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1、第一讲 时刻治理的四个进展(上)时刻治理概述时刻治理的必要性 时刻治理讲述刘欣:107 567 548时刻具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，因现在间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此,时刻的白费比其他资源的白费就更为普遍,也更为严峻。因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该临时停下来审视一下自己的时刻利用效率,审视一下自己在时刻中所处的角色，查找一条更为合适的途径，实现自己的目标,追求自己的人生价值。在经理人的所有治理技能中，时刻治理最容易被忽略,对中国的经理人而言,这又是一个急需解决的问题。初级经理人从职员的岗位过渡到治理者的岗位,

2、比较容易忽略治理的角色和时刻治理的技能，而中、高级治理者的工作时刻更忙碌，工作任务更多，时刻效率的治理也就显得更加重要。【案例1】非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子,每天都要展开一场生命的竞赛,也能够看作是一场生命的奥运会,假如竞赛赢了就有东西吃,输了就可能遭受灭顶之灾。因此,每天早晨,羚羊和狮子醒来时,它们的脑子里都闪过同样一个念头,那确实是“我今天一定要跑得比以往要快”。假如狮子跑慢了,它就没有羚羊吃,它就可能会活活饿死;假如羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着专门好的生态平衡。【案例】冠军和亚军的区不在赛场上,速度是决定用时多少的重要参数

3、,例如香港的赛马，冠军和亚军的区不，也确实是第一匹马和第二匹马之间的差不，可能相当微小,往往用肉眼看不出来,要借助电脑等先进设备的关心,两匹马之间的时刻差距可能仅为.05秒。然而，头马和第二匹马的奖金却是不一样的,要差到几十万港币。关于竞赛结果,人们关怀和记住的从来差不多上冠军，专门少记住亚军,例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则专门少有人记得，这确实是第一和第一之外的区不，奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”，其含义所追求的也确实是速度。【案例3】三枚硬币财宝、健康、时刻,哪一个更重要？什么缘故假设一个人的生命中有三枚硬币,一枚硬币代表财宝,一枚硬币代表健康,还有一枚

4、硬币代表时刻,这三枚硬币哪一个最重要呢？通常人们都趋向于追求财宝，假如在这三枚硬币中,把代表财宝的硬币拿掉，则表示那个人有足够多的健康，也有足够多的时刻,他有可能重新去创业，赢得财宝，把代表财宝的硬币重新放进自己的生命中。假如在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉,这表示那个人有足够多的财宝，也有足够多的时刻,则他能够花费无以计数的金钞票来治疗自己的疾病，至少能够拖延一定的时刻，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。假如把代表时刻的硬币拿走，让一个人没有自己的时刻了,这时候，即使他有许多的财宝,有专门强壮的躯体，但是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换1

5、分钟,这就好比许多的0前面没有了1,是没有任何意义的,他不仅不能将代表时刻的硬币重新放进自己的人生，而且财宝和健康对他也变得毫无意义了。点评:关于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钞票，但是他们感到最缺的依旧时刻,因此对时刻的要求就更高,这就需要良好的时刻治理。时刻治理的内涵1时刻治理 那么什么是时刻治理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织治理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时刻,这确实是时刻治理。时刻治理不仅仅是工作的治理，也包含着业余时刻的治理;不仅仅是在企业里的治理,同时也包含着家庭生活、业余时刻、业余爱好的治理。也确实是讲,

6、时刻治理应该是包含着生活中所有时刻的合理利用和支配。2.主管在时刻治理中存在的误区专门多主管在时刻治理上普遍存在以下一些认识误区： 宁愿去做情况,而不是去做正确的事; 宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；宁愿去保持原来的做法和手段,而不是去优化、优选工作的流程和方法； 宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果； 宁愿去节约成本,而不情愿主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人适应开源节流，但实际是比较喜爱节流，比较喜爱勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。表1- 治理时刻的自我评估宁 愿而不是正确地做事做正确的事解决问题有创意的选择保持手段优化手

7、段遵循义务求得结果降低成本增加利润3传统的时刻治理观念从节约和增加收入这两方面进行比较,传统的观念喜爱节约,时刻治理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时刻治理观念强调以下几个方面的内容： 强调时刻的重要。古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”,那个地点强调了时刻的价值和重要性。 强调时刻流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫!”看到滔滔不绝的江水，想到时刻也如流水一样,不断地、快速地流淌，强调了时刻的无法失而复得性。强调时刻治理的打算性。中国古人关于时刻治理的最差不多方法是打算性，俗语常讲“预则立,不预则废”，也确实是讲在做事之前要有充分的预备和充分的打算,强调了打算的重要性。俗语常讲“

8、一年之计在于春,一日之计在于晨”,放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依旧有用的同时,能够稍加变通,改成“一年之计在于去冬,一日之计在于昨夜”,因为到了春天再开始做打算差不多来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的打算，同样,一天的打算要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也确实是所有的打算都要提早做。时刻治理的四个进展（一)竞赛以快趋强竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略,过去的竞争规则是大鱼吃小鱼,比资本量,比规模，以实力论胜负。今天是比速度,比学习的速度,比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。【案例】中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼

