的凭证。营销内勤代垫费用使用前所需流程讲

39、明：办事处只有在取得回传签字同意版市场费用申请单和大区会计签字版垫付费用通知单后，才可要求经销商进行相关费用的垫付。2.费用使用中:将总部回传的市场费用申请单和大区会计下发的垫付费用通知单交给费用申请人销售内勤认真核对市场费用申请单中公司具体批复项目和批复金额。要进行费用使用时，将办事处经理或业务亲笔签字的垫付费用通知单交经销商处相关业务人员/费用申请人经销商在收到大区会计下发和办事处经理或相关业务签字的垫付费用通知单后，核对垫付金额无误后在通知单上签字盖章，随后可进行相关费用的垫付使用经销商代垫费用使用流程讲明：代垫费用通知单办事处收到的只有一份，此份通知单经办事处经理由相关业务人员亲笔签字

40、后交由经销商签字盖章,做为经销商垫付费用的公司唯一指定凭证。此通知单经销商签字盖章后可留存经销商处,待费用垫付使用完毕,并取得我公司费用核销所需附件时，一并将此通知单交回，贴在财务入账贴票票据后面,作为费用已垫付的核销附件使用。3.费用使用后:费用代垫使用完毕需我司报账时，将我司核销所需附件及经销商签字盖章的垫付费用通知单交我司相关业务人员经销商相关业务人员在审核核销所需附件齐全无误后，填写电子版市场费用核销单和进行财务报账贴票后，一并交给销售内勤相关业务人员1.审核电子版市场费用核销单格式及所需附件是否齐全2.审核财务入账贴票所贴附件是否齐全和票据是否符合公司相关规定以上两条均无误后，可递交

41、电子版市场费用核销单和财务报账贴票给办事处经理签字同意。销售内勤办事处经理签字同意后，提交大区会计，走费用核销流程代垫费用使用后流程.B类费用财务入账贴票核销流程:1. 收到回传的签字同意版市场费用核销单后，开始进入财务入账流程。将电子版市场费用申请单和市场费用核销单面单打印出来附在财务入账贴票票据后面，并交办事处经理在此两张面单上亲笔签上姓名+日期。2. 每个月在公司财务部规定时段内，将入账票据寄往大区会计处。办事处销售内勤收到办事处寄来的入账票据后，对票据进行审核，审核无误后，大区会计和大区高级经理手签姓名+日期，票据寄往总部财务大区会计总部财务在审核票据无误符合入账要求后，走完总部入账核

42、销流程并下发B类费用核销通知单到办事处总部财务办事处销售内勤在收到总部财务下发B类费用核销通知单后，通知经销商此项费用能够使用。在经销商下产品订单时，B类费用可充当经销商货款，在ERP系统中下单据类型为“促销品出库”的产品受订单。办事处销售内勤B类费用财务入账核销流程B类费用核销通知单格式如下所示：第四节 客户往来账项治理制度一、收账治理.公司支持客户以支票、电子汇兑方式付款;公司任何业务人员不得私自收取客户现金;3.公司收款后,不向客户提供收款收据； 公司财务收款结账日期为每月24日；二、发货治理1公司发货结账日期为每月24日；2.往来账会计依照物流部开具的销售联单，统计当月客户的发货金额;

43、3.客户收货出现到货短缺、货损情况，财务部依照索赔单及物流部运输费报销单据，调整客户的应收账款;4.B类费用的货补发货，公司以台帐形式单独确认治理;三、客户代垫费用治理.办事处从客户处借货，视同客户代垫费用,代垫金额按照出厂价计算。借货时需持大区会计和办事处经理签字的代垫费用通知单到经销商处进行借货。2关于总部财务审批完毕并批准能够核销使用的代垫费用，财务部将每月向各大区会计下发费用核销单,大区在收到费用核销单后，进行相应办事处的核销单转发，由办事处内勤通知客户该笔代垫费用能够使用了。并在当月客户往来账务确认函上体现。3.客户已代垫但票据尚未经公司总部审核完毕的费用，不能在当月的客户往来账务确

