货款结算、物资用品购置、基建装修及日常费用核销流程管理办法

1、* 公司货款结算、物资用品购置、基建装修及日常费用核销流程的 暂行规定第一章总则第一条 为有效地降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强供应商货款结算、物资用品 购置、基建装修、费用核销及工资审批流程的监管并明确监管审核、审批人责任，严把支出 关，堵塞支出上的漏洞，特制定本规定，本规定适用于公司所有部门和门店。第二条 公司各类支出实行月初计划，总量控制，分类管理，归口控制，适时监控的分类分 部门的条块管理模式。每月25日前各部门、各分支机构将次月（自然月）的用款计划（包括付款方式、付款 时间）按科目明细进行分类汇总填报后按流程报相关领导审核审批后，交计划财务部备案， 计划财务部按计划筹集资金。

2、（另发）第三条 本规定中明确的各级监管审核、审批人的责任承担者，都必须做到责任内容清楚， 职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。1、审批人的责任：各级审批人在职权范围内对各项支出的真实性、合理性、合规性、 合法性、完整性承担责任。2、审核人的责任：各级审核人在职权范围内对各项支出的合理性、合规性、逻辑性、 完整性承担责任。3、各级审批人在签批时，必须明确签署“同意”、“不同意”，或者其他明确的处理意 见；各级审核人在审签时，必须在经过缜密分析和判断后，明确地签署意见或建议。各级审 批人和审核人不得仅以签名代替审批和审核。第二章货款审批第四条商品购进计划中报采购部门应于每月25日前将

3、次月（自然月）的商品采购计划按结算周期、付款方式、付款时间进行分类填报汇总后按流程报相关领导审核审批后，交计划财务部备案，计划财务第1页共12页 部按计划筹集资金。计划财务部于每月30日前对各业务部门当月商品购进实际执行情况进行检查，对执行计划偏离程度达土 20%以上，又无支持理由的，计划财务部按其偏离土 20%以上金额的1% 收取资金占用费或经营损失费。第五条货款支付审批权限支付货款时，业务部门应根据已批准的资金计划、 已签订的合同及市调情况填写付款通 知单，经部门经理签字确认后，交计划财务部审核并报相关领导审批。具体审批权限如下：货款支付审批流程资金 性质付款 类型审批权限核对采购 经理主

4、管 总监财务经理财务 总监总经理董事长预算内统一结 算日账 期类10万元（含10万元） 以下会计对 帐勾单审核审批审核审核审批/10万元以上会计对帐 勾单审核审批审核审核审批审批非统一 结算日 类、无合 同的货款 类、新品开发首 次付款、预付货 款5万元（含5万元）以 下会计对帐 勾单审核审批审核审核审批/5万元以上会计对帐 勾单审核审批审核审核审批审批预算外5万元（含5万元）以 下会计对帐 勾单审核审批审核审核审批/5万元以上会计对帐 勾单审核审批审核审核审批审批第六条货款审核内容及标准（一）每月15至16日凭计划财务部办理的结算卡由结算本人到计划财务部对账，原则上每月30日至次月7日为结算

5、日，节假日顺延。1、实销实结：每月结算一次，节假日另行通知。结算时供应商凭需方入库单据与采购第2页共12页 部门、计划财务部门按约定的结算周期、付款方式和付款时间核对上月已销售账目，本人签 字后，由会计及财务经理（或其授权分管部长或其他审核人，下同）审核签字，经支付流 程中确定的相关审核人、审批人审签，再由出纳履行付款职责。2、经销结算：每月结算一次，节假日另行通知。结算时供应商凭需方入库单据（含结 算日前所有退库单据）与财务先核对结算日以前的所有出入库单据。本人确认签字后交由采 购经理核对签字，由主管会计及财务经理审核签字，经支付流程中确定的相关审核人、 审批人审签，再由出纳按付款时间和付款

6、方式履行付款职责。3、现款结算：结算时供应商凭需方入库单据与采购主管核对。主管确认签字后并填写 领款单附上详细的入库票据到公司相关领导处申请签字后，出纳履行付款职责。4、清场结算：A、办理清场结算手续之前，采购部必须把该供应商的商品全部发清场退 货通知，退回给供应商；B、采购主管和采购经理在清场供应商入库单上签批清场字样。C、供应商拿入库单在往来会计处勾兑所有未结算入库单；D会计、采购经理审核签批后报总经理审批。E、将审批后的勾单质押在计划财务部出纳处，六个月后，经采购部核对无误后 通知计划财务部付款。5、预付货款：采购主管填写申请单（申请单必须注明付款方式），采购部经理审核确认， 由主管会计