9、快、手快中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”,也确实是讲任何招数,差不多上有接招的套路的,然而,快招无解,因为速度太快时，对方来不及作出反应。跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才能够胜于对方,才能够保持优势。（二)你有多少资本假如问一个人有多少资本,他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产,而容易忽略掉自己的时刻财宝。50岁的中年人与0岁的年轻人，如何去衡量他们所拥有资本的多少呢?通常情况下20岁的年轻人可不能拥有50岁的中年人同样多的有形财产,然而，在这两种人的资产表中，时刻一栏的优势则属于年轻人。俗话讲青年不怕穷,因为时刻确实是财产，时刻确实是一个青年最大的

10、优势。爱因斯坦讲过：“一切与生俱来的赠品中，时刻最宝贵！” 时刻不仅宝贵，而且时刻最公平，不管一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时刻是绝对公平的，每人每天4小时,一分一秒都不差，时刻可不能对任何人厚此薄彼。然而上天又是不公平的，因为每个人的时刻价值是不一样的，成功人士单位时刻的价值特不高，而一般的一般人，时刻的单位价值就比较低。然而，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时刻，才能让“这一刻”不被白费,才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语,只有今天才真正属于你。强调要在最短的时刻内，更多的学习，更多的行动,获得更多的资讯。（三）72岁人的一生一个人的时刻到底是如何度过的，每个人一生的时刻是

11、如何样被利用的,时刻哪里去了？为了回答这些问题,科学家对人群的时刻利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总,从而得出了如下的结论。假设一个人的生命时刻是72岁，则他的时刻使用情况能够用表-2来表示:表1-2 7岁人的一生时刻利用表活动内容所消耗时刻睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队年学习4年开会3年打电话1年找东西年其他3年（四)效率与效能人们重视生命,乐于理财,却疏于时刻治理。例如，一个人伤风感冒咳嗽了,他会到医院去治疗；一个人丢了200块钞票或股票损失000块，他会专门着急和懊恼；但是假如他无谓耗费了2个小时的时刻,白费了1个小时，1个小时无所事事，他却可不能着急,因为时

12、刻太无形了，如空气,看不见，摸不着。鲁迅先生讲,“时刻像海绵里的水，想挤的话，总依旧有的”，鲁迅先生本人之因此有伟大的成就，就在于他把不人喝咖啡的时刻都用来学习和工作了，这讲明了时刻有专门大的弹性。【案例】装瓶实验有一位教授做过一个装瓶实验,他拿出一个瓶子，拿来了好多石子,又拿来好多沙子,专门多水,然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“那个瓶子装满了没有”，学生们讲“装满了”。因此教授又往那个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生,“这次满了没有”，学生们讲“满了”。教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生，“满了没有?”，学生们不明白教授接下来还会有如何样的措

13、施，但想到前两次的错误回答，因此都不敢回答了。点评：那个装瓶实验就揭示了时刻治理的启发,大石头之间会有空隙,沙子之间还有空隙，水里面可能还有空隙。同理,时刻之间也存在空隙,珍惜时刻的一个方法确实是珍惜点点滴滴零碎的时刻。此外,工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中假如先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头,就一定放不到里面去了。做情况也是一样,一定要有优先顺序,不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有价值的情况,而不是抓鸡毛蒜皮的情况，如此生活的意义才能彰显出来。【案例】口袋书在香港地铁里,口袋书专门畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时刻，好多年轻人都在看口袋书

14、,或者利用这段时刻休息，也有专门多人在看报纸,他们都在有效地利用工作时刻和生活时刻之间的空隙,有效地利用好这些零星时刻，天长日久，就能够积少成多,使这些零头时刻为个人生活增添魅力。时刻治理的三大观念时刻治理有三大观念，第一是时刻观念,第二是效率观念,第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握，是时刻治理的关键。1时刻观念:1小时与3年的关系建立时刻观念专门重要,有了时刻观念，才能利用琐碎的时刻，才能把点点滴滴的时刻珍惜起来。在人们的理解中,3年是一个专门大的时刻单位,而小时则是一个常被忽略的时刻单位，实际上，假如每天能节约出1个小时,则在人生7年的岁月中，就能够节约出年的时刻,时刻观念的重要性由

15、此可见一斑。.效率观念:速度能使石头漂起来所谓效率观念，确实是要有速度。石头之因此能漂移在水面上,如孙子兵法所言“疾也”,也确实是速度专门快的缘故。3.效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合效能的观念确实是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。中国人适应以效率衡量事物,而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事专门有效率，却专门少夸那个人特不有效能。效能的概念，用毛主席的话来讲,效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也确实是讲,仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低,因此效能的概念始终不偏离终极目标和结果。

16、在时刻治理中,时刻的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格,而效能好比是性价比。效率是指“快”,而效能是指“多、快、好、省”;效率高确实是价格廉价,即买那个物资所花的货币数量比较少,效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大,即当人们去买大宗的物件，例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素,更看重性价比因素,不是越廉价越好,而是关注投入的钞票和所获得的回报价值高低之间的比。同样的，在单位时刻内，所获得的产值大小确实是效率，而在单位时刻内所获得的价值和回报的大小确实是效能。【案例】龟兔赛跑乌龟跟兔子赛跑,第一场赛跑乌龟赢了，兔