44、认函上体现,确认函上只体现总部财务已审核完毕并批准能够核销的费用。四、开票治理1公司按照“当月发货，当月开票”的原则开具增值税发票，不能跨越提供发票。2.公司杜绝代开、虚开发票的行为;.办事处销售内勤负责统计客户发货情况，并提报增值税发票申请表,财务部发票专员负责审核数据,并开具发票,具体时刻安排如下：序号发货统计期间增值税发票申请表 报送日期财务部开票处理1上月25日本月0日每月1日财务部当月开票,并在第一时刻直接邮寄到客户2本月21日-24日每月7日财务部当月开票，并在次月邮寄到客户五、大区会计按照客户设置往来账簿,及时登记客户发货、回款、代垫费用及B类费用的货补情况。六、对账流程每月8日

45、将总部财务版客户应收账款往来明细表、客户发货明细表和费用核销台账发大区会计总部往来帐会计办事处经理在收到客户往来账务对账函、客户应收帐款往来明细表和客户未核销账目明细账后，负责安排相关业务人员与客户进行对账办事处经理1.相关业务人员将两份经销商签字盖章版客户往来账务对账函交给营销内勤，由营销内勤依照所有客户对账结果填写办事处对账情况汇总单，交由办事处经理签字。2.每月20日之前，将两份经销商签字盖章版客户往来账务对账函和办事处经理签字版办事处对账情况汇总单寄往所属大区会计处。办事处销售内勤1. 大区会计收到办事处寄来的经销商签字盖章版客户往来账务对账函和办事处经理签字版办事处对账情况汇总单后，

46、复核对账资料，并打印客户往来明细账与对账资料一起按照办事处对账情况汇总表上客户顺序装订成册。于每月30日前寄往总部财务处大区会计1.大区会计与总部往来帐会计核对费用核销台账2.依照核对情况及大区会计日常客户往来费用台账情况，整理填写客户往来账务确认函、客户应收帐款往来明细表和客户未核销账目明细表，以电子邮件的方式发办事处负责人大区会计讲明:1.办事处负责人为对账工作第一负责人。2客户往来账务确认函上对账截止日期统一为每月的4日，公司收到客户24日之后的汇款,将在下一期的客户往来账务确认函确认;.当月未发生业务的客户,办事处也要核对；4依照办事处实际情况,以下几种对账方式供办事处选择:现场对账传

47、真对账电子邮件对账5.公司依照客户年销售任务量及地域情况采取不同的对账方式,具体参照下表。地域合同金额对账频次对账方式每月提供资料对账确认函原件要求日期办事处所在地客户每月 = 1 G 客户往来账务确认函原件每次对账都要取得原件外埠客户50W以上每月客户往来账务确认函传真件双数月份必须取得原件0-5每月采纳方式,提交确认函传真件，采纳方式,大区会计将电子确认函转发财务部往来账会计双数月份必须取得原件20W以下每月采纳方式，提交确认函传真件，采纳方式，大区会计将电子确认函转发财务部往来账会计季度末必须取得原件备注:双数月份为 2、6、8、10、12月份； 季度末3、6、12月份; 提供原件的月份

48、，不需要提供传真件及电子确认函。6.要求往来账务确认函一式两份，客户加盖财务专用章或者单位公章后，我方对账人员全部带回，等确认函邮寄到总部之后，在确认函上加盖财务专用章,单独邮寄给客户;附件1-1客户增值税发票申请表*客户增值税发票申请表发货单号货品名称规格单位（kg、包)发货数量单价发货金额备注 小计 办事处经理：制表:发票邮寄地址:收件人:电话：附件-4-2客户往来账务确认函客户往来账务确认函单位名称:单位名称： 年 月 日应收账款账面余额备注 年 月 日应付账款账面余额备注本期增加 本期增加 本期减少 本期减少 本期发生额小计 本期发生额小计 截止 年 月 日 账面余额 截止 年月 日

49、账面余额对账人：对账人:对账日期: 年 月 日对账日期： 年 月 日附件1-4-3客户应收账款外来明细表客户应收账款往来明细表往来期间:单位:元往来项目客户汇款与类费用B类费用合计摘要金额摘要金额期初余额 本期减少 本期减少小计本期增加 本期增加小计 期末余额 备注：本期减少：客户汇款与A类费用列填写客户本期汇款及公司已核销的现金费用，B类费用列填写公司已核销的B类费用本期增加：客户汇款与A类费用列填写本期客户发货金额，B类费用列填写类费用货补金额本表合计金额要与客户往来账务确认函客户应收账款余额一致附件1-4办事处每月对账情况汇总表 *办事处*月对账情况汇总表序号单位名称年销售合同金额对账结