7、或财务经理审核签字，经支付流程中确定的相关审核人、审批人审签，再由 出纳履行付款职责。（二）货款审核的内容办理结算时，计划财务部、采购部、商品部等相关部门须按各自职责核查现有库存状况、 进货情况、销售情况、供应商返利、合同有效期和发票收回等情况。第三章物资用品购置及基建装修审批第七条 财产物品购建及装修项目审批权限公司各部门的财产物品购置、基建装修维修及制作，发生费用在5000元（含5000元）以下的，由需用部门提出申请按物资用品购建及装修项目审批流程报总经理审核后，交 由实物监管部门或项目负责部门执行， 并由采购部门或经办部门与资产接受方办理完交接手 续并签字确认后，报物资用品购建及装修项目

8、审批流程中确定的相关领导审批付款。发生费用在5000元以上的，由需用部门提出申请报其分管领导批准后，转入实物监管 部门或项目负责部门，由实物监管部门或项目负责部门提供详尽的预算报告和可行性分析， 按物资用品购建及装修项目审批流程 中确定的审批权限报批后与供应商或承建单位签订第3页共12页合同，其中达到一定金额的工程或设备设施、原材料、财产物品批量采购等需经招标小组进 行招标或议标后签订合同。属于综合项目的，由项目牵头部门将各单项预算汇总后集中上报 审批。支付款项时工程单位必须提供发票， 计划财务部依据合同、决算报告或维修制作报告批 件、付款批件付款。工程未决算前需预支款项的必须报董事长批准。具

9、体审批权限及流程如下：物资用品购建及装修项目审批流程业务类型审批权限需用部 门负责 人实物监管部 门（项目负 负责人主管 总监财务经理财务总监总经理董事长预 算 内预算 报告 审批 权限物资 用品 购置5000元（含）以下确认确认审批审核审批/5000元以上确认确认审批审核审核审批审批基建 装修 维修 制作不限确认确认审批审核/审批支付 审批 权限财产 物品 购置5000 元（含）以下确认确认审批审核审核审批/5000元以上确认确认审批审核审核审批审批基建 装修 维修 制作不限确认确认审批审核/审批预 算 外不限确认确认审批审核审核审批审批第四章商品报损审批第八条商品报损审批流程过期商品报损，

10、由商品部统一编制表格，并划分责任后报主管总监审批后送计划财务部第4页共12页审核，报总经理审批商品盘点报损，由市场部统一编制表格，扣除公司应承担部分外，剩余部分要划分门店 个人后，统一报主管总监审批后送计划财务部审核，并报送总经理审批。第五章费用审批第九条费用审批权限1、所有费用和借支实行部门会签、集中审批制度。费用发生后凭有效发票经相关权利 人按审核、审批权限及时会签。所有费用按上述要求经过会签后，报总经理审批后出纳人员 方可支付现金。（具体会签流程见后）2、运杂费（含托运、搬运费）所有运输费用，必须由主管业务部门与运输单位签订运输合同或协议，并送计划财务部备案，计划财务部依据合同、协议标准

11、及运输方开具的正规发票付款，无发票的扣除税款后 结算。3、车辆费用主要是修理费用、油料费用、过路桥费用和年检费等费用。必须确保公司正常生产经营 需要的前提下，所发生的费用，在核报该费用时必须提供正式发票才可支付。车辆违章的罚 款原则上公司不予核销。油料费用：公司统一办理加油卡，每车一卡，不得混用。加油时对方出具的发票中，要 有车号、公司名称等相关信息。结算时必须提供增值税专用发票。所有的车辆出车，驾驶车辆人员必须建立出车日志，详细完整的登记出车时间、地点、 事由、里程等信息，并由所在部门经理（或部长）审核。4、广告费广告费（含媒体广告、店堂美化等）支出必须按审批流程经相关业务部门审核，履行审

12、批手续。广告费中属供货商（厂家）承担费用的，结算时须予以扣除，且必须附有供货商（厂 家）活动项目付款证明复印件。5、促销费促销费由主管业务部门在经办促销活动前提交活动方案，其内容包括活动范围、时间、 费用预算及预计效果等，并经过相应的审批程序。活动方案另交商品部、计划财务部备案， 计划财务部对其活动费用开支情况进行监督、检查。第5页共12页为各门店经办的所有费用（包含购置的活动用品、赠品等）的支付，由市场部门统一签 字确认后按审批程序核销。6、水电费总部和各分支机构连锁店发生的水电费按流程经行政部审核后，计划财务部按实际发生额核销，按月（季）通报，年终考核。7、租赁费经行政部审核后，签订租赁合