17、子输了。因为兔子骄傲自满,在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发觉乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批判白兔讲：“兔子,你如此不行,不能够骄傲自满,要脚踏实地，要勤奋努力，明白不明白啊？”兔子讲,“我明白了，我要求再比第二回,我不相信，我跑只是乌龟。”因此它们又进行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响,兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样接着慢慢腾腾地往前爬，爬了专门长时刻,乌龟终于爬到了终点,却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处查找,终于在专门远的地点找到了兔子,兔子耷拉着脑袋光顾着跑,却忘了看方向了。点评:兔子没有看准方向,它跑得越快离目标就越远,因此兔子的效率专

18、门高,然而效能专门低。同理,在做情况的时候,尽管做事能够做得专门快,效率专门高,但是假如偏离了方向，最后也可不能有正确的结果。效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效率相均衡。1世纪的经理人，不但要意识到时刻专门重要，要去抓点点滴滴的时刻，要注意做情况的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。第二讲 时刻治理的四个进展（下）时刻治理的四个进展历程时刻治理的进展经历了四个时期,人们从认识到时刻治理的重要性,到开始进行时刻治理，期间也经历了治理方式和治理重点的转移。1第一代:时刻增加和备忘录第一个时期称为时刻的单纯增加和备忘录。时刻的增加是指当时刻不够用

19、，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时刻。备忘录确实是把所有要做的项目列出来,制作成一个工作任务清单,做一件,勾掉一件，以此种方式进行时刻的分配和使用治理。第二代：工作打算和时刻表第二个时期称为工作打算和时刻表，即在所有要做的工作任务开始之前,把清单列出来,在每一项任务之前定一个时刻的期限,例如早晨8点9点做什么,点0点做什么,下午1点2点做什么,每一项任务都有开始和结束的时刻,在那个时刻段中完成规定的某项任务。那个方法有时候也称为行事历时刻治理法。3.第三代:排列优先顺序以追求效率第三个时期的时刻治理称为排列优先顺序以追求效率的时刻治理。当工作任务越来越多,多到在规定的时刻里

20、面没有方法完全做完的时候,就要求对时刻治理的内容进行一定的更改,第一，对工作任务要做一些取舍;第二，对工作任务要排优先顺序，比如,先做哪一件,后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件;要紧做哪些,次要做哪些;做哪些,不做哪些,等等，描述那个取舍和优先顺序的方法能够通过象限法进行。假如按照重要程度的轴来标记横坐标,按照紧急程度的轴来标记纵坐标，能够构成D四个象限，A象限是又重要又紧急的情况，B象限是重要但不紧急的情况，C象限是紧急然而不重要的情况,D象限是不重要也不紧急的情况。如图1-1所示:图1- 第三代时刻治理象限示意图 类工作:又重要又紧急的情况假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清

21、晰的划分,然后对ABC四大类的工作做一个排序,显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决,这种行为被形象地称为救火行动。例如19消防队接到警报，就要立即去处理现场。【案例】突发事件：非典03年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件,处理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下,集中所有的精力操纵本地区的非典问题，如此强有力的力度才能够把非典有效地操纵住。B类工作和C类工作当重要又紧急的突发事件被处理之后,接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作,依旧B类重要但不紧急的工

22、作?有人认为C类工作专门紧急,应先期处理,也有人认为B类工作专门重要,应先期处理。按照时刻占用的顺序来划分,也确实是按照时刻的紧急程度来讲，专家认为应先处理B类工作。为了对B类工作和C类工作完成时刻进行分析，可通过分析假设不做C类工作，会导致整个时刻治理出现如何样的状况；而假如不做B类工作,又会导致整个时刻治理出现如何样的状况。透过这两种状况的不同比较，就能够清晰地看到两种选择的差不。B类工作重要但不紧急，假如不做的话,B类工作会随着时刻的进一步推移，越来越紧急,直到突破一定的极限,变成A类工作,因此，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。C类工作假如不断地被拖延，随着时刻的不

23、断推移,它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消逝，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任,工作本身也可能会因此而消逝。 不紧急图1- 第三代时刻问题分类示意图例如,下午3点点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可得到一袋洗衣粉,假如某人因故未参加工会慰问抽奖活动,4点钟以后，那个情况可能就已结束，由此，缺勤者将损失一袋洗衣粉。假如在B类和C类工作之间做冲突性的分析,例如下午只有一段时刻,只能做一件事,要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得,那时就应该扔掉C类工作,要保住B类工作,因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。【案例1】热气球的难题一个胖子和

24、两个瘦子乘热气球去做科学考察,他们带了专门多食物和水,也带了专门多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候,突然发生了意外,热气球开始漏气,为了减轻热气球的重量,要扔掉专门多东西，因此先扔掉了实验仪器,接着扔掉了食物和水,这时候，热气球依旧太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的阻碍不同，只有按照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就能够挽救两个瘦子的生命，因此必定要先扔胖子。在两者不可兼得的情况下,假如能够延长工作时刻，统筹协调,进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前,先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，如此就能够达