50、果对账方式实际对账人备注 大区会计:办事处经理:制表:讲明:该表包括办事处所有的客户单位名称必须为客户全称对账结果填写:相符或不相符对账方式：按照客户往来账项治理制度填写备注:填写“本月未发生业务”、“终止合作”第五节 借款治理制度一、办事处借款分类第一类：销售内勤日常行政办公费用备用金借款第二类:大区高级经理、办事处经理备用金借款第三类：办事处日常业务开展需公司现金支付的借款二、借款人和使用范围： 第一类：此项备用金借款人和费用保管人为办事处销售内勤。 使用范围:小额日常行政办公费用的先期支付。如日常办公用品、 纸张、通讯费、水电费、物业费、邮寄费等,此费用使用完毕取得核销发票后,贴票报财务

51、入账,财务将实际核销的金额再打到销售内勤账户。即此项备用金为循环使用,始终保持一定额度的。讲明：需一次性缴纳的高价值办公设备费和房租费，需审批批复后, 走第三类费用的借款流程，以免备用金使用枯竭，造成断档不能循环。另，办事处人员出差不可借用此备用金。第二类：此项备用金借款人和费用保管人为大区高级经理或办事处经理。 使用范围：此备用金只用于大区高级经理和办事处经理本人的日常业务周转，如差旅、客情等。费用使用申请得到批准后,可使用此备用金进行先期支付，待取得票据核销入账后,总部财务会将核销金额再打到大区高级经理和办事处经理账户。此备用金循环使用,始终保持一定额度。第三类:此借款费用借款人和直接责任

52、人为办事处相关业务申请人。 使用范围: = 1 * 3需一次性缴纳的高额行政办公费用。如办公设备购买、房租等。 *GB 经销商垫付有难度需公司现金支付的市场费用，要紧指办事处自行组织的市场推广活动或广宣所涉及到的需现金支付的费用。此项借款必须经营销总监特不批准后,方可进行借款,原则上市场费用的支付一律由经销商先期垫付。三、借款流程1第一类和第二类备用金借款拿到审批版个人借款声明后，依照公司核定额度将备用金打到借款人指定账户内总部财务部出纳签署个人借款声明并经营销总监批准后，把个人借款声明交到总部财务处借款大区高级经理/办事处经理/销售内勤备用金借款流程个人借款声明格式如下所示：担保人为直接上级

53、：大区高级经理担保人为营销总监。 办事处经理担保人为所属大区高级经理。 销售内勤担保人为总部营销内勤经理。2.第三类借款流程:经公司批准可现金支付的费用，由办事处经理手填公司统一格式的市场费用借款单传真大区会计办事处经理收到传真件市场费用借款单后，审核借款单无误后转交大区高级经理大区会计大区高级经理收到市场费用借款单后，如审核无误，则签字同意并传真总部营销中心 大区高级经理在收到大区传来的借款单传真件后，由总部营销内勤统一整理后，交营销总监审批。总部营销内勤审核市场费用借款单，如无误，则在借款单上签字同意营销总监最终批准此项借款。如同意，则在借款单上签字，并转财务部出纳财务总监依照借款单上户名

54、和账号进行借款的打款，留存借款单并计入个人借款台账财务部出纳现金支付借款审批流程借款金额小于10000元时借款金额大于等于10000元时总经理签字同意讲明：1.借款金额低于10000元的,营销总监签字同意后可直接转财务部审批。 借款金额大于等于1000玩的,营销总监签字同意后需报总经理签字后,才可转财务部审批。.公司财务部在每个季度结束后次月5日前清查个人借款，通知当事人在个工作日内清账。如无法按时清理的个人借款，需填写个人借款余额讲明，交直接上级、大区高级经理和营销总监签字同意后，交财务部审批，最终决定是否同意延期处理。个人借款余额讲明如下表所示:四、职员离职账务清理1职员离职时,没有办理个