13、同，按合同金额和付款时间核销。8、修理费A、车辆及设备修理（除保修期内），扣除保险公司赔偿和责任赔付外，具实核销。在费 用发生前，报行政部审核与备案，并报总经理批准。B、日常维修，发生前报行政部审批，由行政部统一安排修理。9、财产保险费财产保险费在发生前经行政部审核后董事长批准， 并签订合同。由计划财务部根据合同 及其他相关文件审核后支付。10、员工社保费员工社保费经人事部审核后按实际发生额，据实核销。公司实行预算总量控制。11、招待费因为业务需要必须支出的餐饮和烟酒等费用， 由相关业务部门报备，行政部审核，按费 用核销流程报批核销。在费用发生前要报批，报费用时必须要有正式发票，并附有菜单明细

14、。特别指出：1、用烟、酒方面，公司统一购买（不同档次），业务需用时领用（领用程序 同费用核销程序）o个人消费一律由个人承担。平时不再对个人报销烟酒费用支出，特殊情 况需在事前报董事长批准方能报销。烟酒领用审批权限部门 经办人部门 经理主管 总监行政 总监财务 总监总经理董事长烟（1条以内，不含）、 酒（1件以内，不含）制单审核审批审批-烟（1条以上）、酒（1 件以上）制单审核审批-审批第6页共12页招待费由计划财务部年初给各部门下达控制指标,在控制指标之内按上述标准执行指标的，需报董事长批准。12、差旅费（差旅费按下表标准执行。由业务部门申请，计划财务部审核，主管总监审 批）A、因公出差到哪阳

15、区、武当山特区不报住宿费和交通费（特殊情况要事前报总经理批 准）；B、因公出差到除那县城区和武当山特区以外的地区 （十堰市）报生活补助费每餐15-30 元，交通费、住宿费凭发票核销（到公司指定地点住宿）；G因公出差到十堰市外的，费用发生前必须由相关权利人按核销流程审核、审批后报 董事长批准，计划财务部门才给予核销。D差旅费的报销必须按次，准确、规范填写统一的差旅费报销单。员工出差差旅费、误餐费标准类、_.一类地区二类地区（省会城三类地区四类地区（一般地 级市、县城及 县级市）除前述以外 的其他地区别火车飞 机汽 车同 铁 动 车（ 广、北、上、深、津）巾、直辖巾、 特区、沿海开 放城巾）（经济

16、发达 的地级市）别住餐交住餐交住餐交住餐交住餐交宿补通宿补通宿补通宿补通宿补通董事 长 总 经软 卧 软 座经 济 舱实报一等 坐30030据 实30030据 实25020据 实20015据 实15015据 实理副总/总监软 卧 软 座经 济 舱实报一等 坐25030据 实25030据 实20020据 实15015据 实12015据 实中层硬 卧 软 座经 济 舱实报二 等 座18030据 实18030据 实18020据 实13015据 实10015据 实基层硬 卧 软经 济 舱实报一 等 座15030据 实15030据 实15020据 实13015据 实10015据 实第7页共12页座特别说

17、明：两人以上人员出差，同性别的必须是最低两人居住一间，费用支出标准按出差人员的级别，就高不就低核销，否则按半价核销。13、办公费主要是指日常办公用品的开支，由行政部负责编制采购计划，按规定审批流程核销。14、员工培训费员工培训费须经公司人事部审核登记并按规定流程审批后支付。培训费包括外出培训的车船票费、在途补助费及培训期间费用。15、通信网络费公司各部门的电话费、网络费用的支付，由公司行政部、信息部审核，并实行控制总量。 电话费实行包干原则，超支由部门负责人承担，年底考核一次；网络费用实报实销。16、交通费哪阳区、武当山特区及市内公共交通费用支出，实行统一充卡管理。市内打的费用必须 经总经理批