25、到双赢的效果。然而治理专家通过实验发觉这种理想状态专门难实现，因为C类工作的数量太多，单个类工作尽管花费的时刻不多，然而C类工作的数量层出不穷,所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，专门多经理人关于C类事件的处理只能疲于应付，致使时刻治理者陷入了类事件的汪洋大海之中，迷失方向,只见树木,不见森林。【案例】抗战的泥潭在抗日战争中，20万日军被中国人民困难卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海之中。二战以后,斯大林讲到,“中国人民困难卓绝的抗日战争,是世界反法西斯战场不可缺少的组成部分，为反击德国法西斯赢得了时刻和空间”。斯大林讲，假如中华民国政府投降，结果将不堪设想。因为中国政府不投降,中国人民尽管条件特不

26、简陋,做出了巨大的牺牲,却拖住了200万日军，让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联,抽不出兵力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚，甚至吞并澳大利亚和新西兰，这是中国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。C类事件的描述有闻名的帕金森定律，也称为爆米花定律,确实是2斤玉米看上去不是专门大,然而通过膨化以后有可能会变为一箩筐玉米花。由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致类工作数量庞大，以致无法完全完全地被解决。但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候,适应于“急事急办”,“特事特办”，因此就会践踏原则,就会没有时刻性，确实是总把最紧急的情况拿来做，从不考虑这件情况的价值如何,不考虑时刻的重要性

27、程度。【案例3】箩筐任务测试美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时刻治理差不多状况的测试。任务要求是：一个箩筐中有10件工作任务，假设下午的一段时刻是没有方法完成箩筐中的所有任务，请中国的经理人进行选择,并完成自己选择出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来专门简单,因此这些工作专门快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时刻最短的工作,这些工作也专门快做完后,第四件被挑出的是最有味、最喜爱做的工作,但是那个工作还没有做完，测试的时刻就到了。箩筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，然而这些工作都有一些类似的特点：不紧急、

28、做起来不简单、花费的时刻专门长、不行玩、没意思。然而,这6件工作假如不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。点评:中国经理人在时刻治理方面，普遍存在误区和弱点，即在问题的分类概念上模糊。在工作中，属于类工作的重要问题一般包括改进产能、进展团体、查找新客户、提升服务品质、提升职员技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。对个人而言,学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等差不多上专门重要然而不紧急的情况,也就需要在当前多进行改善处理,例如多增加运动量、操纵饮食、调整饮食结构等。健康问题和学习的问题专门重要,要把这些问题当成紧急的突发事件来处理，只有下如此的决心做事,才能幸免将这

29、些重要不紧急的情况转化为重要紧急的情况。关于紧急不重要的情况,能够把它们安排在时刻使用的后面，例如关于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等，一定不能使其占用B类工作的时刻。时刻就像一根橡皮筋，要设定期限,不要把工作任务变成发面团，像爆米花一样膨胀,占有你的工作时刻和空间。如图1-3所示:图-3 第三代时刻治理事件分类示意图第四代:以重要性为导向,价值导向，目标导向,结果导向第四代时刻治理的代表是时刻治理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都能够分为重点的少部分和一般的大部分,这确实是通常所讲的二八定律，即80%的结果源于20的努力,也确实是80%的结果是因为20%的关键因素所致

30、。所谓“打蛇打七寸,擒贼先擒王，好钢用在刀刃上”，用最有效率的时刻去做0的最有效率的工作,在这些时刻段，注意力要高度集中，一口气把情况干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。同时，要调整生物钟,操纵好工作的节奏,使得效能最高。时刻治理的六个概念不管是中国传统的时刻治理,依旧第四代时刻治理,在时刻治理中，以下六个概念是贯穿于时刻治理中最核心的重要问题。消费与投资消费与投资包含多个概念,时刻假如用于工作、学习，确实是一种投资，因为它是有回报的。假如用于陪家人谈天、外出旅游、无所事事、完全放松，就属于消费,因现在间治理要多投资,少消费,达到投资和消费的平衡。2机遇与选择在时刻治理中,要主动地选择，而

31、不是被动地等待,主动能够导致机遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时刻使用的可能性发挥到极致。3.应变与制变应变确实是当问题发生时,去被动地做出反应；制变则是去操纵住情况，能够主动地预先做出一些预防,让情况最大可能地朝着自己把握的方向进展。.效率与成效在时刻治理中,要有专门高的时刻利用率,而且时刻利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。5.紧要与重要处理好紧要问题与重要问题的关系,具体做法如下：关于重要且紧要的问题立即处理； 关于重要但不紧要的问题优先处理;关于紧要但不重要的问题最后处理； 关于不重要也不紧要的问题则予以回避。.反应与预应当问题发生后,能及时