55、人财务清理的一律不得办理手续。2.职员个人借款必须在离职前清理完毕。如交接时存在不能按时清理的借款， 该离职职员应填写职员离职未处理借款交接表,由承接人负责清理。承接人必须亲自注明“以上X(离职人姓名)未处理完毕的借款由本人负责后续处理”字样，由交接人的直接上级领导签字、交出人和承接人三方签字后，将职员离职未处理借款交接表交财务部留存。财务部见交接单后,在离职办理单内签署意见,离职人方可离职。借款人直接上级领导为其借款担保人，如借款人离职时未清理个人借款的,其个人借款金额从担保人当月工资中扣除。附件1-5-个人借款声明个人借款声明青岛百乐麦食品有限公司财务部：自201年2月25日起至2011年

56、2月24日（包括日)止，本人所有从青岛百乐麦食品有限公司的借款,请汇入本人银行卡内：（户名 ： 开户行： 卡号： ）.声明人: 担保人： 身份证号码: 身份证号码: 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 附件1-2市场费用借款单市场费用借款单时刻: 年 月 日 部门 借款人： 序号费用审批编号费用内容金额还款(核销)日期23456合计金额大区会计意见：高级经理意见:营销总监意见:财务总监意见:总经理意见：附件-5个人借款讲明：个人借款余额讲明截止 年 月 日：本人财务借款账面余额为: （大写: ）,有如下费用未核销:本人承诺按照可能核销时刻准时核销,若逾期没签报请按照财务部有关规定执行。序号

57、费用事项金额未核销缘故可能核销日期245合计未处理费用借款人: 部门经理： 财务审核:日期： 日期： 日期：附件-5-4职员离职未处理借款交接表职员离职未处理借款交接表未处理费用明细:序号费用事项金额未处理缘故可能签报时刻134568合计金额以上未处理费用由承接人负责处理!交出人: 承接人： 部门经理:日期： 日期: 日期：第二章 经销商开发、变更、终止审批流程第一节 新经销商开发流程一、适用范围1. 空白市场新开经销商 2 原有市场变更经销商 3 原有市场增加经销商二、新经销商的选择原则.具备粮油、休闲食品、奶粉、米粉、调味品2年以上经销、批发经验，优先选择休闲食品、奶粉、米粉方面知名品牌的

58、运营经销商；2. 必须在申请经销区域内具有广泛的分销网络,网络结构强调现代通路，如分渠道选择,必须在所擅长的渠道内具有较强的掌控能力;. 必须具有较高的经营和治理水平，先进的经营理念，具有较强的财务能力和较好的信用,对市场开发工作有良好的操作思路和手段。4. 必须具备和申请经销区域同等规模的配送能力、销售团队和资金实力，治理规范;5 具有与公司经营理念相通的思想意识，注重对客户的服务和终端维护意识，能对百乐麦的品牌有足够的重视程度，保证具有对百乐麦品牌建设和市场深度开发的热情和积极性;6. 新经销商必须遵守双方在商业上和技术上的保密原则。三、新经销商开发程序1. 开发谈判流程) 新经销商实力暗

59、访：对提出代理要求或预备开发的经销商进行暗访,对其经营场所、业务团队、配送能力、代理产品、经营区域范围进行了解和记录；2) 新经销商经营状况暗访：对其经营区域范围内的各种渠道进行走访,了解所代理产品的产品铺市、铺货、促销、配送、业务访问、价格体系维护以及在同竞品相比的表现；) 新经销商侧面了解:同其所代理产品的厂家业务、促销等人员接触,了解其与厂家合作的态度、能力、优势、问题等情况；) 面谈:通过预约后当面进行沟通,了解其合作意愿和合作态度,沟通双方的看法和思路是否一致，决定是否进一步洽谈；5) 合作细节洽谈：如双方存在合作的基础，则进一步对双方规划、思路、适配程度、利益,双方所能提供的支持、

60、保障、产品价格、物流、经销利益、合作细节等进行深入交换意见,如双方均认可对方提供的利益则初步达成合作共识；) 实地考察：双方各方面比较一致则对经销商的经营场所、经营资质、配送、仓储等方面进行实地考察,并邀请经销商到我公司当地办公场所洽谈,向经销商展示我公司产品、介绍公司治理等优势;7) 经以上流程如双方初步决定合作则转开发认定流程，否则结束新经销商开发程序。2.开发认定流程1） 办事处首先向大区经理提出申请：通过以上的沟通和洽谈过程,如双方初步达成协议,则由办事处经理向大区经理提交申请报告，该报告内容要紧包括：a. 新经销商差不多情况;. 通过调查猎取的资料;.经销商资质复印件； . 洽谈要点