18、准。17、其它费用除以上费用项目外的支出。固定资产报废：单位价值在 2000元以上的固定资产（包括纳入固定资产管理的低值易 耗品）报废经董事长审批。其它实物资产报废报总经理审批。费用核销支付审批流程业务款项审批权限部门 经办人部门 经理主管 总监财务 经理财务 总监总经理董事 长运杂费（含托运、搬 运费）1万元（含1万元）以下制单审核审批审核审核审批/1万元以上制单审核审批审核审核审批审批车辆费用（含燃料、 过路桥、停车、年检帙实际发生额核销制单审核审批审核审核审批/第8页共12页等）广告费（含媒体广告、 店堂美化。企划部审 核）1万元（含1万元）以下制单审核审批审核审核审批/1万元以上制单审

19、核审批审核审核审批审批促销费（含促销赠品）1万元（含1万元）以下制单审核审批审核审核审批/1万元以上制单审核审批审核审核审批审批水电费（行政部审核）按实际发生额核销，年终考 核。制单审核审批审核审核审批/租赁费（按合同金额核销）5万元（含）以下制单审核审批审核审核审批5万元以上制单审核审批审核审核/审批修理费2000元（含）/次以下制单审核审批审核审核审批/2000元/次以上制单审核审批审核审核审批审批呆险费（指财产保险）安实际发生额支付制单审核审批审核审核/审批员工社保费卜实际发生额支付制单审核审批审核审核审批/招待费（总额指标控 制）常规费用，先报备后核销制单审核审批审核审核/审批差旅费内

20、（含县区）制单审核审批审核审核/外制单审核审批审核审核审批办公费,办公用品目录表项目 核销制单审核审批审核审核审批/员工培训费5000元（含5000元）以F制单审核审批审核审核审批/5000元以上制单审核审批审核审核/审批1信网络费帙实际发生额核销，年终考 核。制单审核审批审核审核审批/其它费用（以上未包 含费用）2000元（含）以下制单审核审批审核审核审批/2000元以上制单审核审批审核审核审核审批总经理费用审核审核/审批第六章借支审批流程第9页共12页第十条 原则上因私不得借支。因公业务需要借支的，必须是前帐已清才可后借。借款人在借款时必须填写借款单，且 单据各项要素清淅完整。经相关领导批

21、准后出纳才可支出现金。各部门业务周转金、备用金：根据业务需要，按公司确定的定额借支，专款专用，不得 挪用。因公借支办事结束后七个工作日内必须到财务核销，超过七个工作日的从借支日起到核销日止，向借款人按日收取千分之一的资金占用费。特殊情况发生时，需写出说明，经董事 长批准后不受七个工作日限制。借支审批流程业务 类型审批期艮经办人部门经理主管总监财务经理财务总监总经理董事长业务 借支2000元（含 2000 元）以下制单审核审批审核审批/20007 5000 元（含）以下制单审核审批审核审核审批/5000元以上制单审核审批审核审核/审批第七章工资薪酬审批流程第十一条 计划财务部、人事部、行政部及其

22、他相关业务部门严格按照工资薪酬内容及本规 定确定的时间节点，向计划财务部工资核算专员提交相应准确无误的上月人员变化、信息、 考勤、绩效考核等数据资料，由工资核算专员汇总计算员工上月工资薪酬（含临时工工资、 促销员工资），提交财务经理审核后，报送总经理审批。第十二条计划财务部按照工资发放的时间节点要求按时完成上月工资发放工作。第十三条 公司应成立工资审核小组，按季度对工资标准执行情况、工资及福利发放情况、 社保缴纳情况等进行审核。女工生育医疗、经医保中心拨付后，由人力资源部审核后发放。第八章其它相关规定第10页共12页 第十四条 所有支出项目都必须在款项发生（有约定的，按约定付款之日起）后 20

23、日内到计 划财务部进行核销（门店发生的水电费及其他日常费用，可每周一次传递到公司，按审批流 程及时核销）。超过上述期限计划财务部一律不予核销，由经办人自行承担。各门店需核销的费用每周五营运商采会前，由片区经理收集本片区各门店相关费用报销 单，周六之前经各相关部门权利人审核签批完毕后，交计划财务部，下周二之前统一进行付 款；总部各部需核销的费用每周一、周二经各相关部门权利人审核签批完毕后，交计划财务 部出纳，周四统一进行付款。（特殊情况需提前付款，须报销人提前向计划财务部报备）第十五条单据填写要求：A、在报销时必须使用正确的单据，如：报差旅费时要使用差旅费报销单、借支时使用 借款单、领款时使用领款单等。B 、所有报销单据上的要素必须填写清晰、完整，不得涂改、修改，特别是金额大小写 必须相符（财务人员审核时按实际支付金额结算），但不得超过原始单据的金额）。第十六条所有费用单据的核销，原则上必须持有