公司财务档案管理作业标准及流程

1、公司财务档案管理作业标准及流程 1、目的 为真实、全面反映集团及所属控股子公司的财务管理和会计核算事项，如实记载公司经营成果，维护公司正当权益，根据国家有关财务档案管理制度的规定，并结合公司档案管理及安全保密工作的要求，特制订本作业标准及流程。 2、适用范围本作业标准及流程适用于公司及各控股子公司财务类档案的归档、借阅、销毁等相关工作。 3、工作程序 3.1 财务档案的内容 3.1.1 会计核算形成的档案资料：包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及财务分析报告、统计台帐、报表及分析资料等。 3.1.2 财务管理档案资料：包括各种票证、各类经济合同、公司各项业务流程及管理制度、办法，纳税申报表、其他

2、涉税资料、银行对帐单、工程概算书、工程决算书以及其他内部管理报表资料。 3.1.3 其他档案资料：包括公司有关工商登记、税务登记及记载其变更情况的相关资料复印件，含验资报告、公司章程、董事会决议等；中介机构出具的审计报告、资产评估报告以及对外报送的各种数据资料等；资产权属证明资料复印件；工商、税务、财政批复的有关政策资料（以上资料财务档案保管复印件）；各公司办理开户、网上银行业务事宜资料。 3.2 财务档案的管理要求 由财务部门指定专人负责财务档案的管理， 做到妥善保管、存放有序、调阅方便，同时严格执行公司安全及保安制度，不得随意存放，严防毁损、散失和泄密。 3.3 财务档案的归档 3.3.1

3、 经济业务发生后所形成或取得的财务档案应及时交财务档案管理人保管，由各岗位会计（或经办人）填写财务档案归档登记簿，档案管理人据以点验档案资料和整理财务档案目录。 3.3.2 会计核算档案的归档程序及要求 3.3.2.1 会计核算档案的归档必须满足及时性和全面性的原则。 3.3.2.2 各岗位会计填制的会计凭证，月末由会计人员进行整理，完善有关的签章审核手续后装订成册，分册编号并按规定填制凭证封面后进行归档。 3.3.2.3 各岗位会计在次年第五个月打印帐簿，打印后按科目编号顺序进行分类整理，分册编制页码及目录，并加具帐簿封面后装订，装订完毕后进行归档。用纸规格根据需要采用132列、80列或专用

4、套打纸。 3.3.2.4 根据公司核算特点和管理要求，各科目按以下级次打印明细帐簿： 3.3.2.4.1 货币资金核算帐簿按最后级次的明细科目打印明细帐簿，其前面级次的明细科目则分别打印总帐即可。 3.3.2.4.2 有关债权债务的核算帐簿按各债权债务单位打印明细帐，按债权债务类别打印分类总帐。 3.3.2.4.3 反映股权投资和股本的帐簿按被投资单位和股东分别打印明细帐簿。 3.3.2.4.4 其他科目的核算帐簿按其最后级次的明细科目打印明细帐簿，其前面级次的明细科目则可只打印分类总帐即可。 3.3.2.4.5 收入、费用、成本类科目按辅助核算类别打印明细帐簿。 3.3.2.5 月度会计报表

5、、统计报表必须用统一规格打印纸及时打印输出，经财务负责人审核后，加具封面并完善有关审核签章手续后交档案管理人员归档。 3.3.2.6 会计凭证、会计帐簿封面应采用专门印制的牛皮纸封面，封面大小必须覆盖内页，以保证美观并便于保存。 3.3.3 财务管理类档案采取当年资料由各岗位会计或业务负责人自行进行日常管理，年终整理装订后交档案管理人归档管理的原则，具体办法如下： 3.3.3.1 由各财务管理部门的票据管理人每半年进行一次票据存根归档，由财务档案管理人负责分类、编号。 3.3.3.2当年的纳税申报表及其他涉税资料由税务经办人保管，年末整理装订后交财务档案管理人归档。 3.3.3.3由各岗位会计

6、或业务负责人自行管理当年各种内部管理报表及其他财务管理类档案资料，年末整理装订后交财务档案管理人归档。 3.4 财务档案的管理 3.4.1 财务档案管理人员对接收的档案资料应及时进行整理、分类、编号，并按顺序摆放整齐以利查阅。建立财务档案目录，详细记录档案的名称、分类、记载时间、编号以及存放地点等信息。 3.4.2 财务档案管理应配备专用档案箱柜，管理人员应经常整理档案资料，确保档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀等现象，对破损的财务档案应及时进行修复。 3.4.3 财务档案管理人员必须建立财务档案借阅登记簿，记录借阅人、档案名称、借阅及归还时间等信息。财务管理部门内部会计人员查阅档案应及时归还

7、，若能立即查阅完毕可不办理有关借阅手续，否则必须履行相关手续。财务档案的查阅必须由财务档案管理人员亲自取拿和归档，严禁借阅人自行调阅。 3.4.4 外单位人员因公需要查阅财务档案时，必须持有单位介绍信及其他有关身份证明资料，如身份证、工作证等，经公司财务分管副总裁同意后由财务档案管理人员接待查阅，并详细登记查阅人的工作单位、有关证件编号、查阅日期、财务档案名称及查阅原由等。公司其它部门因公需要查阅财务档案时，必须经各公司财务负责人同意后由财务档案管理人员接待查阅，并详细登记查阅人的部门、查阅日期、财务档案名称及查阅原由等。 3.4.5 财务档案一般不得带出室外，如有特殊情况需带出复制的，必须填

8、制HJBD-XZ-A09借用、复印档案资料申请单，并由公司财务分管副总裁审批。 3.4.6 财务档案保管期满需要销毁时，由财务档案管理人提出销毁申请并编制财务档案销毁清册，由集团财务中心、审计监察中心会同鉴定，严格审查后报请集团总裁审定。对于其中未了结的债权债务的凭证应取出另行归档，直至结清债权债务时为止。 3.4.7 销毁财务档案时，必须由集团财务中心、总裁办、监察审计部共同派员监销。监销人在销毁财务档案前必须认真进行清点核对，销毁后在财务档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报公司总裁。 3.4.8 控股子公司因其他原因终止运行的，清算工作结束后其所有财务档案移交至集团公司财务中心，并由其代

9、管。 3.5 电子会计文档的管理 3.5.1 电子会计文档指存储在计算机硬盘中的各种财务管理资料和电算化会计数据。 3.5.2 由财务管理部门指定专人负责电算化会计数据的日常管理和备份，健全计算机硬件设备保养维护的管理制度以及计算机病毒的防治措施，确保会计数据和会计软件的安全保密。 3.5.3 为保证电子会计文档的安全保密性，各单机用户必须设置上机密码；明确电算化会计软件操作的工作内容和权限；其他电子文档由创建人根据保密与否采取加密等保护措施使其不被共享；重要的、对财务管理和会计核算有长远影响的电子文档应及时打印输出，并交财务档案管理人归档保管。 3.5.4 按要求备份的电算化档案应及时交财务档案管理人员验收归档，双份介质档案必须分别存放。档案管理人员要做好防磁、防火、防潮和防