32、做出反应,采取必要的措施。关于未发生的问题，则防患于未然，提早做出预防,使问题有良好的预警处理机制。时刻的杀手:时刻损失分析时刻哪里去了？现在专门多时刻治理者惊呼“谁动了我的时刻？”关于每天的24小时，关于每小时的60分钟,大概都特不容易逝去。时刻的杀手究竟在哪里？一般来讲,时刻的损失不外乎以下几个方面的因素: 设定目标方面的时刻损失； 制定打算方面的时刻损失; 做出决定方面的时刻损失; 在工作组织方面的时刻损失; 工作开始时的时刻损失； 每日安排上的时刻损失;在信息和沟通方面的时刻损失。耗时因素分析 （一）外因和内因的耗时对时刻损失因素的分析,也能够按照外因和内因来分类,调查者通过对人们日常

33、消耗时刻因素的归类，大致将这些缘故划归为以下几个方面:1.外在因素耗时的类型 电话干扰; 不速之客； 沟通不良； 资料不全； 文件复杂; 工作搁置等。2.内在因素耗时的类型 打算欠妥；事必躬亲; 条理不清； 欠缺自律；无力拒绝; 做事拖延等。(二）有形和无形的白费在时刻白费中,有些时刻是被眼睁睁地看着消耗掉的,而有些时刻则是在治理者毫无知觉的情况下被白费掉的,因此，白费时刻的现象能够按照有形白费和无形白费来区分。1.有形白费 开小差；资源不足； 电话; 程序繁琐； 间断；等待。2.无形白费 打算不周；不明白讲“不”; 拖延; 不明白授权; 不分轻重缓急。时刻治理困惑汇总在经理人的时刻治理中,时

34、刻总是被许多的突发事件和小问题所占用；经理人做好了工作打算，但在实际的工作中,却全然不能按照自己的预定打算来完成这些工作;经理人自己总是感受时刻不够用,而且这种不够用又不断地被加班和身心疲乏所加剧。时刻治理的困惑能够归纳为以下几个方面: 工作无打算，忙忙碌碌不明白干了什么，总是感受时刻不够用; 打算常被突发事件、会议中断或打乱；工作被小问题拖延; 工作时刻超出原打算； 下属工作的突发事件多,无能力解决。时刻治理误区(一）时刻治理误区在时刻治理中，人们认为自己的时刻属于自己的私人财宝，大概今天过了还有改日、今年过了还有明年;或者突然感受自己时日不多了，自己的专门多工作都堆在一起了,自己已无所适从

35、了。这种潜意识的循环论左右了人们的思维，也让人们在时刻面前不知所措。人们常犯的时刻治理错误包括以下几个方面：不尊重时刻; 没有认识到时刻为不可竭尽资源； 不了解重要性与紧急性；没有时刻治理系统。（二）良好的时刻安排要走出时刻治理的误区,需要认识时刻的“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，并对自己的工作和生活进行打算性安排。良好的时刻安排应做到以下几个方面： 确定情况优先顺序；做好打算安排； 及时解决问题。经理人的时刻治理,最要紧的是提高效率，要善于集中时刻，切忌平均利用时刻，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时刻治理的重要性，要善于处理工作时刻和生活时刻的关系。时刻

36、治理是经理人成功的前提,经理人的效率治理确实是要明确效率的真谛对事不对人，要了解自己的生活节律,让自己的时刻治理和自己的生理特征相一致。【自检1】分析自己的时刻使用类型。一般来讲,每个人都有自己特定的时刻使用特征，有人适应在早晨工作，而且早晨工作的效率专门高，如此的人被称为晨间型。有些人则适应晚间工作,且晚间工作的效率比任何时候都高,如此的人被称为晚间型。而有些人则在任何时候都能快速进入工作状态，如此的人被称为随时型。请您依照自己的实际情况分析自己属于哪一类型。_【自检1-2】分配好一天的时刻，不同时刻使用者对工作时刻的安排应有所不同，请依照上题的结论，并结合自己工作的性质和要求,尝试合理分配

37、自己的时刻曲线。1.精力高峰时,集中精力于：工作:_工作2:_2精力集中时，专注于下列工作：工作1：_工作：_3.低效率时，能够处理：工作1:_工作2：_第三讲提高个人成效的方法(上）时刻治理的关键取决于个人工作的成效，每天关于每个人差不多上恒定不变的4小时,但不同的人有不同的使用方法，不同的人在2小时的利用上截然不同。对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法确实是能否成功治理自己时刻的最重要因素。一、效能治理法（一）象限时刻治理法的分类对事件重要与紧急情况的分析,也是对效率和效能关系的阐释，因此,在由重要程度和紧急程度所构成的象限中，处理ABC四类事件的顺序依次是：首先处理位于A象限的

38、情况，也确实是对既重要且紧急的事件首先处理;其次应处理位于B象限的情况,也确实是对重要但不紧急的事件进行处理; 接下来处理象限的情况,也确实是对不重要但专门紧急的事件进行处理； 最后再处理象限的情况,也确实是不重要也不紧急的事件。按照象限时刻治理法的分类,BCD四类事件如图2-1所示:图-1 象限时刻治理法示意图（二）象限时刻治理法四类事件的分析1A类突发事件出现的缘故在时刻治理中，事件的出现总是让治理者感到棘手,什么缘故会出现如此多的A类突发事件,是哪个环节的工作没有做好呢？通过治理专家的研究，A类突发事件一般差不多上因为类事件的处理存在问题导致的，也确实是讲，当对重要但不紧急的事件未做妥善

39、处理时,这些事件会随着时刻的推移而不断增加紧急成分，最终，类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。而阻碍B类事件完成的缘故则是由于C类事件遮住了治理者的眼睛，使得治理者忽略了B类事件,却花了专门多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。在日常的经理人活动中,B类事件转化为类事件的情况经常发生,当这些转化发生之后,经理人只能立即停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些类事件,A类事件处理完后，经理人才又回到原来的工作上，因此这种治理不善的情况就不停地在经理人的时刻表上循环出现。经理人会花0%左右的时刻处理琐碎的杂事,也确实是C类紧急但不重要的情况；又会花50左右的时刻

40、处理A类紧急的突发事件，因此，经理人在类事件和A类事件之间来回奔波,成了时刻治理的救火队员，而类事件则被扔在一边,尽管类事件特不重要、专门有价值，但却被遗忘或无暇顾及。 【自检2-1】列出下图排在您的工作清单前三位的工作，认真比较其重要性和紧要性,并讲明理由。重要的理由是： 紧要的理由是: 2幸免B类事件转化为A类事件的方法幸免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理,一般能够采纳的方法包括: 压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。 替代:查找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件,从而使得时刻利用率更高。 授权:将事件的处理权授予他人,由他人代为处

41、理。先做：在第三代事件治理中，先做A类突发事件;在第四代时刻治理中,只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。舍弃：对部分事件,假如其重要程度和紧急程度都不高，则能够将之舍弃,以更多的时刻来完成其他工作。 增加：对重要事件,要增加完成时刻，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。 改进:改进部分事件的性质,尤其需要将A类事件改成B类事件。 杜绝:突发事件不能杜绝,重要事件也不能杜绝,紧急事件一般也无法杜绝,因此,对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。确保:确保重要事件能保质保量地按时完成。 聚焦：安排专门的时刻段,集中精力聚焦重要事件的处理。

42、少做：不重要事件要尽力幸免。 不做:对不重要不紧急的事件能够采取不予理睬的方法,甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时刻。不同的方法适用于不同的事件,只有选择适合的方法处理适合的事件,才能够节约时刻,将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色中挽救出来,但假如选择的方法不适合事件的处理,则效果必定适得其反,使得事件性质升级，花费时刻也将成倍增加。【自检2-】您认为以下各种方法在ABC四类事件的处理中，各适用于哪些事件的处理。方法适用事件压缩替代授权先做舍弃增加改进杜绝确保聚焦少做不做HERIN http:/ww.cecjy/A61htmlda2-2.hm 见参

43、考答案2-2综上所述，经理人之因此有那么多的类突发事件，是因为B类重要不紧急的工作做得不够，因此从时刻分配的角度看，对紧急与重要的突发事件需要安排25%的时刻，且一定要操纵在2%以下，对重要不紧急的工作需要安排6%80的时刻。也确实是要把绝大部分工作时刻花在重要但不紧急的工作上,把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急不重要的工作花的时刻处理，不紧急也不重要的工作则能够扔掉。图2-2 治理工作时刻分配示意图艾森豪威尔将军的时刻治理原则艾森豪威尔将军认为，面对BD四个象限的工作时,应该采取不同的应对措施: A类紧急且重要的突发事件要本人做,而且要立即做; 对重要不紧急的B类工作,要本人花大

44、量的时刻聚焦在此工作上;对C类紧急但不重要的工作,要尽量不安排自己做,而是要托付授权给不人做。假如必须自己做，则要减少它的工作量； 对不重要且不紧急的工作,要把它扔进废纸篓。艾森豪威尔将军的时刻治理原则是属于第三代和第四代时刻治理之间的一个治理原则，那个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时刻治理原则，每一分、每一秒都要做最有生产力的情况，也确实是做最重要的情况,关于紧急性程度专门高又特不重要的任务，假如能够授权,也能够授权于他人来完成。图23艾森豪威尔原则示意图【自检23】1.列出上周您所做的情况中关于生活和工作事件各3件以上。第一件: 第二件： 第三件: 2将这些情况归类

45、为A、C、D四类。属于类重要且紧急的事件为: 属于类重要却不紧急的事件为: 属于C类不重要但专门紧急的事件为： 属于类不重要也不紧急的事件为: 3原来的时刻分配比例是多少?预备如何调整和重新规划? 二、艾维李的效率法 美国治理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法”。他认为,能够先花5分钟的时刻，把接下来的一个时期，也即改日、下周甚至下个月要做的件情况列出来,然后花分钟的时刻,把这件情况按照重要性程度优先顺序排序,将最重要事件的排为一号,次要事件排为二号，依此类推。再把这6件事写在纸上，剪成一个一个小纸条,在上班开始后，按照重要性次序一一执行,当第一件工作达到时期性目标后，开始做第二件工作，如

46、此就能够保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要,最有价值的工作。艾维李的效率法能够总结为以下三个步骤: 列出改日（下周、下月)要做的6件重要情况; 把这6件情况按重要程序排序；上班开始先做1号,完成之后做2号，再做号，依次类推，直至下班结束。在经理人的时刻有限、资源有限,而工作任务不可取舍的前提下,要有效地利用时刻,就必须有所取舍,应选取最重要、最有价值的工作来执行。艾维李的10分钟6件事的时刻治理法，过去一般翻译成效率法，也叫艾维李效率法，从完成工作的性价比来看，它也能够称为效能法,因为艾维李的1分钟6件事的时刻治理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。三、一周时刻运筹法

47、时刻治理是从打算开始的,好的时刻运筹方法，需要对过去的工作进行科学合理的记录，发觉时刻白费的所在，然后找到改进的措施,修正原有的时刻治理方案，并严格按照这种安排执行,一周时刻运筹法即是这种时刻治理方法的代表。在使用一周时刻运筹法时，以星期时刻为横坐标,标记礼拜一、礼拜二、礼拜三直到礼拜天，以小时时刻为纵坐标，标记早晨、中午、上午、下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来的一周里,进行认真记录，并对每天的时刻利用进行总结，当一周的记录结束后，再进行周总结。如表2-1所示:表2 一周时刻运筹法时刻星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午中午下午晚上备注总结对中、基层的经理人而言,周打算和周检讨

48、是最有效、最重要的时刻治理手段。例如麦肯锡通过对全球经理人打算实现的有效性调查发觉，大部分企业都在做月打算，而月打算定下来后,在第一周、第二周、第三周和第四周实施有效性是不一样的,第一周的实施有效性为7080,第二周的实施有效性为67%,第三周的实施有效性为0%0%，第四周的实施有效性只有4%5。个人月打算的实施也差不多与此相似,在月末实施有效性会只剩下50%左右,因为打算不如变化快，在一个月之前所料想的情形现在可能发生了专门多的变化。假如对这些变化每天都进行追踪,会发觉每天的打算实施有效性都在减弱,情况变动的频繁程度导致只见到眼前的具体工作，而往往不记得了整体的方向和目标，专门难做到协调和平

49、衡。因此周打算和周检讨特不重要，能够关心经理人修正和完善打算。填写周打算和周检讨的治理报表，专门多中国人都比较形式主义,尤其随着时刻的推移,最后的数据几乎差不多上假的,这就导致了一个新的困惑中国职员到底要不要用报表?报表出现形式主义与中国人的文化观念相关，中国人比较容易急功近利,比较容易有用主义。因此，报表要越少越好，越精要越好,一般以一个礼拜两张表为好,第一张表为周报表，第二张表为客户档案记录，表格的设计要简明，抓住关键的数据就能够。第四讲提高个人成效的方法(下)四、办公室的5S(一）办公室5S的内涵办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。

50、假如要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的治理，必须进行S行动。如图2-4所示：图2-4 办公室的5S示意图1整理整理自己的办公室,让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地点。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、今后的文件、目前还未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面,而且如此的整理每天都要进行,不要把事务留到改日,要定期定制标签标识,对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。2整顿整顿自己的工作作风和工作流程，让一切朝着能节约时刻、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室,一般要在中午午餐吃饭前的时刻做简单整理,在下午下班前做完全全面的

51、整理。有人适应每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子,然后泡壶茶,开始做许多专门无聊的情况,结果不能专门好地处理当天的工作，因此整理办公室应该放在每次工作结束之后,如此能够快速进入工作状态,提升工作的效率。3.清扫将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍,营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件,建立适当的文档系统,文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁,也是对工作时刻的整理。4.清洁保持办公氛围的简洁，使自己专门快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得专门舒服，最好简单一点,没有靠

52、背也能够。一般在总经理室、部门经理等处，经常会看到大班台和中班台,前面要放两张椅子,这是白费时刻的标志。假如要让办公室的工作简单快速，应把这两张椅子都撤掉，让讨论问题的人站着讲话。因为人站着讲话的时候语速会比较快,比较简洁,而假如让其坐着讲话，一般会泡一杯茶,先寒喧一番，然后慢慢进入正题,慢慢发言,慢慢讨论,时刻就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地白费掉了。办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。在工作时刻，假如有必要应将它们收在柜子里面,且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有味好玩的玩具等也放在伸手可及的地点。统计表明人在多数情况下是没有

53、方法抵制住这些物品的诱惑的。例如一看到环球时报的封面,认为第一个消息专门有味，决定要花5分钟时刻看一下。结果往往是看完这一个，会接着再看另一个更好玩的消息,如此一来,就会不记得本职工作，工作时刻实际就成为了阅报时刻,当扎进到这些与工作无关的新闻里去的时候，时刻就会快速流逝。因此抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等，实际是时刻治理能否取得成效的重要因素。5.素养养成好的适应，摒弃不良行为适应对时刻的侵蚀，让时刻成为自己所能掌控的有形资源。在办公室,人们经常会彼此讲，“来来来,喝个上午茶”,“喝一杯咖啡”,“来来来,小周来抽根烟”。在职场能够喝茶、喝咖啡、甚至能够到卫生间或专门抽烟

54、的房间抽烟，当受到如此的邀请时，明明手头有一个专门重要的工作,但碍于不人的面子或交情，也就会临时搁置工作而与不人一起喝茶、喝咖啡、抽烟，这确实是时刻白费的开始。一旦自己给予不人如此的“面子”,便会使不人以为自己好交往,人比较随和,与不人能打成一片,便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”,也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等,自己的工作会被不停地打断和干扰，这确实是办公室工作的怪圈。不断受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时一定要让助理接电话,自己假如要打电话,一定要拿着话筒站着打,不要坐着讲话;假如自己要接电话,也要在接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，一般情况

55、下接打电话不能超过5分钟，假如没有实质性谈话内容,5分钟一到就要果断结束电话。（二）办公室的5S行动综上所述，办公室的5S行动应该做到： 在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件； 每天都整理,不要把事务留到改日,定制标签标色； 及时处理文件，建立相应的文档系统；整理工作时刻,保持办公室整洁，经常整理文档；幸免被打断,筛选电话,拿起话筒，不坐着讲话。(三）办公室5S的适用范围 文件档案；办公区域; 办公室治理。治理者时刻要牢记,自己工作中最重要的情况是：制造企业的价值、绩效和利润。五、打算的杠杆原理（一)打算的重要性打算是特不重要的治理措施，关于工作，治理者应该多花时刻去做详细的打算,让下属加倍努

56、力，不断地完善打算。关于打算的理解,有一个特不经典的口号“慢慢打算,快快行动”,即在分析考虑、决断、设定目标、制定打算的时候,多花一些时刻,多白费一些时刻是能够容忍的，因为从本质上讲这不是白费，因为考虑得周全，行动就会更快。因此中国古话曰“工欲善其事，必先利其器”,磨刀不误砍柴功,多花一些时刻把刀磨得快一些，砍起柴来就会更顺当。然而有专门多经理人正好与此相反,急于行动，疏于打算。有条件要干，没有条件也要干，制造条件干。在战争中学习战争,在战争中积存战争经验，干中学。那个理论本身是没有错的，但是假如在行动之前不假思索,不做任何的备选方案和打算,如此采取的行动就可能要多交学费，多走弯路。在开始行动

57、之前,一定要先坐下来想一想，作为经理人,和职员最大的区不就在于做打算，职员只要被动的服从和执行就能够算作是一个合格的职员，最多只只是是一个优秀的职员。然而经理人在行动之前,要做尽可能详细的打算。假如没有在详细和简单之间求得平衡，没有具体的操作方法,没有具体的数量，没有制定三个以上的打算就开始行动,那个经理人的治理确实是失败的治理。假如是委派下属来做工作打算,一定要让其多花时刻完成打算的制订工作。中国古人讲“三思而后行”，其中包含两层意思:第一是要多花一些时刻思想,然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。【案例】基辛格:“是最好的打算吗？”美国前国务卿基

58、辛格的下属每一次拿工作报告或工作打算上来的时候,基辛格总是要问他一句话，“你确信，这是最好的打算吗?”假如下属支支吾吾，基辛格会看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、第三次,基辛格都会问同样的问题,直到下属拍着胸脯确信这是100完美的打算时,基辛格才会开始看那个工作报告或工作打算。（二)帕累托原理(二八原理)做打算有一个杠杆原理,称作帕累托原理，也被称为二八原理，即8%的结果往往取决于20%的努力，花费20%的努力,能够制造8%的成绩。在这种情况下,效果不见得是最好的，但成本是最低的,在生活中,用20%的努力,也可能会达到8的效能。图2-5帕累托原理示意图【案例】分数与努力的比例有一些在

59、校大学生读书不用功,往往是到临考试的时候连续突击两天两夜开夜车,如此的大学生，他复习一天可能考个0分，而要想考个07分，只需要两天的努力，假如要考90分，只需要三天的努力,大概效率专门高，但实际上是不可能做到的。真刚要考个分,大概需要复习两个礼拜,假如要考80分就需要复习两个月,假如要想考分就需要每一节课都认真听讲。1.巅峰期人在每天的工作时刻中,总会有一段时刻的工作效率最高，这确实是巅峰期,假如能将最重要的工作放在工作成效最高的巅峰期来完成,就能够取得特不行的效能。一项关于巅峰期的研究表明，专门多人是在上午9点11点时处于巅峰状态,而下午点钟以后则处于低谷期,对巅峰时刻段的高效利用，需要每个

60、人结合自己的实际情况来把握。【自检2-4】在下图中,依照个人的实际情况,在时刻段中标记自己每个小时工作效能的情况，找到工作效能最高的点和工作效能最低的点，以了解自己时刻使用的巅峰期。假如图中时段太少，能够自己延长时段轴。 2每天1分钟 每天用1分钟进行闭门考虑,即全封闭自己形成独立的空间,一个人特不平复地独立考虑、反省,能够不断进步。3.D原则面对ABCD四类重要程度和紧急程度不同的工作，要采取不同的原则，例如对A类重要且紧急的工作要立即去做。然而,在所有需要处理的工作中，也需要进行区分，有些A类突发事件需要自己立即处理,而有些A类突发事件能够交给不人做；有些工作能够以后再讲；有些工作需要授权